עדכונים אישיים מהבלוג: הצטרפו ליותר מ-4,000 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים וקבלו מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.

כיצד הדוחות הכספיים עוזרים לנהל את החברה? (חלק א)

במאמר הזה אני נעזר בספר מדריך הרווארד למנהלים (הוצאת מטר).

בסוף המאמר תמצאו קישור לרשימת מאמרים נוספים בהם נעזרתי בספר זה.

במאמר הזה אני מתייחס לדוח הרווח וההפסד, בשבוע הבא אתייחס למאזן ולתזרים המזומנים.

כשהתחלתי את שלב האבחון בחברת החיים הטובים, ביקשתי לראות את דוח הרווח וההפסד. הבעלים והמנכ"ל אמר לי שאין. אבל הוא העביר אלי את מאזן הבוחן האחרון שהיה ברשותו. הוא עצמו לא עשה דבר עם מאזן הבוחן. לעיתים הוא הסתכל על השורה התחתונה ותו לא.

השם חברת החיים הטובים הוא שם בדוי.

התיאור שהצגתי משקף את מרבית החברות הקטנות (עד מחזור של עשרים מיליון ₪ בשנה) שאני פוגש.

גם מנכ"לים של חברות גדולות יותר, עם מחזור של עשרות מיליוני ₪ בשנה, שיש להן מנהל כספים, והמנכ"ל מקבל או יכול לקבל דוחות כספיים מסודרים – לא תמיד מכירים  או נעזרים בדוחות אלו.

האם רק הידע הפיננסי שלכם אינו מרשים?

בספר מדריך הרווארד למנהלים מצטטים את אנדרו ליקירמן, דיקן בית הספר למנהל עסקים של לונדון ובעבר מנכ"ל משרד האוצר הבריטי: "אם אתם חוששים שהידע הפיננסי שלכם איננו מרשים במיוחד, אל תדאגו. אינכם לבד. על פי ניסיוני רוב המנהלים הבכירים רואים במדידת הביצועים הפיננסיים משימה מעיקה, אפילו מאיימת" (שם עמ' 235).

עם הציטוט הזה, אנחנו יכולים להתקדם בשקט נפשי. אנחנו לא לבד.

להפוך ערימה של מספרים משעממים לסיפור קצר ומרתק

דוחות כספיים יכולים להיות מאד משעממים ובפרט מאזן בוחן שהוא אוסף של נתונים ברמת ארגון די עלובה.

אנחנו צריכים לארגן את הנתונים בדרך שיתנו לנו תמונה חדה וממוקדת על מצב העסק שלנו.

אני בטוח שאם תוכלו לקבל במבט קצר תמונה על מצב העסק שלכם והדרך ליצור שיפור – הנתונים יעניינו אתכם מאד.

הדוח הראשון והעיקרי שאני עובד אתו הוא דוח הרווח וההפסד.

בדוח הזה אני מרכז את המספרים בגיליון אקסל כך שאוכל בקלות לבחון מה שיעורם באחוזים של ההוצאות מתוך המכירות וליצור השוואה מול תקופות קודמות.

להתמקד במספרים הגדולים בדוח הרווח וההפסד החודשי

אנחנו צריכים להתמקד במספרים הגדולים ולעבוד עליהם. בחברות יצרניות הם יהיו בדרך כלל עלות החומרים, עלות העבודה והמכירות.

בחברות יצרניות עלות החומרים והעבודה יחד עלולה להגיע ליותר מ-70% מהמכירות.

כדי להגדיל את הרווח או בכלל ליצור רווח נעבוד בשלושה ערוצים:

הגדלת המכירות, והתייעלות בצריכת החומרים ובעבודה.

הגדלת המכירות היא פעולה ארוכה. אנחנו צריכים להתמודד עם המתחרים שלנו, להבטיח איכות ושירות מעולים ובדרך כלל גם לחדש ולפתח מוצרים חדשים. כל אלו הן פעולות חשובות מאד אבל דורשות זמן.

 התייעלות בשימוש בחומרים, הקטנת הפחת והתייעלות בעבודה הן פעולות שניתן לעשות בטווח קצר. זה נכון בכל חברה ובפרט בחברות שטרם עבדו על כך באופן אינטנסיבי.

דוגמה לדוח רווח והפסד של חברת הלימון

חברת הלימון היא אמנם חברה קטנה, אבל יש לה מנהלת חשבונות מצוינת והיא מכינה דוחות רווח והפסד חודשיים מאורגנים ומפורטים.

