עבודת צוות ושיתוף פעולה בין העובדים - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

הטבלה של צמרת ליגת העל (נכון לכתיבת שורות אלו) מציגה את מכבי תל אביב במקום הראשון עם 42 נקודות. 3 נקודות אחריה, במקום השני, נמצאת מכבי חיפה. רק לפני כמה שבועות מכבי תל אביב הובילה בפער של 10 נקודות. מכבי חיפה הצליחה לצמצם את הפער. אולי בקרוב מכבי חיפה תעלה למקום הראשון ואולי מכבי תל אביב תשמור על המקום הראשון. הכל תלוי בשחקנים ובמאמן שלהם.

מטרת המאמר אינה לנתח או לחקור את ההפתעה של ה-7 באוקטובר, אלא לחשוב מה אנחנו חייבים לקחת לעסק שלנו. מה אנחנו לומדים. כל מנכ"ל עומד בפני מצבים דומים בהם הוא מתעלם מאותות אזהרה, או מסימנים שהמציאות משתנה ועלולה לאיים על העסק.

דן מיהר לפגישה חשובה והוא לא מצא חניה בחניון של מגדל העסקים. הוא ירד עוד קומה ועוד קומה ואז ראה מרחוק את האור הירוק שמסמן מקום חניה פנוי. דן מיהר אל האור הירוק וכשהתקרב ראה נהגת מתמרנת ברברס אל החניה. הנהגת נסעה קדימה מרחק קצר כדי להתיישר, וזה כל מה שדן נזקק לו. הוא נכנס קדימה במהירות, תפס את מקום החניה, יצא ומיהר לדרכו. דן הסתבך קצת עם אישור הכניסה למגדל העסקים, כשנכנס פנימה עמדה מולו אותה אישה שנדחף לה בחניה כמה רגעים קודם. דן מלמל כמה מילות התנצלות ונמלט מהמקום.

לפני כשבוע פורסמה בדה מרקר כתבה בשם: "טקסיות ארגונית או בזבוז זמן? הסיבות לכך שהישיבות ממשיכות למלא לכם את היומן". הכותבת מצטטת מחקרים, מומחיות וסטטיסטיקות מדוע ישיבות הן דבר לא טוב. לכל אורך הכתבה לא מצאתי התייחסות איך להפוך את הישיבות לפרודוקטיביות ולהפיק מהן תועלת. מה כן טוב בהן. במה ישיבות יכולות לתרום לנו.

במטרה להגדיל את המכירות באחת הרשתות הקמעונאיות קבענו תחרות נושאת פרסים בין החנויות. הפרסים היו בעלי ערך כספי, אבל, כמובן, לא כסף שנכנס למשכורת אלא ביטוי של הערכה: מדליה וארוחת ערב לצוות החנות. היו שתי מטרות לתחרות: הראשונה הייתה, לנצל את יצר התחרותיות ולדחוף את המכירות כלפי מעלה. המטרה השניה הייתה לגבש ולחזק את הצוותים של החנויות.

כשאנחנו רוכבים על אופניים בקבוצה, מצד אחד יש סוג של מחויבות קבוצתית, רוכבים יחד וכאשר נפתחים פערים בין הרוכבים, הראשונים עוצרים ומחכים לאחרונים. אך, מצד שני, אין ממש מחויבות קבוצתית. החזקים יותר ירכבו קדימה  וכשהם יחכו לאחרונים, הם ינוחו והאחרונים, כשיגיעו, יעצרו לרגע והקבוצה תמשיך. החזקים נחים יותר ואלו שמתקשים יותר ברכיבה, המפגרים מאחור, ימשיכו כמעט בלי מנוחה.

