מנכ'ל או מנהל חדש נכנס לתפקיד – המלצות לעשה ואל תעשה

בסיום תמצאו קישור לטור הבינה המלאכותית של ד"ר בני גוזלן. הטור התעדכן בעוד מאמר.
וקישור לרשימת מאמרים בנושא מנהלים חדשים.

המלצות מועילות למנהלים - והפעם: מדוע תשלום פרמיה לעובדים זה דבר רע?

לחצו כאן לקישור לסרטון.

לחצו כאן כדי להגיע לערוץ היוטיוב שם תמצאו עוד עשרות סרטונים שיעניינו אתכם.

תגיע כלומד לא כיודע

כשאתה נכנס לתפקידך כמנהל, בוחנים אותך בשבע עיניים.

את או אתה מגיעים לתפקיד חדש ואולי אפילו למקום חדש וחסר לך הרבה ידע. אפילו ידע בסיסי.

חשוב מאד להגיע כלומד, לא כמי שיודעת.

גם אם צמחת מתוך החברה וגם אם הגעת מבחוץ.

מותר לכם ללמוד. לא רק מותר, אפילו חשוב מאד ומומלץ להתחיל בלימוד. לימוד המוצר, התהליכים, שיטות היצור, לקוחות, רכש, פיתוח, המקום עצמו והכי, הכי חשוב להכיר את האנשים.

שיחות אישיות. ההמלצה שלי היא להתחיל בשיחות אישיות של חתך האנשים סביבכם.

החל בקולגות שלכם וכלה באחרון העובדים במורד ההירארכיה הארגונית, שמבצעים את העבודה (שירות, מכירות, יצור וכדומה).

צאו לשטח. תכירו לקוחות בסיורים עם אנשי המכירות. תפגשו עם ספקים, מחלקת הפיתוח ומחלקת השירות.

מה קורה עם ניהול המלאי? ניהול המלאי משקף את התנהלות החברה. בחברות בהן הלימת המלאי נמוכה לאורך זמן, או שיש כשל ניהולי מהותי משמעותי או גניבות.

השאלות שאני ממליץ לשאול:

היכרות. תציגו את עצמכם במשפט אחד ותשאלו את בן שיחתכם: מה תפקידו, כמה שנים עובד במקום, קצת מידע על הבית, על המשפחה. בקצרה ובלי לחטט. ברגישות.
השאלה הבאה היא: "מהם הדברים הטובים בחברה". שאלה מאד חשובה לפתיחה. נותנת כיוון חיובי לשיחה וגם תלמדו המון על החברה. תמיד מעניינים הם החריגים. אותם אלו שיביעו דעה שונה. נסו להבין מדוע.
השאלה הבאה: "על מה אתה נמדד? האם יש לך יעדים?".
תבקשו סקיצה של המבנה הארגוני. כאן צפויות לכם לא מעט הפתעות. המבנה הארגוני המעודכן לא מפורסם בדרך כלל והעובדים והמנהלים חושבים על מבנים שונים.
"ספר לי על...". על המקום, על תהליך היצור, על המוצר ועוד. הקשיבו באמפטיה. אל תתווכחו, חלילה. רק תקשיבו והמנעו מהבטחות או ממילים שעלולות להיתפס כהבטחה שלכם לקידום, שיפור או תוספת שכר.
השאלה האחרונה תהיה: "לו היית קוסם מה היית עושה?". במקום קוסם אפשר לומר "ארי פוטר", או אפיון אחר שידגיש את היכולת לעשות הכל. כל דבר שעולה על הדעת. התשובות הן, כמעט תמיד, על הקרקע.

הערה ראשונה: זכרו שאתם בעמדה של מקשיבים ולומדים.

תזכו על כך להערכה. לחילופין, אם תגיעו מעמדה של מומחים שקשה להם להודות שהם עדין לא יודעים – יחכו לכם בפינה. ישמחו לראותכם נכשלים.

הערה שנייה: גם אם צמחתם בתוך החברה יש לכם מה ללמוד.

