שיטות ניהול בתעשייה ובעסקים - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

אם נאסוף באופן אקראי קבוצה של כעשרה מנהלי צוותים, ונשאל אותם איזה ציון הם נותנים לעצמם, בסולם מ-1 עד 10 – הם יתנו לעצמם ציון תשע או עשר. כעת נאסוף את העובדים של אותם מנהלים. בשלב הבא, נבקש מכל אחד מהם לדרג באופן אנונימי, את המנהל הישיר שלו. מניסיוני, אני מעריך שהציונים שהם יתנו למנהלים שלהם יהיו פחות מחמש.

באחת העמותות בהן אני חבר, מתקיימת פעילות מנטורינג, בה הבוגרים מאמנים או חונכים צעירים יותר. פרויקט המנטורינג נמשך חצי שנה לכמה עשרות משתתפים. הפעילות מתקיימת בהתנדבות ובכל שנה יש לנו יותר מנטורים מתנדבים ממה שנדרש. העמותה מקיימת עוד פעילויות חברתיות בתוכה ועם צעירים בפריפריה, כולן על בסיס התנדבות ולא חסרים מתנדבים. מה מניע אנשים להתנדב? מה הסוד? ומיהם הנהנים?

מרבית האנשים אינם מתכננים פיתוח של קריירה אישית. הם נוטים להישאר באזור הנוחות שהוא מקום העבודה הקיים. אם עובדים נוטים להישאר באזור הנוחות ולא לזוז ממקום העבודה, גם כאשר הם לא מרוצים – עצימת העיניים והמתנה באזור הנוחות, של המנהלים הרבה יותר נפוצה.

גם השנה הצגנו ביום הפתוח בערבה. ביום השני ביקרו אותנו מיטל ודן. שניהם בשנות העשרים המוקדמות לחייהם. הם פתחו ואמרו שהם רק מבקרים ושאלו מה אנחנו מציגים. אז הבחינו בספר החדש שהוצאתי – ניהול ומנהיגות ושאלו עליו. השיחה קפצה מהר מענין לעניין ומיטל אמרה שהיא רוצה ללמוד ניהול. היא שאלה האם הניהול השתנה בשנים האחרונות.

הבנות שלי משחקות כדורסל בנבחרת הנערות של מעגן מיכאל. כשהתחילה העונה, הקבוצה נחלה הפסד אחרי הפסד. פה ושם היה ניצחון בודד על קבוצה חלשה במיוחד. ההפסדים היו צורבים, בפער של עשרות נקודות. ואז אחרי כחודשיים או שלושה, הן התחילו לנצח. אבל בענק. ניצחו משחק אחרי משחק ובדרך כלל בהפרש נקודות גדול.

לניהול מדויק של המלאי יש חשיבות רבה מאד לרווחיות החברה. ניהול לא-מדויק עלול לגרום לנזק ולעלויות גבוהות ואף על פי כן, בהרבה חברות ניהול המלאי אינו זוכה להתייחסות מתאימה. למען האמת – ברבות מהן המלאי פשוט אינו מנוהל. גם כשמותקנת בחברה מערכת ממוחשבת לניהול המלאי, במקרים רבים היא לא באמת משקפת את מה שקיים בשטח.

אנחנו מרבים להשתמש במונח מוטיבציה, אך האם כולנו מתכוונים לאותו הדבר? כשאני מרצה בפני סטודנטים על הקשר שבין שיטות ניהול למוטיבציה של עובדים, אני פותח בשאלה "מה זה מוטיבציה?" התשובות שאני מקבל הן רבות ומגוונות. המגוון ממחיש את האופן שבו אנשים שונים תופסים את המושג מוטיבציה או מנסחים את הבנתם לגביו.

מה קורה כשלקוח שחייב לך כסף סוגר את העסק? או גרוע יותר, פושט רגל? לשאלות החשובות האלו נגיע בהמשך המאמר. נתחיל בבחינה של השנה שזה עתה הסתיימה, 2021, ונבחן מה היו המגמות בהיבט של סגירת עסקים, פשיטות רגל ופתיחת תיקים בהוצאה לפועל.

