מדדי שיפור בניהול ובתעשייה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

שאול התקשר אלי וביקש להתייעץ איתי בנושא  הזמנת סחורה. שאול ציין שהוא עסק קטן יחסית, עם מגוון גדול של מוצרים שהוא מייבא ומוכר בארץ. הוא ביקש להתייעץ על תוכנה מתאימה שלא תהיה יקרה ותתאים לעסק שלו. לדבריו, כל התוכנות שבדק היו יקרות מדי עבורו. המלצתי לו לבצע הזמנות בשיטת קנבן

במאמר הזה אציג ריכוז של המדדים החשובים ביותר שהמנכ"ל, בכל חברה, יבחן בתדירות גבוהה. המדדים יוצגו בתמצית ויש קישורים למאמרים אחרים בהם יש הרחבה והסבר לכל מדד. בשבועות הקרובים אציג את שאר המדדים החשובים.

נעם אמר לי שהיצור במפעל הוא צוואר הבקבוק של החברה. ברצפת היצור הקיימת ניתן ליצר עד שני מיליון שקלים בחודש ולא יותר. השבתי שלדעתי ניתן להגדיל את כושר היצור ב-20% עד 50% ללא קושי מיוחד. נעם לא הגיב. למרות שאנחנו מכירים אחד את השני כבר כמה שנים, הוא חשב כנראה שזו סתם אמירה ריקה. אמירה שאין מאחוריה משהו מבוסס.

שנה חדשה טומנת בחובה ציפייה והתרגשות להתחלות חדשות ולהמשך העשייה הנדרשת הנכונה. תחילתה של שנה חדשה מראה לנו עד כמה יסודות חשובים בעולם האיכות והמצוינות גולשים ומשפיעים מעבר לעולם המקצועי וכיצד הכלים שניבנו לניהול איכות ומצוינות מתאימים גם לניהול האישי והמשפחתי.

למאיר יש חברה שמוכרת חומרי ניקיון. החברה קונה בסיטונאות, אורזת ומוכרת לחנויות. עלות החומרים הגיעה ל60% מהמכירות. כלומר על כל 100 שקלים שהחברה מכרה היא רכשה חומרים ב-60 שקלים. תנועות החומרים לא נוהלו והמעקב היה רק כמה חומרים נרכשו וכמה נמכרו. זה היה מצב בלתי אפשרי משום בחינה. מאיר ניסה כמה פעמים לשנות את המציאות ולנהל את תנועות החומרים, אך נכשל בכל פעם.

חביאר הוא בחור צעיר ומורה דרך. עד לא מזמן הייתה לו הרבה מאד עבודה. הספרדית היא שפת האם שלו וכך זכה להדריך הרבה קבוצות של תגלית מדרום אמריקה. ואז הגיעה הקורונה, וחביאר מצא את עצמו ללא עבודה ועם הבנה שהחיים לא יחזרו כל כך מה למה שהיה פעם.

חברה גדולה ומצליחה נהגה לתת תגמול כספי חודשי לעובדים ולמנהלים על עמידה ביעדים. השכר של אחד ממנהלי המחלקות הושפע מהעמידה ביעד של שיעור הזמן שהקו יצר מתוך סך כל השעות האפשריות. כדי להשיג תוצאה טובה ולקבל בונוס גבוה בכל חודש, מנהל המחלקה לא הכניס ליצור סדרות בעייתיות או מוצרים בעייתיים שכבר היו בתהליך יצור והגיעו מהמחלקה הקודמת. התוצאה הייתה הצטברות של מלאי גדול ברצפת היצור ופחות תוצרת שהגיעה לקו הגמר.

יצרן של מוצרי חשמל היה משוכנע שהמחסן שלו מנוהל בצורה מיטבית. כאשר ליוויתי את החברה, הוא סירב להצעתי למדוד את האיכות של ניהול המלאי. יום אחד הוא גילה להפתעתו שהמלאי כלל אינו מנוהל. מהמחסן אל רצפת היצור הניהול היה למופת. אבל היה עוד כיוון ליציאת חלקים מהמחסן.

אני שומע לא פעם אנשים אומרים Go to Gemba – כאילו בעזרת השימוש במונח היפני (Gemba) – הם יצליחו ליצור את השינוי בהתנהגות הרווחת שלנו להניח הנחות הרחק ממקום האירוע.  גם כיום, יותר ממאה שנים אחרי לואי פסטר, אנחנו נופלים יותר מדי פעמים למקום בו אנו מניחים הנחות לא בדוקות. כך אנו יוצרים פתרונות שלא פותרים את שורש הבעיות אתן אנו מבקשים להתמודד.

