ניהול משברים - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

כולנו מאד מתוחים ויש כאלו שיותר. אני מכיר עובדים שנשארים בבית כי בת או בן הזוג שלהן בחרדה. או שהם עצמם בחרדה ולא מסוגלים להגיע לעבודה, או שהם מגיעים לעבודה ומתקשים להתרכז בביצוע המטלות והשגת היעדים. לכן נדרשת רגישות ואנושיות. זו תהיה טעות גדולה מצד המנהל לכעוס על העובדים שלא עומדים בציפיות שלו. 

העולם העסקי מתמודד בימים אלה עם שני אתגרים עיקריים: תזרים מזומנים, ועובדים, ועם חשיבה אסטרטגית על העתיד. לא רק בהיבט של מה יהיה, אלא מה אנחנו חייבים ליזום למען עתיד חדש.

לפני שבועיים, במאמר על זיהוי גורמי השורש לתקלות, הצעתי את הבדיקה הסטטיסטית כאחד הכלים לזיהוי גורמי השורש במקרים מסוימים. לענין זה הבאתי את הדוגמה הבאה: באחת החברות היו מדי פעם בעיות משמעותיות במוצר. הפרדיגמה אמרה שמקור הבעיה היא בחומר גלם מסוים. בחינה סטטיסטית מקיפה על כל סדרות היצור במהלך כמה שנים אחורה העלתה הפתעה. מקור התקלה אינו הספק או חומר הגלם המסוים.

ביום יום אנחנו מנהלים הרבה מאד משאים ומתנים. אנחנו לא קוראים להם כך, אבל בכל פעם שאנחנו פונים למישהי או מישהו ומבקשים ממנו דבר מה, או שפונים אלינו – זהו משא ומתן. הוא יכול להסתיים מיד בחיוב או בשלילה ויכול גם להמשך בהסברים ושכנוע. כך או כך זהו סוג של משא ומתן.

בקדנציה השנייה שלי כמנכ"ל ניהלתי את דגנה סיליקון. החברה הייתה אז בסיומו של תהליך ארוך של פיתוח מוצץ מסיליקון עם חלק מפלסטיק שנשאר מחוץ לפה. היו עובדים שלקחו את המוצר לילדיהם. אחרי כמה ימים, הגיעו שני עובדים וסיפרו שכאשר אחד ההורים דרך בטעות על המוצץ הוא התפרק. חלק הסיליקון שנכנס לפה נפרד מהפלסטיק שנשאר בחוץ.

"במשך מאות שנים היו משוכנעים באירופה שכל הברבורים לבנים. רק לאחר גילוי אוסטרליה התברר שברבור יכול להיות גם שחור. נסים ניקולאס טאלב הפך את הברבור השחור למטאפורה – אירוע נדיר ובלתי צפוי בעל השפעה דרמטית על חיינו, שלאחר הופעתו אנו רוקחים הסבר להתרחשותו הגורם לו להיראות אקראי פחות וחזוי יותר".

אתמול הלכנו מנווה אטי"ב לברכת מן ומשם למגרש החניה התחתון של אתר החרמון. מזג האוויר היה נפלא. השמש ליוותה אותנו כל היום. היה שלג, היו נופים מדהימים וחבורת מטיילים מצוינת. בשורה התחתונה – היה מצוין. אבל, כמו שקורה לעיתים, הדרך אל המטרה, היציאה לטיול, הייתה מלאה חתחתים.

מה קורה כשלקוח שחייב לך כסף סוגר את העסק? או גרוע יותר, פושט רגל? לשאלות החשובות האלו נגיע בהמשך המאמר. נתחיל בבחינה של השנה שזה עתה הסתיימה, 2021, ונבחן מה היו המגמות בהיבט של סגירת עסקים, פשיטות רגל ופתיחת תיקים בהוצאה לפועל.

