מרבית המנהלים שאני פוגש, בעיקר המנכ"לים, שקועים בביצוע של המשימות הדחופות ואינם מגיעים למשימות החשובות להם. הם בתסכול מתמיד אבל אינם מצליחים להתעלות מעל הדחוף ולעבור לחשוב.
בחרתי הפעם לדון בנושא זה בעזרת ההרגל השלישי מתוך "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" מאת סטיבן קובי (The Seven Habits Of Highly Effective People by Stephen R. Covey).
הספר יצא בשנת 1989 ופורסם בעברית בשנת 1996 בהוצאת "אור-עם" בתרגומה של אסתר וכטל.
הפרק על ההרגל השלישי נקרא: "קבע לך סדר קדימויות, עקרונות הניהול העצמי".
בראש הפרק מצוטט גתה (Goethe): "אל להם לדברים החשובים ביותר להיות נתונים לחסדי הדברים החשובים פחות"
האם די לנו להסתפק בניהול יעיל של הזמן?
יש חשיבות בארגון יעיל של הזמן ע"י הצבת מטרות לטווח הרחוק, הבינוני והקרוב ולשלב תכנון יומי ושבועי, אבל, מזהיר קובי, "כי שכרו של תכנון הזמן "היעיל" והשליטה בו יוצא לא אחת בהפסדו. ההתמקדות ביעילות יוצרת ציפיות, שאינן עולות בקנה אחד עם ההזדמנות לפיתוח יחסי אנוש, למתן מענה לצרכים אנושיים ולהנאה מרגעים ספונטניים בחיי היומיום" (שם בעמוד 168).
בקיצור, אל תשכחו את האנשים סביבכם והקשר אתם, ניהול הזמן הוא אמצעי ולא המטרה.
המעבר אל העיסוק בדברים החשובים צריך להתבצע תוך העצמה של האנשים סביבכם ולא התעלמות מהם.
קל לומר, יותר מורכב לבצע
אני אציג להלן את הדרך של סטיבן קובי ובהמשך אוסיף עליה נדבך נוסף.
קובי מציג את מטריצת ניהול הזמן" (עמודים 170 ואילך):
נתבונן כעת בתוצאות של הימצאות ברביעים השונים כפי שקובי מציג זאת:
הרביע השני, אומר קובי, "הוא לב ליבו של הניהול האישי האפקטיבי. הוא עוסק בדברים שאינם דוחקים ועם זאת חשובים. כדי לפעול ברוח הרביע השני עליך להיות פרואקטיבי/ת, ברביע הראשון והשלישי מפעילים אותך. מישהו אחר מפעיל אותך. כדי לומר "כן" לקדימויות החשובות של הרביע השני, עליך ללמוד לומר "לא" לפעילויות אחרות, לדברים שלא פעם נדמים דחופים".
מנהלים לא מעטים שאני מכיר מטילים על עובדיהם משימות ואז עוברים על כל המשימה מאלף ועד תיו ואף מתקנים את הרשום לפי סגנונם.
למשל, מבקשים לכתוב מאמר לאתר של החברה, לתת הצעת מחיר, להכין דוח שעות לשכר או תכנית פעולה לביצוע פרויקט מסוים ואז עוברים ובודקים כל מילה.
בדרך זו הם מבזבזים את זמנם ואת כספם. אם לא די בכך, העובד שלא סומכים עליו, נפגע ומקטין ראש. בפעם הבאה הוא לא ייקח אחריות מלאה בעת ביצוע המשימה ביודעו שבכל מקרה יבדקו כל תו ותג שרשם, ואם כך, מדוע להשקיע מאמץ.
כיצד לעבור לרביע II?
אחד התנאים ההכרחיים לעבור לפעול ברביע השני הוא להאציל אחריות. וקובי מבדיל בין האצלת אחריות והאצלת סמכות.
"האצלה יכולה להיות משני סוגים: האצלת סמכויות של נער שליח והאצלת אחריות. הסוג הראשון משמעו תלך תביא, ותדווח לי בסיום המשימה".
"האצלת אחריות מתמקדת בתוצאות ולא בשיטות. היא מעניקה לאנשים בחירה חופשית של שיטות ועושה אותם אחראים לתוצאות".
האצלת אחריות צריכה לכלול:
- ההגדרה של התוצאות הרצויות,
- הגדרה של קווים מנחים (להגדיר מה לא לעשות, כדי לא לפגוע בארגון אבל לא לומר מה כן לעשות).
- להגדיר את המשאבים הדרושים,
- אחריות ודיווח. לקבוע את אמות המידה הביצועיות, שישמשו להערכת התוצאות ואת מועדי הדיווח וההערכה.
(שם בעמודים 193 ואילך).
המעבר מהדחוף לחשוב בעזרת פירמידת הניהול
סטיבן קובי מציג את המציאות בצורה יוצאת מהכלל, לטעמי, אך למדתי כי במציאות ביצוע השינוי מורכב יותר.
כדי ליצור שינוי בדפוסי הפעולה של מנהלים, נוח יותר להתבונן על אותה מציאות בדרך שונה. לפני שנה כתבתי כאן מאמר בשם: "כמה שריפות את מכבים ביום?" שם הצגתי את פירמידת הניהול אותה למדתי מענת מילנר כהן.
בפירמידה המתוארת למטה, הרמה התפעולית דומה מאד לרביע הראשון והשלישי בתיאור של קובי והרמה הניהולית והאסטרטגית של הניהול מקבילות לרביע השני.
בפירמידה הזו מוצגות הפעילויות השונות של העולם הניהולי.
אני ממליץ לכם לפעול בדרך הבאה:
- שרטטו פירמידה ריקה ורשמו בכל רמה ניהולית את הפעולות שאתם מבצעים כיום. עשו זאת לפי הדוגמה הרשומה כאן.
- אחרי כן רשמו את הערכתכם לשיעור הזמן (באחוזים) שאתם משקיעים בכל רמה והיכן הייתם רוצים להיות בעוד חצי שנה, שנה, או פרק זמן אחר.
- הדרך לעבור מרמה אחת לרמה שמעליה חייבת לעבור דרך וויתור על משימות שאתם עושים באותה רמה. היקף "הוויתור" על משימות יהיה זה שיאפשר לכם להגיע ליעד שקבעתם לעצמכם (אחוז הזמן בו תהיו בכל רמה במועד שקבעתם).
- כדי להוריד מעצמכם משימות ולפנות משאבי זמן לעיסוק ברמה הניהולית הבאה, אתם חייבים להאציל אחריות.
כאן אנחנו מתלכדים שוב עם הדרך שמציע סטיבן קובי למעלה ומתמקדים בהאצלת אחריות ולא האצלה של "סמכויות נער שליח".
סיכום והמלצה
אנחנו שקועים בהתמודדות עם הדברים הדחופים ולא מצליחים להגיע לדברים החשובים. גם בהיבט האישי וגם בעבודה.
בחרתי הפעם להציג את הנושא בעזרת ההרגל השלישי מתוך "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" מאת סטיבן קובי.
אני ממליץ לכם לפעול בדרך שמציע סטיבן קובי עם ארבעת הרבעים של מטריצת ניהול הזמן ולעבור אל הרביע השני. או בעזרת פירמידת הניהול ולצמוח מהרמה התפעולית על הרמה הניהולית והרמה האסטרטגית.
בשתי הדרכים אתם חייבים להאציל אחריות לאנשים אחרים. בדרך זו גם תפנו לכם זמן לצמוח וגם תעצימו את האנשים שאתם מנהלים.