הדוחות הכספיים יכולים להיות יצירתיים מאד. חברות יכולות להציג רווחים שלא באמת קיימים כדי לשלם דיווידנד לבעלים, או, למשל, כדי להשפיע על ערך החברה לפני מכירה. חברה שנמצאת בקשיי נזילות וזקוקה לאשראי מהבנקים תשאף להציג רווח ע"י מתן ערך גבוה למלאי ועוד פתרונות יצירתיים. חברות תעשייתיות גדולות וותיקות מחזיקות במלאי ציוד שמזמן אבד עליו הכלח (לדוגמה, מנועים גדולים ומשאבות למתקנים שכבר לא עובדים מזה שנים רבות), רק כדי לא למחוק את ערכם מהמלאי ולהקטין את הרווח.

אחד המנהלים הבכירים של חברת נוקור (Nucor Steel), שהייתה אחת החברות שהפכו למצוינות, אמר לצוות המחקר של קולינס: "עשרים אחוזים מהצלחתנו הם הטכנולוגיה החדשה שסיגלנו, אבל שמונים אחוזים מהצלחתנו נעוצים בתרבות החברה שלנו". "הטכנולוגיה לא יכולה להתמיר מפעל טוב למפעל מצוין, ואינה יכולה בכוחות עצמה למנוע אסון" כתב קולינס.

תארו לעצמכם שאתם מיצרים (או צורכים) אבקת מרק ובתוך התערובת מכניסים קורט מלח. אחד הלקוחות מתלונן שמצא בשקית המרק שרכש מכם, רסיס של זכוכית. בבדיקה מהירה גיליתם שמקור הזכוכית הוא המלח (במחסן של חברת המלח נשבר חלון, רסיסי זכוכית נפלו לתוך ערימת המלח שבמחסן והגיעו עד שקית המרק).

מידת ההיעדרות של עובד שאינו חולה, המדווחת כמחלה, משקפת את מידת המוטיבציה שלו והחיבור שלו למטרות החברה. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה חזקה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד עובדים וותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולדווח מחלה

לפני כמה שנים הזמין אותי גד, מנכ"ל ובעלים של חברה רווחית וביקש שאסייע לזהות הזדמנויות להגדיל את המכירות. החברה הייתה אמנם רווחית אבל צמיחתה נעצרה ולכן גד המנכ"ל חיפש הזדמנויות חדשות.
אני תמיד מאמין שבתוך כל חברה יש ידע רב מאד שרק נדרש להקשיב לו, ולכן התחלתי את עבודתי בסדרת שיחות עם מנהלים ועובדים בחברה.

ג'ים קולינס והצוות שלו חיפשו חברות שהפכו מטובות למצוינות. הם קבעו קריטריון על פיו ציון מצוין יינתן לחברות ששמרו על תשואה גבוהה למשקיעים, מעל המדד הכללי של הבורסה בניו יורק, לאורך חמש עשרה שנים.

אלכס רוגו הבין שהרבי היה צוואר הבקבוק של הטיול. קצב ההתקדמות היה מותנה בקצב שלו ולא היה שום טעם שחלק מהילדים ירוצו קדימה ויחכו להרבי שידביק אותם. ברגע שקצב הטיול היה לפי הקצב של צוואר הבקבוק, של הרבי, הוא התאמץ פחות והתקדם יותר מהר. שיפור נוסף היה כאשר אלכס שיפר את הקצב של צוואר הבקבוק ע"י כך שהוריד משקל מהרבי.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

ילדים מגלים כל יום משהו חדש. ככל שאנו מתבגרים, יש לנו יותר ידע ואנו מחדשים פחות. כך גם חברות, ככל שהן מתבגרות הן עלולות להיתקע עם פחות חדשנות. במבט לטווח ארוך נחדש, במבט לטווח קצר נתמקד בשיפור הקיים. Haanaes מציין כי לעשות דבר אחד (חדשנות או שיפור הקיים) טוב זה קשה, לעשות את שניהם טוב – זו אומנות.

פגשתי לאחרונה בכמה חברות מודלים שונים של ניהול האיכות: המודל הראשון. אף אחד לא אחראי על האיכות: בחברה הראשונה אין מנהלת איכות ואיש לא לוקח אחריות על האיכות. המנכ"ל הסביר לי שאין לו יכולת כספית לממן מנהלת איכות. עשינו בדיקה קצרה של עלות הנזקים הכספיים של אי האיכות בשנה החולפת והממצאים לפניכם.

מיניתם מנהל חדש ואתם לא מקבלים את התוצאות להן ציפיתם. איך תנהגו? האם תנהגו באופן שונה כאשר המנהל החדש הגיע מבחוץ או צמח מבפנים? יש גם מצב שונה, החברה צומחת והמנהלים הטובים של אתמול כבר אינם עונים לדרישות החדשות או שלא יתמכו בצמיחה נוספת שתגיע מחר. מתי תחליטו להחליפם?

