שיטות ניהול בתעשייה ובעסקים - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

כמעט כל המנהלים הישירים של העובדים שפגשתי קודמו לתפקידם כי היו עובדים טובים. הם לא קבלו שום הכשרה לתפקידם הניהולי ולחברה יש הר של ציפיות מהם. באופן מפתיע אולי, בקצה הגבוה של הפירמידה הניהולית, נמצאים לא מעט מנכ"לים שגם הם לא קבלו מעולם הכשרה ניהולית. בדרך כלל, אם כי לא תמיד, מדובר ביזמים שהקימו עסק שהלך וצמח.

בעולם של היום אף אחד לא יעלה על דעתו לנהוג ברכב בלי מידע על מהירות הנהיגה, כמה דלק יש במיכל, מה רמת החום של המנוע ועוד מידע חיוני נוסף שאנו מקבלים. בעוד כמה שנים לא נרשה לעצמנו לנהוג ברכב בלי מובילאיי. ובכל זאת אני פוגש חברות רבות בהן המנכ"ל נוהג את העסק בלי מדידה. לא מודדים כלום או שמודדים מעט מאד משתנים.

תמר, מנהלת האיכות, הסתכלה אליי ואמרה: "תאמר להם אתה, אולי לך הם יקשיבו, עליי הם לא שמים". האמירה הזו שיקפה את התסכול הרב שתמר חשה מכך שעובדי התפעול מתייחסים אליה בתור גורם מפריע ולא שועים להוראותיה.

יושב הראש של מועצת המנהלים (או בקיצור, היו"ר), באחת החברות שניהלתי, היה אדם גס רוח, איש מאד לא נעים, שכאשר רוחו הייתה טובה עליו נהג לספר בדיחות סקסיסטיות ושוביניסטיות וכאשר רוחו הייתה רעה, נהג לצעוק על הסובבים אותו. נמנעתי מלהיכנס לעימותים אך די היה בכך שלא צחקתי מהבדיחות שלו כדי שלא תהיה בינינו כימיה גדולה.

שני המדדים הטובים ביותר למוטיבציה של העובדים ומידת ההזדהות שלהם עם החברה הם תחלופת עובדים והיעדרות עובדים. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה רבה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד שעובדים ותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולקחת ימי מחלה.

"ה-TPM, אינו כלי להתייעלות אלא לחיבור ולמעורבות של העובדים. המעורבות נותנת סיפוק לכולם, כי מה בן אדם צריך יותר מלתת לו להשפיע? מכאן אנחנו משיגים את ההתייעלות בזכות העובדים". אני מכיר הרבה חברות ומנכ"לים בתעשייה הישראלית, אך רק מעטים מהם רואים כך את התרומה האפשרית של מעורבות העובדים לחברה.

לא מזמן אירחתי מנהלת בכירה בחברה בדנמרק שסיפרה, בשיחה שהייתה לנו על מוטיבציה, כי שיעור האבטלה שם נמוך מ-3.5% והם יודעים שאם לא יתנו לעובדים תנאים ויחס מכבדים והוגנים העובדים פשוט יעזבו והם יתקשו לגייס עובדים חדשים. גם בארץ יש קושי לגייס עובדים וגם אצלנו הניידות של עובדים חדשים גבוהה מאד, אלא אם כן אנחנו יודעים לחבר אותם לחברה.

פעם הוזמנתי לחברה קטנה עם מוצר מבריק אבל שאינה מצליחה להתרומם. מי שהזמין אותי היה הסמנכ"ל והוא הציג בפני מציאות בה העובדים מתחלפים כל הזמן. מרבית העובדים עוזבים בתוך חודש מיום בואם ולכן כמעט כל העובדים בחברה הם חדשים וללא ידע נצבר בתהליכי העבודה. הסמנכ"ל תיאר לי שהמנכ"ל כל הזמן צועק על העובדים והם עוזבים.

לעתים קרובות אנחנו נוקטים פעולה מסוימת רק משום שאנחנו מניחים הנחה מסוימת, שאינה בהכרח מבוססת. התוצאה עלולה להיות פגיעה אישית או עסקית. לכן, כשיש אפשרות, רצוי להימנע מהנחת הנחות, וכאשר אין ברירה, יש למזער נזקים.

ההחלטה הזו חסכה לארגון שמנדל ניהל מיליוני דולרים והיא לא הייתה מקרית אלא פרי של שמירה על עקרונות החברה גם בעבור מה שנראה אז, הפסד של רווחים נאים שכולם מסביב סיפרו עליהם. זהו לקח מאד חשוב, אבל האם הוא אינו עלול להוביל לקיבעון מחשבתי והתעלמות מהזדמנויות שנקרות בפנינו?