עבדתי לאחרונה עם שתי חברות. אחת מוכרת מוצרים למוסדות והשנייה לצרכנים. בשתי החברות לא הקפידו לשמור על המוצרים ולא ניהולו את המלאי כהלכה. בשתיהן היה קל יחסית לקחת מוצרים ולמכור אותם באופן עצמאי. במילים אחרות, בוטות יותר – היה קל לגנוב מוצרים ולמכור אותם, או לגנוב לשימוש עצמי.

איתן הוא הבעלים והמנכ"ל של חברה יצרנית קטנה. החברה הגיעה להישגם יפים, אבל ההתנהלות הייתה חובבנית למדי. כל אחד מהעובדים הגיע בשעה שונה, לפי מה שהיה נוח לו באותו היום. אחד העובדים הגיע תמיד מוקדם, לפני כל העובדים. הוא התחיל לעבוד על מכונות תוך שהוא מסכן את עצמו במקרה של תאונה.

לפני כמה ימים יצאתי מאוחר מחלל העבודה שאני שוכר בשכונת שפירא. בצומת הרחובות של דרך קיבוץ גלויות ורחוב ישראל מסלנט עצרתי באדום. איש מבוגר דידה בין המכוניות עם כוס בידו בבקשו נדבה. איש לא התייחס אליו. התכופפתי לעבר התיק שלי ולמרות החושך, האיש זיהה את התנועה שלי מרחוק והתקרב אלי.

מאיה התקשרה אלי וסיפרה שלקראת סוף השנה הם מתכננים לעשות שיחות משוב שנתיות לעובדים. חברות מעטות נוהגות לקיים שיחות משוב שנתיות. בשיחות כאלו יש הזדמנות מצוינת לחיבור העובדים ולהשגת המטרות של החברה – ולכן ברכתי על מה שמאיה סיפרה לי. בסופו של דבר המנכ"ל בחברה בה מאיה משמשת כמנהלת משאבי אנוש – חשב שההשקעה בשיחות כאלו אינה מתאימה לו.

"עזור לאנשים למצות את מלא יכולתם – תפוס אותם בביצוע מעשה נכון". כך כתוב בספר מנהל ברגע. "...לוי המשיך ואמר: ברוב הארגונים המנהלים מבלים את זמנם כשהם מנסים לתפוס את עובדיהם... כשהם מתרשלים במלאכתם, השלים האיש הצעיר וחייך כבעל ניסיון. אמת, אמר לוי, כאן לעומת זאת, אנו מדגישים את החיוב. אנו מנסים לתפוס את העובדים בשעת מעשה נכון"

אנחנו מתקרבים לרבעון האחרון של השנה וזה הזמן המתאים להגדיר את התכנית, או התקציב לשנה הקרובה. הכנת תכנית שנתית לחברה שלנו דומה להכנה של החזון האישי ומימוש שלו. החזון האישי מתחיל בנו, הוא קרוב אלינו ויותר מוחשי עבורנו. לכן, השבוע, נתחיל בבחינה של החזון האישי ובשבוע הבא נעבור לתכנית הרב שנתית לחברה שלנו.

האם הייתם עדים פעם לוויכוח בין אב לבנו בחברה שהאב הקים? לעיתים המילה "וויכוח" היא תיאור מכובס לריב יצרי בין שני אנשים שקשה להאמין שהם אב ובנו שעובדים יחד. מנכ"ל צעיר תיאר אוירה קשה של ויכוחים וצעקות. הוא  סיפר שאביו (שהוא הבעלים של החברה) פיטר אותו כמה פעמים מתפקיד המנכ"ל. עד שיום אחד הבן הודיע שהוא באמת עוזב את החברה. האב נרתע ומשם ואילך השתנתה מערכת היחסים ונהיתה הרבה יותר חיובית ועניינית.

אם דוח רווח והפסד הוא דוח שמנהלים אינם מרבים להשתמש בו -  המאזן הוא דוח שהשימוש בו הרבה יותר נדיר. כפי שראינו, דוח רווח והפסד הוא דוח בקרה טוב אפילו ברמה חודשית. כאשר נוסיף עמודה של שיעורי ההוצאה (באחוזים מהמכירות) הדוח יצביע גם על מגמות. המאזן לעומתו, הוא צילום של תמונת המצב ברגע הוצאתו.

