כיצד הדוחות הכספיים עוזרים לנהל את החברה? (חלק א)

במאמר הזה אני נעזר בספר מדריך הרווארד למנהלים (הוצאת מטר).

בסוף המאמר תמצאו קישור לרשימת מאמרים נוספים בהם נעזרתי בספר זה.

במאמר הזה אני מתייחס לדוח הרווח וההפסד, בשבוע הבא אתייחס למאזן ולתזרים המזומנים.

כשהתחלתי את שלב האבחון בחברת החיים הטובים, ביקשתי לראות את דוח הרווח וההפסד. הבעלים והמנכ"ל אמר לי שאין. אבל הוא העביר אלי את מאזן הבוחן האחרון שהיה ברשותו. הוא עצמו לא עשה דבר עם מאזן הבוחן. לעיתים הוא הסתכל על השורה התחתונה ותו לא.

השם חברת החיים הטובים הוא שם בדוי.

התיאור שהצגתי משקף את מרבית החברות הקטנות (עד מחזור של עשרים מיליון ₪ בשנה) שאני פוגש.

גם מנכ"לים של חברות גדולות יותר, עם מחזור של עשרות מיליוני ₪ בשנה, שיש להן מנהל כספים, והמנכ"ל מקבל או יכול לקבל דוחות כספיים מסודרים – לא תמיד מכירים או נעזרים בדוחות אלו.

האם רק הידע הפיננסי שלכם אינו מרשים?

בספר מדריך הרווארד למנהלים מצטטים את אנדרו ליקירמן, דיקן בית הספר למנהל עסקים של לונדון ובעבר מנכ"ל משרד האוצר הבריטי: "אם אתם חוששים שהידע הפיננסי שלכם איננו מרשים במיוחד, אל תדאגו. אינכם לבד. על פי ניסיוני רוב המנהלים הבכירים רואים במדידת הביצועים הפיננסיים משימה מעיקה, אפילו מאיימת" (שם עמ' 235).

עם הציטוט הזה, אנחנו יכולים להתקדם בשקט נפשי. אנחנו לא לבד.

להפוך ערימה של מספרים משעממים לסיפור קצר ומרתק

דוחות כספיים יכולים להיות מאד משעממים ובפרט מאזן בוחן שהוא אוסף של נתונים ברמת ארגון די עלובה.

אנחנו צריכים לארגן את הנתונים בדרך שיתנו לנו תמונה חדה וממוקדת על מצב העסק שלנו.

אני בטוח שאם תוכלו לקבל במבט קצר תמונה על מצב העסק שלכם והדרך ליצור שיפור – הנתונים יעניינו אתכם מאד.

הדוח הראשון והעיקרי שאני עובד אתו הוא דוח הרווח וההפסד.

בדוח הזה אני מרכז את המספרים בגיליון אקסל כך שאוכל בקלות לבחון מה שיעורם באחוזים של ההוצאות מתוך המכירות וליצור השוואה מול תקופות קודמות.

להתמקד במספרים הגדולים בדוח הרווח וההפסד החודשי

אנחנו צריכים להתמקד במספרים הגדולים ולעבוד עליהם. בחברות יצרניות הם יהיו בדרך כלל עלות החומרים, עלות העבודה והמכירות.

בחברות יצרניות עלות החומרים והעבודה יחד עלולה להגיע ליותר מ-70% מהמכירות.

כדי להגדיל את הרווח או בכלל ליצור רווח נעבוד בשלושה ערוצים:

הגדלת המכירות, והתייעלות בצריכת החומרים ובעבודה.

הגדלת המכירות היא פעולה ארוכה. אנחנו צריכים להתמודד עם המתחרים שלנו, להבטיח איכות ושירות מעולים ובדרך כלל גם לחדש ולפתח מוצרים חדשים. כל אלו הן פעולות חשובות מאד אבל דורשות זמן.