לא מזמן הבן שלי לקח על עצמו לעשות סדר במטבח. הוא שפך שתי מגירות גדולות, זרק ערימה ענקית של דברים ישנים ללא שימוש, שפופרות של דבק שהתייבשו מזמן, גומיות קרועות, אריזות ריקות ועוד כהנה וכהנה. כאשר סידר חזרה את מה שנשאר, מצאנו שהיו בשתי המגירות 27 זוגות מספריים! איך זה שתמיד כשהיה צריך, לא מצאנו...

הבעיה הייתה שאנחנו התפרנסנו ממכירת מערכות ונותן השירות התפרנס מהשירות שנתן. עם הזמן מערכות מתיישנות, וליצרן יש מערכות חדשות ומשודרגות. כאן מתחיל ניגוד אינטרסים: לנותן השירות היה אינטרס להמשיך לתקן ולתחזק את המערכות הישנות. ככל שהמערכת התיישנה היא דרשה יותר טיפול והביאה יותר פרנסה.

לא פעם נדמה לנו שבמקום להסביר לאחרים מה עליהם לעשות, הכי קל וקצר יהיה לעשות בעצמנו. אלא שאז אנחנו מרגילים את הסביבה שנעשה את העבודה של האחרים, ניתן תשובות במקום לשאול שאלות ונכבה את השריפות שפורצות לנו בכל מקום.

במציאות של כיבוי שריפות, עד כמה שהמנהל או המנהלת מנסים להימנע ממנה, יש חשיבות רבה לתקשורת ובעיקר לתקשורת המהירה, זו שבהרף עין יכולה להציל מצב כאוטי או לשנות אותו מהקצה אל הקצה. בהתחשב בעובדה שהאי-מייל הוא עדיין המלך של התקשורת הפנים ארגונית, הרי שהתקשורת בזמן חירום באי-מייל היא קריטית.

אני מעריך שכיום בכל מקום עבודה יש ממונה בטיחות במשרה מלאה או חלקית, שתולה מודעות על לוח מיוחד שספק אם מי מהעובדים קורא. בנוסף אני בטוח שממונה הבטיחות מסתובב באתר ומוציא דוחות ומכתבים לעובדים "סוררים". מהר מאד מתפתחת עוינות או לפחות ניכור בין ממונה הבטיחות ובין העובדים. ממונה הבטיחות נתפס כמטרד.

"היוגי נודד בין פרספקטיבות. אין אמת אחת, מכל זווית ראיה הוא רואה אמת אחרת". כך לימד אותי שמעון בן אבי, מורה היוגה שלי. האם גם אנחנו, אנשים רגילים מן השורה, מסוגלים, כדרך חיים, להכיר בכך שיש יותר מאמת אחת, "האמת שלנו", ולהסתכל על המציאות באופן פתוח, לא שיפוטי?

כמנהל שלא פעם ניהל מו"מ עם ועדי עובדים, וגם בתפקידי היום - כאשר אני עובד עם חברות רבות שמנהלות מו"מ עם ועדי עובדים, אני יודע שוועד העובדים לא תורם כלום לתנאי העובדים בחברה פרטית. בה בעת, אין לי ספק, שללא ההגנה המקצועית, תנאי העובדים היו בכי רע.

אנחנו נמצאים שלושה חודשים לפני תחילת השנה הבאה, וזה הזמן להכין את התכנית לשנה הבאה. תכנית עבודה אמורה לשרת את המטרות של החברה. מטרות אינן משהו שממציאים מחדש כל שנה, אולם יש לעקוב אחריהן, לחדד אותן ולעתים לחדש אותן לאורך הדרך.

בעבר, כאשר ניהלתי אתר יצור גדול, היו הרבה תקלות בקווי היצור והיו לכך, כמובן, השלכות לא טובות על יכולת היצור שלנו ועל העלויות. אינטואיטיבית, התחלנו למדוד את זמן העצירות של קווי היצור בשל תקלה, כאחוז מהזמן שנדרש ליצר.

כאשר אנחנו נמצאים במקום מסוים לאורך שנים יש חשש שנתקע בדעה מסוימת ולא נהיה פתוחים לשינויים. זו אחת הסיבות שאני פוגש מגוון רחב של עובדים ומנהלים ומקבל תמונה רחבה ששוברת את הסטיגמות הקיימות שהייתי מקבל לו הייתי פוגש רק קומץ מנהלים או רק את המנכ"ל/ית. אני מקפיד להיפגש עם מנהלים ועובדים בחתכים שונים של החברה.

נטשה נכנסה למשרדה של דינה, מנהלת המחלקה שלה, וביקשה העלאה בשכר. דינה הסתכלה עליה די נדהמת והשיבה כי מאחר ויש לה הרבה היעדרויות מהעבודה והערות על בעיות משמעת, אין מקום לדבר על תוספת שכר. נטשה ניצלה את מדיניות הדלת הפתוחה של רן המנכ"ל ונכנסה אליו עם דמעות בעיניים. עם סיום השיחה, רן מיהר להוציא אימייל בתפוצה רחבה.

