כיצד פועלים מנהלים שהם גם מנהיגים?

איתמר התקשר אלי השבוע וסיפר כי הוא משמש כסמנכ"ל בחברה השייכת לקבוצה גדולה והציעו לו לקחת על עצמו את תפקיד המנכ"ל. איתמר הוסיף כי לקראת התפקיד החדש בקשו אותו להכין תכנית פעולה, אבל כל הנתונים הכספיים חסויים בפניו וכך יהיה גם כאשר יהיה מנכ"ל.

הוא ביקש להתייעץ אתי מה עליו להשיב. שאלתי אותו כמה שאלות, שוחחנו והיה ברור שללא נתונים כספיים אינו יכול להכין תכנית פעולה ובכלל, אם מסתירים ממנו מידע, כלל לא בטוח שכדאי לו לקחת את התפקיד המוצע. מה כבר יכול להיות כל כך חסוי שהבעלים בוחרים להסתיר מהמנכ"ל? האם יש בין הנתונים מידע על פעילות לא ישרה?

האם החברה לא מדווחת אמת למס הכנסה? האם יש שם מידע על עבירות פיננסיות אחרות?

הסתרת מידע תמיד מעלה חששות ויוצרת אי אמון (ועל כך בהמשך המאמר).

בשיחה אחרת השבוע, סיפר לי ארז שהמנכ"ל שלו אינו עומד בלחצים שהתפקיד מיצר ובלחצים של הסביבה העסקית ומשתף את העובדים בחוסר הביטחון שלו ובמצבי הרוח הקשים שלו. בכל פעם מחדש הוא שואל מהיכן ישלם להם משכורת ומעכיר גם את מצב רוחם. העובדים אמרו לארז שאין להם כוח לדמורליזציה שהמנכ"ל משרה עליהם ושאלו אותו האם הוא יכול לשוחח עם המנכ"ל ולעצור זאת.

רגע, שיתוף במידע זה טוב או רע?

שקיפות ושיתוף במידע הם אבני יסוד ברתימה של העובדים ויצירת אמון בהנהגה. אבל לא שיתוף במצבי רוח רעים. המנהל צריך להשרות אופטימיות ואנרגיה חיובית גם כאשר הוא משתף בחדשות רעות. הוא יכול להגיע עם דרך פעולה או לכנס צוות לסיעור מוחות כדי לבנות תכנית פעולה. אך בכל מקרה עליו להקרין אופטימיות ואנרגיה חיובית.

מנהל מבואס במצב רוח רע, מעביר לעובדים את מצב רוחו ופוגע בתפקודם.

מה מאפיין מנהלים שהם מנהיגים?

שני טיפוסי המנהלים שתיארתי למעלה (זה שמשתף את העובדים במצב רוחו הרע וזה שמבקש למנות מנכ"ל בקבוצה שהוא מנהל בלי לחשוף בפניו את הנתונים העסקיים), אינם מאד נפוצים אם כי קיימים בגרסה כזו או אחרת. בהחלט נוכל לומר כי לא כל המנכ"לים מחפשים לאמץ שיטות ניהול חדשות ולשפר את שיטות הניהול שלהם. השאיפה לשדרג את עצמנו לרמה של מנהלים - מנהיגים צריכה להדריך ולכוון אותנו תמיד.

כיצד לעשות זאת? על כך בהמשך המאמר.

מנהיגות משלב 5

כאשר ג'ים קולינס (Jim Collins) יחד עם צוות המחקר שלו, שמנה 20 אנשים, בדקו במשך 5 שנים, מה מאפיין חברות שהפכו מטובות למצוינות, הם מצאו כי לזהותו של המנכ"ל הייתה השפעה גדולה מאד על הצלחתה של החברה. הם מצאו שלכל המנכ"לים שהפכו את החברות מטובות למצוינות, היו מאפיינים דומים. הם הגדירו את המנכ"לים האלו כמנהיגים משלב 5.

בספר "גלגל התנופה: מטוב למצוין" (Good To Great) (בעמוד 62) מציג קולינס את שני צדדיה של מנהיגות משלב 5:

כללי המנהיגות של ג'ק וולץ' 

ג'ק וולץ' (Jack Welch) שהיה המנכ"ל והיו"ר של ג'נרל אלקטריק במשך 20 שנה מקדיש בספרו "להוביל ולנצח" (Winning) , פרק שלם לנושא המנהיגות. הוא מונה את שמונת הכללים שהוא אימץ (עמוד 59 והלאה) ככללים שלו לניהול:

1. מנהלים משדרגים את הצוות שלהם ללא הרף, ומנצלים כל מפגש כהזדמנות להעריך, להדריך ולבנות ביטחון עצמי.
   וולץ' כותב שהמנהל צריך להשקיע את הרוב המכריע של זמנו ומרצו בשלוש פעילויות:
   להעריך – לוודא שהאנשים הנכונים ישובצו בתפקידים הנכונים, לתמוך במצליחים ולקדם אותם, ולסלק את אלה שלא.
   לאמן – להנחות, למתוח ביקורת ולסייע לאנשים לשפר את ביצועיהם בכל המובנים.
   לבנות ביטחון עצמי – להעניק לאנשים עידוד, אכפתיות והכרה. ביטחון עצמי ממריץ ומקנה לאנשים אומץ להתאמץ, ליטול סיכונים ולהגיע להישגים שהם מעבר לחלומותיהם. זהו הדלק המניע צוותים.
   ג'ק וולץ' מדגיש את החשיבות של טיפוח הביטחון העצמי ומוסיף: "השתמשו בשפע של שבחים, וככל שהם יהיו מפורשים יותר, כך ייטב".
   הערה שלי: מכל המאפיינים והכללים, נראה לי שאחת התכונות שלוקות בחסר יותר מכל, היא הנדיבות בחלוקת השבחים וההוקרה. למרות שזהו אחד האמצעים המועילים ביותר ומצד שני ללא עלות כספית
2. מנהלים מוודאים שאנשים לא רק יראו את החזון, אלא גם יחיו וינשמו אותו.
   ההכוונה שלכם צריכה להיות חיה ותוססת עד כדי כך שאם תעירו את אחד העובדים שלכם באמצע הלילה ותשאלו אותו "לאן פנינו מועדות?" הוא עדין יוכל להשיב לכם כשהוא הלום שינה.
3. מנהלים נכנסים לתוך עורו של כל אחד, מקרינים אנרגיה חיובית ואופטימיות. 
   מצב רוחו של המנהל מידבק. מנהל אופטימי מוצא את עצמו מוקף באנשים אופטימיים ובעלי השקפות חיוביות. טיפוס זועף ופסימי מוצא את עצמו עם חבורה לא מאושרת, וחבורות לא מאושרות מתקשות להצליח.
4. מנהלים יוצרים אמון בעזרת גילוי לב, שקיפות ומהימנות.
   כאשר מוניתם למנהלים לא קיבלתם כתר. קיבלתם אחריות להוציא את המיטב מאנשים אחרים. לשם כך הם צריכים לתת בכם אמון
5. מנהלים ניחנו באמץ לב לקבל החלטות לא פופולריות ולהחליט "לפי תחושת בטן".
   לא מוניתם למנהלים כדי להיות פופולריים – מוניתם כדי לנהל.
6. מנהלים חוקרים ודורשים ודוחפים בעזרת סקרנות הגובלת בספקנות, ומוודאים שהשאלות שלהם יקבלו תשובה במעשים.
   כשאתם מנהלים, תפקידכם הוא לדעת את כל השאלות. התחושה שלכם צריכה להיות טובה להפליא כשאתם נראים כמו האדם המטומטם ביותר בחדר. כל שיחה על קבלת החלטה צריכה להיות גדושה בשאלות מצדכם – "מה יקרה אם?" ו"למה לא?" ו"איך יכול להיות?"
   אבל, הצגת השאלות, כשלעצמה, אף פעם לא מספיקה. עליכם להבטיח שהשאלות שאתם מעלים יעוררו דיון ויעלו סוגיות שיביאו לפעילות.
   זכרו, כשאתם אומרים משהו, אין זה אומר שהוא יבוצע רק מפני שאתם המנהלים.
7. מנהלים מעניקים השראה לנטילת סיכונים וללמידה כשהם מציגים דוגמה אישית.
   אתם יכולים ליצור תרבות שמקדמת בברכה נטילת סיכונים אם תודו בשגיאותיכם ללא כל מעצורים, ותדברו על מה שלמדתם מהן
8. מנהלים חוגגים.
   חגיגה גורמת לאנשים להרגיש שהם מצליחים ויוצרת אווירה של הכרה ואנרגיה חיובית.

עד כאן, הציטטות מתוך הספר "להוביל ולנצח".

האם אפשר להקנות תכונות של מנהיגות?

כן בוודאי. נכון שבין המאפיינים של מנהיג משלב 5 יש תכונות מאד מיוחדות ולעיתים לא נפוצות, כמו נחישות, צניעות וענווה. אלא שבכל אחד מאתנו יש מגוון של תכונות במינונים שונים ובידנו הבחירה אילו תכונות ומאפיינים להדגיש.

אנחנו מכירים אנשים שההצלחה סחררה אותם, העבירה אותם על דעתם ושנתה אותם באופן קיצוני. כלומר, שפעם הם היו אחרים, יותר צנועים וההצלחה שכנעה אותם שהם מיוחדים (לפעמים שגם מגיע להם יותר). אבל במצבים אחרים, או בתנאים סביבתיים שונים או בליווי והדרכה – הם יכולים לחזור למה שהיו פעם, יותר צנועים, למשל.

או מנהלים שאבדו את ביטחונם העצמי יכולים לרכוש אותו בחזרה.

אני משוכנע שכל מנהל יכול לשלב מנהיגות כחלק מדרך הניהול שלו.

