היעדרויות עובדים ותחלופת עובדים הם הנושאים שמעסיקים הכי הרבה את העסקים שאני פוגש.
לפני כשנה וחצי פרסמתי כאן מאמר בנושא זה, והוא המאמר הפופולרי ביותר באתר (לחצו כאן כדי להגיע למאמר). יותר מעשרים אלף גולשים קראו את המאמר, הרבה מאד תגובות פורסמו בפייסבוק ולסקר שצורף למאמר השיבו קרוב ל- 550 גולשים.
63% מהמשיבים כתבו שבחברה שלהם אין התייחסות להיעדרויות ומפעילים את היצור עם מי שבא. אני מניח (גם מידיעה אישית על מה שקורה בחברות שאני מכיר) כי, לפחות בתעשייה, אם אין התייחסות בצורה של פעילות להקטנת ההיעדרויות, אז יש תגובה, לא מניעה: משריינים עודף עובדים כי אחרת המשמעות היא שלא מיצרים חלק מהתכנית. שתי האפשרויות מאד יקרות.
במאמר הנוכחי אני מבקש להתייחס למה שלמדתי מאז שפרסמתי את המאמר, הן מהתגובות שקיבלתי בכתב ובע"פ, ובנוסף אציג את התובנות החדשות שלי.
אך ראשית, לפני שאגיע להתמודדות עם ההיעדרויות, אני מבקש לבחון שוב את סיבת השורש להיעדרויות ולהזכיר בקצרה מאד את דרכי ההתמודדות עליהן כתבתי במאמר הקודם.
סיבת השורש להיעדרויות
נגדיר היעדרות של עובדים ככל היעדרות שאינה חופשה מאושרת מראש, חופשת לידה או מילואים. לפי שני סקרים שונים שפורסמו ב-ynet, בשנת 2013 הממוצע השנתי של ימי מחלה לעובד בארץ עמד על 2.15 או 6.38 ימים (שזה 0.8% עד 2.5% מימי העבודה בשנה).
לדעתי שני המדדים הטובים ביותר למוטיבציה של העובדים ומידת ההזדהות שלהם עם החברה הם תחלופת עובדים והיעדרות עובדים. ואלו גם, לדעתי, סיבות השורש לזיוף ימי מחלה (מוטיבציה נמוכה וחוסר חיבור למטרות החברה).
לכן, מידת ההיעדרות של עובד שאינו חולה, המדווחת כמחלה, משקפת את מידת המוטיבציה שלו והחיבור שלו למטרות החברה.
בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה חזקה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד עובדים וותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולדווח מחלה (לקריאה נוספת בנושא בניה ומדידה של מוטיבציה לחצו כאן).
אם כך, אם היעדרויות רבות של עובדים הן ביטוי לחוסר מוטיבציה והזדהות של העובדים עם מטרות החברה, כיצד נתמודד איתן?
כיצד פעלנו בעבר?
במפעל גדול שניהלתי בעבר, נכנסתי לתפקידי במצב שהיו 7% היעדרויות. כבר בשנה הראשונה הצלחנו לרדת מתחת ל- 5% ושם נתקענו כמה שנים. לבסוף החלטנו להוסיף כלים וירדנו מתחת ל- 2.5%.
ראו את הגרף המצורף:
הנה תמצית הפעולות שאנחנו נקטנו באותן שנים (הפירוט המלא כתוב במאמר הקודם שנכתב לפני שנה וחצי):
יצירת קשר עם העובד
נציגה של משאבי אנוש הייתה מתקשרת מדי יום לכל העובדים שלא הגיעו לעבודה. בנוסף, כבר ביום הראשון למחלת העובד, הייתי אני, כמנכ"ל, מתקשר אליו בעצמי ואחרי כן אחת לשבוע או עשרה ימים.
בהנחה שהעובד באמת חולה, הוא מתמלא גאווה שהוא חשוב למנכ"ל, גאווה על מקום העבודה שלו, שדואגים לו.
בהנחה שהוא לא באמת היה חולה, הוא חש אי נוחות מההתחמקות שלו מהעבודה מול הדאגה של החברה לשלומו.
הביקורת שקיבלתי: כאשר פרסמתי את דרך הפעולה הזו במאמר בבלוג שלי קיבלתי ביקורת לא קלה. הביקורת הייתה שזהו צעד שמלחיץ עובד חולה, שמעיק עליו ואפילו שזוהי התנהגות שהתאימה לשנות החמישים של המאה הקודמת ולא לתעשייה המודרנית.
