דוגמא אישית בעבודה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

כשאתה נכנס לתפקידך כמנהל, בוחנים אותך בשבע עיניים. את או אתה מגיעים לתפקיד חדש ואולי אפילו למקום חדש וחסר לך הרבה ידע. אפילו ידע בסיסי. חשוב מאד להגיע כלומד, לא כמי שיודעת. גם אם צמחת מתוך החברה וגם אם הגעת מבחוץ.

לפני כמה שנים שוחחתי עם שני מנהלים בכירים באחת החברות הגדולות במשק. השיחה התגלגלה לניסיון שהחברה ביצעה לא מזמן. תוצאות הניסיון היו מאכזבות אבל הגרסה הרשמית של החברה הייתה שונה. לדברי שני הבכירים התוצאות המאכזבות היו צפויות אבל אף אחד לא העז לומר זאת לפני שהתחילו בניסוי. לסיכום אמר אחד מהם: "כמה חבל שאפילו המנהלים בחברה פוחדים לומר את דעתם".

אני מציג כאן סוגים שונים של תקשורת, בהיבט עם מי ואיך אנחנו מתקשרים. למשל דיאלוג או רב שיח או משא ומתן שזה סוג של תקשורת שונה וייחודי. סגנונות שונים של תקשורת. למשל, מקשיבים אחד לשני, או צועקים אחד על השני וכל מה שבין לבין. מכאן נגיע לקשר בין סוג התקשורת, עם מי הוא מתנהל ובין סגנון התקשורת. ובנוסף מה נרוויח וכמה נשלם בכל דרך.

מרים היא מנכ"לית של אחת החברות אתה עבדתי. קישרתי אותה עם דניאל, מנהל בכיר מומחה בתחום מסוים. מרים הציעה לו שכר מגוחך ואמרה שאינה יכולה לשלם יותר. מאחר ומרים התרשמה מאד מהידע שיש לדניאל, היא הציעה לו בונוס בעתיד. דניאל דחה את ההצעה ובשיחה ביני ובין מרים תמכתי בו.

לפני כמה ימים נכנסתי לחנות גדולה של אחת מהרשתות של "עשה זאת בעצמך" (D.I.Y). שאלתי בקופה הראשית היכן אני יכול למצוא את מבוקשי והם הפנו אותי למחלקה מסוימת. באותה מחלקה לא היה אחראי או נציג ולקח לי כמה דקות לאתר עובד שניתן לשאול אותו היכן העובד האחראי במחלקה הייעודית. עוד כמה דקות ואיתרנו את האחראי.

כתבתי כאן מספר מאמרים בנושא ישיבות פרודוקטיביות. ישיבות שמביאות תועלת חשובה. כאלו שאינן בזבוז זמן ומשאבים. במאמר הזה אני מתמודד עם האתגר של ביצוע המשימות שמנהלים מתחייבים לבצע אך לא עומדים בהתחייבותם.

בואו נניח שאנחנו יודעים מה גורם לאנשים להעדיף ספק אחד על משנהו – הידע הזה יעניק לנו עוצמה בלתי רגילה. בתור ספקי שירותים או מוצרים נוכל לכוון את המוצרים שלנו או השירות שאנחנו נותנים לפי העדפות הצרכנים וכך לזכות ביותר לקוחות.

איתן הוא הבעלים והמנכ"ל של חברה יצרנית קטנה. החברה הגיעה להישגם יפים, אבל ההתנהלות הייתה חובבנית למדי. כל אחד מהעובדים הגיע בשעה שונה, לפי מה שהיה נוח לו באותו היום. אחד העובדים הגיע תמיד מוקדם, לפני כל העובדים. הוא התחיל לעבוד על מכונות תוך שהוא מסכן את עצמו במקרה של תאונה.

אם יש לכם הסכמה כתובה עם המנהל שלכם מהן התוצאות שאתם נדרשים לספק במסגרת תפקידכם – אז אתם יחידי סגולה. אם יש לכם, כמנכ"לים או כמנהלים, הגדרה ברורה וכתובה לציפיות שלכם מהכפיפים שלכם – אז אתם יחידי סגולה. אינני זוכר מתי הגעתי לחברה כלשהי בה ראיתי הגדרה כתובה של התוצאות שהמנכ"ל מצפה לקבל מכפיפיו.

יורם התקשר בשעת ערב מוקדמת. הוא היה בדרכו הביתה מהעבודה ואני הייתי עם הללי, נכדתי, בחצר הריקה של הגן החדש אליו עברה. מתוך כבוד להללי שהכינה לי ארוחת שישי מחול ומים – סיכמתי עם יורם שנשוחח יותר מאוחר בערב. התקשרתי ליורם מאוחר יותר באותו היום. הוא היה במהלך המקלחות וההשכבה של הילדים שלו. אך הבטן שלו הייתה מלאה והוא ביקש שנמשיך בשיחתנו.

