שיטות ניהול בתעשייה ובעסקים - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

בספרו להוביל ולנצח (Winning) הוא מספר כי בהרצאה שנשא במקסיקו סיטי בפני 5,000 מנהלי משאבי אנוש נשאלה שאלה על תפקידה של מחלקת משאבי אנוש. תשובתו הייתה מידית: "אין ספק שמנהל מחלקת משאבי אנוש צריך להיות האדם השני בחשיבותו בכל ארגון שהוא. מנקודת ראותו של המנכ"ל, מעמדו של מנהל משאבי אנוש צריך להיות שווה לפחות למעמדו מנהל הכספים".

בשנה הראשונה, או השניה, עשינו ניסיון של גידול כותנה בהשקיית טפטוף אינטנסיבית. הניסיון נעשה אז יחד חברת נטפים ובהנחיה של ד"ר ישראל לוין, והשיג תוצאות מדהימות בקנה המידה של אז. אלא מה, הוא נעשה על שטח קטן מאד. בשנה שאחרי כן החלטתי ליישם את השיטה החדשה לא רק כניסיון, אלא על שטח גדול יותר. מאחר והתוצאות היו כל כך מדהימות קיבלתי תיאבון ורציתי ליישם את השיטה החדשה על כל השטח שגידלנו בו כותנה (אלפי דונמים).

הגישה בארה"ב באה מתוך כוונה טובה ואפילו הגיונית, מוסיף מאורר, אך היא נכשלת כמעט תמיד. היא מעודדת עובדים להתמקד רק ברעיונות גדולים ורחבי היקף מספיק כדי להניב תגמול כספי הולם. היכן עובר הגבול? ואני מבקש לשאול היכן עובר הגבול המבדיל בין רעיונות יצירתיים, שמהנדס או עובד אחזקה נדרשים לתת מתוקף תפקידם, ובין הצעה שמתגמלים עליה?

אחרי שישראל "הניע" את המשמרת, הוא החל לעבור אחד אחד את כל המפעילים, בודק מה נשמע עם המפעיל, האם המכונה עובדת כראוי, האם חסרים חומרים או יש חשש שיחסרו עד סוף המשמרת ועובר הלאה. תומר היה המפעיל האחרון שהיה על ישראל לעבור. המכונה של תומר הייתה באולם אחר וישראל לא מיהר לשם. בדרכנו הוא הסביר כי תומר הוא מפעיל מאד בעייתי.

כשהיינו ילדים שיחקנו בטלפון שבור. ישבנו בשורה, הילד הראשון לחש משהו על אוזנו של הילד השני, שהעביר הלאה בלחישה לילד השלישי, וכך הלאה עד לילד האחרון. כמובן שהיה מרחק גדול מאד בין מה שלחש הילד הראשון ומה ששמע האחרון. ככה זה. יש פער בין מה שחשבנו ומה שאמרנו, ויש פער גדול יותר בין מה שאמרנו ומה ששמע והבין בן-שיחנו, ואז מגיע הפער הכי גדול שיוצר הזיכרון שלנו.

באחת החברות שניהלתי עשינו את מה שנהוג לכנות "אירוע קאיזן". באירוע כזה נהוג לאסוף צוות מגוון של עובדים לצורך ביצוע שיפור ממוקד. במשך שבעה ימי עבודה הצוות מקדיש את כל זמנו לנושא ומוביל שיפור משמעותי. האירוע שאנחנו עשינו התמקד בשינוי וייעול של מערך היצור. הצוות הוביל שינוי רדיקלי של המערך, כולל פתיחה של קיר שהפריד בין שני החלקים של אולם היצור. ביום השלישי, אסנת, אחת המשתתפות, פרצה בבכי ולא הייתה מסוגלת להמשיך.

הרוח החזקה דחפה את אחת הכנפיים של השער והיא נסגרה ונפתחה בחבטות עזות. גם מנהל המחסנים שהסתובב במקום לא התייחס לכך שהשער פתוח, שנכנס פנימה גשם ואחת מהכנפיים של השער נפתחת ונסגרת בחבטות. אחרי כשעתיים שהכנף נחבטה שוב ושוב כתוצאה מהרוח, היא נשברה ונטתה על צידה. עדיין עברו במקום עובדים ומנהלים ואיש לא התייחס.

