הגדרת יעדים - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

יש כמה גורמים שחסרונם עלול להכשיל כל חברה. כדי לבנות חברה מצליחה אנחנו צריכים לטפח את כולם. אני מעריך שאתם בטוחים שהחברה בה אתם עובדים לא תיפול לעולם ואולי המאמר הזה מיותר לחלוטין. נדמה לנו שמה שהיה הוא שיהיה. כדאי לדעת שחברות נסגרות. גם חברות שהאמינו שלעולם לא יפלו.

אני פוגש חברות רבות מאד. ככלל אפשר לומר שחברות קטנות ובינוניות לא עובדות עם יעדים. להוציא יעדי מכירות שנפוצים מעט יותר. גם בחברות גדולות האמירה "שבישראל כ-70%–80% מהחברות הגדולות והמובילות מציבות יעדים למנהלים" רחוקה מהמציאות. חברות שורדות ואפילו מצליחות בתנאים כאלו או אחרים, אבל היעדר יעדים אישיים למנהלים פוגע בביצועי החברה.

במסגרת העבודה שלי אני מגיע להרבה מאד חברות ופוגש מאות אנשים. מדי פעם, בסיום השיחה, שואלת או שואל בן שיחי איך הוא יכול להתקדם. היא אומרת שהיא מרגישה שמיצתה את התפקיד, מרגישה חסומה ואינה רואה אופק קידום.

באמצע שנות התשעים נכנס מנכ"ל חדש לנסטלה והוא בדק מעבר לרווח של החברה. הוא בדק האם אפשר להגיע ליותר. הוא מצא שנסטלה מוכרת הכי הרבה מבין כל חברות מזון אבל הרווח שלה הוא במקום ה-19 מבין אותה קבוצת חברות.

השלב הראשון: הגדרת תפקיד. רגע, מה הקשקוש הזה? הגדרת תפקיד של מנהל? הוא יודע שהוא מנהל את המחלקה, האגף, המפעל, המחסן או החברה. הכל עובד, מדוע להפריע? אז זהו, שלא. במקרים רבים מדי אין למנהל יעדים ואין תאום ציפיות בינו ובין המנהל שלו.

בכל אימון אישי המתאמן או המתאמנת מגדירים את החזון שלהם. היכן היא או הוא, רוצים להיות בעוד כך  וכך שנים. אחרי כן, אנחנו הולכם אחורה בכל אחד מההיבטים משנת היעד, מהחלום, עד מחר בבוקר. מה צריך לעשות כדי להגשים את החלום. בונים תכנית פעולה מפורטת לשנה הקרובה ופחות מפורטת להמשך.

כשנה אחרי שנסטלה נכנסו לאסם הם הכניסו סט מדדים חשובים. בחלק מהמקומות הייתה התנגדות ליישום חלק מהמדדים והשגרות שנסטלה הביאו. אני זוכר שראיתי מכתב שהם שלחו ובו הם כתבו שהם בחרו את אסם כי היא חברה טובה. אבל דרשו בשפה מנומסת אך תקיפה, שכעת ניישם את שגרות הניהול והמדידה שהם הביאו. במבט לאחור קשה לי להבין איך עבדנו עד אז אחרת.

וילפרדו פארטו מצא שבמקרים רבים 80% מהתוצאה נגרם על ידי 20% מהגורמים לתוצאה. לכן אנחנו קוראים לעיקרון פארטו גם כלל 80-20. עיקרון פארטו מאפשר לנו לתעדף את המשאבים שלנו בדרך להשגת התוצאה המבוקשת.

לפני כמה שנים הגיעה אלי לאימון דונה, עורכת דין צעירה. היה לדונה משרד משלה, היו לקוחות ובסך הכל היא הצליחה בעבודתה כעורכת דין. דונה אמרה לי שלא בחרה במקצוע הנכון. היא ממש לא אוהבת את מה שהיא עושה ואין לכך שום קשר להצלחה שלה. לקח לה זמן להבין שהדרך שבחרה לא מתאימה לה.

במאמר הנוכחי נתמקד בהגדרת המטרה האישית ותכנית הפעולה להשגתה. במאמר הבא נבחן האם המטרה שבחרנו מתאימה לנו ואיך לדייק את המטרה.

איך אתם מסכמים את השנה שזה עתה הסתיימה? אני ממליץ לסכם ברוח בחיובית. זה חשוב. תמיד אפשר להתבונן על כל מצב בחיוב או בשלילה. מבט חיובי אחורה יעזור לנו להיות חיוביים קדימה ולהצליח יותר.