האם הייתם עדים פעם לוויכוח בין אב לבנו בחברה שהאב הקים? לעיתים המילה "וויכוח" היא תיאור מכובס לריב יצרי בין שני אנשים שקשה להאמין שהם אב ובנו שעובדים יחד. מנכ"ל צעיר תיאר אוירה קשה של ויכוחים וצעקות. הוא  סיפר שאביו (שהוא הבעלים של החברה) פיטר אותו כמה פעמים מתפקיד המנכ"ל. עד שיום אחד הבן הודיע שהוא באמת עוזב את החברה. האב נרתע ומשם ואילך השתנתה מערכת היחסים ונהיתה הרבה יותר חיובית ועניינית.

בעת רכיבת האופנים התפתח ויכוח נוקב בין אבי וחנן. שמעתי שהם מתווכחים בלהט על אירוע של רכיבת אופניים שהיה לפני הרבה מאד שנים, כל אחד מהם היה משוכנע שהוא זוכר יותר נכון, וכרגיל במקרים כאלו מטרת ההקשבה של אבי וחנן נועדה רק כדי למהר ולסתור איש את דברי רעהו. זה לא היה דיאלוג אלא שני מונולוגים נפרדים שכל אחד דקלם לעצמו.

אתם מציגים רעיון חדש שלדעתכם הוא בלתי רגיל. הרעיון שלכם יביא את השינוי והמהפך המתבקש כל כך. ואז מתחילות להישמע הסתייגויות והתנגדויות. אתם משוכנעים שהסיבה העיקרית להתנגדות היא אגו ואולי קנאה שאתם הגעתם עם הרעיון ולא מי שמעלה את ההתנגדות. אבל אין מה לעשות, ההתנגדויות עוצרות אתכם ואת היישום המהיר של המהלך המפכני.

בכל ארגון גדול וקטן מתקבלות כל הזמן החלטות על ידי מנהלים ועובדים. למעשה הדרך לעבור כל יום ויום ולהצליח היא על ידי קבלת החלטות נכונות וטובות לארגון. כל החלטה, גדולה כקטנה, מגיעה מתוך הצורך להניע את הארגון קדימה ולענות על היעדים העסקיים של החברה. בפוסט הזה הנני מבקש להתרכז בהחלטות שמתקבלות בישיבות הנהלה או על ידי מנכ"ל החברה.

כדי ששיתוף פעולה יצליח דרוש מישהו שיארגן, ישלוט או ינהל אותו. מישהו שינהל את קבוצת האנשים שהם חלק מאותו שיתוף פעולה ויקבע את הכללים. ניתן להניח שלאורך כל ההיסטוריה קמו ראשי שבט, מנהיגים או מלכים ששלטו בקבוצות אנשים כאלו או אחרות. חמורבי מלך בבל הוא אחת הדוגמאות של אותם שליטים. הוא שלט בבבל לפני כ-3,700 שנים וכתב את "חוקי חמורבי" שהם קודקס החוקים הקדום ביותר הידוע לנו.

אני מאמין שהגורם האנושי הוא היתרון היחסי בכל ארגון ואציג להלן כמה אייקונים ניהוליים שאומרים דברים דומים. גם אם אינכם מקבלים את עמדתי שזהו היתרון היחסי בכל ארגון, קשה להתעלם מהתפקיד של המשאב האנושי בהשגת המטרות של הארגון.

בעבר, כאשר ניהלתי מפעל גדול, הייתה נהוגה שם פרמיה אישית על תפוקה מעל תקנים היסטוריים. הייתה אורזת אחת, נקרא לה רות, שהגיעה להספקים גבוהים ביותר, יוצאי דופן, וקיבלה תגמול כספי בהתאם. לקח לי זמן להבין שרות, ה"אלופה" עובדת יחד עם צוות קטן וכל הכמות שהצוות אורז נרשמת עליה בלבד והצוות אינו זכאי לחלוק אתה את התגמול.