למשל רחל, שבטוחה שמנהל הכספים שמציין כי האירוע שהיא תכננה יקר, ושואל האם נבדקו עוד חלופות – עושה זאת רק כי הוא מתנכל לה. האפשרות שמנהל הכספים נדרש, מתוקף תפקידו, לבחון את הדרך בה מבוצעות החלטות רכש ועל כך (בין היתר) הוא נמדד, כלל לא עולה על דעתה.

לאורך כל הדרך זכרתי שבקצה המסלול אני חוזר הביתה. כל הזמן ראיתי את המטרה והתעלמתי מהרטיבות והקור. מדי פעם עברו מולנו עוד קבוצות רכיבה וגם רצים. אני מנחש שהרוכבים האחרים או הרצים חשבו את אותן מחשבות. יש מטרה, יש מסלול וכשהוא מסתיים נזכור את הרכיבה, והקשיים הקטנים ישכחו. באחת הירידות עלו מולנו אפרת ורובי בריצה. על הפנים שלהם לא הייתה שום הבעה של חמלה עצמית או קושי, רק נחישות. גם הם היו ממוקדים במטרה ולא ברגע.

אחת החברות אתן אני עובד נותנת שירות במקומות שונים ברחבי הארץ. החברה גייסה את שאול כמבקר האיכות של השירות שהיא מספקת. הרכב של שאול צויד במערכת של איתוראן שמאפשרת לבצע מעקב היכן הוא נמצא. חלק מתפקידו של שאול היה לעבור את כל האתרים בהם ניתן השירות ולהוציא דוח על טיב השירות. המטרה הייתה, כמובן, לשפר את השירות ומכאן את שביעות הרצון של הלקוחות.

ברוך, המנכ"ל, בנה תכנית שאפתנית לשנת 2012, וממנה גזר אחורה את התכנית לשנים 2011 ו- 2010. בשלב הבא הוא קבע את היעדים למכירות בכל חודש בשנת 2010. עד שסיימנו את התכנית כבר היינו בתוך פברואר כך שהתכנית התחילה בחודש במרץ. ראו באיור 1 למטה את תמונת המצב עם סיכום המכירות עד סוף 2009, יחד עם התכנית שהכין ברוך.

אחד המנהלים הבכירים של חברת נוקור (Nucor Steel), שהייתה אחת החברות שהפכו למצוינות, אמר לצוות המחקר של קולינס: "עשרים אחוזים מהצלחתנו הם הטכנולוגיה החדשה שסיגלנו, אבל שמונים אחוזים מהצלחתנו נעוצים בתרבות החברה שלנו". "הטכנולוגיה לא יכולה להתמיר מפעל טוב למפעל מצוין, ואינה יכולה בכוחות עצמה למנוע אסון" כתב קולינס.

לא פעם ההתלהבות כל כך גדולה שחברות נכנסות לפתח תחום חדש ללא שום בדיקה של הסיכויים והסיכונים. לעיתים אנחנו מסתכלים על תחום קרוב לתחום עיסוקנו, המתחרים שלנו מצליחים בו ואנו מחליטים להיות שם יחד עם המרוויחים הגדולים. אנחנו קופצים למים ומגלים באיחור שקפצנו לאוקיינוס אדום. נכנסנו לפלח שוק רווי מתחרים והסיכוי לשחקן חדש להרוויח נמוך מאד, אלא אם כן הוא מביא אתו חידוש ויתרון מובהקים.

אבל בחיים, ובעיקר בעסקים, אנחנו שואפים להיות בצמיחה ובעלייה כל הזמן. איננו עולים בשביל לרדת, אלא בשביל להתקדם. אם אתם מרגישים שהגעתם לפסגה (פסגת הקריירה, ההצלחה, האושר וכדומה) ונהנים "מאוויר פסגות" - כדאי שתזכרו שמפסגות אפשר רק לרדת.

