התנהגות ארגונית ושיפור התרבות הארגונית - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

בכל פעם שאני מגיע ללוות חברה חדשה אני נוהג לבקש שיציירו לי סקיצה של המבנה הארגוני. תמיד אני מקבל תיאורים שונים של המבנה הארגוני. גם כאשר היכן שהוא במסמכי ה-iso של החברה משורטט מבנה ארגוני שאיש אינו מכיר ואינו זוכר. מסתבר שהעובדים וגם המנהלים רואים באופן שונה את המבנה הארגוני למרות שמדובר בארגון אחד.

בשבוע שעבר הצגתי את הסקר הכללי כולל סדר החשיבות שמייחסים העובדים לשמונת המשתנים החשובים להם לאורך עשר שנים האחרונות. במאמר הנוכחי נרד לפרטים ונתמקד בהיבט של היציבות במקום העבודה לאורך השנים האחרונות ובשונות של מגדר ושל גיל.

הנושא של תגמול העובדים הוא אחד הנושאים הכי נפוצים בבלוג וכבר התייחסתי אליו בכמה עשרות מאמרים. בכל פעם בהקשר אחר ומנקודת מבט שונה וכך אעשה גם הפעם. תגמול העובדים מתפרש על שורה של נושאים כמו שכר, בונוסים, הצעות ייעול, הצטיינות מקומית. התגמול אינו בהכרח כספי. יש עוד דרכים חשובות לתגמל עובדים. נתחיל עם השכר.

"העובדים אצלנו מצוינים", כך נאמר לי בשיחת היכרות באחת החברות. מתי הזדמן לך לומר משפט כזה לאחרונה? לא בהכרח לאדם מהחוץ, אפילו בשיחות פנימיות? שוב ושוב אני שומע בעיקר אמירות הפוכות. משהו בסגנון: "העובדים אצלנו לא ברמה גבוהה", או "יהיה קשה להוביל אצלנו תהליך שיפור, העובדים כאן לא משהו...". לכן ההצהרה "העובדים אצלנו מצוינים" בלטה באופן מיוחד.

לשקר אין רגליים, סופו להתגלות, או להתייתר. כלומר האירוע או הסיבה שבגינה נאמר השקר עברה מהעולם. השקר כבר איננו, אבל השקרן נשאר. המנהל ששיקר בעזרת העובדים או ששיקר לעובדים, יישאר שקרן עבורם. העובדים יודעים שהמנהל שלהם שקרן ומחר הוא עלול לשקר גם להם. הם יכולים גם לקבל טובות הנאה תמורת שמירה על הסוד, אבל עדין ידעו שהמנכ"ל שקרן.

כחלק מהגדרת התפקיד של כל מנהל שלוקח על עצמו אחריות, הוא מתחייב להביא תוצאות ונמדד על הגעתו ליעדים. בהגדרה זו כלולה גם הגדרת הסמכות הנדרשת. אלא שיש לא מעט מקרים בהם נותנים למנהל אחריות בלי סמכות. בלי סמכות לקבל החלטות ולבצע, במסגרת התקציב והיעדים, אף אחד לא יכול לממש את אחריותו, להגיע ליעדים ולהצליח בתפקיד.

לא מזמן התקשר אלי פנחס, מנכ"ל של חברת א. בטון וביקש את עזרתי בנושא מסוים. השבתי לפנחס שנשמח לעבוד אתו. ציינתי שלפני הפגישה, אשלח לו קישור לשאלון מיקוד תמציתי. פנחס חתך אותי וציין שאינו עונה לשאלונים ויסביר לי בעל פה. נורה אדומה נדלקה אבל המשכתי לשלב הבא. אמרתי שאשלח לו הצעת עבודה כי הפגישה היא בתשלום. פנחס השיב שאינו משלם על פגישה ראשונה ואני ציינתי כי אלו הם הכללים שלנו.

