בזבוזים שלא רואים – עלויות סמויות בתהליכים ארגוניים ואיך ניצור שיפור

בסיום תמצאו רשימת מאמרים קודמים שפרסמתי בנושא התמודדות עם בזבוזים.

במאמרים מהעבר שעסקו בנושא זהה או דומה, נקודת המבט הייתה שונה וכך גם התוכן.

המלצות מועילות למנהלים - והפעם: חוזים פסיכולוגיים: ההבטחות הלא כתובות שמנהלים לא מודעים שהפרו

מהם הבזבוזים שלא רואים בהיבט הארגוני?

טויוטה האירו בזרקור על שבעה מוקדי בזבוז במפעלים יצרניים.

הצגתי אותם במאמר שכתבתי: מוקדי הבזבוז: היכן אנחנו מפסידים כסף רב בלי לשים לב.

חברות מחפשות את החיסכון ברכש, בכוח אדם, בחומר או בלוגיסטיקה – אבל מפספסות את הכסף הגדול שנעלם בתוך התהליכים עצמם.

הבעיה היא שבזבוזים סמויים אינם נראים כמו תקלה.
הם נראים כמו "שגרת עבודה".

וכשמשהו הופך להרגל – מפסיקים לשאול אם הוא בכלל נחוץ.

במאמר הנוכחי אני אציג עשרה מוקדי בזבוז כאלו וגם דרכים לשיפור.

נתחיל עם שלוש דוגמאות קצרות מהשטח

לקוח ממתין שלושה ימים לאישור, פשוט כי המסמך "תקוע" בין שני מנהלים.
מחלקת השירות מתקשרת שוב ללקוח כדי לבקש מידע שכבר נמסר למכירות.
ישיבה של שעה עם שמונה משתתפים מסתיימת בלי החלטה ובלי אחריות לביצוע.

בכל אחד מהמקרים האלו אין סעיף תקציבי ברור בדוח רווח והפסד.
אבל יש עלויות אמיתיות: זמן עבודה, עיכובים, תסכול, שחיקה, פגיעה בשירות ואובדן רווחיות.

אלו הם בזבוזים שלא רואים.

עשר קטגוריות של עלויות סמויות בתהליכים ארגוניים

המתנה לאישורים.
עבודה כפולה.
ישיבות ללא תוצאה ולקיחת אחריות.
טעויות ותיקונים חוזרים.
עומס יתר על עובדים.
ריבוי משימות במקביל.
מידע שלא זמין כשצריך אותו.
התהליכים השתנו אבל הנהלים הישנים נשארו.
אי ניצול הידע והרעיונות של העובדים.
מורכבות ארגונית מיותרת.

המתנה לאישורים

אחד הבזבוזים הנפוצים ביותר הוא זמן המתנה.
עובדים ממתינים לאישור, לקוח ממתין לתשובה, והעבודה נעצרת.

בינתיים הארגון משלם שכר, מפעיל מערכות, הלקוחות מאוכזבים ונוצר עומס מיותר.

דרך שיפור

למפות את שרשרת האישורים, להגדיר סמכויות ברורות, להאציל סמכויות לדרגים למטה ולבטל אישורים שאינם מוסיפים ערך.

עבודה כפולה

כאשר מידע אינו עובר נכון בין מחלקות, אותה פעולה מבוצעת שוב ושוב.

מכירות מזינות נתונים, השירות מתקן, הכספים בודקים והתפעול משלים חוסרים.

הלקוח מרגיש זאת מיד.

דרך שיפור

ליצור סטנדרט אחיד להעברת מידע ולמדוד טעויות חוזרות.

ישיבות ללא תוצאה

ישיבות רבות יוצרות תחושת פעילות, אך לא בהכרח התקדמות.

המחיר אינו רק זמן הישיבה, אלא גם הפגיעה בריכוז והעומס הניהולי.

דרך שיפור

לקבוע מטרה ברורה לכל ישיבה, לסכם החלטות ומשימות ולהגדיר אחריות לביצוע.

