תכנית עבודה ותכנון תהליכי עבודה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

בכל אימון אישי המתאמן או המתאמנת מגדירים את החזון שלהם. היכן היא או הוא, רוצים להיות בעוד כך  וכך שנים. אחרי כן, אנחנו הולכם אחורה בכל אחד מההיבטים משנת היעד, מהחלום, עד מחר בבוקר. מה צריך לעשות כדי להגשים את החלום. בונים תכנית פעולה מפורטת לשנה הקרובה ופחות מפורטת להמשך.

איך אתם מסכמים את השנה שזה עתה הסתיימה? אני ממליץ לסכם ברוח בחיובית. זה חשוב. תמיד אפשר להתבונן על כל מצב בחיוב או בשלילה. מבט חיובי אחורה יעזור לנו להיות חיוביים קדימה ולהצליח יותר.

אני מנחש שככל שתפקידך קרוב יותר לקבלת ההחלטות בחברה, עד תפקיד של מנכ"לית או מנכ"ל – תשובתך לשאלה בכותרת תהיה חיובית. אבל האם באמת אנחנו יודעים מהם תהליכי מצוינות? מה המטרה? אילו שגרות הן חלק מתהליך המצוינות שנועד להשגת המטרה והיכן הן בסדר העדיפות של החברה? האם השגרות של המצוינות הן בעדיפות הראשונה, או שהן מבוצעות רק אם מסתדר, אם יש זמן פנוי? 

הרבה חברות שאני פוגש, עובדות בלי תכנית רב שנתית, או תכנית שנתית ואפילו בלי תכנית עבודה לשבוע הבא. קמים בבוקר ומתחילים לעבוד. מה זה אומר? אולי אין צורך בתכניות? פשוט נדרש לשמר יכולות יצור או מסחר וגמישות מרבית?

סדרת המאמרים הזו היא ריכוז של המדדים החשובים שכל עסק צריך למדוד. לאורך השנים עסקתי רבות בהצגת מדדים וכעת אציג אותם בתמצית עם קישור למקומות בהם הם מתוארים יותר בפירוט. היום נציג את המדדים של סמנכ"ל התפעול וסמנכ"ל המכירות.

לאחרונה פנו אלי שני מנהלים צעירים ושאלו על הדרך להכין חזון לחברות בהן הם עובדים. אחד מהם אפילו המשיך לחלק השיווקי של פרסום החזון. שניהם אינם המנכ"לים אבל הם בעלי עמדות בכירות בחברות, ולדעתם יהיה נכון לקדם חזון לחברה. מה הייתה הסיבה של כל אחד מהם לפנייתו? האם הם מכירים חברות שיש להם חזון? מה המטרה של חזון לחברה?

בספר מדריך הרווארד למנהלים מקדישים את הפרק האחרון לשאלה "איך מפתחים תוכנית עסקית" ובעיקר נותנים המלצות כיצד להעביר בחברה רעיון יצירתי. הם ממליצים לזהות את בעלי העניין ואת נקודת המבט שלהם, זיהוי מקבלי ההחלטות, מציאה של תומך, הבנה של המטרות של קהל היעד, ניתוחים של עלות תועלת ושל הסיכונים ועוד רעיונות חשובים שאחזור אליהם מיד. אבל נקודת המוצא בעייתית לדעתי.

בשנה האחרונה הוזמנתי פעמיים ללוות מנכ"לים שהצהירו מראש, שהניהול שלהם סובל מריכוזיות יתר. זה היה נדיר. כמעט כל המנכ"לים והמנהלים שאני מלווה, מאד ריכוזיים. אך זה יוצא מהם רק כאשר אני מבקש אותם לאפיין את חלוקת הזמן שלהם. רק בשלב הזה הם מזהים שמרבית זמנם מושקע בכיבוי שריפות ובמטלות שהמנהלים, הכפיפים שלהם, אמורים לעשות.

"במשך מאות שנים היו משוכנעים באירופה שכל הברבורים לבנים. רק לאחר גילוי אוסטרליה התברר שברבור יכול להיות גם שחור. נסים ניקולאס טאלב הפך את הברבור השחור למטאפורה – אירוע נדיר ובלתי צפוי בעל השפעה דרמטית על חיינו, שלאחר הופעתו אנו רוקחים הסבר להתרחשותו הגורם לו להיראות אקראי פחות וחזוי יותר".

"המצוין הוא האויב של הטוב" זו אחת האמרות השכיחות שאני שומע. למה מתכוונים אותם אנשים שחוזרים ומצטטים את האמרה הזו?

הבעיה אינה עם האמרות אלא איתנו, האנשים שמסתתרים מאחוריהן. אנחנו האנשים שמצטטים אמרות כדי להוריד מעצמנו אחריות לחוסר מעש או לעשיה שלילית.