בדרך כלל, המנכ"ל של חברות בגודל הזה לא מבקש ולא מקבל דוחות מאורגנים ומסודרים כמו הדוח למטה והוא נאלץ להסתפק במאזן בוחן חודשי.

הנתונים במאזן הבוחן אינם מאורגנים וקשה מאד לצאת מהם עם תכנית פעולה לשיפור.

נתבונן בדוח רווח והפסד המפורט של הרבעון הראשון בחברת הלימון. זהו דוח רגיל, מאד מפורט. אפילו מפורט מדי ואנחנו עלולים לאבד כיוון בים המספרים.

בדוח שתראו למטה אני הוספתי את השיעור באחוזים של כל הוצאה בעמודה השמאלית.

במציאות אני מחשב את אחוז ההוצאה מהמכירות בכל חודש ולא רק פעם ברבעון.

חברת הלימון דוח רווח והפסד מפורט לרבעון I בשנת 2020 

 

ינו-20

פבר-20

מרץ-20

סה"כ רבעון 2020

אחוז מהמכירות

מכירות

900,000

800,000

1,000,000

2,700,000

100%

הוצאות ייצור

סה"כ חומרי גלם

198,000

176,000

220,000

594,000

22%

סה"כ קבלנים ועבודות חוץ

130,000

115,000

130,000

375,000

14%

סה"כ שכר עבודה בייצור

288,000

270,000

320,000

878,000

33%

סה"כ הוצאות ייצור

662,660

610,520

718,700

1,991,880

74%

רווח גלמי

237,340

189,480

281,300

708,120

26%

 

26.37%

23.69%

28.13%

26.23%

 

הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות

הוצאות מכירה

20,000

22,000

25,000

67,000

2%

תקשורת ודואר

4,000

3,500

4,000

11,500

0%

מחשוב ומידע

2,000

2,000

2,000

6,000

0%

אחזקת משק

16,000

16,000

16,000

48,000

2%

שמירה

1,400

1,400

1,400

4,200

0%

מים

1,000

1,000

1,000

3,000

0%

ארנונה

20,000

20,000

20,000

60,000

2%

ביטוח

1,500

1,500

1,500

4,500

0%

רכב ונסיעות

35,000

35,000

35,000

105,000

4%

נסיעות לחו"ל

500

500

500

1,500

0%

הנהלת חשבונות

4,000

4,000

4,000

12,000

0%

צרכי משרד

1,000

1,000

1,000

3,000

0%

פרסום

2,000

25,000

2,000

29,000

1%

כיבודים ואירוח

1,000

1,000

1,000

3,000

0%

שירותים מקצועיים

6,000

6,000

6,000

18,000

1%

ספרות מקצועית

700

700

700

2,100

0%

קורסים והשתלמויות

600

600

600

1,800

0%

אגרות, קנסות ורישיונות

2,000

2,000

2,000

6,000

0%

הוצ' שכר הנהלה

120,000

120,000

120,000

360,000

13%

תרומות ומתנות חג

0

0

15,000

15,000

1%

סה"כ הוצ' מכירה, הנהלה וכלליות

238,700

263,200

258,700

760,600

28%

רווח תפעולי

-1,360

-73,720

22,600

-52,480

-2%

הוצ מימון

עמלות בנק

3,000

3,000

3,000

9,000

0.3%

ריביות

2,000

2,000

2,000

6000

0.2%

הפרשי שער

0

0

0

0

0.0%

סה"כ הוצ מימון

5,000

5,000

5,000

15,000

0.6%

רווח לפני מס

-6,360

-78,720

17,600

-67,480

-2.5%

נתמקד כעת רק בהוצאות הגדולות ונציג את הדוח באלפי ₪

ברור שכל המספרים חשובים, אבל בדוח למעלה יש כל כך הרבה נתונים שבקלות אנחנו מאבדים כיוון. אנחנו אפילו עלולים להימנע מלעבוד עם דוחות כל כך מפורטים.
לכן עשיתי את הפעולות הבאות:

  • השארתי רק את השורות של המספרים הגדולים והסתרתי את שאר השורות
  • עברתי לאלפי ₪
  • הדגשתי את שורות הסיכום בצבע צהוב

מה קיבלנו:
דוח מתומצת שניתן לעבוד אתו ולזהות את ההזדמנויות לשיפור.