תכנית פעולה בשלבים שאני ממליץ למנהלים לאמץ?

אם אתם מבקשים לשפר באופן משמעותי את הביצועים של הארגון שאתם מנהלים או חלק בארגון שנמצא תחת אחריותכם, אני ממליץ לכם להתקדם לפי שלושת השלבים הבאים:

שלב הראשון:

תוודאו שלכל מנהל ובעל תפקיד יש הגדרת תפקיד שכוללת את האחריות שהוא נוטל על עצמו במובן של התוצאות שעליו להביא, עם הגדרת סמכות ברורה, והגדרה ברורה של יעדים כמותיים שנמדדים כל הזמן.

תוודאו שיש מבנה ארגוני שמוכר לכל העובדים, מבנה כזה שאינו משאיר אזורים ללא מנהל או אזורים המנוהלים ע"י שני מנהלים.

תקיימו בקרה שוטפת על כל המדדים ותקפידו שלכל המנהלים יש תכנית פעולה להשגת היעדים שלהם.

תרבו במשוב ובהוקרה לעובדים ולמנהלים תחתכם.

שלב שני:

תזהו את הערכים ואת העוצמות של הארגון ותגדירו את החזון שלו.

תסתכלו על הטווח הארוך ועל הטווח הקצר באותו הזמן (ג'ק וולץ' כותב בספרו שכל אחד יכול להסתכל רק על הטווח הקצר, על הרבעון הקרוב, "לסחוט עוד את הלימון", או להסתכל רק על הטווח הרחוק ולהתעלם מהטווח הקצר, אבל מנהלים חייבים להסתכל גם על הטווח הקרוב וגם על הטווח הקצר).

תקפידו על שקיפות ותיצרו אמון בכם ובהנהלה.

תבנו מוטיבציה בארגון ותקפידו על דוגמה אישית.

שלב שלישי:

בשלב הזה אני ממליץ לכם לנהל עם העובדים שיח אימוני. שיח שבנוי בעיקר על שאילת שאלות (זוכרים את ההמלצה של ג'ק וולץ'), פתיחות ושיתוף, תקשורת מעצימה ותפיסת win-win.

כל כך פשוט?

לא אין זה פשוט אך בהחלט אפשרי. אני מאמין שכל מנהל יכול להתחיל עם השלב הראשון לבדו ובהמשך תצאו להשתלמויות או תיקחו מומחה בתחום שילווה אתכם. רכישת ידע מבחוץ תעשיר אתכם הרבה מעל ומעבר לידע אותו יצאתם ללמוד. תמצאו עמיתים חדשים להתייעץ אתם, הראש שלכם ייפתח לרעיונות חדשים ותמצאו פתרונות לבעיות ודילמות שמעסיקות אתכם כבר זמן רב.

היציאה מחוץ לדלת אמותיכם, שבירת השגרה שתעשו, כבר תעזור לכם לחשוב על פתרונות יצירתיים.

רגע לפני הסוף, בואו נתבונן אילו תכונות בחרתם בסקר שפרסמנו לפני שנה?

בסקר שערכנו - ענת מילנר כהן ואנכי - לפני שנה בשאלה: "מהן התכונות הנדרשות למנהל/ת מצליח/ה?"

עשר התכונות שנבחרו בראש ע"י קרוב ל- 500 גולשים שענו על הסקר היו: מנהיג כרזימטי, מאציל סמכויות, נותן דוגמה אישית, מנהל רוחב, ישר ואמין, קשוב, מעצים, לומד ומתפתח, מנטור ומוכוון תוצאות.

שימו לב, שלהוציא את התכונה הראשונה (מנהיג כריזמטי), שאר התכונות נמצאות ברשימה של מנהיג משלב 5, נמצאות בתוך מהכללים של ג'ק וולץ' ובהמלצה שלי לתכנית שלושת השלבים.

כדאי להקשיב לחוכמת ההמונים, יש מה ללמוד ממנה.

סיכום והמלצה

במאמר למעלה פרשתי יריעה רחבה בנושא מנהלים שהם גם מנהיגים. מנהל טוב משלב בעבודתו את תפקיד המנהיג ומנהיג טוב משלב בעבודתו חלקים של מנהל.

נימר, הבעלים של מסעדת נימר, אמר לי פעם: "המסעדה הזו מפרנסת 40 משפחות. יש עלי אחריות עצומה להבטיח שהשירות והאוכל יהיו טובים כל הזמן והלקוחות יחזרו". הרי זו כל תורת הניהול על רגל אחת.

זכרו את דבריו של ג'ק וולץ': "כאשר מוניתם למנהלים, לא קיבלתם כתר". יש עליכם אחריות רבה מאד.

חפשו כל הזמן איך להמשיך ולהתפתח באופן אישי ולמשוך למעלה את הארגון, או המחלקה בראשם אתם עומדים.

התחרות המקומית והגלובלית רודפת אחריכם ומי שלא ירוץ קדימה, ימצא את עצמו מאחור.