לפני שנים גייסתי איש מכירות מצוין לתפקיד מאתגר ובתחום דומה לזה שעסק בו קודם. למרות הניסיון הקודם שלו, אמרתי לו כך: ייקח לך 3 חודשים לפחות לכסות את השכר הבסיסי שלך ועוד לפחות 3 חודשים להתחיל להביא תועלת בארגון. לכן אל תהיה מאוכזב מהתוצאות שלך בהתחלה, קח את הזמן ותיכנס נכון לשוק, ההצלחה תבוא אחר כך.

אתמול הלכנו מנווה אטי"ב לברכת מן ומשם למגרש החניה התחתון של אתר החרמון. מזג האוויר היה נפלא. השמש ליוותה אותנו כל היום. היה שלג, היו נופים מדהימים וחבורת מטיילים מצוינת. בשורה התחתונה – היה מצוין. אבל, כמו שקורה לעיתים, הדרך אל המטרה, היציאה לטיול, הייתה מלאה חתחתים.

ירון הוא בעלים ומנכ"ל של חברת תעשייתית קטנה אותה הקים לפני כעשר שנים. זו חברה יצרנית, עם הרבה עבודת ידיים שמגיעה להכנסה יפה ולשיעורי רווח מרשימים מאד שלא היו מביישים אף חברת היי טק. כשירון פנה אלי הוא הגדיר שתי מטרות.

באחת החברות שניהלתי בעבר נכנסנו לבחינה מחודשת של האסטרטגיה שלנו. שכרנו חברה חיצונית שהייתה אמורה לסייע לנו בתהליך. הם הציגו לנו מצגת נהדרת על הסביבה העסקית ובאמת עשו עבודה מאד יפה. פחות או יותר, כאן הסתיים התהליך. אנחנו לא חקרנו את החוזקות והחולשות שלנו, לא הגדרנו אסטרטגיה ולא בנינו תכנית פעולה.

דני, מנהל של שלוחת הפיתוח הישראלית של חברה אמריקאית מאד גדולה, אמר לי פעם ש-70 אחוז מהמוצרים של חברת האם נולדו בישראל. חלק משמעותי מאותם מוצרים, הוסיף, גם הבשילו בישראל. אבל, דני אמר, להיסטוריה אין שום משמעות. אנחנו צריכים להוכיח כל הזמן שכדאי להם להחזיק אותנו כאן בישראל.

אנחנו מתקרבים לרבעון האחרון של השנה וזה הזמן המתאים להגדיר את התכנית, או התקציב לשנה הקרובה. הכנת תכנית שנתית לחברה שלנו דומה להכנה של החזון האישי ולמימוש שלו. המאמר בשבוע שעבר עסק בחזון האישי. הפעם נעסוק בתכנית הרב שנתית של העסק.

אנחנו מתקרבים לרבעון האחרון של השנה וזה הזמן המתאים להגדיר את התכנית, או התקציב לשנה הקרובה. הכנת תכנית שנתית לחברה שלנו דומה להכנה של החזון האישי ומימוש שלו. החזון האישי מתחיל בנו, הוא קרוב אלינו ויותר מוחשי עבורנו. לכן, השבוע, נתחיל בבחינה של החזון האישי ובשבוע הבא נעבור לתכנית הרב שנתית לחברה שלנו.

הדרך לבחירת היעד העיקרי מבין היעדים והרעיונות שעלו יכולה להיעשות על ידי ביצוע תיעדוף בין הרעיונות בעזרת שקלול סדר העדיפות של כל המשתתפים, או פשוט לקבל החלטה. במקרים מיוחדים אפשר לבחור גם יותר מיעד אחד באותו זמן, הכל תלוי ביכולת שלך להפעיל מספר צוותים במקביל.

בשיחה של סיכום יום עם רחל, היא ביקשה שבמסגרת הארגון מחדש שאנחנו עושים, תינתן לה האפשרות לקדם הזמנות של לקוחות חשובים. נחרדתי וניסיתי להעביר מדוע זה רע, אבל רחל לא ממש השתכנעה והציעה לי פשרה: שתהיה לה אפשרות לקדם הזמנה אחת בשבוע. רחל מאמינה שמה שהיא עושה פועל לטובת החברה. אבל, בנוסף, כמו מנכ"לים רבים אחרים, היא אוהבת להיות הקוסמת, פותרת הבעיות, זו שרק בידה לתת את המענה הנדרש ללקוחות החשובים.

כבעלים של חנות הנוחות אין לכם תחרות ואתם לא מוטרדים יותר מדי בשאלה כיצד למשוך את הצרכנים אליכם – הם יגיעו בעצמם. מספיק שהחנות תהיה נקיה, מסודרת ומוארת במידה סבירה. מגוון המוצרים יכול להיות די מצומצם. אם יש לכם חנות מכולת שכונתית, אתם פונים בעיקר לקהל שגר קרוב אליכם ומעדיף לא לנסוע לסופר הגדול שנמצא במרכז הקניות הקרוב. אתם כבר צריכים לעשות מאמץ למשוך את הצרכנים.