ראשית, להכיר את האנשים, את הצוות הקרוב שיעבוד אתם ואחרים.

שנית, ברגע שמוניתם לתפקיד ניהולי, אתם רואים תמונה יותר רחבה. לא את הכל אתם מכירים.

הוקרה וההערכה

הוקרה והערכה אינן נוהג מקובל.

אך זו הדרך הטובה והיעילה ביותר וכמעט בחינם להעצים עובדים, לכוון אותם ולחבר אותם אליכם.

בבסיס, כל מה שנדרש זה לומר תודה. לציין ולשבח בכתב כל פעולה מיוחדת, התנדבות, רעיון טוב ועוד.

כמנהל או מנהלת חדשה תקבלו הרבה נקודות זכות אם תוקירו ותעריכו את הצוות שלכם.

יעדים ומדידה במקום ריכוזיות מקטינה

יעדים ומדידה הם חובה. קודם כל סכמי על מה את נמדדת. גם אם את מנכ"לית.

אחרי כן חשוב שכל מי שמדווח לך יעבוד עם יעדים. היעדים גם ממקדים את כולם במטרות של החברה וגם יוצרים תאום ציפיות בינך ובין מי שמדווח לך ("הכפיפים שלך").

עבודה עם יעדים ומעקב יומי, שבועי וחודשי (הכל לפי העניין) מאפשרת לך להאציל אחריות וסמכות בלי לאבד שליטה.

לא מספיק לקבוע יעדים אל תשכח למדוד ולבקש תכניות פעולה להשגת היעד.

הריכוזיות היא ההיפך מעבודה עם יעדים, מעקב והאצלת סמכות. הריכוזיות מקטינה את האנשים ומעמיסה עליך ועבודה עם יעדים מעצימה את האנשים.

לא כולם יפרגנו לך, יהיו התנגדויות

אתם תנהלו גם כאלו שציפו לקבל את התפקיד הנכסף שהגעתם אליו והם עלולים לצפות לכישלון שלכם. אפילו לתרום לכישלון כזה.

יהיו כאלו שלא אוהבים שיגידו להם לעשות ויבדקו גבולות.

כשאתה נתקל בהתנגדות, תתחיל בטוב. עבודה עם יעדים ומעקב עליהם, מאפשרת לך להנכיח את עמדת הניהול שלך.

דברו בנחת. לא בשתלטנות מרגיזה. אבל תעמדו על שלכם בנחישות. בקשו תכנית פעולה היכן שנדרש ותבחנו יחד עם מי שבנה אותה שהיא מביאה אותו להצלחה.

כאשר אין שינוי, ומי שעובד תחתיכם, הן כאשר אתם מנכ"לים והן כאשר אתם מנהלי ביניים – ממש לא משתף פעולה, לא יהיה מנוס מפרידה.

אל תמהרו לפטר ואל תתמהמהו יתר על המידה, כשאין ברירה.

הנהלה

אם אתה מנכ"ל ההנהלה היא פורום הכרחי לחשיבה משותפת ושיתוף מידע.

אבל בשלב הראשון היא הפורום בו אתה כמנכ"ל החדש מבסס את מעמדך.

אם אתה לא מנכ"ל - תקים פורום הנהלה של התחום שלך (מנהלי מחלקות בתפעול, מנהלי מכירות וכדומה).

בפורום ישתתפו הדרג שמדווח לך.

בפגישות הנהלה או צוות תתמידו בהקשבה. זה המקום בו את מבססים את מקומכם כמנהלים. במקביל ההקשבה שלכם מעצימה את הצוות שאתם מנהלים ומחזקת את ההערכה אליכם.

כאשר את מנהלת צוות עובדים, תקיימי פתיחה יומית בת חמש דקות כל יום. ופתיחה וסיכום שבועית בימי ראשון - רבע שעה.

התנגדות או עוינות של קולגות

התנגדות או עוינות של קולגות, שאינכם מנהלים והם מנהלים מקבילים לכם – היא אירוע שלילי מיוחד.

