מיון מנהלים לחברה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

המבחן הראשון בהקשר לשאלה האם כדאי לי לעבור מקום עבודה, הוא מה אני מרגיש כשאני קם בבוקר. אם אני מבואס על עוד יום שאני צריך להגיע לעבודה, אז אני לא במקום הנכון. אם אני קם חדור ענין ומוטיבציה לקראת עוד יום עבודה – אני בר מזל. אני עובד בתפקיד מעניין וטוב לי לעבוד עם האנשים סביבי ועם המנהל שלי.

כשאתה נכנס לתפקידך כמנהל, בוחנים אותך בשבע עיניים. את או אתה מגיעים לתפקיד חדש ואולי אפילו למקום חדש וחסר לך הרבה ידע. אפילו ידע בסיסי. חשוב מאד להגיע כלומד, לא כמי שיודעת. גם אם צמחת מתוך החברה וגם אם הגעת מבחוץ.

אם נאסוף באופן אקראי קבוצה של כעשרה מנהלי צוותים, ונשאל אותם איזה ציון הם נותנים לעצמם, בסולם מ-1 עד 10 – הם יתנו לעצמם ציון תשע או עשר. כעת נאסוף את העובדים של אותם מנהלים. בשלב הבא, נבקש מכל אחד מהם לדרג באופן אנונימי, את המנהל הישיר שלו. מניסיוני, אני מעריך שהציונים שהם יתנו למנהלים שלהם יהיו פחות מחמש.

לפני שנים גייסתי איש מכירות מצוין לתפקיד מאתגר ובתחום דומה לזה שעסק בו קודם. למרות הניסיון הקודם שלו, אמרתי לו כך: ייקח לך 3 חודשים לפחות לכסות את השכר הבסיסי שלך ועוד לפחות 3 חודשים להתחיל להביא תועלת בארגון. לכן אל תהיה מאוכזב מהתוצאות שלך בהתחלה, קח את הזמן ותיכנס נכון לשוק, ההצלחה תבוא אחר כך.

רפי היה מנכ"ל צעיר ומצליח והוא רצה להשיג מטרה שאפתנית של צמיחה מואצת בתוך חמש שנים. הוא בנה אסטרטגיה בעזרת "תכנית המחר" ונתקע במכשול משמעותי: חסר לו סוכן מכירות ואפילו שניים.

בשיחתנו, גילי שבה ואמרה שכל הזמן עולים בה ספקות על התאמתה לתפקיד אותו היא עושה. שיקפתי לגילי את הצלחותיה בתפקיד עד כה. את ההצלחות בתפקידים קודמים ואת כישוריה כפי שזיהינו בשיחותינו. גילי אמרה שכל הזמן יש לה הרגשה שהיא מתחזה. שיש לה מסכה. שגילי שהאחרים רואים אינה גילי האמיתית. יום אחד המסכה תנשור וכולם יראה מי היא באמת. יראו שאינה מתאימה לתפקידה.

יש סוגים שונים של מנהלים וסוגים שונים של מנהיגים. האם ברור לנו ההבדל בין מנהיג ומנהל? כל עוד אנחנו נמצאים בארגון הירארכי, מי שנותן הוראות מתוקף הסמכות הוא מנהל. הוא יכול להיות מנהל של קומץ אנשים או של אלפי אנשים. אפשר גם לקרא לו "נשיא", אבל בפועל הוא ינהל אנשים ולכן הוא מנהל. באופן סכמטי אפשר לומר שמנהל טוב הוא מנהל שמשיג תוצאות טובות יותר.

במסגרת תהליך האימון של שירה, היא קבעה לעצמה מטרה גבוהה להתפתחות אישית ומקצועית. בעזרת אנשים שמכירים אותה מנקודות מבט שונות, שירה אספה כמה עשרות אפשרויות למשרה עתידית, שעשויות להתאים לה. היא בנתה קריטריונים למיון, ומחקה את החלק הארי של הרשימה. כמו טויוטה, גם שירה נשארה עם קומץ של אפשרויות שמתוכן היא תבחר את זו המתאימה לה ביותר.

אחד השלבים הראשונים באימון אישי הוא זיהוי של הערכים האישיים של המתאמן. את הערכים האישיים שלנו אנחנו לא מגדירים אלא מזהים. אנחנו לא בוחרים מילים יפות ומחליטים שהם הערכים שלנו רק משום שהם אולי נראים טוב בעיני אנשים אחרים. ערכים אישיים טבועים באישיות שלנו, הם חלק מאיתנו.

מרבית החברות שאני מכיר אינן מכשירות קאדר של מנהלים שיצמחו להיות מנכ"לים או מנהלים בכירים אחרים מתוך החברה. לפני כמה שנים פגשתי מנכ"ל בחברה גדולה שנקרא לה כאן תעשיות פלסטיק בע"מ, אשר שירת בתפקידו כעשרים שנה והחליט לפרוש. גם לאורך תקופה כל כך ארוכה הוא לא מצא לנכון להכשיר לו יורש מתוך החברה ובבוא יומו לעזוב, הוא הסתפק בכך שעזר לחברה לאתר מנכ"ל חדש מבחוץ. 