תמונה דומה אני מוצא בחברות נוספות. למשל, בחברה קטנה יחסית ההנהלה מספקת ארוחת צהרים מסודרת, העבודה נעצרת וכולם אוכלים יחד. אחרי הארוחה ראיתי שהעבודה לא מתחדשת. שאלתי את המנכ"ל לפשר הדבר. הוא הביט בי בפליאה ואמר שהפסקת הצהרים נמשכת 45 דקות. וכן, גם שם, כל זמן ההפסקה נחשב כחלק מיום העבודה והעובד מקבל שכר בגינו. 

יש חברות בהן מקיימים ישיבות בוקר ואפילו מאריכים בהן. אלא שישיבות הבוקר האלו לא ממוקדות ביעדים, אינן עוסקות בהם והופכות לזירת התגוששות וסיפורים. לכן הן לא מביאות תועלת ואפילו גורמות נזק במידה מסוימת. ברגע שישבת הבוקר הופכת לזירת התגוששות בין המשתתפים, היא מרחיקה את שיתוף הפעולה ביניהם והם יהיו עסוקים בהכנת מכה נגדית למי שהכה בהם קודם במקום לבחון כיצד לשפר ולהגיע ליעד שלהם.

בוריס, מנהל המשמרת, פעל בריש גלי בניגוד להנחיית המנכ"ל ובכך חתר תחת ניסיונו של המנכ"ל להשיג את אחת המטרות שהיו לו חשובות מאד. בוריס לא רק "השתין בבריכה" אלא "עשה זאת מהמקפצה" הוא האמין שהמנכ"ל לא יתמודד מולו ולא יאונה לו כל רע, גם אם יפר את המשמעת.

לראשונה ב-7 שנות קיומו של הבלוג ולכבוד ראש השנה החדשה, ביקשתי מחברי קהילת הקוראים לשלוח את הטיפים שלהם לניהול מוצלח, ולהרכיב מהם פוסט ראשון מסוגו שיאגד טיפים מגוונים מנקודות מבט רבות ושונות, של מנהלים/ות בעלי ניסיון מגוון בתעשיות שונות ובתפקידים שונים. עשרות קוראים/ות נענו להזמנתי, אני מודה להם ומאחל להם ולכם הקוראים/ות, שנה טובה ומתוקה.

האם היה עולה על דעתכם לבנות בית בלי שתהיה תכנית מפורטת? אני משוכנע שאין ולו קורא אחד, שמעלה על דעתו לבנות בית בלי תכנית מפורטת עד הפרט האחרון. יתרה מזאת, כדי לקבל אישור בניה, התכנית צריכה לקבל אישור של קונסטרוקטור, צריכה לעמוד בתקנות שונים, לעמוד בחוקים שונים וכדומה. על כך אומר קובי שהכל נברא פעמיים. פעם אחת על הנייר ופעם שניה במציאות.

שני טיפוסי המנהלים שתיארתי למעלה (זה שמשתף את העובדים במצב רוחו הרע וזה שמבקש למנות מנכ"ל בקבוצה שהוא מנהל בלי לחשוף בפניו את הנתונים העסקיים), אינם מאד נפוצים אם כי קיימים בגרסה כזו או אחרת. בהחלט נוכל לומר כי לא כל המנכ"לים מחפשים לאמץ שיטות ניהול חדשות ולשפר את שיטות הניהול שלהם. השאיפה לשדרג את עצמנו לרמה של מנהלים - מנהיגים צריכה להדריך ולכוון אותנו תמיד.

אלי המנכ"ל סירב באופן עקבי להגדיר יעד למכירות ואף נמנע באופן עקבי מלקבל מידע מהנהלת החשבונות על היקף המכירות. כאשר סוף סוף הצלחתי לשכנע אותו לבדוק עם מנהלת החשבונות כמה מכרו מאז ראשית השנה, הנתון הביך והדהים אותו.