התייעלות בשימוש בחומרים, הקטנת הפחת והתייעלות בעבודה הן פעולות שניתן לעשות בטווח קצר. זה נכון בכל חברה ובפרט בחברות שטרם עבדו על כך באופן אינטנסיבי.

דוגמה לדוח רווח והפסד של חברת הלימון

חברת הלימון היא אמנם חברה קטנה, אבל יש לה מנהלת חשבונות מצוינת והיא מכינה דוחות רווח והפסד חודשיים מאורגנים ומפורטים.

בדרך כלל, המנכ"ל של חברות בגודל הזה לא מבקש ולא מקבל דוחות מאורגנים ומסודרים כמו הדוח למטה והוא נאלץ להסתפק במאזן בוחן חודשי.

הנתונים במאזן הבוחן אינם מאורגנים וקשה מאד לצאת מהם עם תכנית פעולה לשיפור.

נתבונן בדוח רווח והפסד המפורט של הרבעון הראשון בחברת הלימון. זהו דוח רגיל, מאד מפורט. אפילו מפורט מדי ואנחנו עלולים לאבד כיוון בים המספרים.

בדוח שתראו למטה אני הוספתי את השיעור באחוזים של כל הוצאה בעמודה השמאלית.

במציאות אני מחשב את אחוז ההוצאה מהמכירות בכל חודש ולא רק פעם ברבעון.

חברת הלימון דוח רווח והפסד מפורט לרבעון I בשנת 2020
	ינו-20	פבר-20	מרץ-20	סה"כ רבעון 2020	אחוז מהמכירות
מכירות	900,000	800,000	1,000,000	2,700,000	100%
הוצאות ייצור
סה"כ חומרי גלם	198,000	176,000	220,000	594,000	22%
סה"כ קבלנים ועבודות חוץ	130,000	115,000	130,000	375,000	14%
סה"כ שכר עבודה בייצור	288,000	270,000	320,000	878,000	33%
סה"כ הוצאות ייצור	662,660	610,520	718,700	1,991,880	74%
רווח גלמי	237,340	189,480	281,300	708,120	26%
	26.37%	23.69%	28.13%	26.23%
הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות
הוצאות מכירה	20,000	22,000	25,000	67,000	2%
תקשורת ודואר	4,000	3,500	4,000	11,500	0%
מחשוב ומידע	2,000	2,000	2,000	6,000	0%
אחזקת משק	16,000	16,000	16,000	48,000	2%
שמירה	1,400	1,400	1,400	4,200	0%
מים	1,000	1,000	1,000	3,000	0%
ארנונה	20,000	20,000	20,000	60,000	2%
ביטוח	1,500	1,500	1,500	4,500	0%
רכב ונסיעות	35,000	35,000	35,000	105,000	4%
נסיעות לחו"ל	500	500	500	1,500	0%
הנהלת חשבונות	4,000	4,000	4,000	12,000	0%
צרכי משרד	1,000	1,000	1,000	3,000	0%
פרסום	2,000	25,000	2,000	29,000	1%
כיבודים ואירוח	1,000	1,000	1,000	3,000	0%
שירותים מקצועיים	6,000	6,000	6,000	18,000	1%
ספרות מקצועית	700	700	700	2,100	0%
קורסים והשתלמויות	600	600	600	1,800	0%
אגרות, קנסות ורישיונות	2,000	2,000	2,000	6,000	0%
הוצ' שכר הנהלה	120,000	120,000	120,000	360,000	13%
תרומות ומתנות חג	0	0	15,000	15,000	1%
סה"כ הוצ' מכירה, הנהלה וכלליות	238,700	263,200	258,700	760,600	28%
רווח תפעולי	-1,360	-73,720	22,600	-52,480	-2%
הוצ מימון
עמלות בנק	3,000	3,000	3,000	9,000	0.3%
ריביות	2,000	2,000	2,000	6000	0.2%
הפרשי שער	0	0	0	0	0.0%
סה"כ הוצ מימון	5,000	5,000	5,000	15,000	0.6%
רווח לפני מס	-6,360	-78,720	17,600	-67,480	-2.5%