חברת הלימון דוח רווח והפסד מתומצת לרבעון I באלפי ש"ח 

 

ינו-20

פבר-20

מרץ-20

סה"כ רבעון 2020

אחוז מהמכירות

מכירות

900

800

1,000

2,700

100%

הוצאות ייצור 

סה"כ חומרי גלם

198

176

220

594

22.0%

סה"כ קבלנים ועבודות חוץ

130

115

130

375

13.9%

סה"כ שכר עבודה בייצור

288

270

320

878

32.5%

סה"כ הוצאות ייצור

663

611

719

1,992

74%

רווח גלמי

237

189

281

708

26%

הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות

הוצ' שכר הנהלה

120

120

120

360

13%

סה"כ הוצ' מכירה, הנהלה וכלליות

239

263

259

760

28%

רווח תפעולי

-1.4

-74

23

-52

-2%

הוצאות מימון

סה"כ הוצאות מימון

5

5

5

15

0.6%

רווח לפני מס

-6

-78,720

18

-67

-2.5%

התובנות וההזדמנויות שעולות מהדוח

שימו לב להבדל הגדול בין הדוח הראשון ששלחה מנהלת החשבונות ובין הדוח המקוצר, שמופיעות בו רק השורות החשובות והדגשה של שורות הסיכום.

אם אתם זוכים לקבל רק מאזן בוחן הצורך ליצור דוח מתומצת וברור, חשוב אף יותר.

בחברת הלימון יש הרבה מאד עבודה ידנית. חלק מהעבודה מבוצעת על ידי קבלנים או על ידי ספקים חיצוניים שעובדים כקבלני משנה של חברת הלימון. משום כך אני בוחן את שני הסעיפים האלו יחד

עלות העבודה ביצור יחד עם הקבלנים מגיעה ל-46% מהמכירות (32.5% + 13.9%).

זה שיעור מאד גבוה והוא מהווה הזדמנות מצוינת לשיפור. אם נצליח להתייעל בעבודה ביצור ב-10%, נחסוך 4.6% מהמכירות (46% X 10% = 4.6%).

ערך המכירות ברבעון היה 2,700 אלף ₪.

4.6% מערך המכירות יהיה 124 אלף ₪.

מכיוון שההפסד ברבעון הוא 67 אלף ₪.

ההתייעלות בעבודה כבר מעבירה את החברה לרווח של 57 אלף ₪.

בנוסף, אפשר להתייעל גם בחומרים. נניח שגם שם התייעלנו והורדנו את שיעור הפחת. כתוצאה, הצלחנו להוריד גם את עלות החומרים ב-10%.

10% מעלות החומרים שמהווה 22% מערך המכירות – שווה ל-2.2% מערך המכירות.

כלומר, חסכנו 2.2% מערך המכירות שהם עוד 59 אלף ₪.

בסך הכל חסכנו במהלך ההתייעלות 59 אלף ₪ ועוד 124 אלף ₪ שהם 183 אלף ₪.

גם אם נתייעל רק ב-5% בסעיף החומרים והעבודה, נחסוך 91.5 אלף ₪ והחברה תעבור מהפסד לרווח קטן.

דוח הרווח וההפסד אחרי ההתייעלות

נתבונן כעת על הדוח אחרי ההתייעלות (של 10%).

לשם הבהירות והפשטות אני מציג רק את החלק של הוצאות היצור, היכן שהיה השיפור, ואת השורה התחתונה:

חברת הלימון דוח רווח והפסד מתומצת לרבעון I אחרי השיפור 

 

ינו-20

פבר-20

מרץ-20

סה"כ רבעון 2020

אחוז מהמכירות

מכירות

900

800

1,000

2,700

100%

הוצאות ייצור

סה"כ חומרי גלם

178

158

198

534

19.8%

סה"כ קבלנים ועבודות חוץ

117

104

117

337

12.5%

סה"כ שכר עבודה בייצור

259

243

288

790

29.3%

סה"כ הוצאות ייצור

601

554

652

1,807

67%

רווח גלמי

299

246

348

893

33%

רווח לפני מס

55

-23

85

117

4.3%

סיכום ביניים: מה עשינו ומה קיבלנו?

מה קיבלנו:

מהלך השיפור מעביר את החברה מהפסד קטן (2.5%-) לרווח קטן (4.3%).
כל מי שניהל פעם עסק יודע שההבדל הוא שמים וארץ.
מנכ"ל של חברה מפסידה נמצא תחת לחץ של מועצת המנהלים, הבעלים או הבנק.
בנוסף, חברה מפסידה לא יכולה לחלק דיבידנד לבעלים.