המשבר הכלכלי שהגיע בעקבות הקורונה, היטיב מאד עם חלק מהעסקים ופגע באחרים. מסעדות שמצאו את הדרך למכור מזון במשלוחים או ללקוחות שלקחו הביתה הגדילו את הרווחים. הם גילו שאפשר למכור מזון בלי מלצרים, בלי הסעדה ושטיפת כלים. מסעדות שמסיבות שונות לא מכרו מזון בתקופת הסגרים והמשיכו לשלם שכירות, ארנונה, החזר הלוואות ועוד – נפגעו.

במאמר שפרסמתי לפני שבוע סיפרתי על אחד הכישלונות הגדולים שלי. בתמצית אומר שהגעתי יחד עם עירית לפגישה בחברה השייכת לאישה ובן זוגה. האישה ניהלה אתי את כל הקשר ולמרות שידעתי שבן הזוג הוא המנכ"ל לא שאלתי אם יהיה בפגישה. הצעת העבודה הייתה ממוענת רק לאישה. בן הזוג היה בפגישה ולקח לי כמה שניות להתייחס אליו. גורלה המר של הפגישה נחרץ כבר בשניות הראשונות. ברגע שעירית ואני יצאנו, התיישבנו וניתחנו את הכישלון. מה היה, מה למדנו וכיצד נפעל להבא.

באחת החברות ניתחנו תלונה של לקוח כועס. הלקוח שלח מייל למנכ"ל החברה ועיקר טענותיו היו למחלקת השירות, וליתר דיוק לנציגות השירות, אשר, לדברי הלקוח, התעלמו ממנו וכשדיברו אתו עשו זאת מתוך יהירות. הלקוח לא תמיד צודק אבל הוא תמיד לקוח ואנחנו רוצים לקוחות מרוצים שמביאים עוד לקוחות ולא לקוחות כועסים שמפיצים את דיבתנו רעה ומרחיקים לקוחות פוטנציאליים.

אחת השאלות שאני נוהג לשאול מנהלים, היא איזה חלק מזמנם הם מקדישים לעשות בעצמם את העבודה של הכפיפים שלהם (למשל, כיבוי שריפות, פתרון בעיות, ניהול השוטף ומתן תשובות). אני מציג להם את הסכמה של המטריצה הניהולית שלהלן (אותה קיבלתי בעבר מענת מילנר כהן) ושואל אותם איזה חלק מזמנם הם משקיעים בכל קטגוריה.

מגפת הקורונה נחתה עלינו כמו חזון אפוקליפטי. אני מאמין שאם מישהו היה מעלה סברה שיארע אירוע כזה, אפילו בנובמבר לפני שנה, כולנו היינו מתייחסים אליו כשוטה הכפר. למרות ההפתעה, העולם שילב כוחות וההתארגנות וההתאמה למצב קרו בקצב מדהים. די שנתבונן על פיתוח חיסון ואישורו ע"י הרשויות, במקביל ע"י כמה חברות, בתוך עשרה חודשים, כדי שנבין את המהפכה המחשבתית וההתנהגותית שעברנו.

גלעד ניהל חברה שהייתה בקשיים כספיים. המשבר הכלכלי שיצרה מגפת הקורונה העמיק את הקשיים ובכל חודש כשהגיע המועד של תשלום המשכורות או התשלום לספקים, גלעד היה מאד מודאג ולעיתים אף נכנס לדיכאון. הצלחת החברה שאילון ניהל הייתה תלויה בהשגת יעד מסוים. אילון לא פיטר עובדים במהלך הסגרים של הקורונה וגם לא הוציא עובדים לחל"ת. דן היה איש קר רוח וסבלני במיוחד. הוא השרה סביבו אווירה נעימה.

אולי יראה לכם מוזר אבל יש עסקים ואנשים שהקורונה האירה להם פנים. למשל, נניח שאתם מיצרים מוצר זניח כמו מסכות פנים ופתאום המוצר הזה הופך למוצר הכי מבוקש בעולם ונמכר במחירים מופקעים. נדמה לכם שהמזל נפל כמו מן מהשמים. כיצד תנהגו?