חביאר הוא בחור צעיר ומורה דרך. עד לא מזמן הייתה לו הרבה מאד עבודה. הספרדית היא שפת האם שלו וכך זכה להדריך הרבה קבוצות של תגלית מדרום אמריקה. ואז הגיעה הקורונה, וחביאר מצא את עצמו ללא עבודה ועם הבנה שהחיים לא יחזרו כל כך מה למה שהיה פעם.

חברה גדולה ומצליחה נהגה לתת תגמול כספי חודשי לעובדים ולמנהלים על עמידה ביעדים. השכר של אחד ממנהלי המחלקות הושפע מהעמידה ביעד של שיעור הזמן שהקו יצר מתוך סך כל השעות האפשריות. כדי להשיג תוצאה טובה ולקבל בונוס גבוה בכל חודש, מנהל המחלקה לא הכניס ליצור סדרות בעייתיות או מוצרים בעייתיים שכבר היו בתהליך יצור והגיעו מהמחלקה הקודמת. התוצאה הייתה הצטברות של מלאי גדול ברצפת היצור ופחות תוצרת שהגיעה לקו הגמר.

בתפקיד המנכ"לות הראשון שלי בשמיר אופטיקה הייתה לי אסטרטגיה חדה וברורה. לא קראתי לה אסטרטגיה והיא גם לא אושרה בהנהלה. חלקתי אותה אז עם דני קצמן ואמנון הרדוף, שותפי להנהגה של החברה ועל פיה בנינו את תכנית הפעולה שלנו שהובילה את הפיתוח של החברה וצמיחתה. אפשרויות הצמיחה שלנו היו בחו"ל, לכן האסטרטגיה שלנו כוונה ליעדי יצוא ותכנית הפעולה התמקדה בשווקי היצוא.

עילם בנה תכנית עסקית חדשה והצליח (בתאוריה) להגיע לאיזון ואפילו לרווח. אמנם רווח מאד קטן אבל בכל זאת רווח ולא הפסד. כדי להגשים את התכנית החדשה נדרש היה לבצע כמה מהלכים שעל פניו נראו מאד מאתגרים. אמרתי לעילם שאני מוכן להתגייס לעזור לו. אבל ביקשתי שנבחן קודם את כל מה שעלול לקרות במצבים שונים. כל תכנית עסקית שנבנה תהיה מוטה ע"י נטיות לבנו. ככל שננסה להיות "אובייקטיבים", ההנחות שנניח יהיו מושפעות מנטיות לבנו.

נראה לי כי לפני שנדון בדרכים למכור היום, יהיה קל יותר לחשוב על המכירות ב"יום שאחרי הקורונה", כשהמציאות תשוב במידה מסוימת למקום המוכר. משם נלך אחורה עד מחר בבוקר. המציאות ביום שאחרי תהיה יותר דומה למה שהכרנו בעבר לכן קל יותר לתכנן את דרך הפעולה בעת ההיא.

אנחנו יכולים להתייחס בשוויון נפש לחשש ממחלת הקורונה או להיות מודאגים ואף מבוהלים – אך איננו יכולים להתעלם מההשפעה הדרמטית שיש לקורונה על כלכלת העולם. מאחר ואנחנו לא עוסקים במאקרו כלכלה של המדינה או של העולם, אלא בעסק שלנו או בכלכלה המשפחתית, מחובתנו להיערך לתרחישים הפסימיים ביותר ולפעול בהתאם למצב בשטח.

כשלמדתי סטטיסטיקה בטכניון למדנו את המודלים המתאימים לחיזוי ביקוש עבור מוכר בלונים. השאלה הייתה פשוטה: מוכר בלונים יוצא ליריד ומנפח בלוני הליום. אין לו אפשרות להצטייד במהלך היום בעוד בלונים והוא צריך להחליט מראש כמה בלונים לקחת אתו. אם ייקח מעט מדי הוא יפסיד מכירות, שכן הוא עלול להישאר כבר בתחילת היריד בלי בלונים. אם ייקח יותר מדי, יאלץ לזרוק חלק מהבלונים או לחלקם בחינם ושוב יפסיד כסף.

הדרך הראשונה יכולה להתאים מאד כאשר בא לכם לעשות שינוי בחיים, או סתם ליצור עניין שאולי יעורר השראה. אך לא הייתי ממליץ עליה כדרך לניהול עסקים. יש בה יותר מדי סיכונים. אתם עלולים להפסיד את ההשקעה שלכם, או להפסיד כסף בשוטף.

לאורך כל השנה אני מנסה להעשיר אתכם, הקוראים, ולחלוק מהניסיון והידע שצברתי ב-30 שנותיי כמנכ"ל ויועץ למנהלים בתעשייה הישראלית. השבוע, אני נותן את הבמה לקהילת הקוראים של הבלוג, המורכבת מעשרות אלפי קוראים בכל שנה וקרוב ל-4,500 מנויים לניוזלטר השבועי. תודה לכל המנהלים/ות שהסכימו לחלוק עם כולנו מניסיונם ושלחו טיפים.