המאמר נשען על ההרגל השני בספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" (הוצאת אור-עם).
סטיבן קובי (Stephen R. Covey) מציג בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" (The Seven Habits Of Highly Effective People) את ההרגל השני: "לצפות את הסוף מראש".
קובי ממליץ לנו לדמיין ארבעה הספדים שיאמרו בלוויה שלנו. דברי ההספד הראשונים יינשאו ע"י בני משפחה קרובים ורחוקים, אחרי כן יספיד חבר קרוב, את ההספד השלישי יישא מישהו ממקום העבודה וההספד הרביעי יאמר ע"י נציג של ארגון קהילתי בו היינו מעורבים. כעת, הוא שואל אותנו, מה נרצה שיאמרו עלינו? איזה תכונות אופי נרצה שיראו בנו? איזה השפעה אנו רוצים שתהיה לנו על האנשים הקרובים אלינו?
אחרי שעניתם על שלושת השאלות למעלה, תגדירו מטרה בהתאם לתשובות שלכם ותכינו תכנית פעולה.
קובי כותב שלצפות את הסוף מראש, משמעו הבנה בהירה של היעדים מן ההתחלה. לדעת לאן אתה הולך, כדי להבין טוב יותר היכן אתה נמצא היום, וכדי שהצעדים שתנקוט יהיו תמיד בכיוון הנכון.
הימנעו מלהיות עסוקים אך לא אפקטיביים
כמה קל, כותב קובי, להיסחף לתוך מערבולת של פעילות במהלך המרוץ השוטף של החיים, לעבוד קשה יותר ויותר, להיות עסוקים – אפילו מאד עסוקים – בלי להיות אפקטיביים.
"הידיעה הברורה", הוא מוסיף, "מה באמת חשוב לנו, משנה את חיינו תכלית השינוי. אם נראה את הדבר לנגד עינינו תמיד, נצליח להיות ולעשות יום יום את מה שחשוב ביותר".
הכל נברא פעמיים
האם היה עולה על דעתכם לבנות בית בלי שתהיה תכנית מפורטת? אני משוכנע שאין ולו קורא אחד, שמעלה על דעתו לבנות בית בלי תכנית מפורטת עד הפרט האחרון. יתרה מזאת, כדי לקבל אישור בניה, התכנית צריכה לקבל אישור של קונסטרוקטור, צריכה לעמוד בתקנות שונים, לעמוד בחוקים שונים וכדומה. על כך אומר קובי שהכל נברא פעמיים. פעם אחת על הנייר ופעם שניה במציאות.
מדוע חברות רבות מנסות "להיברא רק פעם אחת?"
בעלי עסקים מקימים עסק, הם בונים מבנה, למבנה יש תכניות מפורטות, אבל לעסק שהקימו, העסק שנכנס כעת לתוך המבנה – לא.
מדוע?
אל תצפו ממני לתשובה. אין לי.
אני מניח שאם תשאלו את המנכ"ל או הבעלים מה מטרת העסק שהקים, הוא יגיד שהמטרה להרוויח.
יפה, כעת השאלות הבאות אמורות להיות:
כמה אתה רוצה להרוויח בכל אחת מהשנים הבאות?
איך אתה משיג את המטרות שלך?
האם יש לך תכנית פעולה עם יעדים תקופתיים בדרך להשגת המטרות?
מניסיוני, למרבית השאלות לא תקבלו תשובה, כי למנהל או לבעלים, אין תכנית.
מה כותב על כך סטיבן קובי?
קובי מצפה שבעלי עסקים לא יצאו לדרך בלי תכנית מפורטת, וכך הוא כותב (בעמוד 110): "נניח שאתה רוצה להקים עסק מצליח, עליך להגדיר לעצמך בבהירות מהו הדבר שאליו אתה חותר. עליך לחשוב היטב על המוצר או על השירות שברצונך להציע במונחים של יעדי השוק שלך, ואחר כך אתה מארגן את כל המרכיבים – כלכליים, מחקר ופיתוח, תפעול, שיווק, כוח אדם, מתקנים וכן הלאה – כדי להגיע ליעדיך".
האם זו המציאות שאתם מכירים בעולם העסקי בארץ?
אין ספק שיש חברות, בעיקר גדולות, שעובדות עם תכנית לכמה שנים קדימה, עם יעדים כמותיים ומודדות את עצמן בתדירות מאד גדולה.
העובדה שהן עובדות עם תכניות, יעדים ומדדים, היא מרכיב חשוב בהצלחה ובצמיחה שלהן.
מהצד השני אני פוגש חברות רבות ללא תכנית ואפילו ללא מדידה. למנכ"ל אין מידע על היקף המכירות ועל הרווח.