אנחנו נמצאים בעיצומו של משבר כלכלי מקומי וגלובלי. למרות שמרבית המגזרים חזרו לפעילות, יש ירידה ברכישות כמעט בכל תחום והתוצאה היא שחברות ממשיכות לצמצם פעילות ולהוציא עובדים לחל"ת או לחופשה בתשלום. האם בתקופה של משבר כלכלי והאטה במכירות יהיה נכון להתמקד במוצרי הליבה או להתרחב לתחומים נוספים? או אולי לצמצם את מיקור החוץ ולהכניס פנימה את מה שמסרתם ליצרנים אחרים?

מתי בפעם האחרונה קיימת שיחת משוב (feedback)? מה הייתה המטרה שלך בשיחה הזו? האם הגדרת לעצמך מטרה בשיחה הזו? האם השגת את המטרה? לא מזמן קיימתי שיחת משוב. הסיפור שאני סיפרתי לעצמי היה שהמטרה היא להשיג שיפור להמשך. להבטיח שבעתיד יהיה טוב יותר. אבל הייתה עוד מטרה סמויה. מטרה שהניעה אותי לקיים את שיחת המשוב והיא תסכול אישי ממשהו שלא הצלחנו בו.

בתקופה זו אנו דנים רבות במשבר הקורונה והשפעותיו עלינו בכל התחומים. בצד הרבה אילוצים, נקודות שבר וקשיים רבים, הופיעו גם הזדמנויות ולמידות חדשות להתמודדות עם המשבר והקשיים. כולנו מבינים שהמציאות לאחר הקורונה לא תדמה למציאות שקדמה לה וזה בעצם מחייב אותנו להסתגלות של פיתוח חשיבה, הרגלים חדשים וחידוד מיומנויות.

חביאר הוא בחור צעיר ומורה דרך. עד לא מזמן הייתה לו הרבה מאד עבודה. הספרדית היא שפת האם שלו וכך זכה להדריך הרבה קבוצות של תגלית מדרום אמריקה. ואז הגיעה הקורונה, וחביאר מצא את עצמו ללא עבודה ועם הבנה שהחיים לא יחזרו כל כך מה למה שהיה פעם.

במבט של כמה חודשים קדימה כל חברה שתפעל לחזק את הברית עם העובדים תצא נשכרת. לכן, אני חושב שכדאי לכם לעשות כל מאמץ לשמור את העובדים שלכם ולא להוציאם לחל"ת. נכון, זה יהיה שוק של מעסיקים ולכאורה לפחות, לא תהיה בעיה לגייס עובדים. אבל אתם זקוקים לעובדים עם נשמה. לא עובדים מאוימים. אתם זקוקים לעובדים שבקצה שרשרת ההירארכיה, יאמינו בכם ויפעלו למען המטרות שלכם.

מנהלי משאבי אנוש: התפנה לכם זמן בגלל המצב? מרגישים מיותרים? לכאורה זו היא תקופה שהיקף העשייה של חלקכם הצטמצם באופן משמעותי. אז מה עושים בתקופה כזו וכיצד אפשר להפוך אותה להזדמנות שבה תקדמנו את תחום משאבי האנוש אצלכם? ריכזתי עבורכם רשימה של תחומים מוכרים שמקבלים היום חשיבות מיוחדת ועושים את התפקיד שלכם לחשוב יותר מתמיד.

נראה לי כי לפני שנדון בדרכים למכור היום, יהיה קל יותר לחשוב על המכירות ב"יום שאחרי הקורונה", כשהמציאות תשוב במידה מסוימת למקום המוכר. משם נלך אחורה עד מחר בבוקר. המציאות ביום שאחרי תהיה יותר דומה למה שהכרנו בעבר לכן קל יותר לתכנן את דרך הפעולה בעת ההיא.