כשהתחלתי את שלב האבחון בחברת החיים הטובים, ביקשתי לראות את דוח הרווח וההפסד. הבעלים והמנכ"ל אמר לי שאין. אבל הוא העביר אלי את מאזן הבוחן האחרון שהיה ברשותו. הוא עצמו לא עשה דבר עם מאזן הבוחן. לעיתים הוא הסתכל על השורה התחתונה ותו לא. התיאור שהצגתי משקף את מרבית החברות הקטנות (עד מחזור של עשרים מיליון ₪ בשנה) שאני פוגש.

ישיבות, או פגישות עבודה, באמת צורכות זמן ובמקרים רבים זה זמן מבוזבז. אבל יש גם ישיבות מאד מועילות, שמעניקות תחושה של סיפוק וכוח ליצור שינוי. אני מעריך שחלקכם מזדהים עם הקבוצה הראשונה, וחושבים שהישיבות הן בזבוז זמן. אחרי כל ישיבה אתם יוצאים מתוסכלים ועם הזמן אתם לומדים לשתוק כדי שישיבה תסתיים מהר. באותו אופן, אני מעריך שיש ביניכם כאלה שמגיעים לישיבות בסקרנות ועניין ויוצאים בתחושה של סיפוק. תחושה שקולם נשמע, שהקשיבו להם והם משמעותיים.

יש סוגים שונים של מנהלים וסוגים שונים של מנהיגים. האם ברור לנו ההבדל בין מנהיג ומנהל? כל עוד אנחנו נמצאים בארגון הירארכי, מי שנותן הוראות מתוקף הסמכות הוא מנהל. הוא יכול להיות מנהל של קומץ אנשים או של אלפי אנשים. אפשר גם לקרא לו "נשיא", אבל בפועל הוא ינהל אנשים ולכן הוא מנהל. באופן סכמטי אפשר לומר שמנהל טוב הוא מנהל שמשיג תוצאות טובות יותר.

מתי בפעם האחרונה נתתם משוב מחזק, או אמרתם תודה לבת או בן הזוג שלכם? תודה או הערכה פשוטה על דברים פשוטים בחיי היום-יום? אני מניח שלמרות שדי קשה לנו לחלק מחמאות, שבחים או הערכה – בבית אתם עושים זאת מדי פעם. אבל מה עם משוב חיובי לכפיפים שלכם?

אחת השאלות שאני נוהג לשאול מנהלים, היא איזה חלק מזמנם הם מקדישים לעשות בעצמם את העבודה של הכפיפים שלהם (למשל, כיבוי שריפות, פתרון בעיות, ניהול השוטף ומתן תשובות). אני מציג להם את הסכמה של המטריצה הניהולית שלהלן (אותה קיבלתי בעבר מענת מילנר כהן) ושואל אותם איזה חלק מזמנם הם משקיעים בכל קטגוריה.

באחת החברות שליוויתי בעבר הייתה תחלופה מאד גבוהה של עובדים. ממש תחנת רכבת. הסיבות לתחלופה הגבוהה היו מוטיבציה ומורל נמוכים של העובדים. הסיבות למוטיבציה והמורל הנמוכים היו הסיבות המוכרות והרגילות שמוזכרות בדרך כלל בספרות ובמאמרים בבלוג: היעדר סיפוק מהעבודה, היחס של המנהל הישיר, שירותים ומלתחות מוזנחים ונושאים דומים. במטרה להתמודד עם תחלופת העובדים, המנכ"ל החליט להשקיע בתרבות חדשה של יחסי העבודה.

הדרך לבחירת היעד העיקרי מבין היעדים והרעיונות שעלו יכולה להיעשות על ידי ביצוע תיעדוף בין הרעיונות בעזרת שקלול סדר העדיפות של כל המשתתפים, או פשוט לקבל החלטה. במקרים מיוחדים אפשר לבחור גם יותר מיעד אחד באותו זמן, הכל תלוי ביכולת שלך להפעיל מספר צוותים במקביל.

