כיצד לפרק את תכנית העבודה לחלקים ברי ניהול? חלק ראשון: החזון האישי

גם השנה, בתקופת החגים נפרסם את הפוסט הקהילתי עם טיפים לניהול מוצלח שאתם תשלחו. אני מזמין אתכם להקדים ולשלוח את הטיפ שלכם (עד 50 מילים).
בסוף המאמר תמצאו קישור לפוסטים הקהילתיים מהשנים הקודמות.
וקישור למאמרים נוספים בנושא של תכניות עבודה ובניה של תקציב לשנה הבאה.

אנחנו מתקרבים לרבעון האחרון של השנה וזה הזמן המתאים להגדיר את התכנית, או התקציב לשנה הקרובה.

הכנת תכנית שנתית לחברה שלנו דומה להכנה של החזון האישי ומימוש שלו. החזון האישי מתחיל בנו, הוא קרוב אלינו ויותר מוחשי עבורנו.

לכן, השבוע, נתחיל בבחינה של החזון האישי ובשבוע הבא נעבור לתכנית הרב שנתית לחברה שלנו.

שני שלבים לפני הגדרת החזון האישי

לפני הגדרת החזון האישי יש שני שלבים מקדימים:

עוצמות. השלב הראשון הוא זיהוי העוצמות האישיות. העוצמות, או החוזקות שלנו, הן הכלים אתם אנחנו עובדים. בעזרתם אנחנו פועלים היום ובעזרתם נממש את החזון שלנו.

אבני בנין אישיות, או ערכים אישיים. לכל אחד מאתנו יש מעט דברים מאד חשובים, שבהיעדרם לא יהיה לנו טוב ולא נחזיק מעמד לאורך זמן, או לפחות, לא נהיה מאושרים.

למשל, יש אנשים שאינם מוכנים לקבל מרות. החופש האישי הוא קריטי עבורם. אנשים כאלו לא יכולים היות שכירים. אם הם יאלצו שכירים לצורך פרנסתם, הם יהיו מאד לא מאושרים. בחזון האישי של אנשים כאלו הפרנסה לא תהיה בעבודה שכירה. הם פשוט לא יהיו מאושרים. אולי הם יקלעו מפעם לפעם לעבוד כשכירים אבל זה יהיה רע הכרחי ולא משהו שהם חותרים אליו.

לאותם דברים מאד מהותיים אנחנו קוראים "ערכים אישיים", או "אבני בנין אישיות". לכל היותר נזהה עד שישה ערכים אישיים כאלו.

מאחר ואנחנו מייחסים להם חשיבות מאד גדולה בהחלטות על הנתיב של חיינו – לא יהיה זה נכון לזהות יותר משישה. אם זיהינו יותר, נגדיר להם סדר עדיפות עבורנו ונשאר רק עם השישה שעבורנו הם בעדיפות הכי גבוהה.

החזון האישי

אחד השלבים החשובים באימון אישי הוא הגדרת החזון, או המציאות העתידית אליה המתאמן מבקש להגיע בעוד חמש שנים, או פרק זמן אחר.

אחרי שהמתאמן מגדיר את החזון שלו, אני בונה אתו תכנית פעולה להגשמת החזון.

הגדרת החזון ובניית תכנית פעולה מתחילה תמיד במועד הרחוק ביותר והולכת אחורה עד מחר בבוקר עם צעדים שמוגדרים באופן מדויק וברור.

המציאות שלנו היא דבר מורכב ועשיר. גם המציאות בהווה וגם זו העתידית, זו של החזון.

מכאן ברור שהחזון האישי שלנו הוא דבר מורכב שמכיל מספר תחומים.

איך לממש חזון אישי מורכב?

חן, אחת המתאמנות אתן עבדתי, אמרה לי פעם במסגרת הגדרת החזון שלה, שיהיה לה ילד שלישי ורצוי שזו תהיה ילדה. היא הוסיפה שבעלה עדין אינו מודע לכך, אבל זה מה שיהיה.

בעצם חן אמרה בקול רם את אחת משאיפותיה הכמוסות. מרגע שהדבר נאמר בקול רם, היה ברור שהוא יקרה והוא אכן קרה.

כפי שחן טיפלה בכל תחום בנפרד והבאת ילד שלישי למשפחה היה אחד התחומים האלו - כך אנחנו מחלקים את החזון לתחומים השונים שלו. למשל, משפחה, זוגיות, תחום עיסוק, גובה ההכנסה, וכדומה.

שלבי העבודה

שלב ראשון
לכל תחום אנחנו בונים תכנית פעולה בנפרד ובאופן בלתי תלוי בשאר התחומים.

שלב שני
לכל תחום אנחנו מגדירים את היעד אליו נרצה להגיע בעוד חמש שנים, אחרי כן את היעד לעוד ארבע שנים מהיום, וכך אחורה עד לשנה הקרובה.