דן מיהר לפגישה חשובה והוא לא מצא חניה בחניון של מגדל העסקים. הוא ירד עוד קומה ועוד קומה ואז ראה מרחוק את האור הירוק שמסמן מקום חניה פנוי. דן מיהר אל האור הירוק וכשהתקרב ראה נהגת מתמרנת ברברס אל החניה. הנהגת נסעה קדימה מרחק קצר כדי להתיישר, וזה כל מה שדן נזקק לו. הוא נכנס קדימה במהירות, תפס את מקום החניה, יצא ומיהר לדרכו. דן הסתבך קצת עם אישור הכניסה למגדל העסקים, כשנכנס פנימה עמדה מולו אותה אישה שנדחף לה בחניה כמה רגעים קודם. דן מלמל כמה מילות התנצלות ונמלט מהמקום.

בחודשים האחרונים יצא לי להשתתף בלא מעט גישורים. בחלקם כמגשר ובחלק אחר כצופה. כמעט תמיד עולה הנושא של התקשורת בין הצדדים כנושא מרכזי. העימות בין הצדדים (שמגיעים לגישור) מתורגם לתביעה כספית של אחד הצדדים, אבל בשורש המחלוקת עולה התקשורת בין הצדדים.

זו השנה השלישית שאני משתתף במידברן. בכל פעם אני משתהה מחדש מהרוח השונה שיש במקום. כאילו אנחנו בארץ אחרת עם אנשים מגלקסיה שונה. על שטח של 1,050 דונם, משתרעת לה עיר דמיונית עם מיצבי אומנות מדהימים שהוקמו לשישה ימים ופורקו בתום האירוע.

ארז עבד במשך כמה שנים כמנהל מכירות בכיר בחברת תקשורת גדולה. הוא היה איש הקשר מול הלקוחות הגדולים ביותר של החברה. אנחנו נפגשים לעיתים קרובות ומדי פעם ארז מספר על עבודתו. בעבר סיפוריו היו בעיקר על השגת היעדים והנסיעות לחו"ל בהן זכה כפרס. לפני כחצי שנה התחיל לעבוד כמנהל מכירות בחברה קטנה יותר. החברה עוסקת בתחום שונה לגמרי שמרתק אותו. ארז סיפר בהתפעלות שבתוך חצי שנה כבר פגש את המנכ"ל חמש פעמים. 

במשך כל השנה אני כותב ומפרסם בבלוג מאמרים מקצועיים פרי-עטי במטרה לספק לכם, הקוראים והקוראות של הבלוג, ידע מקצועי שיעשיר אתכם וישפר את התוצאות שאתם משיגים, מתוך 33 שנות ניסיוני כמנכ"ל וכיועץ למנכ"לים וחברות. בחגי תשרי, במה שהפך למסורת (זו השנה החמישית), אני נותן את הבמה לכם הקוראים – ומפרסם מאמר מיוחד שמורכב כולו מטיפים למנהלים ששלחו קוראי/ות הבלוג.

נניח שהחברה שלכם מפסידה, או מרוויחה אבל אתם חווים ירידה במכירות וברווח, את מי תגייסו לעזרתכם ואילו הוצאות תקצצו? כולם משקיעים במכירות. המכירות הן צעד חשוב ביותר להצלת החברה, אבל לא הצעד היחיד. בואו נלך צעד אחד לאחור ונבחן את המקור לירידה ברווחיות או במכירות (או בשתיהן).

אנחנו נוטים להתבלבל בין רווחה ורווח. המחשבה השגרתית היא שכל מה שאנחנו עושים לטובת העובד שייך לתחום הרווחה. האמנם? במאמר הזה נראה שעובד מאושר מגדיל את הרווח של החברה. מכאן שהשקעה בעובד שייכת לרווח ולא לרווחה.