נתמקד כעת רק בהוצאות הגדולות ונציג את הדוח באלפי ₪

ברור שכל המספרים חשובים, אבל בדוח למעלה יש כל כך הרבה נתונים שבקלות אנחנו מאבדים כיוון. אנחנו אפילו עלולים להימנע מלעבוד עם דוחות כל כך מפורטים.
לכן עשיתי את הפעולות הבאות:

השארתי רק את השורות של המספרים הגדולים והסתרתי את שאר השורות
עברתי לאלפי ₪
הדגשתי את שורות הסיכום בצבע צהוב

מה קיבלנו:
דוח מתומצת שניתן לעבוד אתו ולזהות את ההזדמנויות לשיפור.

חברת הלימון דוח רווח והפסד מתומצת לרבעון I באלפי ש"ח
	ינו-20	פבר-20	מרץ-20	סה"כ רבעון 2020	אחוז מהמכירות
מכירות	900	800	1,000	2,700	100%
הוצאות ייצור
סה"כ חומרי גלם	198	176	220	594	22.0%
סה"כ קבלנים ועבודות חוץ	130	115	130	375	13.9%
סה"כ שכר עבודה בייצור	288	270	320	878	32.5%
סה"כ הוצאות ייצור	663	611	719	1,992	74%
רווח גלמי	237	189	281	708	26%
הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות
הוצ' שכר הנהלה	120	120	120	360	13%
סה"כ הוצ' מכירה, הנהלה וכלליות	239	263	259	760	28%
רווח תפעולי	-1.4	-74	23	-52	-2%
הוצאות מימון
סה"כ הוצאות מימון	5	5	5	15	0.6%
רווח לפני מס	-6	-78,720	18	-67	-2.5%

התובנות וההזדמנויות שעולות מהדוח

שימו לב להבדל הגדול בין הדוח הראשון ששלחה מנהלת החשבונות ובין הדוח המקוצר, שמופיעות בו רק השורות החשובות והדגשה של שורות הסיכום.

אם אתם זוכים לקבל רק מאזן בוחן הצורך ליצור דוח מתומצת וברור, חשוב אף יותר.

בחברת הלימון יש הרבה מאד עבודה ידנית. חלק מהעבודה מבוצעת על ידי קבלנים או על ידי ספקים חיצוניים שעובדים כקבלני משנה של חברת הלימון. משום כך אני בוחן את שני הסעיפים האלו יחד

עלות העבודה ביצור יחד עם הקבלנים מגיעה ל-46% מהמכירות (32.5% + 13.9%).

זה שיעור מאד גבוה והוא מהווה הזדמנות מצוינת לשיפור. אם נצליח להתייעל בעבודה ביצור ב-10%, נחסוך 4.6% מהמכירות (46% X 10% = 4.6%).

ערך המכירות ברבעון היה 2,700 אלף ₪.

4.6% מערך המכירות יהיה 124 אלף ₪.

מכיוון שההפסד ברבעון הוא 67 אלף ₪.

ההתייעלות בעבודה כבר מעבירה את החברה לרווח של 57 אלף ₪.

בנוסף, אפשר להתייעל גם בחומרים. נניח שגם שם התייעלנו והורדנו את שיעור הפחת. כתוצאה, הצלחנו להוריד גם את עלות החומרים ב-10%.

10% מעלות החומרים שמהווה 22% מערך המכירות – שווה ל-2.2% מערך המכירות.

כלומר, חסכנו 2.2% מערך המכירות שהם עוד 59 אלף ₪.

בסך הכל חסכנו במהלך ההתייעלות 59 אלף ₪ ועוד 124 אלף ₪ שהם 183 אלף ₪.

גם אם נתייעל רק ב-5% בסעיף החומרים והעבודה, נחסוך 91.5 אלף ₪ והחברה תעבור מהפסד לרווח קטן.

דוח הרווח וההפסד אחרי ההתייעלות

נתבונן כעת על הדוח אחרי ההתייעלות (של 10%).