הניהול הפיננסי המודרני מוטמע בפעילות הארגון בדרך של "כלים שלובים" - כמעט לכל פעולה שנעשית באגפי הארגון או במחלקות השונות יש משמעות פיננסית, גדולה או קטנה, מידית או עתידית, ולכן חשובה מעורבות של הדרג הפיננסי בדיווח, בייעוץ או בביצוע בפועל של פעולות רבות בחברה. מנהל פיננסי הינו יד ימינו של המנכ"ל.

אני הייתי שם. לפני יותר מחמש עשרה שנים, כאשר ניהלתי אתר יצור גדול בבעלות נסטלה אסם נמצאה סלמונלה בבדיקה שגרתית של מוצרים לפני שחרור. מאותו רגע ועד שמתגלה המקור הכל נבדק וכל המומחים מעורבים בפעולה. השקענו מאמץ עצום בחקירת המקור ובניקיון קווי היצור. בסופו של דבר מצאנו כי הזיהום הגיע עם השומשום.

באתר יצור גדול שניהלתי בעבר, נהגנו לומר כי "כל עובד הוא מנהל בביתו". הרי כל אחד מאתנו מנהל "עסק" בביתו. יש לנו הכנסות, יש לנו הוצאות ויש לנו תפוקות ואתגרים. כאשר עובד מגיע למפעל ולפתע, מאדם משמעותי, הוא הופך לאדם לא משמעותי, לבורג במכונה, הוא מאבד עניין בעבודה.

היכולת להתמודד עם שינויים הינה יכולת נרכשת ובעזרת מספר תרגילים פשוטים (כולם או חלקם) ניתן להתגבר על ההתנגדות לשינוי ולהגביר את היכולת לקבל שינויים בקלות. על מנת לעמוד באתגר נידרש לבצע באופן קבוע תרגילים אישיים על בסיס קבוע. אני מבצע את התרגיל הבסיסי בין 6  ל-7 פעמים בשבוע, כמעט כל יום במשך עשרות שנים מאז שלמדתי על הנושא.

בחברה מסוימת סמנכ"ל השיווק והמכירות הודיע בשנה הראשונה לכניסתו לתפקיד, כי אינו מחויב ליעדים מאחר והם נקבעו בלעדיו. המנכ"ל העדיף לא להתעמת אתו וסמנכ"ל השיווק הבין את יחסי הכוחות ומאז במשך שנים לא ראה את עצמו מחויב לתכנית המכירות שנקבעה. האם סמנכ"ל שמזלזל ביעדים שלו יכול לדרוש עמידה ביעדים של מנהלי הפעילויות מתחתיו?

יורם ביקש את תובל לטפל בתאום בין העובדים. אבל מבדיקה ראשונית שתובל ערך עם העובדים נראה שלחברה יש שני מנופי רווח משמעותיים: עמידה במועדי אספקה והמעורבות של יורם בכל בורג שזז בחברה, עד כדי סירוס של כל הדרגים מתחתיו. חוסר התאום בין בעלי התפקידים בחברה היה אחד הסימפטומים לכך שחששו לעשות צעד בלי המנכ"ל.

זהו המאמר השלישי מתוך ארבעה בסדרה על הטמעה של מערכת לניהול כולל (ERP). במאמר הראשון סקרתי את יתרונות השימוש במערכת ERP, ובמאמר השני סקרתי בכלליות את תהליך ההטמעה של מערכת ERP. במאמר זה אסקור בפירוט רב יותר את 12 השלבים אותם צריך לבצע על מנת להבטיח יישום מוצלח, קצר וכלכלי של מעבר לשימוש במערכת ERP.

ציינתי כאן בעבר את גביע הגלידה של מקדונלד. לדעתי הגביע הזה הוא דוגמה קלאסית לחוסר הבנה של ההשפעה ארוכת הטווח של זלזול בלקוחות. הגביע מוגש עם ערימה יפה של גלידה מעליו ולאחר שאוכלים את הגלידה מגלים שהגביע ריק. אגב, אני חובב גלידה ותמיד מבקש מהמוכרים שימלאו את הגביע. חלקם עושים זאת בחיוך ומיעוטם אומרים לי שהם יכולים לתת לי רק "שניים וחצי סיבובים".

מערכת ה-ERP מאפשרת למנהל הארגון לקבל החלטות על בסיס נתונים ולא על בסיס תחושות וכפי שכבתי, יש לה יתרונות רבים. אך בצד היתרונות יש גם אתגרים וקשיים בדרך ליישום מערכת כזו לניהול כולל, בעסק שהיה רגיל לעבוד בלעדיה, ואותם אסקור פה.