כשנפגשתי עם חנן בארבע עיניים, הוא היה מאד ממורמר. הוא אמר לי שלמרות שהמוסך מרוויח מאד יפה והוא המכונאי הראשי שעל שמו הרישיון של המוסך – הוא מתוגמל במשכורת נמוכה. הוא אמר שאינו עוזב את המוסך, רק מאחר ובעוד שנים ספורות הוא פורש לגמלאות וחושש שכעת לא ימצא עבודה אחרת.

פעם התקשר אלי מישהו, סיפר שהוא עצמאי ושאל אם אוכל לעזור לו לגבות כסף שלקוחותיו חייבים לו. היקף החוב עמד על כמיליון ש"ח. הוא פשוט עבד לאורך כשנתיים בלי לקבל תשלום. הוא אינו יחיד. היקף החוב שאדם זה אפשר ללקוחותיו הוא אמנם חריג, אבל רבים, עצמאים וחברות, שוכחים לגבות את המגיע להם.

אם נאסוף באופן אקראי קבוצה של כעשרה מנהלי צוותים, ונשאל אותם איזה ציון הם נותנים לעצמם, בסולם מ-1 עד 10 – הם יתנו לעצמם ציון תשע או עשר. כעת נאסוף את העובדים של אותם מנהלים. בשלב הבא, נבקש מכל אחד מהם לדרג באופן אנונימי, את המנהל הישיר שלו. מניסיוני, אני מעריך שהציונים שהם יתנו למנהלים שלהם יהיו פחות מחמש.

"המצוין הוא האויב של הטוב" זו אחת האמרות השכיחות שאני שומע. למה מתכוונים אותם אנשים שחוזרים ומצטטים את האמרה הזו?

הבעיה אינה עם האמרות אלא איתנו, האנשים שמסתתרים מאחוריהן. אנחנו האנשים שמצטטים אמרות כדי להוריד מעצמנו אחריות לחוסר מעש או לעשיה שלילית.

מרבית האנשים אינם מתכננים פיתוח של קריירה אישית. הם נוטים להישאר באזור הנוחות שהוא מקום העבודה הקיים. אם עובדים נוטים להישאר באזור הנוחות ולא לזוז ממקום העבודה, גם כאשר הם לא מרוצים – עצימת העיניים והמתנה באזור הנוחות, של המנהלים הרבה יותר נפוצה.

גם השנה הצגנו ביום הפתוח בערבה. ביום השני ביקרו אותנו מיטל ודן. שניהם בשנות העשרים המוקדמות לחייהם. הם פתחו ואמרו שהם רק מבקרים ושאלו מה אנחנו מציגים. אז הבחינו בספר החדש שהוצאתי – ניהול ומנהיגות ושאלו עליו. השיחה קפצה מהר מענין לעניין ומיטל אמרה שהיא רוצה ללמוד ניהול. היא שאלה האם הניהול השתנה בשנים האחרונות.

אתמול הלכנו מנווה אטי"ב לברכת מן ומשם למגרש החניה התחתון של אתר החרמון. מזג האוויר היה נפלא. השמש ליוותה אותנו כל היום. היה שלג, היו נופים מדהימים וחבורת מטיילים מצוינת. בשורה התחתונה – היה מצוין. אבל, כמו שקורה לעיתים, הדרך אל המטרה, היציאה לטיול, הייתה מלאה חתחתים.

יורם התקשר בשעת ערב מוקדמת. הוא היה בדרכו הביתה מהעבודה ואני הייתי עם הללי, נכדתי, בחצר הריקה של הגן החדש אליו עברה. מתוך כבוד להללי שהכינה לי ארוחת שישי מחול ומים – סיכמתי עם יורם שנשוחח יותר מאוחר בערב. התקשרתי ליורם מאוחר יותר באותו היום. הוא היה במהלך המקלחות וההשכבה של הילדים שלו. אך הבטן שלו הייתה מלאה והוא ביקש שנמשיך בשיחתנו.