באחת החברות שליוויתי בעבר הייתה תחלופה מאד גבוהה של עובדים. ממש תחנת רכבת. הסיבות לתחלופה הגבוהה היו מוטיבציה ומורל נמוכים של העובדים. הסיבות למוטיבציה והמורל הנמוכים היו הסיבות המוכרות והרגילות שמוזכרות בדרך כלל בספרות ובמאמרים בבלוג: היעדר סיפוק מהעבודה, היחס של המנהל הישיר, שירותים ומלתחות מוזנחים ונושאים דומים. במטרה להתמודד עם תחלופת העובדים, המנכ"ל החליט להשקיע בתרבות חדשה של יחסי העבודה.

כשיצאתי מהמפעל אורן עצר אותי והזמין אותי למשרדו. הוא חכך רגע בדעתו אם לפתוח בשיחה ואז ציין בגילוי לב שהעובדים אינם רתומים למטרות החברה. לא אכפת להם מהחברה, הוסיף. אורן שאל האם אוכל לעזור לו.

אם נסתכל על הדוגמה למעלה נראה שהנהלת החברה ידעה מה היא עושה כאשר השקיעה בנראות של אולמות היצור, בקפיטריות לעובדים ובשירותים. אני מניח שבנוסף הם עשו פעולות נוספות בתחום הגורמים המניעים, אבל בלי להסיר את החסמים של ההשפעה השלילית של הגורמים ההיגייניים זה לא היה עובד.

מי שמבקש להבטיח שהכללים וההוראות ימולאו, חייב להקפיד על קלה כחמורה. לא ניתן להשאיר לכל עובד או מנהל את מרחב הבחירה אילו הוראות לקיים ואילו לא. בעבר אמר לי מנהל של אחד המפעלים בנסטלה, כי כאשר הם נכנסו למהלך של הטמעת השיטה של יצור רזה (Lean Production), נאמר לו שקודם כל יוודא שכולם אוחזים במעקה בעת העליה או הירידה במדרגות.

בערך על שירות נשים בצה"ל באתר ויקיפדיה כתוב כי בשלבים הראשונים של מלחמת העצמאות שירתו נשים ברוב התפקידים לרבות לחימה בחזית וכן טייסות קרביות. מצב זה השתנה במאי 1948 עם הקמת צה"ל וחיל הנשים בתוכו. בפקודת ההקמה של חיל הנשים נקבע שהן תשרתנה בתפקידים מקצועיים, מנהלתיים ותפקידי עזר (פקידות). אך לא בתפקידי לחימה. זו הייתה תמונת המצב במשך כשלושים שנה ורק בשנות ה-80 חל שינוי.

הגישה בארה"ב באה מתוך כוונה טובה ואפילו הגיונית, מוסיף מאורר, אך היא נכשלת כמעט תמיד. היא מעודדת עובדים להתמקד רק ברעיונות גדולים ורחבי היקף מספיק כדי להניב תגמול כספי הולם. היכן עובר הגבול? ואני מבקש לשאול היכן עובר הגבול המבדיל בין רעיונות יצירתיים, שמהנדס או עובד אחזקה נדרשים לתת מתוקף תפקידם, ובין הצעה שמתגמלים עליה?

אחרי שישראל "הניע" את המשמרת, הוא החל לעבור אחד אחד את כל המפעילים, בודק מה נשמע עם המפעיל, האם המכונה עובדת כראוי, האם חסרים חומרים או יש חשש שיחסרו עד סוף המשמרת ועובר הלאה. תומר היה המפעיל האחרון שהיה על ישראל לעבור. המכונה של תומר הייתה באולם אחר וישראל לא מיהר לשם. בדרכנו הוא הסביר כי תומר הוא מפעיל מאד בעייתי.

הרוח החזקה דחפה את אחת הכנפיים של השער והיא נסגרה ונפתחה בחבטות עזות. גם מנהל המחסנים שהסתובב במקום לא התייחס לכך שהשער פתוח, שנכנס פנימה גשם ואחת מהכנפיים של השער נפתחת ונסגרת בחבטות. אחרי כשעתיים שהכנף נחבטה שוב ושוב כתוצאה מהרוח, היא נשברה ונטתה על צידה. עדיין עברו במקום עובדים ומנהלים ואיש לא התייחס.

אני משוכנע שכל אחד מכם זוכר לפחות מקרה אחד בו הוא היה זה שהציע לעצור ולהשחיז את המסור. אני גם משוכנע שכל אחד מאתנו (גם אני כמובן), היה יותר מפעם אחת בעמדה של האיש המנסר שאין לו זמן לעצור ולהשחיז את המסור, אך יש לו הרבה זמן לעבוד לא נכון, או לא יעיל, או לעבוד בכלים שכבר לא מתאימים לשוק.