לשם הבהירות והפשטות אני מציג רק את החלק של הוצאות היצור, היכן שהיה השיפור, ואת השורה התחתונה:

חברת הלימון דוח רווח והפסד מתומצת לרבעון I אחרי השיפור
	ינו-20	פבר-20	מרץ-20	סה"כ רבעון 2020	אחוז מהמכירות
מכירות	900	800	1,000	2,700	100%
הוצאות ייצור
סה"כ חומרי גלם	178	158	198	534	19.8%
סה"כ קבלנים ועבודות חוץ	117	104	117	337	12.5%
סה"כ שכר עבודה בייצור	259	243	288	790	29.3%
סה"כ הוצאות ייצור	601	554	652	1,807	67%
רווח גלמי	299	246	348	893	33%
רווח לפני מס	55	-23	85	117	4.3%

סיכום ביניים: מה עשינו ומה קיבלנו?

מה קיבלנו:

מהלך השיפור מעביר את החברה מהפסד קטן (2.5%-) לרווח קטן (4.3%).
כל מי שניהל פעם עסק יודע שההבדל הוא שמים וארץ.
מנכ"ל של חברה מפסידה נמצא תחת לחץ של מועצת המנהלים, הבעלים או הבנק.
בנוסף, חברה מפסידה לא יכולה לחלק דיבידנד לבעלים.

מה עשינו:

ארגנתי את דוח הרווח וההפסד המפורט כך שיהיה פשוט ובהיר:
1. הוספתי עמודה של שיעור ההוצאה באחוזים מהמכירות.
  הצעד הזה מאפשר לבור את המוץ מהתבן. כלומר להתעלם מכל השורות שיש להן השפעה קטנה, ולהתמקד במספרים הגדולים. התמקדות שתיצור שיפור משמעותי בשורה התחתונה.
  הערה: בדרך כלל אני מוסיף את העמודה הזו לכל חודש. כך נקבל השוואה בין החודשים. נזהה חודשים חריגים ונוכל לחקור את הסיבות לשינוי החריג.
2. בניתי דוח מתומצת שכולל רק את המספרים הגדולים
  הדוח המפורט מבלבל באוסף הנתונים שלו ואפילו מרתיע מלצלול פנימה לתוך הדוח
3. עברתי מנתונים בש"ח לנתונים באלפי ₪. גם כאן, פחות ספרות, פחות עומס על הדוח מאפשר לראות בקלות רבה יותר את ההזדמנויות לשיפור
4. הדגשתי את שורות הסיכום בצבע צהוב כדי שנראה אותן בקלות ובמהירות

כעת (יחד עם המנכ"ל) זיהינו את ההזדמנויות לשיפור: עלות העבודה ביצור, קבלני המשנה ועלות החומרים.
אלו הם מנופי הרווח (כלומר שיפור שלהם יצור שיפור משמעותי ברווח)
הגדרנו יעדים להתייעלות
רתמנו את המנהלים והעובדים לתהליך ההתייעלות
ביצענו את ההתייעלות.

האם כל כך קל להשתפר? לא. בהחלט לא כל כך קל. אבל אפשרי.
ברגע שזיהינו את מנופי הרווח ורתמנו את העובדים השיפור אפשרי וזמין מאד.

דוח רווח והפסד הוא דוח בקרה חשוב אך יש בו חולשות

דוח רווח והפסד חודשי הוא דוח חשוב מאד. הוא יכול לשמש כבקרה על ההתייעלות שלכם ולזהות בעיות.