הסיבות יכולות להיות שונות ומשונות. אולי לא באת לו טוב בעיניים, אולי הוא חושב שאם יקטין אותך הוא יעצים את עצמו גם כאשר אתם מנהלים תחומים שונים.

הכי חשוב לנהוג בחוכמה ולא להיכנס להתנגשות על בסיס אגו.

שימו את האגו בצד.

אתם באותו מקום עבודה וטובת החברה מחייבת שתוף פעולה.

כל עימות עלול להתהפך עליכם ולפגוע בכם.

תרשמו את כל הנושאים בהם אין לכם שום קשר עם אותו עמית וברשימה נפרדת את כל הנושאים בהם אתם עלולים לטפל בנושאים קרובים.

בצעד הראשון תתכננו איך להביא ערך גבוה בכל התחומים בהם אין לכם שום נקודת מגע עם העמית.

תתבלטו בשקט על ידי הערך שתביאו.

בחלק השני, אותה רשימה שהנושאים שבה מקרבים אותכם לעמית – תבחנו טוב את צעדיכם. אל תכנסו לעימותים.

תבחנו איך לשתף פעולה בחיוב, היכן שמתאפשר. במקומות אחרים, אולי תוותרו, או שתקיימו שיחה בארבע עיניים עם הקולגה, העמית.

תכנית פעולה ואסטרטגיה

כאשר אתה מכיר את החברה ברמה טובה, אל תפסיק ללמוד, אבל תחזור ליעדים שלך ותבנה תכנית פעולה להשגתם.

כמנכ"ל או כמנהל בכיר תבנה אסטרטגיה להשגת מטרות החברה.

את האסטרטגיה את מכינה עם חברי ההנהלה או הצוות שאת מנהלת.

סיכום והמלצה

כשאתה או את נכסים לתפקיד ניהולי חדש, בוחנים אותך בשבע עיניים. לא רק מי שמינה אותך, גם, ואולי בעיקר, מי שעתידים להיות הכפיפים שלך.

ההמלצה שלי היא:

תגיע כלומד ולא כמומחה. תלמדו בפנים ובחוץ. שיחות אישיות (רשמתי למעלה המלצה למבנה השיחה) וסיורים ברצפת היצור, תתלוו לאנשי המכירות לפגישות עם לקוחות. פגישות עם ספקים, מחלקות השירות והפיתוח.
הוקרה והערכה. תרבו להוקיר ולהעריך בעיקר בכתב (בקצרה) וגם בעל פה.
יעדים ומדדים. תסכמו מהם היעדים שלכם ושל הצוות שתנהלו. לא מספיק שיש יעדים, אל תשכחו לעקוב ולבקש תכניות פעולה להשגתם. המעקב על היעדים ייעשה בפומבי ובישיבות הנהלה. תעריכו את מי שמשיג את היעדים ואל תרדו על מי שלא משיג. בקשו תכנית פעולה להשגתם.
יעדים שמשיגים אותם כל הזמן – הם קלים מדי.
הנהלה. ההנהלה היא פורום מאד חשוב, בו, בין השאר אתם מבססים את מעמדכם.
התנגדויות. יהיו התנגדויות. תתמודדו אתן בעיקר בעזרת המעקב על היעדים וברוח טובה. כאשר ההתנגדות לא מאפשרת שיתוף פעולה – תבחנו פרידה. פיטורים או העברת המתנגד למקום אחר בחברה.
עוינות של עמיתים. כאשר העוינות מגיעה מהצד, מקולגה שאתם לא מנהלים. אל תכנסו לעימות שיפגע בחברה. עימות כזה עלול לפגוע לא רק בחברה אל גם בכם באפון אישי.
תכנית פעולה ואסטרטגיה. כאשר הגעתם לבשלות בהיכרות, אל תפסיקו ללמוד אבל תתחילו לבנות תכנית פעולה להשגת היעדים שלכם ולבניית אסטרטגיה להשגת מטרות החברה.
את האסטרטגיה תבנו עם הצוות שלכם.