בהתחלה זה נראה מוזר, מי שהיה רגיל ללמד וללמוד, להדריך או לקיים שיחות אימון פנים אל פנים התקשה לקבל את השינוי. למי שלא היה רגיל, היה קשה לקבל את הרעיון לקיים ישיבות בזום. אבל די מהר התרגלנו. האפשרות לקיים פגישות, הדרכות, ישיבות, או אימונים והכל בלי לצאת מהבית התחילה לקסום לנו. יכולנו לעשות הכל בלי לבזבז זמן על נסיעות. 

מתי בפעם האחרונה קיימת שיחת משוב (feedback)? מה הייתה המטרה שלך בשיחה הזו? האם הגדרת לעצמך מטרה בשיחה הזו? האם השגת את המטרה? לא מזמן קיימתי שיחת משוב. הסיפור שאני סיפרתי לעצמי היה שהמטרה היא להשיג שיפור להמשך. להבטיח שבעתיד יהיה טוב יותר. אבל הייתה עוד מטרה סמויה. מטרה שהניעה אותי לקיים את שיחת המשוב והיא תסכול אישי ממשהו שלא הצלחנו בו.

תארו לכם קבוצת כדור סל שעולה למגרש והשחקנים לא מאמינים בקבוצה שלהם. אין להם תשוקה לנצח, אין להם גאוות יחידה. האם אתם מעלים בדעתכם שיהיה להם סיכוי לנצח? כעת דמיינו מצב הפוך, בו העובדים בחברה שלכם מגיעים לעבודה והם חדורי מוטיבציה להצליח, יש להם גאוות יחידה ואמונה שהם עובדים במקום מצוין. 

באופן כללי ניתן לומר שככל שהתלות ההדדית קטנה והאנונימיות גדלה (כלומר, הקשר האישי קטן) - גדל הסיכוי למאבקי אגו. אלא שהאנונימיות גדלה והתלות ההדדית קטנה, בדרך כלל, כאשר האנשים עובדים רחוק יותר אחד מהשני. וכאשר אנשים רחוקים האחד מהשני, יש, באופן טבעי, פחות מפגשים ומכאן גם פחות מקום למאבקי אגו.

שיחה זו התקיימה בעקבות כמה שנים שעבדנו עם צוותי שיפור ועבודה עם מטרות משותפות. מנהלי המשמרת פעלו יחד לעמוד ביעדים ושיתפו פעולה ביניהם. באווירה הזו של שיתוף פעולה ופתיחות, פואד סיפר את מה שסיפר. אבל בעבר המציאות הייתה שונה. לא הייתה תחרות פורמלית שאנחנו, ההנהלה, הובלנו. מנהל המשמרת שהשיג את התוצאות הטובות ביותר לא קיבל פרס. אבל הם התחרו ביניהם מי טוב יותר. לא מי משיג את היעד וגם לא מי משיג תוצאות טובות. אלא מי משלושתם משיג תוצאות טובות יותר. 

באוקיינוסים האדומים אתם נאבקים מול המתחרים שלכם כדי להגיע ליותר לקוחות או, לפחות, לשמור על הלקוחות הקיימים. עם הזמן נכנסים לנישת השוק שלכם מתחרים שמציעים את המוצרים או את השירותים שלכם במחירים נמוכים יותר ויותר, והנישה נעשית יותר צפופה. "התחרות חסרת הרחמים הופכת את האוקיינוס האדום לעקוב מדם".

למשל רחל, שבטוחה שמנהל הכספים שמציין כי האירוע שהיא תכננה יקר, ושואל האם נבדקו עוד חלופות – עושה זאת רק כי הוא מתנכל לה. האפשרות שמנהל הכספים נדרש, מתוקף תפקידו, לבחון את הדרך בה מבוצעות החלטות רכש ועל כך (בין היתר) הוא נמדד, כלל לא עולה על דעתה.

ברוך, המנכ"ל, בנה תכנית שאפתנית לשנת 2012, וממנה גזר אחורה את התכנית לשנים 2011 ו- 2010. בשלב הבא הוא קבע את היעדים למכירות בכל חודש בשנת 2010. עד שסיימנו את התכנית כבר היינו בתוך פברואר כך שהתכנית התחילה בחודש במרץ. ראו באיור 1 למטה את תמונת המצב עם סיכום המכירות עד סוף 2009, יחד עם התכנית שהכין ברוך.