שלב שלישי
אחרי שהגדרנו את היעדים לכל שנה, ומבלי לשנות את היעד לסוף התקופה (למשל, בעוד חמש שנים), אנחנו בוחנים האם המעבר משנה לשנה הוא סביר, או שנשנה את החלוקה לאורך השנים.

שלב רביעי
את היעד לשנה הקרובה נפרוט ליעדים חודשיים.
כעת היעדים החודשיים נראים קרובים וברי השגה ויהיה קל לבנות תכנית פעולה לממש אותם.
אני מזכיר שכל מה שעשינו עד כה נכון לכל התחומים. הן לתחומים כמו פרנסה וגובה ההכנסה או המשכורת החודשית והן לתחומים "רכים" כמו המשפחה או הזוגיות. נכון שהפעולה נראית מאד טכנית והתחום יכול להיות מאד רגשי, אבל ברגע שמצאנו את הדרך לתרגם את היעד הרגשי לפעולה טכנית, יהיה קל לממש את היעד הרגשי.
נניח שאנחנו רוצים לחזק את הקשר הזוגי שלנו, אנחנו יכולים לקבוע בתכנית שלנו להקדיש בכל שבוע ערב אחד לבילוי זוגי.
חלק מהיעדים שנרצה להשיג בעתיד, מחייבים פעילות ארוכת טווח. למשל, לרכוש השכלה אקדמית, או להשיג רישיון טייס. לכן תכנית הפעולה תתייחס הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך יותר. היא תהיה מאד מפורטת לחודשים הקרובים וופחות מפורטת לשנים הבאות.

שלב חמישי
אחרי שבנינו תכנית פעולה לכל אחד מהתחומים בנפרד, הגיע הזמן לבחון את הקצאת הזמן והמשאבים שלנו. במידה ותוכניות הפעולה הנפרדות דורשות יותר משאבים ממה שיש לנו (למשל, משאבי זמן, כסף ועוד) נבצע התאמה של תכניות הפעולה. התאמה כזו תתבסס על סדר עדיפות שאנחנו קובעים לעצמנו.

שלב שישי
נבחן האם אנחנו פוגשים את הערכים האישיים שלנו (אלו שזיהינו לפני הגדרת החזון) במסגרת החזון שהגדרנו.
מאחר והערכים האישיים הם כל כך מהותיים עבורנו, החזון ותכנית הפעולה למימושו צריכים לאפשר לנו לקיים אותם.
לא פעם, תוך כדי ההגדרה של החזון, אנחנו עלולים להיסחף ולהגדיר חזון או לבנות תכנית פעולה שנמצאות בסתירה לערכים שלנו. למשל, נחזור לאנשים שהחופש האישי מאד חשוב להם. אם הם בוחרים להיות שכירים כתוכנית פעולה להשגת המטרות. זו בחירה בעייתית מפני שהם בוחרים במסלול חיים בו לא יהיו מאושרים.
כפי שכתבתי קודם, אנחנו עלולים להיקלע למציאות זמנית, בה לא נהיה מאושרים, או שפשוט לא יהיה לנו טוב – אבל אין זה נכון לבחור מסלול כזה כדרך חיים.

שלב שביעי
נבחן שיש לנו די משאבים לבצע את תכנית הפעולה. למשל, שיש לנו הון מספיק או שעלינו לגייס כסף ממקורות חיצוניים.
באותו אופן נבחן שהחוזקות שלנו מספיקות לבצע את תכנית הפעולה, או שנגייס עזרה ממקור חיצוני.

שלב שמיני
כעת נדרש רק לבצע ולעשות מעקב שאנחנו פועלים על פי תכנית הפועלה ומשיגים את היעדים שקבענו.
במידה ואנחנו פועלים בהתאם לתכנית הפעולה אבל לא משיגים את אחד היעדים – צריך לשנות את תכנית הפעולה.

איך כותבים חזון

יש כמה טכניקות לכתוב חזון אישי ולא אכנס אליהן כאן. מרביתן מחייבות עבודה עם אדם נוסף שינחה את העבודה. בדרך כלל זה יהיה מאמן.

אנשים שיודעים בבהירות רבה מה הם היו רוצים להשיג - בתחומי הקריירה, בתחום המשפחה או בכל תחום אחר – יכולים לעבוד עצמאית. הם יגדירו את המטרה ואת טווח הזמן. למשל בעוד חמש שנים אני רוצה שיהיה לי עסק בתחום הגינון שיכניס לי 40,000 ₪ בחודש.

כעת הם יעבדו באפון עצמאי לפי השלבים למעלה, יגדירו את ההכנסה הרצויה בשנה הרביעית, השלישית וכך הלאה עד השנה הקרובה.

הם יגדירו את אמצעי היצור הדרושים להשיג את היעדים וימשיכו לפי מה שכתבתי למעלה.

נראה אולי מורכב, אבל אם עובדים לפי השלבים למעלה – אפשר להשיג את המטרה.