אני מודה שמאד הופתעתי. השיחות שלי עם העובדים החולים תמיד התקבלו באהדה רבה וחיזקו את הקשר שלי אתם. ככלל עודדתי עובדים להשמיע ביקורת באופן ישיר או עקיף אך בנושא זה מעולם לא שמעתי אף מילת ביקורת. על אף שאני מאד קשוב לביקורת שנכתבה, הביקורת אינה מתאימה למציאות שאני מכיר.
המלצה: המלצתי היא להתקשר לעובדים חולים אבל תקשיבו היטב למנגינה בין השורות. תהיו ערים לאפשרות שההתקשרות הזו אינה לרוחם של העובדים.
מידע
להציף את הנזק שההיעדרויות גורמות לחברה.
תשלום על ימי מחלה
אנחנו שילמנו לעובדים על ימי מחלה אך ורק על פי החוק. החוק קובע שעבור היום הראשון העובד אינו זכאי לתשלום ועבור הימים השני והשלישי, הוא זכאי מחצית הסכום של דמי המחלה. רק החל ביום המחלה הרביעי, העובד זכאי לתשלום מלא.
הביקורת שקיבלתי: גם בנושא זה, קיבלתי ביקורת לא קלה אחרי שפרסמתי את המאמר בבלוג.
למשל אירה, אחת הקוראות, כתבה לי שהיא סובלת מכאבי מחזור קשים ואחת לחודש היא נאלצת לשכב מרותקת למיטה ואינה מקבלת תשלום על יום המחלה הזה. אירה כתבה שאנחנו הגברים איננו מבינים זאת ואני מסכים אתה.
אבל דווקא הביקורת החזקה ביותר על הדברים שאירה כתבה שמעתי מנשים שמרגישות אחרת. טוב, נאמר כבר שאדם קרוב אצל עצמו וכל אחד רואה את המציאות בעיניים שלו. אני מאמין לאירה ולעוד אנשים רבים שנאלצים להישאר מדי פעם יום או יומיים בבית עקב מחלה קצרה שלהם או של אחד הילדים.
אלא שיחד עם זאת אנחנו שומעים מכל עבר על עובדים ש"לוקחים יום מחלה" לצורך סידורים או סתם כדי לבלות יום מחוץ לעבודה.
לשם כך בדיוק נועדו ימי החופשה שהעובד מקבל. עובד שאינו מגיע לעבודה ללא הודעה מוקדמת גורם נזק ועלויות גבוהות.
לפני שנעבור הלאה, אני מבקש לספר על חברה אחת ובה קרוב למאתיים עובדים. חמש עובדות במחלקת אבטחת האיכות אינן נעדרות אף פעם ללא הודעה מוקדמת וכמעט שאינן חולות בהפתעה. אני מכיר אותן והן אינן שונות מעובדות אחרות. ההבדל הוא המסירות לעבודה, הקשר אחת לשנייה ולמנהלת שלהן והמחוברות למטרות החברה.
המלצתי: לסיכומו של דבר, למרות שבמצב הקיים יש עובדים שנפגעים, בהסתכלות הכוללת, המלצתי היא לנהוג באופן אחיד כלפי כל העובדים ולשלם ע"פ החוק.
הוקרה
נתנו תשומת לב לעובדים שלא חלו כלל במהלך חצי שנה או שנה.
נהגנו לחגוג פעמיים בשנה עם כל העובדים שלא נעדרו אף יום, יחד עם בני הזוג. זה היה ערב מרשים עם ארוחת ערב ופעילות. בנוסף המשכנו עם המסורת של חלוקת תעודות הוקרה לעובדים.
הביקורת שקיבלתי: סמנכ"לית משאבי אנוש באחת החברות כמעט זרקה אותי ממשרדה כאשר הצגתי את הרעיון לתגמל עובדים שלא נעדרו מהעבודה. היא טענה שיש בכך חוסר הוגנות כלפי אימהות לילדים קטנים שחולים מדי פעם.
אני מסכים שחוסר הוגנות פוגע מאד במוטיבציה של העובדים.
אך אם נקבל את ההנחה שלפחות חלק מהעובדים שמצהירים על מחלה אינם באמת חולים, אזי יש חוסר הוגנות אם לא נוקיר עובדים שמתאמצים לא להיעדר.