תמונה דומה אני מוצא בחברות נוספות. למשל, בחברה קטנה יחסית ההנהלה מספקת ארוחת צהרים מסודרת, העבודה נעצרת וכולם אוכלים יחד. אחרי הארוחה ראיתי שהעבודה לא מתחדשת. שאלתי את המנכ"ל לפשר הדבר. הוא הביט בי בפליאה ואמר שהפסקת הצהרים נמשכת 45 דקות. וכן, גם שם, כל זמן ההפסקה נחשב כחלק מיום העבודה והעובד מקבל שכר בגינו. 

במאמר הקודם הצגתי את ישיבת הבוקר ותרומתה המשמעותית לרווח של החברה. ישיבת הבוקר היא ישיבה יומית, בת חצי שעה, ממוקדת בהשגת היעדים, ותפקידה העיקרי הוא להבטיח שכל המשתתפים פועלים להשגתם. חשיבותה של ישיבת הבוקר הוא העיסוק בפרטים, בתוצאות היומיות, אך נעדר ממנה המבט הרחב והמגמות.

שני טיפוסי המנהלים שתיארתי למעלה (זה שמשתף את העובדים במצב רוחו הרע וזה שמבקש למנות מנכ"ל בקבוצה שהוא מנהל בלי לחשוף בפניו את הנתונים העסקיים), אינם מאד נפוצים אם כי קיימים בגרסה כזו או אחרת. בהחלט נוכל לומר כי לא כל המנכ"לים מחפשים לאמץ שיטות ניהול חדשות ולשפר את שיטות הניהול שלהם. השאיפה לשדרג את עצמנו לרמה של מנהלים - מנהיגים צריכה להדריך ולכוון אותנו תמיד.

מרקו עזב בנק השקעות אמריקאי (גולדמן זקס (Goldman Sachs ועבר לחברה האיטלקית לתשתיות גז ונפט, שהיא חברה ממשלתית. הוא בא מרקע בו מתגמלים את הטובים בשכר ובונוסים ומגיע לחברה בה יש שכר קבוע ומשרה לכל החיים. הוא מתאר את התסכול שלו מהמצב החדש, אלא שאז גילה שהביצועים של החברה האיטלקית היו מהטובים בעולם והם ידעו למצוא בארות נפט וגז טוב יותר מכל חברה אחרת.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

צפו במצגת מתוך השיעור שהועבר בקורס "סוגיות נבחרות בניהול" במכללת רופין: מהן התכונות הנדרשות למנהל/ת מצליח/ה? ניתוח תוצאות הסקר שנערך באתר 'מצוינות בעסקים' בהשתתפות יותר מ-500 מנהלים/ות, שדירגו את התכונות החשובות בעיניהם/ן.

בואו נראה כמה דוגמאות לערכים של חברה: כיצד הארגון שלכם מתייחס לנושא הקיימות? האם גם סביבכם כולם מדברים גבוהה, גבוהה בזכות איכות הסביבה, אבל כשצריך להשקיע כסף בשמירה על הסביבה, הכל נשכח? ואיך אתם בנושא כבוד האדם, או התייחסות מכבדת לעובדים? ויושר מול העובדים? הלקוחות? המדינה?

מנהל שמצליח להיות מנטור לעובדים ולמנהלים שהוא מנהל, משקיע בתקשורת ומרוויח עובדים שפועלים כדבריו וכרוחו מתוך הנעה פנימית. מנהל מנטור מטמיע את תרבות העבודה שהוא שואף אליה ומנחיל את האני מאמין שלו. איך עושים זאת?

איך אתם נוהגים כאשר העובדים שקועים בסמרטפון במהלך העבודה? או כאשר תדירות הפסקות העישון עוברת את הגבול? מי שקורא את המאמרים בבלוג הזה, מכיר את דעתי שהעובדים הם אלו שיוצרים, או יכולים ליצור, את היתרון היחסי של כל חברה. כדי להשיג זאת צריך לרתום את העובדים למטרות החברה. האם יש סתירה בין הרתימה של העובדים ובין אכיפה של נהלי משמעת?

כמעט כל המנהלים הישירים של העובדים שפגשתי קודמו לתפקידם כי היו עובדים טובים. הם לא קבלו שום הכשרה לתפקידם הניהולי ולחברה יש הר של ציפיות מהם. באופן מפתיע אולי, בקצה הגבוה של הפירמידה הניהולית, נמצאים לא מעט מנכ"לים שגם הם לא קבלו מעולם הכשרה ניהולית. בדרך כלל, אם כי לא תמיד, מדובר ביזמים שהקימו עסק שהלך וצמח.

יושב הראש של מועצת המנהלים (או בקיצור, היו"ר), באחת החברות שניהלתי, היה אדם גס רוח, איש מאד לא נעים, שכאשר רוחו הייתה טובה עליו נהג לספר בדיחות סקסיסטיות ושוביניסטיות וכאשר רוחו הייתה רעה, נהג לצעוק על הסובבים אותו. נמנעתי מלהיכנס לעימותים אך די היה בכך שלא צחקתי מהבדיחות שלו כדי שלא תהיה בינינו כימיה גדולה.