מלחמות אגו בולטות במיוחד בהיעדר שיתוף פעולה בין המשמרות, היכן שיש כאלו. לפני כמה שנים חקרנו, באחת החברות, את גורמי השורש לביצועים נמוכים ביצור. אחת הסיבות שנמצאה הייתה: "היעדר שיתוף פעולה בין המשמרות". כאשר חקרנו, בשיטת "למה, למה" את הסיבות להיעדר שיתוף פעולה בין מנהלי המשמרות עלה הנושא של האגו, שמנע מהם ללמוד אחד מהשני ולפעול באופן אחיד.

השתתפתי השבוע, לראשונה במידברן. עדין לא סיכמתי לעצמי את החוויה ובוודאי שאיני מתכוון לנתח את האירוע, או ההתרחשות הזו. אבל למדתי שם כמה דברים מדהימים ואני שואל את עצמי האם הם שייכים רק למסגרת הזו או שיש לנו סיכוי להנחיל את מה שקורה שם גם מחוץ לגדרות של אתר המידברן.

לסיסמאות יש המון כוח כאשר ממנפים אותן. אם אינכם ממלאים את הסיסמאות בתוכן, אם אינכם משננים אותן ומשוחחים על המשמעות שלהן, עדיף לא לפרסמן. סיסמאות שתלויות ברחבי החברה ולא מתייחסים אליהן, מאבדות לא רק את המשמעות שלהן אלא יוצרות יחס שלילי לכל ניסיון למשוך את העובדים לחזון גבוה יותר.

תורת האילוצים מציגה קונפליקט בסכימה פשוטה בשם "ענן קונפליקט" שמבהירה את הרצונות והצרכים של כל צד. ניתוח מעמיק מביא למסקנה שבבסיס של כל קונפליקט יש בעיה אחת - בעיית היסוד שפתרונה מאדה את הענן. להגדרת הבעיה מגיעים בדרך של חיבור לוגי בין הגדים שונים - שעיקרם סיבה מול תוצאה.

מרקו עזב בנק השקעות אמריקאי (גולדמן זקס (Goldman Sachs ועבר לחברה האיטלקית לתשתיות גז ונפט, שהיא חברה ממשלתית. הוא בא מרקע בו מתגמלים את הטובים בשכר ובונוסים ומגיע לחברה בה יש שכר קבוע ומשרה לכל החיים. הוא מתאר את התסכול שלו מהמצב החדש, אלא שאז גילה שהביצועים של החברה האיטלקית היו מהטובים בעולם והם ידעו למצוא בארות נפט וגז טוב יותר מכל חברה אחרת.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

שוב ושוב אני פוגש את הטענה שהשכר הוא הפתרון למוטיבציה של עובדים. מיד כשעולה הטענה הזו אני שואל את בני שיחי מה יוצר אצלם את העניין בעבודה. מדוע הם נשארים שעות ארוכות בעבודה למרות שאינם מתוגמלים בשכר על שעות נוספות?

לא מזמן ישבתי עם מנכ"ל שאני מאמן. הוא קרא לי דחוף כדי לקבל החלטה בדילמה לא פשוטה שיש לו. אבל כאשר רשם את המחירים והרווחים, היה ברור שהוא כבר קיבל החלטה ולמעשה מבקש את אישורי להחלטה שקיבל.

מילת המפתח היא התייחסות. במידה ואינכם בטוחים שתוכלו להקדיש את הזמן והמשאבים הנדרשים להתייחסות לכל הצעה או רעיון, עדיף שלא תתחילו. אם תתחילו ותאבדו את האמון של העובדים שיש לכם כוונה רצינית להקשיב להם, יהיה הרבה יותר קשה להתחיל בפעם הבאה.