לדוח הזה יש גם נקודות חולשה שחשוב לזכור:

מאחר ואנחנו לא מבצעים ספירת מלאי כל חודש, בהכרח הדוח החודשי לא יהיה מאד מדויק בהיבט של צריכת החומרים
גם אם אתם עובדים נכון ומספקים את כל נתוני ההכנסות וההוצאות במועד המוקדם ביותר, לא תוכלו לקבל את דוח הרווח וההפסד לפני ה-20 בחודש הבא. אחרי ששולמו כל ההפרשות על השכר ונרשמו חשבוניות הספקים
כלומר, הדוח של החודש הנוכחי יהיה זמין במקרה הטוב, רק לקראת סוף החודש הבא.
רמת הפירוט של הדוח תלויה ברמת הפירוט של הנתונים והיכולת, או הכדאיות, לנהל רישום פרטני מדויק של העלויות ברמת המוצר או קו היצור.
לכן, בדרך כלל, הדוח נותן לנו תמונה טובה אבל כוללת על כלל החברה או אגפים ולא ברמת המוצרים או קווי יצור.

הנתונים יכולים להטעות

פרט לפן האנושי והצורך לנהל ולרתום את האנשים (העובדים והמנהלים), הניהול שלנו חייב להתבסס על נתונים, מדידה ותוכניות פעולה.

אבל הנתונים יכולים להטעות. בפרט כשמשתמשים בגיליונות אקסל הטעויות אורבות בכל פינה.

בספר העורכים כותבים:

"פקפקו בנתונים שלכם.

אף על פי שהעסק שלכם מתבסס על מתמטיקה, מספרים עלולים להטעות בקלות [...] מקורות המידע שלכם הם בדרך כלל אנושיים [...] והדעות הקדומות שלהם עלולות לסלף את הנתונים או את האופן שבו הם מוצגים" (שם עמ' 236).

מדוע הדוחות שמורים תחת מעטה של סודיות?

כתבתי למעלה שהיכולת לשפר את מנופי הרווח תלויה ברתימה של העובדים והמנהלים. אלא שרתימה כזו עוברת דרך שקיפות המידע.

ככל שנשתף יותר במידע כך העובדים יהיו יותר מחוברים למטרות הארגון ויירתמו להצלחתו.

מנכ"לים אומרים לי לפעמים שאם העובדים ידעו שהחברה מרוויחה הם ידרשו תוספת שכר. והסיבה לא לשתף אותם כשיש צרות, היא מה יהיה כשלא יהיו צרות...

מניסיוני כולנו אוהבים להיות חלק מנבחרת מנצחת. וחברה שמרוויחה היא סוג של "נבחרת מנצחת".

חברה שמרוויחה היא חברה שתשרוד בזמנים קשים, שלא תפטר עובדים כשיש קושי. היא חברה שהעובד יכול לראות בה את העתיד שלו בשנים הקרובות.

בסקר של חברת CofaceBDI בשיתוף מגזין דה מרקר שפרסמתי כאן במסגרת מאמר על מה שחשוב לעובדים בשנים 2017 עד 2021 אנחנו יכולים לראות שבעקבות הקורונה, החשיבות של הפרמטר של יציבות התעסוקה עלתה מאד. היציבות חשובה לעובדים יותר מתנאי השכר.

דוח הרווח וההפסד הוא כלי חשוב מאד לניהול. והוא גם כלי חשוב מאד לחיבור העובדים למטרות החברה ולתהליך השיפור של מנופי הרווח.

סיכום והמלצה

דוח הרווח וההפסד הוא כלי ניהולי מאד חשוב ורב ערך. עבודה בלעדיו משולה לנהיגה ברכב כשלוח המחוונים (Desh Board) מכוסה.

כמנהלים חשוב שתדעו מהם המשתנים ששיפור שלהם ייעשה את ההבדל ברמה של פארטו (או 80 – 20). המידע מהם אותם משתנים, יאפשר לכם למקד בהם את מאמצי השיפור.

תדאגו לקבל דוח רווח והפסד חודשי תמציתי. דוח שיש בו רק את השורות של המספרים הגדולים ולא ערימה של מספרים לא חשובים שתבלבל אתכם. תדאגו שתהיה בדוח עמודה המציינת את שיעור ההוצאה (באחוזים) מתוך המכירות.

כדי ליצור את השיפור תשתפו את העובדים ותרתמו אותם להשגת המטרה.