מידת ההיעדרות של עובד שאינו חולה, המדווחת כמחלה, משקפת את מידת המוטיבציה שלו והחיבור שלו למטרות החברה. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה חזקה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד עובדים וותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולדווח מחלה

הבנו שאין שום אפשרות שנחתום על ההסכם כל עוד הסעיף המסוים הזה קיים. פנינו לאיש הקשר שלנו באותה חברה והבהרנו כי למרות שאנו בטוחים שסעיף זה מופרך, מיותר ולא יופעל לעולם – בהיותנו חברה קטנה, לא נוכל לקחת את הסיכון, ולו הקטן ביותר ולחתום על הסכם שכולל בתוכו את אותו סעיף.

אנחנו יכולים לבוא בטענות לשערי המטבע, או לבוא בטענות לממשלה שלא עושה די בנוגע לפריון בעבודה או לא תומכת בתעשיינים, אבל עדיף לנו לעבוד במקום בו אנחנו יכולים להשפיע, לקחת אחריות ולהיות פרואקטיביים. הטמעה של מצוינות היא פעולה פרואקטיבית ומשמעותה שאנחנו לוקחים אחריות על ההצלחה שלנו.

מבחינות רבות החברה שאביב הקים הייתה סיפור הצלחה. אבל לאביב הייתה חולשה: היה לו מאד קשה להיפרד ממנהלים ועובדים שלא התאימו לתפקידם. אביב ידע שהם לא מתאימים ומפריעים להמשך הצמיחה של החברה אבל לא קם בו העוז להיפרד מהם או להעביר אותם לתפקיד אחר. הוא קיווה שהם יעזבו בעצמם אלא שזה לא קרה.

לפני כמה שנים הזמין אותי גד, מנכ"ל ובעלים של חברה רווחית וביקש שאסייע לזהות הזדמנויות להגדיל את המכירות. החברה הייתה אמנם רווחית אבל צמיחתה נעצרה ולכן גד המנכ"ל חיפש הזדמנויות חדשות.
אני תמיד מאמין שבתוך כל חברה יש ידע רב מאד שרק נדרש להקשיב לו, ולכן התחלתי את עבודתי בסדרת שיחות עם מנהלים ועובדים בחברה.

המאמר הכי פופולרי פורסם במרץ לפני שנה והוא דן בשאלה כיצד להתמודד עם היעדרויות של עובדים. כמעט 19 אלף גולשים קראו את המאמר ומדי יום ממשיכים להיכנס אליו עשרות נוספים.
הנושא של שימור עובדים והתמודדות עם ההיעדרויות של העובדים הוא הנושא הכי "חם" שאני פוגש. הוא מטריד מנהלים רבים, אך מעט חברות מצליחות ליצור שינוי.

בסופו של דבר, חיים נבחר להכניס את נתוני היצור מדי בוקר למערכת המידע (עדין לא הייתה לנו אז מערכת לאיסוף נתונים אוטומטית). חיים היה רגיל להגיע לעבודה מוקדם בבוקר וזה היה יתרון חשוב, ועל חששו מעבודה עם מחשבים התגברנו בעזרת מערכת מקרו שהקלה עליו מאד את הכנסת הנתונים.

הוצאת המשלוחים היא אחת מנקודות התורפה שאני בודק בכל חברה אליה אני מגיע. אחת משיטות הבדיקה שלי היא לרשום, יחד עם העובדים המעורבים, את תרשים הזרימה מקבלת ההזמנה דרך הוצאת המשלוח ועד גביית התשלום. בעזרת התרשים ושאלת השאלות הנכונות, ניתן לאתר נקודות תורפה.

השתתפתי השבוע, לראשונה במידברן. עדין לא סיכמתי לעצמי את החוויה ובוודאי שאיני מתכוון לנתח את האירוע, או ההתרחשות הזו. אבל למדתי שם כמה דברים מדהימים ואני שואל את עצמי האם הם שייכים רק למסגרת הזו או שיש לנו סיכוי להנחיל את מה שקורה שם גם מחוץ לגדרות של אתר המידברן.