טעויות ותיקונים חוזרים

כל טעות קטנה מייצרת שרשרת של תיקונים, בדיקות, שיחות והתנצלויות.

לעיתים העלות של התיקון גבוהה יותר מהעלות של ביצוע נכון מחדש.

דרך שיפור

לזהות את גורם השורש של התקלה ולא להסתפק ב"כיבוי שריפות".

עומס יתר על עובדים

כאשר עובדים נמצאים בעומס קבוע, האיכות יורדת, קצב הטעויות עולה והשחיקה גדלה.

בטווח הקצר זה נראה כמו "עמידה ביעדים".
בטווח הארוך זו פגיעה בארגון.

בגישה של Lean Management מתייחסים לעומס יתר כאל גורם מרכזי לחוסר יציבות בתהליכים. באחד המאמרים שפרסמתי על העקרונות של טויוטה כתבתי גם על Muri – עומס יתר על אנשים או ציוד.

דרך שיפור

לאזן עומסים, לזהות צווארי בקבוק ולשפר תהליכים במקום להעמיס עוד עבודה.

ריבוי משימות במקביל

עובדים ומנהלים קופצים ממשימה למשימה בלי לסיים.

התחושה היא של פעילות אינטנסיבית, אבל בפועל זמן הביצוע מתארך.

דרך שיפור

להקטין עבודה במקביל ולהעדיף סיום משימות לפני פתיחת משימות חדשות.

מידע שלא זמין בזמן

כאשר נתונים נמצאים בגיליונות אקסל שונים, במיילים או אצל אנשים מסוימים בלבד – מתקבלות החלטות באיטיות וההחלטות לא מדויקות.

דרך שיפור

לנהל את הידע, ליצור מקור מידע אחיד, ברור ונגיש.

התהליכים השתנו אבל הנהלים הישנים נשארו

ארגונים רבים עובדים לפי נהלים שנכתבו לפני שנים, למרות שהמציאות השתנתה לחלוטין.

כך נוצרים שלבים מיותרים שאיש כבר לא יודע להסביר.

דרך שיפור

לבצע בחינה תקופתית של תהליכים ולשאול: "האם זה עדיין נחוץ?"

אי ניצול הידע והרעיונות של העובדים

עובדי הקו הראשון רואים בעיות והזדמנויות בכל יום.
אבל בארגונים רבים אף אחד לא שואל אותם וגם לא מקשיב לרעיונות שעולים.

זהו אחד ממוקדי הבזבוז החשובים ביותר.

במאמר ובסרטון על שבעת מוקדי הבזבוז הוספתי את מוקד הבזבוז השמיני: אי ניצול היצירתיות של העובדים.

דרך שיפור

לשלב עובדים בשיפור תהליכים, בצוותי שיפור ולבנות דרך לקבל וליישם הצעות ייעול מהשטח.

מורכבות ארגונית מיותרת

עוד טופס, עוד מערכת, עוד בקרה, עוד שכבת ניהול.

כל תוספת כזו נראית קטנה בפני עצמה, אבל יחד הן הופכות את הארגון לאיטי ומסורבל.

חברת McKinsey & Company כתבה לאחרונה כי ארגונים רבים הופכים מורכבים ולא יעילים משום שהתהליכים וההתנהגויות נשארים ללא שינוי, גם כאשר המבנה הארגוני משתנה.

דרך שיפור

לפשט תהליכים באופן שיטתי ולבחון כל שלב לפי השאלה: האם הוא באמת מוסיף ערך?

שימוש ב-Lean להסרת בזבוזים

ב־Harvard Medical School Insights הדגישו כי אחד העקרונות המרכזיים של Lean הוא הסרת בזבוזים כמו המתנה, עיכובים, טעויות ועיבוד מיותר.

בעיתונות הכלכלית עוסקים יותר ויותר בפריון עבודה, עומסים תפעוליים ובירוקרטיה ארגונית – במיוחד על רקע המחסור בכוח אדם והלחץ לשפר רווחיות בלי להגדיל תקציב.