מרבית המנהלים שאני פוגש עסוקים כ-60 עד 70 אחוז מזמנם בכיבוי שריפות, עושים את המשימות של הדרגים שמדווחים להם, ואף משימות של דרגים יותר נמוכים. כי אם אנחנו עוסקים בכיבוי שריפה, אז זה מצב חירום ויש הצדקה לעזוב הכל ולהתמקד במשימות התפעוליות. התופעה הזו נפוצה מאד ואני מניח שהיא מוכרת לכם באופן אישי או מהתבוננות על המנהלים והמנכ"לים סביבכם.

כשעסק מתחיל את דרכו, בדרך כלל כעסק קטן, המייסד מגייס אנשים לפי כמות העבודה שצריך לבצע. עד סדר גודל של 10-12 עובדים הכל בשליטתו וכל דבר עובר דרכו. כאשר בעסק מועסקים יותר מ-12-15 עובדים, אצל כל מייסד מתחיל אובדן שליטה ועולה צורך לגייס מנהל נוסף או לקדם עובד מתוך העסק למנהל ולהתחלק אתו בעומס המשימות. כך נוצר למעשה מנהל הביניים הראשון בחברה.

כאשר בוחנים עסק יש נטיה לשכוח שתפקידם הראשון במעלה של מנהלי הביניים הוא להוציא אל הפועל את רצונו של המנכ"ל. לא את הפרשנות שלהם לרצנו אלא את רצונו בדיוק, וכאן קיים מכשול גדול בפני כל מנכ"ל. המנכ"ל מצפה ממנהלי הבינים שלו לגלות בגרות ניהולית ובעיקר משמעת עצמית, והוא יוצא מנקודת הנחה שההוראה תתבצע בדיוק כפי שהוא נתן אותה.

בוריס, מנהל המשמרת, פעל בריש גלי בניגוד להנחיית המנכ"ל ובכך חתר תחת ניסיונו של המנכ"ל להשיג את אחת המטרות שהיו לו חשובות מאד. בוריס לא רק "השתין בבריכה" אלא "עשה זאת מהמקפצה" הוא האמין שהמנכ"ל לא יתמודד מולו ולא יאונה לו כל רע, גם אם יפר את המשמעת.

הראיון האישי הוא כלי מיון וברירה מרכזי ופופולארי בתהליך הגיוס של עובדים ומנהלים, למרות שהוא לא עומד באף אחת מאמות המידה הפסיכומטריות המקובלות. ההסברים לכך הם מתחום מדעי ההתנהגות, ומטרת מאמר זה היא לשפוך מעט אור עם אנומליית ראיון העבודה.

זה לא פשוט לגייס, לפטר, ושוב לגייס ולפטר מנהלים, וחוזר חלילה, עד שתהיו בטוחים שגייסתם את המנהל הנכון. בנוסף לכך מהלך כזה יוצר חוסר אמון בהנהלה של החברה וגורם לדמורליזציה בקרב העובדים והמנהלים בחברה. מצד שני הצורך לבנות צוות מנצח, מחייב אותנו להישאר רק עם מנהלים טובים, חזקים ומתאימים לתפקידם.

ככל שהתפקיד יותר בכיר גוברת הנטייה של החברות לגייס מבחוץ. במרבית החברות שאני פוגש המנהלים הישירים של העובדים היו עובדים טובים והתקדמו על פי רוב בלי הכשרה ותמיכה מקצועית (כמנהלים) ותשומת הלב להיבט הניהולי מקצועי ניתנת רק במשרות הבכירות יותר. האם זו הדרך הנכונה?

צפו במצגת מתוך השיעור שהועבר בקורס "סוגיות נבחרות בניהול" במכללת רופין: מהן התכונות הנדרשות למנהל/ת מצליח/ה? ניתוח תוצאות הסקר שנערך באתר 'מצוינות בעסקים' בהשתתפות יותר מ-500 מנהלים/ות, שדירגו את התכונות החשובות בעיניהם/ן.

החודש יוצא לאור, בשעה טובה, ספרי הראשון (המתפרסם בשלב זה באנגלית): Manage! Best Value Practices for Effective Management. לכבוד יציאת הספר, אני מעוניין להקדיש את המאמר השבועי לדמותו של המנכ"ל/ית.

יושב הראש של מועצת המנהלים (או בקיצור, היו"ר), באחת החברות שניהלתי, היה אדם גס רוח, איש מאד לא נעים, שכאשר רוחו הייתה טובה עליו נהג לספר בדיחות סקסיסטיות ושוביניסטיות וכאשר רוחו הייתה רעה, נהג לצעוק על הסובבים אותו. נמנעתי מלהיכנס לעימותים אך די היה בכך שלא צחקתי מהבדיחות שלו כדי שלא תהיה בינינו כימיה גדולה.