המלצתי: השיטה הנפוצה ביותר להתמודד עם היעדרויות היא מענק אי היעדרות. אני לא אוהב את הדרך הזו אבל גם היא בנויה על מתן פרס (כספי) למי שלא נעדר.
המלצתי היא להוקיר ולהעריך עובדים שלא נעדרו במשך חצי שנה שנה.
כפי שראיתם בגרף למעלה, התוצאה הייתה מרשימה.
כיצד להתמודד עם הצורך של עובדים להיעדר בשל צרכים אישיים?
אנו חייבים להכיר בכך שלכל אדם יש מצבים שמחייבים אותו להימצא מחוץ למקום העבודה בשעות העבודה (למשל, הליכה למוסך, לבנק, משרדי ממשלה, תור אצל רופא, סידורים הקשורים להורים קשישים וכדומה). האינטרס של המעסיק הוא לאפשר לעובד להיעדר תוך כדי מזעור הפגיעה בתהליך העבודה והקפדה על דיווח אמת.
איך עונים על הצרכים הסותרים לכאורה?
פתרונות אפשריים: גמישות בשעות העבודה או החלפת משמרות היכן שמתאפשר. בכל מקרה האחריות על תיאום והודעה מראש היא של העובד.
אם מקום העבודה מעלים עין או מעגל פינות כאשר עובדים מדווחים דיווחים שאינם אמת (למשל, דיווח על מחלה כדי לקחת יום סידורים), התרבות של עיגול פינות מתפשטת למקומות אחרים.
הערה: למרות הרצון לאפשר גמישות בארגון יום העבודה, יש לשים לב, כי אם למשל, עובד החסיר 2 שעות ביום אחד והשלים אותן למחרת, ע"פ החוק ביום השני השעות הנוספות ירשמו וישולמו כשעות נוספות. ע"פ החוק לא ניתן לקזז שעות חוסר מול שעות נוספות באותו המחיר.
גם לגבי עובדים גלובאליים החוק מגדיר מתי יש לשלם להם על שעות נוספות.
המלצתי: למרות שהשעות הנוספות יקרות יותר מהשעות שהעובד החסיר, אני חושב שנכון לאפשר את הגמישות בעת הצורך תוך בקרה שהגמישות אינה מנוצלת לרעה.
סיכום והמלצה
לאחרונה ביקרתי במפעל מתכת גדול עם עבודת כפיים אינטנסיבית.
הם לא סובלים מעזיבה או תחלופה של עובדים וגם ההיעדרות של העובדים עקב מחלה היא זניחה.
הם מטפחים את "הראש הגדול" של העובדים. ברצפת היצור היו כ-150 או 200 עובדים, מנהל יחיד ניהל את כל המערכה ולא היה אף עובד שביקר את האיכות. העובדים ניהלו את עצמם ולקחו אחריות מלאה על האיכות.
הם מיצרים מוצרים מיוחדים ושונים האחד מהשני בכל יום. כל עובד לוקח אחריות על האיכות. אם קורה שהמוצר חוזר מהלקוח עם תלונה, העובד שיצר אותו מתחקר מה הייתה הסיבה, מתקן והמוצר נשלח חזרה. כאשר נקלט עובד חדש, מוצמד לו חונך שמלמד אותו איך עובדים.
בחברה מייחסים את שיעור התחלופה הנמוך מאד של העובדים (לדברי הבעלים אין עזיבה) גם לניוד הגבוה. כל עובד עושה מספר עבודות וכך שומר על עניין בעבודה.
כל עובד הוא משמעותי ועושה עבודה משמעותית. העובדים כולם רתומים ומחוברים למטרות של החברה, הם יודעים שאם מחר לא יגיעו לעבודה בלי לתאם מראש, העבודה תיפגע.
נראה לי שהסיפור על מפעל זה, יכול היה להיות סיכום מצוין למאמר.
אבל, במרבית החברות בהן אני מבקר, המצב שונה. הנושאים של היעדרות ותחלופת עובדים, הם נושאים בוערים שהחברה מתקשה להתמודד אתם.
אני ממליץ לכם להתמודד עם שני הנושאים האלו דרך סיבות השורש: מוטיבציה ורתימה של העובדים לחברה ולמטרותיה.
הצגתי למעלה כמה דרכים להתמודד עם המוטיבציה ויש עוד דרכים. העיקר שזו תהיה המטרה.
