צמיחה בלי הגדלת התקציב

בסיום יש רשימת מאמרים קודמים שפרסמתי בנושא של מרכיבי המצוינות: יצור רזה, 5S, שיפור מתמיד, בזבוזים נסתרים, צוותו שיפור ועוד.

המלצות מועילות למנהלים. והפעם: כיצד לעודד ולנהל הצעות ייעול של עובדים?

לחצו כאן כדי להגיע לערוץ היוטיוב שם תמצאו עוד עשרות סרטונים שיעניינו אתכם.

מבוא קצר מאד

נושא המאמר הפעם הינו רחב מאד וכולל שיטות וכלים שכל אחד מהם נידון בעבר ביותר ממאמר אחד.

הפעם אני מציג את המכלול של המצוינות וכל שיטה או כלי בתמצית ומפנה למאמרים בהם נידונו בפירוט.

אף על פי כן, המאמר הפעם מעט ארוך מהרגיל.

לקראת הסיום תמצאו מסקנות וכלים ליישום מידי.

הכל מתחיל במצוינות על כל מרכיביה

האם ניתן להשיג צמיחה משמעותית בביצועי הארגון – למשל בשירות, בתפוקה, באיכות או בשביעות רצון הלקוחות בלי להגדיל את התקציב?

זוהי שאלה שמעסיקה מנהלים רבים בעידן של תחרות גוברת ומשאבים מוגבלים. במבט ראשון נדמה שגדילה מחייבת השקעה כספית נוספת – גיוס עובדים, רכישת ציוד חדש או הגדלת תקציבי שיווק.

אולם, גישות ניהול מתקדמות כמו Lean Production (ייצור רזה), Kaizen (שיפור מתמיד) ו-5S מלמדות אותנו שאפשר אחרת.

המאמר הנוכחי מרכז נושאים שעלו בעבר במאמרים שונים ואני אפנה אליהם במקום להאריך כאן.

במקום להוציא יותר, ניתן לשפר תהליכים קיימים, לצמצם בזבוזים ולהגביר יעילות באופן שיביא לצמיחה מבפנים.

נתוני המאקרו מחזקים זאת: לפי דוח של מרכז המידע של הכנסת פריון העבודה לשעת עבודה בישראל בשנת 2019 נמוך בכ-20% מממוצע מדינות ה- OECD

(46.9 דולר תוצר לשעה בישראל, לעומת 58.9 דולר בממוצע).

לדוח המלא לחצו על הקישור: fs.knesset.gov.il.

שבעת מוקדי הבזבוז

אחת הדרכים המרכזיות לצמוח ללא תקציב נוסף היא אימוץ חשיבת ייצור רזה המתמקדת בזיהוי והסרת מוקדי בזבוז בתהליכי העבודה.

כל פעילות שאינה מוסיפה ערך ללקוח – כלומר שהלקוח לא היה מוכן לשלם עליה – מהווה בזבוז, ויש לחתור לצמצומה.

לפי ההגדרה של טויוטה, קימות שבע קטגוריות או סוגים של בזבוז:

תוצרת פגומה.
ייצור עודף.
תעבורה.
המתנה.
מלאי.
תנועות.
העיבוד עצמו.

כל אחת מהפעילויות הללו גוזלת משאבים יקרים מבלי לתרום לערך הסופי ללקוח.

לדוגמה, ממשיכים ליצר במשמרת לילה מעבר לכמות הדרושה בהזמנה כדי "להיות יעילים" ומשלמים על יצור מיותר, על החומרים ואחרי כן על המקום במחסן.

(לפירוט והרחבה בנושא לחצו כאן למאמר שכתבתי לפני כמה שנים).

התייעלות בזכות צוותי שיפור

שיפור תהליכים אינו דורש השקעה כספית גדולה, אלא חשיבה יצירתית ושינוי שיטת עבודה. כך למשל, שיפור איכות התהליך שמקטין את שיעור התוצרת הפגומה חוסך לארגון את עלות התיקונים והפסולת, ובו בזמן משפר את שביעות רצון הלקוחות. בהתאם לעקרון זה, יש חברות שבחרו להשקיע בצוותי שיפור ובהטמעת תרבות של שיפור מתמיד, במקום לזרוק כסף על פתרונות קסם שלא קורים. צעד כזה מוכיח את עצמו כלכלית.

לא פעם חברות חוסכות את העלות של צוותי השיפור ומעורבות העובדים, אך מגלות שהמשך התנהלות עם פגמים ועבודה חוזרת עולה להן עשרות מונים יותר.

כלומר, דווקא צמצום הבזבוז באמצעות התייעלות מוביל לחיסכון כספי ניכר ולצמיחה ברווח כמעט ללא תוספת תקציב, אלא על ידי ניהול נכון.

