הנהלה בכירה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

חברה אתה עבדתי בעבר שמה את הלימת המלאי במחסן בסדר עדיפות מאד גבוה. הם השקיעו מאמצים גדולים להגיע לניהול מלאי מדויק ועל פי רוב הוא אכן היה מדויק. אחד הצעדים שהחברה עשתה כדי להגיע למלאי מדויק היה להחליף את הצוות במחסן. הצוות החדש עבד מדויק והקפיד לרשום כל תנועה. אף על פי כן, מדי פעם מצאנו סטיה או שתיים שלא הצלחנו להבין את המקור שלה.

ירון היה בעלים של חברה קטנה ומצליחה. ירון הצליח לנווט את המכירות למוצרים שהקורונה הגבירה את נחיצותם והחזיק את כל העובדים בתקופת הסגר. גם כשהיו פחות מכירות, הוא לא הוציא אף עובד לחל"ת כי ידע שהיה קשה ויקר להכשיר אותם, הוא זקוק להם ואם יצאו לחל"ת אין שום הבטחה שיחזרו אליו בעתיד. יום אחד באה אליו מרינה ואמרה לו שחסר לה כסף והיא מבקשת לצאת לחל"ת ולעבוד בשחור בניקוי בתים. ירון לא האמין שזה קורה לו והרגיש נבגד.

אני שמח להמשיך את מסורת הפוסט הקהילתי שהתחלתי בשנת 2018, ולכבוד חגי תשרי אני מפרסם פוסט מיוחד שמורכב כולו מטיפים קצרים לניהול ששלחו עשרות מקוראי הבלוג - מנהלות ומנהלים ממגוון רחב של תעשיות וחברות בישראל.

אני מאמין שהגורם האנושי הוא היתרון היחסי בכל ארגון ואציג להלן כמה אייקונים ניהוליים שאומרים דברים דומים. גם אם אינכם מקבלים את עמדתי שזהו היתרון היחסי בכל ארגון, קשה להתעלם מהתפקיד של המשאב האנושי בהשגת המטרות של הארגון.

מרבית החברות שאני מכיר אינן מכשירות קאדר של מנהלים שיצמחו להיות מנכ"לים או מנהלים בכירים אחרים מתוך החברה. לפני כמה שנים פגשתי מנכ"ל בחברה גדולה שנקרא לה כאן תעשיות פלסטיק בע"מ, אשר שירת בתפקידו כעשרים שנה והחליט לפרוש. גם לאורך תקופה כל כך ארוכה הוא לא מצא לנכון להכשיר לו יורש מתוך החברה ובבוא יומו לעזוב, הוא הסתפק בכך שעזר לחברה לאתר מנכ"ל חדש מבחוץ. 

מרבית המנהלים שאני פוגש עסוקים כ-60 עד 70 אחוז מזמנם בכיבוי שריפות, עושים את המשימות של הדרגים שמדווחים להם, ואף משימות של דרגים יותר נמוכים. כי אם אנחנו עוסקים בכיבוי שריפה, אז זה מצב חירום ויש הצדקה לעזוב הכל ולהתמקד במשימות התפעוליות. התופעה הזו נפוצה מאד ואני מניח שהיא מוכרת לכם באופן אישי או מהתבוננות על המנהלים והמנכ"לים סביבכם.

מאז ומתמיד רציתי להיות בין אלו שמשפיעים על סביבתם ומובילים את המערכת, עקב כך בחרתי להתמקד במקצוע הניהול כמקצוע עיקרי. ב-20 השנים הראשונות בשוק העבודה התכוננתי לתפקיד המנכ"ל, בחרתי מסלול עבודה כזה שבסופו של דבר הביא אותי לתפקיד הזה. עמדתי לבדי בראש הפירמידה וגיליתי מה שגילו רבים וטובים לפני: זה לא כיף גדול להיות שם.

באחת הקדנציות שלי כמנכ"ל פניתי לעוזי שהיה יושב הראש של מועצת המנהלים והמנהל שלי, וביקשתי את אישורו להתקשר עם יועץ. החברה הייתה בקשיים גדולים והביאו אותי לחלץ אותה מהמשבר. נזהרתי בכל הוצאה ולהוצאה שהייתה קשורה בי העדפתי שיהיה אישור של היו"ר. עוזי השיב לי שאין צורך ביועץ חיצוני, הוא בעצמו ייתן לי את הייעוץ הכי טוב.