אני מנחש שככל שתפקידך קרוב יותר לקבלת ההחלטות בחברה, עד תפקיד של מנכ"לית או מנכ"ל – תשובתך לשאלה בכותרת תהיה חיובית. אבל האם באמת אנחנו יודעים מהם תהליכי מצוינות? מה המטרה? אילו שגרות הן חלק מתהליך המצוינות שנועד להשגת המטרה והיכן הן בסדר העדיפות של החברה? האם השגרות של המצוינות הן בעדיפות הראשונה, או שהן מבוצעות רק אם מסתדר, אם יש זמן פנוי? 

הרבה חברות שאני פוגש, עובדות בלי תכנית רב שנתית, או תכנית שנתית ואפילו בלי תכנית עבודה לשבוע הבא. קמים בבוקר ומתחילים לעבוד. מה זה אומר? אולי אין צורך בתכניות? פשוט נדרש לשמר יכולות יצור או מסחר וגמישות מרבית?

העולם העסקי מתמודד בימים אלה עם שני אתגרים עיקריים: תזרים מזומנים, ועובדים, ועם חשיבה אסטרטגית על העתיד. לא רק בהיבט של מה יהיה, אלא מה אנחנו חייבים ליזום למען עתיד חדש.

סדרת המאמרים הזו היא ריכוז של המדדים החשובים שכל עסק צריך למדוד. לאורך השנים עסקתי רבות בהצגת מדדים וכעת אציג אותם בתמצית עם קישור למקומות בהם הם מתוארים יותר בפירוט. זה החלק השביעי והאחרון בסדרה והוא כולל גם סיכום קצר. חשוב שנזכור כי השיפור מתחיל תמיד במדידה ואחרי כן בחקירה לגורמי השורש וייצור של פעולות מתקנות ומונעות.

במאמר הזה אציג ריכוז של המדדים החשובים ביותר שהמנכ"ל, בכל חברה, יבחן בתדירות גבוהה. המדדים יוצגו בתמצית ויש קישורים למאמרים אחרים בהם יש הרחבה והסבר לכל מדד. בשבועות הקרובים אציג את שאר המדדים החשובים.

לאחרונה פנו אלי שני מנהלים צעירים ושאלו על הדרך להכין חזון לחברות בהן הם עובדים. אחד מהם אפילו המשיך לחלק השיווקי של פרסום החזון. שניהם אינם המנכ"לים אבל הם בעלי עמדות בכירות בחברות, ולדעתם יהיה נכון לקדם חזון לחברה. מה הייתה הסיבה של כל אחד מהם לפנייתו? האם הם מכירים חברות שיש להם חזון? מה המטרה של חזון לחברה?

חברות רבות מתעלמות מהצורך בהגדרת מטרה. הן פשוט מתנהלות בלי כיוון מוגדר. לפעמים זה מצליח, עד שהסביבה העסקית משתנה. בחלק הראשון אציג את הגישה המקובלת יותר, הגישה העסקית. בחלק השני, אציג גישה שונה. הגישה של סיימון סינק, להגדרת מטרה.

לפני שבוע כתבתי על חמש הטעויות הנפוצות של מנכ"לים שאני פוגש. הפעם אציג חמש החלטות שיצרו הצלחה. חלק מההחלטות התקבלו ברגע של משבר ויצרו תפנית בעלילה, ואחרות היו פרי אינטואיציה בראשית הדרך שהובילה להצלחה. כל המנכ"לים שאת החלטותיהם אציג כאן, נזקקו לתעוזה ונחישות.

הטעויות שאני כותב עליהן כאן, הן לא טעויות בשיקול דעת רגעי. הן טעויות שנובעות מגישה, שלדעתי, אינה נכונה. אני מתייחס כאן לטעויות שהן גם נפוצות וגם יש להן השפעה שלילית מהותית על התוצאות העסקיות.

בספר מדריך הרווארד למנהלים מקדישים את הפרק האחרון לשאלה "איך מפתחים תוכנית עסקית" ובעיקר נותנים המלצות כיצד להעביר בחברה רעיון יצירתי. הם ממליצים לזהות את בעלי העניין ואת נקודת המבט שלהם, זיהוי מקבלי ההחלטות, מציאה של תומך, הבנה של המטרות של קהל היעד, ניתוחים של עלות תועלת ושל הסיכונים ועוד רעיונות חשובים שאחזור אליהם מיד. אבל נקודת המוצא בעייתית לדעתי.