מה עשינו:

  1. ארגנתי את דוח הרווח וההפסד המפורט כך שיהיה פשוט ובהיר:
    1. הוספתי עמודה של שיעור ההוצאה באחוזים מהמכירות.
      הצעד הזה מאפשר לבור את המוץ מהתבן. כלומר להתעלם מכל השורות שיש להן השפעה קטנה, ולהתמקד במספרים הגדולים. התמקדות שתיצור שיפור משמעותי בשורה התחתונה.
      הערה: בדרך כלל אני מוסיף את העמודה הזו לכל חודש. כך נקבל השוואה בין החודשים. נזהה חודשים חריגים ונוכל לחקור את הסיבות לשינוי החריג.
    2. בניתי דוח מתומצת שכולל רק את המספרים הגדולים
      הדוח המפורט מבלבל באוסף הנתונים שלו ואפילו מרתיע מלצלול פנימה לתוך הדוח
    3. עברתי מנתונים בש"ח לנתונים באלפי ₪. גם כאן, פחות ספרות, פחות עומס על הדוח מאפשר לראות בקלות רבה יותר את ההזדמנויות לשיפור
    4. הדגשתי את שורות הסיכום בצבע צהוב כדי שנראה אותן בקלות ובמהירות
  1. כעת (יחד עם המנכ"ל) זיהינו את ההזדמנויות לשיפור: עלות העבודה ביצור, קבלני המשנה ועלות החומרים.
    אלו הם מנופי הרווח (כלומר שיפור שלהם יצור שיפור משמעותי ברווח)
  2. הגדרנו יעדים להתייעלות
  3. רתמנו את המנהלים והעובדים לתהליך ההתייעלות
  4. ביצענו את ההתייעלות.

האם כל כך קל להשתפר? לא. בהחלט לא כל כך קל. אבל אפשרי.
ברגע שזיהינו את מנופי הרווח ורתמנו את העובדים השיפור אפשרי וזמין מאד.

דוח רווח והפסד הוא דוח בקרה חשוב אך יש בו חולשות

דוח רווח והפסד חודשי הוא דוח חשוב מאד. הוא יכול לשמש כבקרה על ההתייעלות שלכם ולזהות בעיות.

לדוח הזה יש גם נקודות חולשה שחשוב לזכור:

  1. מאחר ואנחנו לא מבצעים ספירת מלאי כל חודש, בהכרח הדוח החודשי לא יהיה מאד מדויק בהיבט של צריכת החומרים
  2. גם אם אתם עובדים נכון ומספקים את כל נתוני ההכנסות וההוצאות במועד המוקדם ביותר, לא תוכלו לקבל את דוח הרווח וההפסד לפני ה-20 בחודש הבא. אחרי ששולמו כל ההפרשות על השכר ונרשמו חשבוניות הספקים
    כלומר, הדוח של החודש הנוכחי יהיה זמין במקרה הטוב, רק לקראת סוף החודש הבא.
  3. רמת הפירוט של הדוח תלויה ברמת הפירוט של הנתונים והיכולת, או הכדאיות, לנהל רישום פרטני מדויק של העלויות ברמת המוצר או קו היצור.
    לכן, בדרך כלל, הדוח נותן לנו תמונה טובה אבל כוללת על כלל החברה או אגפים ולא ברמת המוצרים או קווי יצור.

הנתונים יכולים להטעות

פרט לפן האנושי והצורך לנהל ולרתום את האנשים (העובדים והמנהלים), הניהול שלנו חייב להתבסס על נתונים, מדידה ותוכניות פעולה.

אבל הנתונים יכולים להטעות. בפרט כשמשתמשים בגיליונות אקסל הטעויות אורבות בכל פינה.

בספר העורכים כותבים:

"פקפקו בנתונים שלכם.

אף על פי שהעסק שלכם מתבסס על מתמטיקה, מספרים עלולים להטעות בקלות [...] מקורות המידע שלכם הם בדרך כלל אנושיים [...] והדעות הקדומות שלהם עלולות לסלף את הנתונים או את האופן שבו הם מוצגים" (שם עמ' 236).

מדוע הדוחות שמורים תחת מעטה של סודיות?

כתבתי למעלה שהיכולת לשפר את מנופי הרווח תלויה ברתימה של העובדים והמנהלים. אלא שרתימה כזו עוברת דרך שקיפות המידע.

ככל שנשתף יותר במידע כך העובדים יהיו יותר מחוברים למטרות הארגון ויירתמו להצלחתו.