התפקיד הראשון שלי בתעשייה היה מנכ"ל של שמיר אופטיקה. עיקר המכירות שלנו היו אז ליצוא ופעילות המכירה העיקרית הייתה בתערוכות הבינלאומיות. בתערוכה הראשונה בה השתתפתי הקשבתי לשיחות של אמנון, מנהל המכירות, עם הלקוחות והתקשיתי להאמין למשמע אוזני. בכל פגישה אמנון, שהכיר היטב את הלקוחות, היה מבזבז זמן בשיחות על עניינים אישיים שלו או של הלקוחות.

אנו כותבים רבות בבלוג על צוותי שיפור כאבן בניין מרכזית ביכולת להניע שיפורים בתהליכי העבודה, להשיג מצוינות תפעולית ושביעות רצון של לקוחות ממוצרים ופתרונות שכל אירגון מספק. שאלנו את עצמנו לא אחת - מה בעצם נדרש מצוות שיפור כדי להצליח בעבודתו?
אנשים שונים לבטח יתנו תשובות שונות שינועו בין אלמנטים חיצוניים שקשורים לארגון ובין אלמנטים פנימיים של צוות השיפור.

יש סוגים שונים של מנהלים וסוגים שונים של מנהיגים. האם ברור לנו ההבדל בין מנהיג ומנהל? כל עוד אנחנו נמצאים בארגון הירארכי, מי שנותן הוראות מתוקף הסמכות הוא מנהל. הוא יכול להיות מנהל של קומץ אנשים או של אלפי אנשים. אפשר גם לקרא לו "נשיא", אבל בפועל הוא ינהל אנשים ולכן הוא מנהל. באופן סכמטי אפשר לומר שמנהל טוב הוא מנהל שמשיג תוצאות טובות יותר.

כמה שנים אחרי שהשתחררתי מהשירות הסדיר נסעתי לטייל בארה"ב ובדרום אמריקה. בין השאר עבדתי לפרנסתנו בצלילה, בניקוי תחתיות של יאכטות במרינה דל ריי שבלוס אנג'לס. הייתי השלישי מבני כיתתי שהגיעו למקום וידעתי לאן ללכת ואל מי לפנות. סטיב, הבעלים של החברה הקטנה שסיפקה את השירות ליאכטות, הכיר את חברי וקיבל אותי במאור פנים. עבדתי הרבה שעות וניקיתי עשרות יאכטות. יום אחד החזיר אותי ראש הצוות למקצה שיפורים על כמה יאכטות שלא ניקיתי כהלכה.

באחת החברות ניתחנו תלונה של לקוח כועס. הלקוח שלח מייל למנכ"ל החברה ועיקר טענותיו היו למחלקת השירות, וליתר דיוק לנציגות השירות, אשר, לדברי הלקוח, התעלמו ממנו וכשדיברו אתו עשו זאת מתוך יהירות. הלקוח לא תמיד צודק אבל הוא תמיד לקוח ואנחנו רוצים לקוחות מרוצים שמביאים עוד לקוחות ולא לקוחות כועסים שמפיצים את דיבתנו רעה ומרחיקים לקוחות פוטנציאליים.

מדי שנה עורכת חברת CofaceBDI סקר בשיתוף מגזין דה מרקר, בשאלה "מי הן 100 החברות שהכי כדאי לעבוד בהן בישראל". את עשרת המקומות הראשונים, בסקר האחרון, תופסות (לפי הסדר) החברות הבאות: מיקרוסופט, ביטוח ישיר, התעשייה האווירית, אפלייד מטריאלס, SAP, שטראוס, סייברארק, חברת חשמל, בנק הפועלים וגוגל.

מתי בפעם האחרונה נתתם משוב מחזק, או אמרתם תודה לבת או בן הזוג שלכם? תודה או הערכה פשוטה על דברים פשוטים בחיי היום-יום? אני מניח שלמרות שדי קשה לנו לחלק מחמאות, שבחים או הערכה – בבית אתם עושים זאת מדי פעם. אבל מה עם משוב חיובי לכפיפים שלכם?