Kaizen - שיפור מתמיד בצעדים קטנים

גישת Kaizen מזוהה עם תרבות השיפור המתמיד ביפן, אך למעשה עקרונותיה אוניברסליים וניתנים ליישום בכל ארגון. פירוש המילה Kaizen ביפנית הוא "שיפור מתמיד" והמהות היא חתירה לשינויים קטנים ומתמשכים בתהליכים יום אחר יום.

הקאיזן דוגל בהתקדמות בצעדים קטנים ועקביים .

עקרון מפתח בקאיזן הוא העצמת העובדים. מי שמבצע את העבודה ביום-יום הוא בעל הידע המעשי היקר ביותר היכן יש בזבוז והיכן יש פוטנציאל לשיפור.

לכן, חשוב לערב את צוותי הקו הראשון בתהליכי השיפור. זה יכול להתבצע דרך צוותי שיפור ייעודיים או הצעות ייעול.

הארגון מרוויח פעמיים – גם רעיונות לשיפור שלא היו מגיעים מההנהלה לבדה, וגם הגברת המוטיבציה והמעורבות כאשר העובדים רואים שרעיונותיהם מיושמים.

חשוב לציין שקאיזן איננו אירוע חד-פעמי. לעיתים חברות מקיימות "אירועי קאיזן" מרוכזים שבהם משביתים קו ייצור למספר ימים ועובדים עם צוותים בינתחומיים על שיפורים ממוקדים. אירועים כאלה יכולים להניב תוצאות יפות, אך אם לא מטמיעים תרבות שממשיכה לשפר באופן שוטף, ההישגים יימוגו תוך זמן קצר . למעשה, נקודת השיא של אירוע שיפור היא רק ההתחלה. לאחריו צריכה להימשך העבודה היומיומית של פתרון בעיות מתמיד. מנהלים מצטיינים שואלים באופן שגרתי שאלה פשוטה את העובדים: "מה ניתן לשפר השבוע במקום העבודה שלך?" שאלות קטנות כאלו מובילות לרעיונות גדולים – שעם הזמן מצטברים לצמיחה משמעותית.

5S סדר וארגון כבסיס להתייעלות

שיטת 5S היא כלי בסיסי ביישום יצור רזה ומתמקדת בארגון סביבת העבודה. מקור המונח הוא חמש מילים יפניות אשר תורגמו גם לאנגלית ולעברית כחמישה שלבים: מיון, סדר, ניקיון, תקנון, ושימור. מטרת ה-5S היא ליצור מקום עבודה מסודר, נקי ויעיל, שבו כל פריט נמצא במקומו, רק הדברים הדרושים נמצאים בהישג יד, וקיימים נהלים לשמירה על הסדר לאורך זמן.

השלבים הם:

מיון (Seiri) – סילוק כל הפריטים המיותרים מסביבת העבודה. להשאיר רק את מה שנחוץ לביצוע העבודה השוטפת.

סדר (Seiton) – לכל דבר יש לקבוע מקום ייעודי, וכל דבר במקומו.
ניקיון (Seiso) – שמירה על סביבת עבודה נקייה ומצוחצחת. ניקיון יומיומי של העמדות, המכונות ומשטחי העבודה. ניקיון אינו רק אסתטיקה – הוא מאפשר גילוי מוקדם של תקלות (למשל דליפת שמן במכונה תבלוט יותר במשטח נקי), ומשדר לעובדים שהפרטים הקטנים חשובים. מחקרים מראים שסביבת עבודה נקייה ומסודרת משפרת את המוטיבציה של העובדים ומגבירה תפוקה ואיכות.
תקנון (Seiketsu) – לאחר שביצענו את שלבי המיון, הסידור והניקיון הראשוניים, יש לתקנן את ההרגלים החדשים על ידי נהלים ברורים. למשל, סימון מקומות אחסון עם תוויות, לוחות חזותיים (Visual Management) שמציגים מה צריך להיות בכל מקום, נהלי ניקיון יומיים ושבועיים וכו'. המטרה היא להפוך את הסדר והניקיון לחלק משגרת העבודה, ולא מאמץ חד-פעמי.
שימור (Shitsuke) – שלב אחרון ומתמשך בו הנהלה והעובדים מתמידים ביישום הנהלים ושומרים על הרמה שהושגה. זהו למעשה אתגר המשמעת המתמשכת להבטיח שאחרי חודשיים הדברים לא יחזרו למצבם הקודם.

שימור כולל הדרכות תקופתיות, סקרי מבדק 5S פנימיים, ותיקון מתמיד של סטיות מהתקן.

הערה: הנושא של 5S הינו חשוב מאד ורחב ונדרש דיון מעמיק כדי להציג אותו. לחצו כאן למאמר שהוקדש כולו לשיטת 5S.

