מדוע נכון וחשוב להגדיר ולפרסם את המבנה הארגוני?

אחת השאלות שאני שואל כאשר אני מגיע לחברה חדשה ולומד להכיר אותה, היא על המבנה הארגוני. אני מבקש מבן שיחי שיצייר לי את המבנה הארגוני. לעיתים רחוקות אקבל תיאורים זהים. כל אחד מצייר לי מבנה שונה. כלומר, העובדים וגם מנהלים אינם יודעים מי מנהל את מי. לעיתים קרובות הם אפילו לא יודעים מי מנהל אותם עצמם.

דוגמה ראשונה: מי המנכ"ל?

לפני כשנה הגעתי לחברה בינונית בגודלה, כמאתיים עובדים, ומנהל משמרת רשם כמנכ"לית יועצת שהגיעה למקום פעם בשבוע. שאלתי אותו מה תפקידו של מי שבאמת היה המנכ"ל והוא ענה שאין לו מושג.

כשהצגתי זאת בסיום פרק הלימוד הקצר שלי, פטרו אותי באמירה מזלזלת על מנהל המשמרת. גם אם מנהל המשמרת הוא לא העיפרון הכי מחודד בקלמר, הוא חייב להבין את השרשרת הניהולית בחברה.

אם מנהל משמרת לא יודע מי המנכ"ל, אז סביר להניח שהוא לא היחיד במפעל שאינו יודע מי המנכ"ל. זו האחריות של ההנהלה שהמבנה הארגוני יהיה ברור וידוע לכולם ולשם כך צריך לפרסם אותו על לוחות המודעות.

במקרה הנדון אותה יועצת נהגה להסתובב ברצפת היצור ביום היחיד בשבוע בו הגיעה למפעל ולחלק הוראות באסרטיביות רבה. המנכ"ל לעומתה השתדל לא לחלק הוראות ישירות לעובדים ולנהל דרך השרשרת הארגונית, כפי שמנכ"ל אמור לפעול.

מבנה ארגוני שאינו ברור הוא פתח לטעויות ולתקלות והוא גם משקף בעיות עמוקות יותר.

לפני שאכנס לעובי הקורה, אני מבקש להציג ולנתח עוד מעט דוגמאות.

אני בכירה אבל בלי אחריות

בחברת אחרת הציגה לי העובדת הבכירה ביותר מתחת למנכ"לית את הציור הבא:

מה שהיא רצתה לומר בסכמה הזו, היה, שאין לה תפקיד מוגדר (וכך אכן היה), היא לא רוצה לקחת אחריות אבל היא בכירה וותיקה ואינה חלק מכלל המהנדסים בחברה.

עוד שתי מהנדסות בכירות ציינו כי התפקיד שלהן אינו ברור להן. למרות שלמנכ"ל היה ברור מה התפקיד של כל אחת, הן לא ידעו זאת.

כאשר ניגשנו בהמשך להגדיר את התפקיד של שלושת הבכירות והיכן הן ממוקמות בהירארכיה הארגונית, הייתה מהומה לא קטנה. הן אמנם רצו הגדרה ברורה לתפקידן ולמיקומן בהירארכיה, אך, כשעשינו את זה, התברר להן שהמציאות לא תואמת לגמרי את הפנטזיה או הציפיות שלהן. העמימות נוחה לפעמים, אבל לעולם לא טובה לחברה.

אגב, שימו לב ליצירתיות בהצגת ההירארכיה בעזרת עיגולים.

המנכ"ל שמנסה לנהל ישירות את כולם

תופעה נפוצה היא מנכ"לים שמתערבים בכל מה שקורה בחברה, רוצים לשלוט בכל פעילות ואינם מאצילים אחריות. ראו להלן איך הציג לי סמנכ"ל שיווק באחת החברות את המבנה הארגוני כאשר, לדבריו, המנכ"ל נותן הוראות ישירות לכולם וחותך את שרשרת הניהול כל הזמן:

מנהלת אחרת באותה חברה ציירה לי ריבוע ריק ואמרה שאין מבנה הארגוני, המנכ"ל נותן הוראות ישירות לכולם.

מנכ"לים משותפים

הקושי הרב ביותר קיים בין מנכ"לים משותפים. לא פעם הם מתנהלים ביניהם כאילו הם מהלכים על ביצים ונזהרים שלא לכנות את הדברים בשמם. כך נוצרים בחברות כאלו הרבה שטחים אפורים.