חברה גדולה ומצליחה נהגה לתת תגמול כספי חודשי לעובדים ולמנהלים על עמידה ביעדים. השכר של אחד ממנהלי המחלקות הושפע מהעמידה ביעד של שיעור הזמן שהקו יצר מתוך סך כל השעות האפשריות. כדי להשיג תוצאה טובה ולקבל בונוס גבוה בכל חודש, מנהל המחלקה לא הכניס ליצור סדרות בעייתיות או מוצרים בעייתיים שכבר היו בתהליך יצור והגיעו מהמחלקה הקודמת. התוצאה הייתה הצטברות של מלאי גדול ברצפת היצור ופחות תוצרת שהגיעה לקו הגמר.

באופן כללי ניתן לומר שככל שהתלות ההדדית קטנה והאנונימיות גדלה (כלומר, הקשר האישי קטן) - גדל הסיכוי למאבקי אגו. אלא שהאנונימיות גדלה והתלות ההדדית קטנה, בדרך כלל, כאשר האנשים עובדים רחוק יותר אחד מהשני. וכאשר אנשים רחוקים האחד מהשני, יש, באופן טבעי, פחות מפגשים ומכאן גם פחות מקום למאבקי אגו.

לקח לי שבע שנים להצליח לפרק חברה מרצון. חברה שלא הייתה פעילה כבר עשרים שנה, ובעצם אני הבעלים היחיד שלה (החזקתי ב- 99.9% מהמניות ומי שהחזיקה בעשירית האחוז הנותרת לא באמת התעניינה בחברה). בנוסף לכך, לחברה לא היו נכסים או התחייבויות והיא הייתה סגורה במס הכנסה ובמע"מ.

בהתחלה התוצאה נראית מצוינת. בפרט כאשר לפני המנהל הסמכותני היה מנהל שהתקשה לקבל החלטות. כעת מתקבלות החלטות במהירות וכולם מיישרים קו. אבל ניהול כזה מסרס את החברה. הוא מדכא יוזמות חיוביות וכאשר המנכ"ל הסמכותני יעשה טעות איש לא יעז לתקן אותו או להצביע על הנזק שעלול להיגרם.

לאורך כל השנה אני מנסה להעשיר אתכם, הקוראים, ולחלוק מהניסיון והידע שצברתי ב-30 שנותיי כמנכ"ל ויועץ למנהלים בתעשייה הישראלית. השבוע, אני נותן את הבמה לקהילת הקוראים של הבלוג, המורכבת מעשרות אלפי קוראים בכל שנה וקרוב ל-4,500 מנויים לניוזלטר השבועי. תודה לכל המנהלים/ות שהסכימו לחלוק עם כולנו מניסיונם ושלחו טיפים.

ההחסרה שאיתמר יצר לא הייתה רק של המפתח או של כל אביזר אחר שתפקידו מצטמצם בפתיחה של הדלת. המהות היא בעצם ניהול פשוט וחכם של הזכות לפתוח את המנעול ולהיכנס לבית, למועדון, למתנ"ס, לבריכת השחיה וכדומה. במקום המפתח שהוחסר הוכנס שימוש באביזר שבלאו הכי קיים כמעט אצל כל אחד: הטלפון הנייד. אני מאמין שכל מי שמנהל מרכז כזה או משתמש בו לעיתים מעריך את התועלת.

מי שמבקש להבטיח שהכללים וההוראות ימולאו, חייב להקפיד על קלה כחמורה. לא ניתן להשאיר לכל עובד או מנהל את מרחב הבחירה אילו הוראות לקיים ואילו לא. בעבר אמר לי מנהל של אחד המפעלים בנסטלה, כי כאשר הם נכנסו למהלך של הטמעת השיטה של יצור רזה (Lean Production), נאמר לו שקודם כל יוודא שכולם אוחזים במעקה בעת העליה או הירידה במדרגות.