מסקנות

העיקרון האוניברסלי:

כמעט בכל ארגון יש "אוויר" בתהליך – זמני בטלה, משאבים לא מנוצלים וכשלים חוזרים. אם מוציאים את האוויר הזה, המכונה הארגונית תניב יותר ללא צורך במנוע גדול יותר.

צמיחה בלי גידול בתקציב היא אפשרית – ואף הכרחית – בעולם של משאבים מוגבלים.

כפי שראינו, באמצעות שיטות ניהול מוכחות ניתן להשיג יותר מפחות:

Lean עוזר לנו להיפטר ממה שלא תורם ערך (בזבוזים) ובכך לשחרר משאבים מוחבאים. Kaizen מטפח תרבות של שיפור מתמיד ועושה זאת בצעדים קטנים שאינם דורשים הון. 5S יוצר סביבת עבודה שתומכת ביעילות ובמצוינות באופן יום-יומי.

גישות אלו אינן תאורטיות בלבד – הן פותחו על ידי חברת טויוטה כחלק משיטות היצור של החברה שהובילו אותה להצלחה.

כלים אלו מיושמים על ידי חברות רבות ואני ליוויתי חברות שיישמו בהצלחה כלים שונים מתוך הארסנל הזה.

כלים ליישום מידי

להלן מספר צעדים פרקטיים שהמנהלים יכולים להתחיל ליישם כבר מחר בבוקר, בדרך לצמיחה "רזה":

מיפוי ואיתור בזבוזים: עברו על תהליך מרכזי בארגון ושרטטו את שלביו. סמנו בכל שלב מהו הערך המוסף ללקוח, וחפשו פעילות שאינה מוסיפה ערך. שאלו את עצמכם אילו עיכובים, פגמים או עבודות כפולות מתרחשות בתהליך. פעילות כזו מועמדת לביטול או לפישוט.

למשל, אם טופס עובר חמישה אישורים ידניים – האם כולם נחוצים? צמצום שלבי בירוקרטיה יחסוך זמן וישפר שירות ללא עלות.

הקשבה לעובדים והנעת Kaizen: כנסו את העובדים בקו היצור, השירות או המכירות ושאלו אותם היכן הם רואים כשלים או עיכובים בעבודה היומיומית.
עודדו כל עובד להציע רעיון קטן לשיפור בתחומו. עבודה עם צוותי שיפור או מפגשי Kaizen תקופתיים יכולה להעלות רעיונות רבים בעלות אפסית.

חשוב ליישם במהירות שיפורים קלים כדי להראות לארגון שזה רציני. הצלחות קטנות יוצרות כדור שלג חיובי.

זכרו את עקרון הקאיזן: שיפורים קטנים מצטברים לשינוי גדול.

יישום5S במחלקה אחת: בחרו תחום מצומצם – למשל מחסן חלקי חילוף, תחנת עבודה אחת או תיקיית מסמכים דיגיטלית – ובצעו שם פרויקט 5S עם הצוות. סדרו, נקו, זרקו מה שמיותר, וסמנו בבירור את מה שחייב להישאר. הגדירו נהלים לתחזוקה.

לאחר חודש, בחנו את התוצאות: האם קל יותר למצוא פריטים? יש פחות טעויות או עיכובים? הצלחה מקומית שכזו תוכיח ערך ותעודד הרחבת 5S לאזורים נוספים.

מדידה ושקיפות: הגדירו מדדי ביצוע (KPI's) שקשורים לפריון וליעילות. למשל, זמן מחזור להזמנה, תפוקה לעובד בשעה, אחוז ניצול מכונה, או OEE .
עקבו אחרי המדדים ושקפו לעובדים את השיפורים. מה שנמדד – מנוהל.

כשאנשים רואים במספרים שתהליך השתפר ב-10% בעקבות רעיון שלהם, המוטיבציה לשיפור נוספות מזנקת.

סיכום והמלצה

צמיחה מתוך התייעלות היא אסטרטגיה מנצחת עבור ארגונים השואפים למצוינות תפעולית. היא דורשת מחויבות, יצירתיות ומיקוד בפרטים, אבל אינה מחייבת כיס עמוק.

במקום להגדיל תקציבים, נגדיל את הראש, נשאל שאלות, נערער על השגרה, נרתום את העובדים וניישם בהתמדה שיפורים קטנים.

כך נוכל להשיג תוצאות גדולות. כפי שמוכיח הניסיון בשטח, שיפור תהליכים בגישת Lean ו-Kaizen יכול להוביל לקפיצה בפריון ובביצועים העסקיים בלי להגדיל אפילו שקל בתקציב. הצעד הבא נמצא בהישג יד – במחשבה אחרת על מה שכבר יש לנו. זהו הבסיס למצוינות עסקית ולקיימות לאורך זמן.