למשל, לפני כמה שנים עבדתי עם שני מנכ"לים כאלו שהיו גם הבעלים. הם הסתדרו ביניהם טוב, אבל אף פעם לא ישבו והגדירו את חלוקת האחריות ביניהם.

כאשר ביקשתי מכל אחד מהם, לחוד, לשרטט לי את המבנה הארגוני של החברה, השרטוטים היו דומים, אך לא זהים. היו כמה בעלי תפקידים שאף אחד מהם לא ראה את עצמו אחראי עליהם. אם כך, אתם בוודאי שואלים את עצמכם, איך העסק עבד?

החברה יכולה לתפקד גם כשיש שטחים אפורים שאיש לא מנהל אותם, וגם כשיש חפיפות. חפיפה בשטחי הניהול פירושה ששני מנהלים רואים את עצמם מנהלים של אותם אנשים. האם החברה תקרוס? לא, בוודאי שלא, אבל התפקוד ייפגע וגם עלולים להתפתח מאבקים אישיים שיפגעו בחברה.

מה נותנת לנו הגדרה של האורגנוגרמה?

הדוגמאות שתיארתי למעלה אינן נדירות או מיוחדות. אני פוגש כמוהן או דומות להן כמעט בכל חברה אליה אני מגיע.

האורגנוגרמה היא הדיאגרמה, או השרטוט של המבנה הארגוני והגדרה ברורה שלה מבהירה את חלוקת האחריות הניהולית. כאשר האורגנוגרמה מפורסמת על לוחות המודעות בחברה, כל מנהל וכל עובד לומד להכיר את ההירארכיה הארגונית. מי מנהל את מי ובפרט, היכן הוא, או היא ממוקמים.

שום מנכ"ל לא ירשה לשרטט אורגנוגרמה בה נמשכים קווים ממנו לכל העובדים או בה יש בעלי תפקידים שאין להם מנהל.

הגדרה של האורגנוגרמה דורשת דיון רציני וקבלת החלטות.

מדוע לפרסם?

לכל חברה שיש לה הסמכת ISO יש באחד התיקים שרטוט של המבנה הארגוני. השרטוט הזה נעשה לצורך הסמכת ה- ISO וכל עוד הוא לא מפורסם אלא חבוי בתיק אצל מנהלת האיכות, הוא חסר משמעות.

המטרה של שרטוט האורגנוגרמה היא להגדיר את הקשרים ההירארכיים בארגון. שכל מנהל ועובד יכירו את כל המבנה. אם האורגנוגרמה אינה מפורסמת, איך יכירו?

לפרסום יש עוד מטרה מאד חשובה: כל עוד היא חבויה בתיקים, המנכ"ל לא באמת מתמודד עם הצורך לקבל החלטות בנושא ההירארכיה הניהולית.

לראיה, חלק מהדוגמאות שתיארתי למעלה היו בחברות שיש להן הסמכת ISO ובתיקים יש אורגנוגרמה.

הגדרת התפקיד והאחריות

פרסום של אורגנוגרמה הוא צעד מאד חשוב אך לא מספיק. כעת כאשר כל מנהל מכיר ויודע את המיקום שלו בהירארכיה ואת גזרת הניהול שלו, חיוני להגדיר את האחריות שלו, הסמכויות שיש לו ויעדים כמותיים.

על נושא זה של הגדרת האחריות, הסמכות והיעדים כתבתי כאן במאמר מלפני ארבע שנים. מאמר שנקרא מאז ע"י יותר מ- 13,000 גולשים.

לקריאת המאמר "מהגדרת תפקיד להגדרת אחריות" לחצו כאן.

סיכום והמלצה

הצגתי כאן את הצורך, או אפילו ההכרח, לבנות אורגנוגרמה, או שרטוט של המבנה הארגוני ולפרסם אותה ברחבי החברה. פרסום של אורגנוגרמה כזו מונע אזורים אפורים שאינם מנוהלים או אזורים שמנוהלים ע"י 2 מנהלים.

החשיבות של האורגנוגרמה באה לידי ביטוי אפילו בסדר הטריוויאלי ביותר. סדר שמבטיח שכל עובד ומנהל מכיר את שרשרת הניהול ומי המנהל שלו עצמו.