בשבוע שעבר פרסמתי את החלק הראשון של תוצאות סקר המנהלים שערכתי באתר. הוא בחן את 13 השיטות זו לצד זו, והציג את ההבדלים ברמת המוכרות שלהן, את ההבדלים בהיקף השימוש בהן, ואת מידת ההצלחה בעבודה עם שיטות הניהול השונות. בחלק זה של הניתוח אני אתמקד באופן מפורט יותר בכל אחת מהשיטות, ואציג את ההבדלים בין מידת ההיכרות והיקף השימוש בכל שיטה, לבין ההצלחה שהיא מצליחה לייצר.

349 מנהלים ומנהלות השתתפו בסקר המנהלים הגדול שערכתי בשנה החולפת בבלוג, שבחן 13 שיטות ניהול שונות ואת השימוש בהן בתעשייה הישראלית. המנהלים/ות סימנו את רמת המוכרות של כל שיטה, את מידת הניסיון שלהם בעבודה עם כל שיטה ואת מידת ההצלחה שראו בעבודה עם השיטות השונות. התוצאות נרחבות ומרתקות, ומלמדות אותנו רבות על מצב הניהול בתעשייה כיום, ועל כלי הניהול שמצליחים לייצר הצלחה.

ביל גייטס מבין שחל שינוי מהותי בסביבה העסקית. הוא עושה "זום אאוט" ויוצא באפריל של אותה שנה לשבוע חשיבה שמוקדש רק לאינטרנט. עם שובו, גייטס מכנס צוות מוחות כדי לבחון את האיום: מהן העובדות? האם הדבר מצריך שינוי מהותי? האם הסכנה ממשית או מנופחת? האם אנו נתונים לאיום? בסופם של הדיונים מבינים במיקרוסופט כי האינטרנט אכן מהווה שינוי יסודי בסביבה, כמו גם איום חמור.

באוקיינוסים האדומים אתם נאבקים מול המתחרים שלכם כדי להגיע ליותר לקוחות או, לפחות, לשמור על הלקוחות הקיימים. עם הזמן נכנסים לנישת השוק שלכם מתחרים שמציעים את המוצרים או את השירותים שלכם במחירים נמוכים יותר ויותר, והנישה נעשית יותר צפופה. "התחרות חסרת הרחמים הופכת את האוקיינוס האדום לעקוב מדם".

"הניצחון ממתין למי שדואג שהכול יהיה בסדר – אנשים קוראים לזה מזל. התבוסה נכונה בוודאות למי שלא טרח לנקוט את האמצעים הנחוצים במועד. לזה יקרא מזל רע". רואלד אמונדסן, האיש שהגיע ראשון לקוטב הדרומי.בשנים לפני המסע, אמונדסן, שלא ידע מה צפוי לו ולאנשיו, יצא אל האסקימוסים ולמד מהם כיצד הם נעים באיטיות כדי להימנע מהזעה מופרזת שעלולה להפוך לקרח. עוד הוא למד כיצד לגרור מזחלות בעזרת כלבים וסיגל את השיטות של האסקימוסים.

באחת החברות אתן אני עובד התקיים דיון האם להעלות את המחיר של המוצרים השונים. המנכ"לית זיהתה קושי לעלות מחיר ובדקה את האפשרויות השונות, מה ניתן לעשות ואיך. כמה חברי הנהלה טענו שהעלאת המחיר היא הדרך היחידה שהחברה תוכל לשרוד. אני הצגתי להם אפשרות אחרת להעלות את הרווח – להתייעל.

לאורך כל הדרך זכרתי שבקצה המסלול אני חוזר הביתה. כל הזמן ראיתי את המטרה והתעלמתי מהרטיבות והקור. מדי פעם עברו מולנו עוד קבוצות רכיבה וגם רצים. אני מנחש שהרוכבים האחרים או הרצים חשבו את אותן מחשבות. יש מטרה, יש מסלול וכשהוא מסתיים נזכור את הרכיבה, והקשיים הקטנים ישכחו. באחת הירידות עלו מולנו אפרת ורובי בריצה. על הפנים שלהם לא הייתה שום הבעה של חמלה עצמית או קושי, רק נחישות. גם הם היו ממוקדים במטרה ולא ברגע.