הגעתי לפני מספר שנים לחברה כמנכ״ל במטרה לעשות תפנית בארגון. חברה שהפסידה זמן רב ועמדה בפני סגירה. המשימה שלי הייתה: בשלב ראשון להרחיק את המטוס מהקרקע ולאזן את המטוס, שהחברה לא תפסיד כל יום כסף רב. בשלב שני לגרום למטוס לנסוק. מבחינה אישית המשימה הייתה מאוד מאתגרת ובאותו זמן מלחיצה כי הייתי אחראי לפרנסה של 400 עובדים ומשפחותיהם.

בעוד החרדה האישית משותפת לכולם, הקו שמפריד בין העובדים וההנהלה הוא האחריות לגורל החברה. אלא שגורל החברה והצלחתה תלויים גם בעובדים. האם הם מחוברים למטרות של החברה? האם הצלחת החברה חשובה להם? האחריות לחבר את העובדים למטרות החברה מוטלת על כתפי ההנהלה ונפתח עכשיו חלון הזדמנויות לעשות זאת.

אנחנו יכולים להתייחס בשוויון נפש לחשש ממחלת הקורונה או להיות מודאגים ואף מבוהלים – אך איננו יכולים להתעלם מההשפעה הדרמטית שיש לקורונה על כלכלת העולם. מאחר ואנחנו לא עוסקים במאקרו כלכלה של המדינה או של העולם, אלא בעסק שלנו או בכלכלה המשפחתית, מחובתנו להיערך לתרחישים הפסימיים ביותר ולפעול בהתאם למצב בשטח.

שרה שילמה מראש במיטב כספה עבור מערכת הריהוט שרכשה. המערכת הותקנה לפני חודשיים ועדיין לא ניתן היה להשתמש בה עקב תקלות וחוסרים שונים. שרה הזמינה להיום אורחים וקיוותה שסוף סוף תוכל להציג את הסלון החדש שלה, לכן הפעילה לחץ כבד על החברה שתשלים את ההתקנה היום. אורי מצידו, לא אהב לתקן את הפשלות של מתקינים אחרים ובפרט לא רצה לעשות זאת ביום שישי.

אני שומע לא פעם אנשים אומרים Go to Gemba – כאילו בעזרת השימוש במונח היפני (Gemba) – הם יצליחו ליצור את השינוי בהתנהגות הרווחת שלנו להניח הנחות הרחק ממקום האירוע.  גם כיום, יותר ממאה שנים אחרי לואי פסטר, אנחנו נופלים יותר מדי פעמים למקום בו אנו מניחים הנחות לא בדוקות. כך אנו יוצרים פתרונות שלא פותרים את שורש הבעיות אתן אנו מבקשים להתמודד.

אחת החברות אתן אני עובד נותנת שירות במקומות שונים ברחבי הארץ. החברה גייסה את שאול כמבקר האיכות של השירות שהיא מספקת. הרכב של שאול צויד במערכת של איתוראן שמאפשרת לבצע מעקב היכן הוא נמצא. חלק מתפקידו של שאול היה לעבור את כל האתרים בהם ניתן השירות ולהוציא דוח על טיב השירות. המטרה הייתה, כמובן, לשפר את השירות ומכאן את שביעות הרצון של הלקוחות.

לא מזמן ישבתי עם מנכ"ל שאני מאמן. הוא קרא לי דחוף כדי לקבל החלטה בדילמה לא פשוטה שיש לו. אבל כאשר רשם את המחירים והרווחים, היה ברור שהוא כבר קיבל החלטה ולמעשה מבקש את אישורי להחלטה שקיבל.

ההצלחה האירה פנים לסמי, העסק שהקים שגשג ופרח. לסמי היו את השיטות שלו, הוא ידע היכן לרכוש חומרי גלם, מה ליצר ולמי למכור. היו לו קשרים טובים עם הלקוחות הגדולים, הוא השקיע בהם. האיכות לא תמיד הייתה משהו וגם האספקה לא תמיד הייתה במועד שהובטח, אבל איש לא התלונן. הלקוחות לא הכירו משהו אחר.