מחקר שוק מהווה כלי למימוש הקטנת העלות ביחס לתועלת, שבאה לידי ביטוי דרך ההתקשרות הישירה עם הלקוחות של החברה העסקית. על מנת לקדם תמונת מצב בפועל באופן אפקטיבי אזי מעבר לשאלת הצרכנים לגבי רמת שביעות רצונם מפרמטרים ספציפיים מומלץ לבדוק גם את רמת החשיבות המיוחסת בעיניהם לכל אחד מפרמטרים אלו.

האם אתם מודדים את ההוצאות או ההכנסות העיקריות שלכם, באופן אישי, או בעבודה, או בעסקים? מרבית האנשים שאני פוגש מעדיפים להימנע ממדידה, או אפילו רואים במדידה סוג של איום, למרות שהגדרת יעדים ומדידה רק ייטיבו עמם.

השבוע למדתי מבני את הדימוי היפה שעבודה ללא תכנית רב שנתית משולה לנהיגה ללא אורות גבוהים. חישבו כיצד אנחנו מרגישים במהלך נהיגה בלילה חשוך כשאין לנו אורות גבוהים ועד כמה זה דומה כאשר אנחנו פועלים בלי תכנית לשנה הבאה, לזו שאחריה ועוד. אם טרם סיימתם להכין את התכנית השנתית אני ממליץ להזדרז.

הגדלת התפוקה חשובה רק כאשר היא נדרשת למכירות. שיפור היעילות לעומת זאת נכון תמיד וגם כאשר נדרש ליצר כמות קטנה יותר, נמדוד ונשפר את יעילות היצור. אבל לא פעם אורבת לנו הסכנה לדבוק במדד מסוים בלי לראות את התמונה הכוללת וכך לפעול באופן שיפגע בחברה.

כל מי שרוכב עם אופניים בשטח, יודע שצריך להסתכל חמישה או עשרה מטרים קדימה. מי שמסתכל על האבן הקרובה בחשש, סופו שיתקע בה, כי האופניים הולכות אחרי העיניים. ומה שנכון לרכיבה בשטח נכון גם בחיים. בפרט כאשר אנחנו באים לתכנן את היצור.

נניח שאנחנו רוצים לשפר את הרווחיות של החברה ולשם כך בוחנים את התמחור של המוצרים. אם אנחנו מוכרים 100 סוגים שונים של מוצרים ונסדר אותם בטבלה בסדר יורד (מהמוצר שמיצר את הרווח הכי גבוה עד המוצר שמיצר את הרווח הכי נמוך), סביר להניח שנמצא כי 20 המוצרים הראשונים ברשימה מייצרים כ-80% מהרווח.

במפעל של חברה ציבורית מאד גדולה, כלל לא מדדו את התפוקה. תכנון הייצור נעשה על בסיס שעות עבודה של המכונות לכל מוצר ואפילו על כך לא בוצעה בקרה (כמה שעות יצרו בפועל כל מוצר בהשוואה לתכנון). מאחר והמטרה היא ליצר מוצר כלשהו, או לתת שירות, אנחנו צריכים למדוד תפוקה ולא את השעות בהן יצרנו או תכננו ליצר.

אם אנחנו רוצים לעבוד ללא פחת או מוצרים פגומים, נדרש למקד את המאמץ ולא לתת תחושה "שזה לא כל כך נורא, בסוף הכל נמכר". אני כמעט לא פגשתי במצבים שניתן גם וגם - גם להילחם בפחת וגם למחזר את הפחת. לכל הפחות חובה למדוד כמה תוצרת טובה יצרנו בלי מחזור ו"הנצלות" ולפרסם את הערכים הכספיים.

שני המדדים הטובים ביותר למוטיבציה של העובדים ומידת ההזדהות שלהם עם החברה הם תחלופת עובדים והיעדרות עובדים. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה רבה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד שעובדים ותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולקחת ימי מחלה.

לא מזמן אירחתי מנהלת בכירה בחברה בדנמרק שסיפרה, בשיחה שהייתה לנו על מוטיבציה, כי שיעור האבטלה שם נמוך מ-3.5% והם יודעים שאם לא יתנו לעובדים תנאים ויחס מכבדים והוגנים העובדים פשוט יעזבו והם יתקשו לגייס עובדים חדשים. גם בארץ יש קושי לגייס עובדים וגם אצלנו הניידות של עובדים חדשים גבוהה מאד, אלא אם כן אנחנו יודעים לחבר אותם לחברה.