שנה חדשה טומנת בחובה ציפייה והתרגשות להתחלות חדשות ולהמשך העשייה הנדרשת הנכונה. תחילתה של שנה חדשה מראה לנו עד כמה יסודות חשובים בעולם האיכות והמצוינות גולשים ומשפיעים מעבר לעולם המקצועי וכיצד הכלים שניבנו לניהול איכות ומצוינות מתאימים גם לניהול האישי והמשפחתי.

כשהכנתי את רשימת הקניות, הבת שלי ביקשה שאקנה לה מעדן מסוים, אבל שאשים לב שמצויר כוכב על האריזה. למודת ניסיון, היא הכתיבה לי גם כיצד לנהוג אם לא אמצא את אותו מעדן מסוים. אחרת הייתי צריך להתקשר ולבקש הנחיות.

ירון הוא בעלים ומנכ"ל של חברת תעשייתית קטנה אותה הקים לפני כעשר שנים. זו חברה יצרנית, עם הרבה עבודת ידיים שמגיעה להכנסה יפה ולשיעורי רווח מרשימים מאד שלא היו מביישים אף חברת היי טק. כשירון פנה אלי הוא הגדיר שתי מטרות.

באחת החברות שניהלתי בעבר נכנסנו לבחינה מחודשת של האסטרטגיה שלנו. שכרנו חברה חיצונית שהייתה אמורה לסייע לנו בתהליך. הם הציגו לנו מצגת נהדרת על הסביבה העסקית ובאמת עשו עבודה מאד יפה. פחות או יותר, כאן הסתיים התהליך. אנחנו לא חקרנו את החוזקות והחולשות שלנו, לא הגדרנו אסטרטגיה ולא בנינו תכנית פעולה.

אם יש לכם הסכמה כתובה עם המנהל שלכם מהן התוצאות שאתם נדרשים לספק במסגרת תפקידכם – אז אתם יחידי סגולה. אם יש לכם, כמנכ"לים או כמנהלים, הגדרה ברורה וכתובה לציפיות שלכם מהכפיפים שלכם – אז אתם יחידי סגולה. אינני זוכר מתי הגעתי לחברה כלשהי בה ראיתי הגדרה כתובה של התוצאות שהמנכ"ל מצפה לקבל מכפיפיו.

דני, מנהל של שלוחת הפיתוח הישראלית של חברה אמריקאית מאד גדולה, אמר לי פעם ש-70 אחוז מהמוצרים של חברת האם נולדו בישראל. חלק משמעותי מאותם מוצרים, הוסיף, גם הבשילו בישראל. אבל, דני אמר, להיסטוריה אין שום משמעות. אנחנו צריכים להוכיח כל הזמן שכדאי להם להחזיק אותנו כאן בישראל.

אנחנו מתקרבים לרבעון האחרון של השנה וזה הזמן המתאים להגדיר את התכנית, או התקציב לשנה הקרובה. הכנת תכנית שנתית לחברה שלנו דומה להכנה של החזון האישי ולמימוש שלו. המאמר בשבוע שעבר עסק בחזון האישי. הפעם נעסוק בתכנית הרב שנתית של העסק.

אנחנו מתקרבים לרבעון האחרון של השנה וזה הזמן המתאים להגדיר את התכנית, או התקציב לשנה הקרובה. הכנת תכנית שנתית לחברה שלנו דומה להכנה של החזון האישי ומימוש שלו. החזון האישי מתחיל בנו, הוא קרוב אלינו ויותר מוחשי עבורנו. לכן, השבוע, נתחיל בבחינה של החזון האישי ובשבוע הבא נעבור לתכנית הרב שנתית לחברה שלנו.

מתי בפעם האחרונה הרהבתם עוז להעיר או להציע הצעה ליזם שהקים עסק לפני שנות דור והעסק מצליח? או סתם למישהו שהצליח בעבר? אין הוכחה יותר בדוקה להצלחה של המנכ"ל והבעלים של חברה משגשוג של עשרים או שלושים שנה. גם אם, בעצם, החברה כבר לא כל כך משגשגת – היא חיה. אולי אפילו רווחית ואולי לא, אבל היא הביאה פרנסה למשפחה כמה עשרות שנים.