מנכ"לים אומרים לי לפעמים שאם העובדים ידעו שהחברה מרוויחה הם ידרשו תוספת שכר. והסיבה לא לשתף אותם כשיש צרות, היא מה יהיה כשלא יהיו צרות...

מניסיוני כולנו אוהבים להיות חלק מנבחרת מנצחת. וחברה שמרוויחה היא סוג של "נבחרת מנצחת".

חברה שמרוויחה היא חברה שתשרוד בזמנים קשים, שלא תפטר עובדים כשיש קושי. היא חברה שהעובד יכול לראות בה את העתיד שלו בשנים הקרובות.

בסקר של חברת CofaceBDI בשיתוף מגזין דה מרקר שפרסמתי כאן במסגרת מאמר על מה שחשוב לעובדים בשנים 2017 עד 2021 אנחנו יכולים לראות שבעקבות הקורונה, החשיבות של הפרמטר של יציבות התעסוקה עלתה מאד. היציבות חשובה לעובדים יותר מתנאי השכר.

דוח הרווח וההפסד הוא כלי חשוב מאד לניהול. והוא גם כלי חשוב מאד לחיבור העובדים למטרות החברה ולתהליך השיפור של מנופי הרווח.

סיכום והמלצה

דוח הרווח וההפסד הוא כלי ניהולי מאד חשוב ורב ערך. עבודה בלעדיו משולה לנהיגה ברכב כשלוח המחוונים (Desh Board) מכוסה.

כמנהלים חשוב שתדעו מהם המשתנים ששיפור שלהם ייעשה את ההבדל ברמה של פארטו (או 80 – 20). המידע מהם אותם משתנים, יאפשר לכם למקד בהם את מאמצי השיפור.

תדאגו לקבל דוח רווח והפסד חודשי תמציתי. דוח שיש בו רק את השורות של המספרים הגדולים ולא ערימה של מספרים לא חשובים שתבלבל אתכם. תדאגו שתהיה בדוח עמודה המציינת את שיעור ההוצאה (באחוזים) מתוך המכירות.

כדי ליצור את השיפור תשתפו את העובדים ותרתמו אותם להשגת המטרה.

שאלת סקר חשובה

האם יש אצלכם מודעות למנופי הרווח והגדרה ברורה שלהם?

אני מזמין אותך לצפות בתוצאות ההצבעה שהייתה עד כה ולהצביע בסקר.

יעוץ וליווי אישי ממוקד ומהיר למנכ"לים

אם אתם מעוניינים בעזרה המקצועית שלנו, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לשלוח בקשה דרך הטופס ליצירת קשר באתר (לחצו כאן לקישור), או לרכוש שעות ייעוץ דרך החנות המקוונת באתר (לחצו כאן לקישור).

צוות המומחים של מצוינות בעסקים ואני נבנה יחד אתכם בזמן קצר, תכנית עבודה שתסייע לכם להשיג את היעדים המרכזיים שלכם כפי שהצגנו בוובינר הראשון שהעברנו באוגוסט 2020 ובשאר הוובינרים שבאו אחריו.

צוות המומחים שלנו הוא רחב ומגוון. אנחנו מזהים את הצרכים הייחודיים לכל חברה ומוצאים עבורכם את הדרך המהירה והבטוחה ביותר לשפר את הרווח שלך.

קישור למאמרים נוספים בהם נעזרתי בספר מדריך הרווארד למנהלים

  1. כיצד האינטליגנציה הרגשית משפיעה על התפקוד שלכם כמנהלים וכיצד לשלוט בה? מאמר משנת 2020
  2. מה חושבים עליכם העובדים שלכם ואיך תשפיעו על כך? מאמר משנת 2021
  3. איך ליצור תקשורת אפקטיבית? מאמר משנת 2021
  4. מדוע יש מנהלים ריכוזיים ואיך ליצור שינוי? מאמר משנת 2021
  5. מפת חשיבה ודורשת – כלים לפיתוח חשיבה יצירתית מאמר משנת 2021
זאב רונן

בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

בדקו אפשרויות ליצירת שיפור גם אצלכם

ספרו לי על האתגרים שעומדים בפניכם ונבחן יחד אם יש ביכולתי לסייע לכם ליצור שיפור משמעותי. מלאו את הטופס ונקבע שיחת היכרות.

אתר: business-excellence.co.il כתובת דוא"ל: zeev.ronen@business-excellence.co.il
התחבר/י כדי לפרסם תגובה

מצוינות בעסקים - בפייסבוק

תגובות אחרונות בבלוג