אני משוכנע שכל אחד מכם זוכר לפחות מקרה אחד בו הוא היה זה שהציע לעצור ולהשחיז את המסור. אני גם משוכנע שכל אחד מאתנו (גם אני כמובן), היה יותר מפעם אחת בעמדה של האיש המנסר שאין לו זמן לעצור ולהשחיז את המסור, אך יש לו הרבה זמן לעבוד לא נכון, או לא יעיל, או לעבוד בכלים שכבר לא מתאימים לשוק.

אחד המנהלים הבכירים של חברת נוקור (Nucor Steel), שהייתה אחת החברות שהפכו למצוינות, אמר לצוות המחקר של קולינס: "עשרים אחוזים מהצלחתנו הם הטכנולוגיה החדשה שסיגלנו, אבל שמונים אחוזים מהצלחתנו נעוצים בתרבות החברה שלנו". "הטכנולוגיה לא יכולה להתמיר מפעל טוב למפעל מצוין, ואינה יכולה בכוחות עצמה למנוע אסון" כתב קולינס.

בוריס, מנהל המשמרת, פעל בריש גלי בניגוד להנחיית המנכ"ל ובכך חתר תחת ניסיונו של המנכ"ל להשיג את אחת המטרות שהיו לו חשובות מאד. בוריס לא רק "השתין בבריכה" אלא "עשה זאת מהמקפצה" הוא האמין שהמנכ"ל לא יתמודד מולו ולא יאונה לו כל רע, גם אם יפר את המשמעת.

מלחמות אגו בולטות במיוחד בהיעדר שיתוף פעולה בין המשמרות, היכן שיש כאלו. לפני כמה שנים חקרנו, באחת החברות, את גורמי השורש לביצועים נמוכים ביצור. אחת הסיבות שנמצאה הייתה: "היעדר שיתוף פעולה בין המשמרות". כאשר חקרנו, בשיטת "למה, למה" את הסיבות להיעדר שיתוף פעולה בין מנהלי המשמרות עלה הנושא של האגו, שמנע מהם ללמוד אחד מהשני ולפעול באופן אחיד.

שני טיפוסי המנהלים שתיארתי למעלה (זה שמשתף את העובדים במצב רוחו הרע וזה שמבקש למנות מנכ"ל בקבוצה שהוא מנהל בלי לחשוף בפניו את הנתונים העסקיים), אינם מאד נפוצים אם כי קיימים בגרסה כזו או אחרת. בהחלט נוכל לומר כי לא כל המנכ"לים מחפשים לאמץ שיטות ניהול חדשות ולשפר את שיטות הניהול שלהם. השאיפה לשדרג את עצמנו לרמה של מנהלים - מנהיגים צריכה להדריך ולכוון אותנו תמיד.

מבחינות רבות החברה שאביב הקים הייתה סיפור הצלחה. אבל לאביב הייתה חולשה: היה לו מאד קשה להיפרד ממנהלים ועובדים שלא התאימו לתפקידם. אביב ידע שהם לא מתאימים ומפריעים להמשך הצמיחה של החברה אבל לא קם בו העוז להיפרד מהם או להעביר אותם לתפקיד אחר. הוא קיווה שהם יעזבו בעצמם אלא שזה לא קרה.

לפני כמה שנים הזמין אותי גד, מנכ"ל ובעלים של חברה רווחית וביקש שאסייע לזהות הזדמנויות להגדיל את המכירות. החברה הייתה אמנם רווחית אבל צמיחתה נעצרה ולכן גד המנכ"ל חיפש הזדמנויות חדשות.
אני תמיד מאמין שבתוך כל חברה יש ידע רב מאד שרק נדרש להקשיב לו, ולכן התחלתי את עבודתי בסדרת שיחות עם מנהלים ועובדים בחברה.

המאמר הכי פופולרי פורסם במרץ לפני שנה והוא דן בשאלה כיצד להתמודד עם היעדרויות של עובדים. כמעט 19 אלף גולשים קראו את המאמר ומדי יום ממשיכים להיכנס אליו עשרות נוספים.
הנושא של שימור עובדים והתמודדות עם ההיעדרויות של העובדים הוא הנושא הכי "חם" שאני פוגש. הוא מטריד מנהלים רבים, אך מעט חברות מצליחות ליצור שינוי.