כשסיימתי קדנציה ארוכה כמנהל המפעל הגדול של נסטלה אסם ביקנעם, ניגש אלי יוסף וסיפר לי שכאשר רק הגעתי למפעל עם המשקפיים הוורודים שלי, הוא וחבריו הגיעו למסקנה מהירה שלא יהיו להם בעיות אתי. הם יוכלו לעשות כרצונם, ואני חלש (משקפיים וורודים...) לא אקרא אותם לסדר. אבל, המשיך יוסף, בתוך כמה ימים ראינו שאתה מקפיד על כל דבר וטעינו באבחון הראשוני.

גלעד ניהל חברה שהייתה בקשיים כספיים. המשבר הכלכלי שיצרה מגפת הקורונה העמיק את הקשיים ובכל חודש כשהגיע המועד של תשלום המשכורות או התשלום לספקים, גלעד היה מאד מודאג ולעיתים אף נכנס לדיכאון. הצלחת החברה שאילון ניהל הייתה תלויה בהשגת יעד מסוים. אילון לא פיטר עובדים במהלך הסגרים של הקורונה וגם לא הוציא עובדים לחל"ת. דן היה איש קר רוח וסבלני במיוחד. הוא השרה סביבו אווירה נעימה.

התחלתי את דרכי בתעשייה כמנכ"ל של שמיר אופטיקה. זו הייתה ההיכרות הראשונה שלי עם התעשייה והייתי אז עדיין בסמסטר האחרון של לימודי בטכניון. ניתנה לי הזדמנות יוצאת דופן להתחיל כמנכ"ל של חברה עם פוטנציאל צמיחה גבוה. אבל תנאי הפתיחה היו מאתגרים. משרת המנכ"ל לא הייתה מאוישת כבר כמה חודשים ונכנסתי למשרד ריק ללא חפיפה.

בשני אירועים שונים, בשתי חברות שונות זיהו בשבוע אחד שהיה הפסד תפוקה במשמרת הלילה. בחברה אחת עצרו לשעה מכונה שאמורה לעבוד ברציפות 24/7 – הסיבה הייתה: הפסקת אוכל. בחברה השניה התברר באקראי שעובד לא הגיע לעבודה והמכונה שאמור היה להפעיל הושבתה לאורך כל המשמרת.

בעבר כאשר ניהלתי את המפעל של נסטלה אסם ביקנעם הפעלנו צוותי שיפור רבים מאד בעזרת מנחים פנימיים. במהלך ארבע שנים קיימנו בכל שנה קורס להכשרת עובדים לפעול כמנחים פנימיים לצוותי שיפור. מי שהדריכה בקורס המשיכה להוביל ולרכז את הפעילות עם צוותי השיפור ולהנחות את המנחים. אחרי כארבע שנים העברנו גם את האחריות הזו אלינו.

אני שמח להמשיך את מסורת הפוסט הקהילתי שהתחלתי בשנת 2018, ולכבוד חגי תשרי אני מפרסם פוסט מיוחד שמורכב כולו מטיפים קצרים לניהול ששלחו עשרות מקוראי הבלוג - מנהלות ומנהלים ממגוון רחב של תעשיות וחברות בישראל.

בשש ורבע בבוקר יצאנו עם האופניים לעבר חוטם הכרמל, רמת הנדיב ועלינו למעלה אל מנצור אל עקב. שם קבענו להיפגש גם עם אורי. כשהגענו למעלה אורי לא היה. חיכינו. אורי לא הגיע וגם לא התקשר. ניסינו להתקשר ולא זכינו לתשובה. אחרי רבע שעה חזרנו לרכב צפונה. כעבור זמן קצר אורי הופיע מולנו מחייך. בתוך חצי דקה, בלי כל התנצלות, אורי השתלט על הקבוצה הקטנה וסובב אותנו דרומה. לא אהבתי את מה שקרה, אני לא אוהב שמישהו אחר משתלט על התכניות שלי.