לפני כחצי שנה פרסמנו כאן סקר עומק על התכונות הנדרשות למנהל/ת מצליח/ה. ביקשנו לבדוק איך רואה כלל הציבור את דמות המנהל המצליח, בכל הקשור לסט התכונות והכישורים הנדרשים ממנו. קרוב ל-500 איש השתתפו בסקר (הניתוח להלן מתייחס ל- 470 המשתתפים הראשונים ומאז נוספו עוד משיבים).

רן היה מנהל בחברה קיבוצית. פנחס, היו"ר של אותה חברה קיבוצית, התרשם ממנו לטובה והציע לו תפקיד מנכ"ל בחברה אחרת שגם בה הוא היה יו"ר. זה היה תפקיד המנכ"לות הראשון של רן. סיפרו שמיד כשהגיע הוא פיטר עשרה עובדים. האם נהג נכון? הרוויח מנהיגות או פחד? הפסיד ידע או שהבהיר "מי כאן הבוס"?

פעם הוזמנתי לחברה קטנה עם מוצר מבריק אבל שאינה מצליחה להתרומם. מי שהזמין אותי היה הסמנכ"ל והוא הציג בפני מציאות בה העובדים מתחלפים כל הזמן. מרבית העובדים עוזבים בתוך חודש מיום בואם ולכן כמעט כל העובדים בחברה הם חדשים וללא ידע נצבר בתהליכי העבודה. הסמנכ"ל תיאר לי שהמנכ"ל כל הזמן צועק על העובדים והם עוזבים.

"לא למדנו להיות מנהלים, היינו עובדים, התקדמנו והפכנו למנהלים. מצפים מאתנו להצליח ולא קיבלנו הכשרה". כך אמר ישראל, בגילוי לב מדהים, בעת שקיימנו סיור הכנה להטמעה של 5S עם שלושה מנהלי מחלקות. כמה ימים קודם לכן, בצוות שיפור להקטנת הפחתים ביצור, בחרנו את הגורמים שלדעת משתתפי הצוות, הם המשמעותיים ביותר ליצירת הפחתים.

המכירות ירדו, ההוצאות עלו, שיעורי התוצרת הפסולה עלו אך יוסי לא איבד את הביטחון. המצב ישתפר, הוא אמר לעצמו וליו"ר. היו"ר גם היה חדש והיה זה שבחר את יוסי בתהליך מיון מדוקדק. האמון שלו בהצלחה העתידית החל להיסדק אבל הייתה לו אחריות לבחירה והעדיף לא להודות שנכשל. הוא בחן שוב את תוצאות המבחנים שיוסי עבר, הציונים היו מעולים.

אלכס התקבל כמהנדס של אחת היחידות בחברה גדולה. היו לו את הכישורים והניסיון הדרושים ובתחילת הדרך הוא הביא רוח חיובית וכוונות טובות לרוב. אלא שבתוך כמה שבועות התחילו הקלקולים והחל להצטבר חוסר שביעות רצון שהתפתח לנתק מוחלט בינו ובין מנהל התפעול. אלכס עזב אחרי כשנה לאחר תקופה ארוכה של עימותים ולאחר שמנהלו דרש ממנו לשפר את ביצועיו.

לאחרונה הייתי עד למספר השמות של מנהלים לתפקיד חדש בארגון, מנהלים שהגיעו לארגון מבחוץ, בין היתר מנהל בכיר שנכנס לעבודה וקיבל מחשב נייד משומש וישן שלא ניתן היה לחבר אותו למערכת המידע של הפירמה מהבית כי לא היו במחשב מערכות תומכות בגלל שהיה ישן מידי. שאלתי אותו מה דעתו על הארגון שאליו בא לעבוד, שפת גופו אמרה הכל.

לפני שנים התמודדתי על משרת מנכ"ל בחברה כלשהי. היו"ר של החברה נפגש אתי בקפה של כביש שש. מקום מתאים מעין כמוהו לשיחה רצינית... הריאיון היה קצר, היו"ר שאל אותי היכן שירתתי בצבא. תשובתי הניחה את דעתו והתקבלתי. עוד כמה דקות לעניינים סידוריים וזהו. זו הייתה שיטה מיוחדת במינה למיין מועמדים למשרות ניהול בחברה.

ג'ים קולינס (Jim Collins) מחבר הספר גלגל התנופה: מטוב למצוין, מציג בקטע ווידאו קצר מאד ומצוין כיצד לגייס את האנשים הנכונים (The Right People) לעמדות מפתח בחברה שרוצה להפוך מטובה למצוינת. הוא מונה שישה מאפיינים הכרחיים לאותם אנשים שהחברה צריכה לגייס.

שוחחתי פעם עם מנכ"ל שהתקדם בארגון, ולא הצליח למצוא מחליף לתפקיד הסמנכ"ל הקודם אותו מילא. הוא סיפר לי, ביושר פנימי רב, כי אחרי ארבע שנים ושלושה כישלונות, הבין שכל הזמן חיפש מישהו בדמותו ורצה לראות שהדברים מתנהלים כפי שהיה קורה לו הוא היה בתפקיד. בנוסף, הוא "שמר על קשר" עם העובדים אותם ניהל בעבר.