לא מזמן חנכתי את שלמה שנכנס לתפקיד בכיר בחברה ותיקה. הוא הגיע לפגישה עם המנכ"ל והציג את הגדרת התפקיד כפי שהוא רואה אותה. הגדרת התפקיד הייתה מדויקת עם הגדרות של התוצאות שהוא מחויב להן והיעדים הכמותיים שלו. המנכ"ל הסתכל עליו ואמר שאין צורך ביעדים. איך אותו מנהל יימדד על ידי המנכ"ל ללא יעדים? איך הוא ימדוד את הכפיפים שלו ללא יעדים?
איך שלמה ימקד את מאמציו ויביא את התוצאות שהמנכ"ל רוצה לראות אם התוצאות לא הוגדרו?
שלמה הודיע למנכ"ל שהוא אישית יעבוד עם יעדים כמותיים ומדידים גם לעצמו וגם למנהלים תחתיו.
מנהלים ללא מטרות עוסקים רוב הזמן בכיבוי שריפות
בסקר שעשינו בבלוג לפני שנתיים שאלתי כמה זמן את או אתה נסחפים לטפל באירועים השוטפים. 70% מהמשיבים אמרו שהם משקיעים בשוטף 40% עד 70% מזמנם. אמנם השיבו רק 78 גולשים, וזה מספר קטן מכדי לייצג תופעה, אבל הערך הזה משקף מאד את התמונה שאני פוגש בשיחות שלי עם מנהלים.
למעשה, מרבית המנהלים שאני שואל אותם את אותה שאלה, מעריכים שהם משקיעים קרוב ל- 90% מזמנם בשוטף ובכיבוי שריפות (לחצו כאן למאמר ולסקר).
ומה הקשר לעבודה עם מטרות: מנהלים שעובדים ללא מטרות, יעדים ותכנית פעולה, מעסיקים את עצמם בשוטף ובכיבוי שריפות ומתערבים ללא הרף בעבודתם של הכפיפים שלהם.
איך אפשר לעבוד בעסקים עם מטרה ותכנית פעולה בזמן שהשוק בכאוס?
דני, איש עסקים צעיר שאני מלווה, אמר לי שאינו יכול להגדיר מטרה ותכנית פעולה לשנים הקרובות, ואפילו לא לחודשים הקרובים. כל תכנית שהוא מנסה לעשות, מיד נטרפת. הוא מתכנן פרויקט, הפרויקט מתבטל.
לקוחות מסכמים אתו על עבודה ואז הפרויקט שלהם נכנס להקפאה ארוכה, או שפתאום יש הרבה עבודה והוא נדרש להגדיל בבת אחת את יכולת הביצוע שלו.
נכון, דני רואה מולו שוק לא יציב, אך דווקא משום כך נכון יותר לעבוד עם מטרה ותכנית פעולה. תכנית הפעולה חייבת להתייחס לחוסר היציבות בשוק. אם דני לא ימצא פתרון יצירתי, איך הוא מייצר יציבות במציאות של חוסר וודאות – הוא לא יוכל לשרוד.
פגישתי האחרונה עם דני, התקיימה במסעדת דרכים ובעוד אנו משוחחים נכנס אסף, חבר טוב שלי, שעובד כבר יותר משלושים שנים באותו תחום של דני. בשיחה הארוכה שהתפתחה הציג אסף לדני איך הוא צמח לאט, לאט ואיך הוא מתגונן, גם כיום, מול העליות והירידות בעסקים.
סיכום והמלצה
הנושא של עבודה עם תכנית לשנים הקרובות עלה כבר מספר פעמים בבלוג הזה (לחצו כאן להגיע למספר רב של מאמרים בתחום), סטיבן קובי מרחיב וקורא לנו לעבוד עם מטרות כדרך חיים. כהרגל שמלווה אותנו בכל תחומי החיים, החיים האישיים, חיי המשפחה והעבודה או העסקים.
נכון, שאין זה טריוויאלי לחזות את העתיד, אבל איננו נדרשים לחזות את העתיד, אלא להגדיר מטרה ולבנות תכנית פעולה שלוקחת בחשבון שיהיו הרבה שינויים בסביבה העסקית והאישית.
גיליתי שמנהלים רבים לא רק נמנעים להגדיר מטרה (לצפות את הסוף מראש כפי שקובי מגדיר), אלא גם עוצמים עיניים ונמנעים מלראות היכן הם בהווה.
עברנו שמונה חודשים, שני שליש של השנה וכעת זה זמן טוב להכין תכנית קדימה, לא להסתפק בתכנון של השנה הבאה, אלא לפחות שלוש שנים קדימה. שלוש שנים קדימה. בכל מקרה, את התכנית לשנה הקרובה, תפרטו לחודשים וכך תוכלו לעקוב על הביצוע ולהגיב לשינויים בסביבה העסקית.
אם אתם רוצים להיות אפקטיביים ולא רק עסוקים, תקבעו מטרה ותתקדמו אליה.
