בכתיבת המאמר נעזרתי בדובי שור,
בסיום תמצאו קישור לרשימת מאמרים הנוגעים לתקופת המלחמה ומאמרים בנושא של הכנת תכניות עבודה שנתיות ורב שנתיות.
שאלות ותשובות על ניהול
גם השבוע פרסמתי סרטון חדש במדור "אתם שואלים ואני עונה".
הפעם התייחסתי לשאלה ששלח אחד הקוראים: "כיצד נכון למדוד עבודה ידנית, לפי השעות נטו או השעות ברוטו?".
מי צריך תכנית עבודה?
הרבה חברות שאני פוגש, עובדות בלי תכנית רב שנתית, או תכנית שנתית ואפילו בלי תכנית עבודה לשבוע הבא.
קמים בבוקר ומתחילים לעבוד.
מה זה אומר?
אולי אין צורך בתכניות? פשוט נדרש לשמר יכולות יצור או מסחר וגמישות מרבית?
מדוע להכין תכניות שנתיות?
תכנית עבודה שבועית מאפשרת לנו לרכוש חומרי גלם, או תוצרת גמורה, לתכנן את מערך העבודה והעובדים ולתכנן את האספקה בדרך היעילה והזולה ביותר.
ברמה השנתית, עבודה עם תכנית מאפשרת לגייס, לשמר ולהכשיר עובדים מקצועיים ואנשי מכירות. לתכנן מערך לוגיסטי, לחתום על הסכמי רכש ולהתחייב ללקוחות על מועדי אספקה.
עבודה עם תכנית רב שנתית מאפשרת לתכנן השקעות ולהיכנס לבצוע של פרויקטים מורכבים.
יש חברות שמצליחות, או שורדות גם בלי תכניות שנתיות, אבל הן עובדות ביעילות הרבה יותר נמוכה. גם אם הן מצליחות היום, עבודה עם תכנית תשפר מאד את הרווחיות שלהן ואת כושר העמידה שלהן בעת שינויים קיצוניים בסביבה העסקית.
מעקב ובקרה
אחד היתרונות החשובים של עבודה עם תכנית הוא מעקב ובקרה על הביצוע.
הבקרה מניעה תכנית פעולה בכל פעם שהביצוע לא משיג את התכנית.
בדרך זו התכנית והבקרה מניעות שיפור של התוצאות.
מה השתנה בתקופה זו של מלחמה וחוסר יציבות?
בתקופות של חוסר יציבות התכנון יותר מורכב ובאותו הזמן גם יותר חשוב.
מה מאפיין את חוסר היציבות בסביבה העסקית:
- אי וודאות משמעותית לגבי מה יהיה מחר.
- המכירות נעצרות או שיש האטה משמעותית.
- לקוחות עלולים לא לשלם ותהיה פגיעה בתזרים.
- יש חברות שסובלות ממחסור בעובדים ואחרות מעודף.
- קשיים ברכש של חומרי גלם.
- חברות שעובדות מול לקוחות בעולם עלולות להתמודד עם חוסר אמון בהן כספק יציב.
לחצו כאן לקישור למאמר שכתבתי לפני כמה שבועות בנושא תזרים מזומנים ועובדים בתקופת מלחמה.
מה לא השתנה?
החשיבות של תכנית עבודה שנתית.
השינויים התכופים והבלתי צפויים מחזקים את הצורך בתכנית.
התכנית לא מקבעת אותנו אלא מתווה דרך.
תחשבו על ספינה שמפליגה בים סוער. העובדה שיש מטרה וכיוון לא מקשה על ההתמודדות עם הגלים הגבוהים, אלא ממקדת את כיוון הפעולה.
וכמו שדובי שור אומר: "מיקוד, מיקוד, מיקוד". תכנית ממקדת את הפעולה.
במה שונה התוכנית שנכין?
התכנית אינה שונה מכל תכנית אחרת.
מה שמשתנה הוא:
- נדרשת תדירות גבוהה יותר לבקרה על מה שקורה בחוץ: השינויים בסביבה העסקית.
- נדרשת תדירות גבוהה יותר לבקרה על מה שקורה בפנים: העמידה ביעדים.
- נדרשת בדיקת רגישות של היכולת של התכנית לעמוד בשינויים בסביבה העסקית (מיד ארחיב על כך).
מטרה
כמו בכל תכנית עבודה שנתית, גם הפעם נדרשת מטרה וחשוב שתהיה בה צמיחה.
למרות חוסר היציבות בסביבה העסקית, המטרה צריכה לשקף צמיחה.
אם אתם עובדים עם תכנית רב שנתית, מצבכם טוב יותר. תישארו עם מטרת הצמיחה שקבעתם ורק תבחנו מחדש את הדרך להשגתה.
אם אין לכם תכנית רב שנתית, תכינו תכנית חדשה ותזכרו שחוסר היציבות משפיע על כולם (שנאמר "כשיורד גשם – כולם נרטבים").
בניה של תכנית מפורטת תיאורטית
אחרי שקבעתם את המטרה תכינו תכנית מפורטת יותר עם גיליון אקסל או בדרך אחרת.
תפרטו את התכנית ברמה חודשית ולפי סעיפי ההכנסה וההוצאה העיקריים:
- הכנסות:
- תפרטו מעט את סעיפי ההכנסה העיקריים.
- פירוט הוצאות:
- קניות – חומר גלם ומוצרים.
- שכר עבודה ישירה.
- הוצאות עקיפות – חשמל, ארנונה, שכר דירה.
- הוצאות הנהלה וכלליות.
- הוצאות שיווק ומכירות.
- שכר עבודה שיווק והנהלה.
- הוצאות מימון.
- רווח והפסד.
את ההכנסות תבססו על המידע מהשנים האחרונות ובהתאם לתכנית הצמיחה.
גם את ההוצאות תבססו על מה שידוע מהשנים האחרונות ובהתאם לתכנית הצמיחה וההתייעלות שקבעתם.
כדי לוודא שהמספרים מציאותיים תבדקו שהם תואמים את מה שקרה בשנה האחרונה בניכוי תכנית הצמיחה וההתייעלות.
בדיקה של רגישות לשינויים
עכשיו יש לכם תכנית תיאורטית לשנה הקרובה שכוללת יעדי צמיחה והתייעלות.
רגע לפני שנעבור לשלב של בניית האמצעים להשיג את היעדים – עדין אנחנו בשלב התיאוריה, נבחן את החוסן של התכנית לעמוד בשינויים בסביבה העסקית.
כתבתי על בחינת הרגישות לפני שלש שנים ואתם מוזמנים ללחוץ על הקישור, או בפרק 33 בספר ניהול ומנהיגות שפרסמתי לפני כשנתיים.
מאחר ואנחנו בתקופה של חוסר יציבות, עולה החשיבות של בדיקת הרגישות של התכנית לשינויים בסביבה העסקית.
תבחנו מצבים שונים על קובץ האקסל שהכנתם, תהיו זהירים אבל תקפידו על צמיחה.
אם בדיקת הרגישות מעלה שהתכנית התיאורטית שבניתם מכילה סיכונים רבים מדי, כלומר שינויים קטנים כבר מעבירים אתכם להפסד, תשנו את התכנית.
תשנו ותשנו עד שתקבלו תכנית שגם יש בה צמיחה וגם הרגישות לשינויים בסביבה העסקית קטנה.
רק עכשיו נעבור לשלב של תכנון הביצוע.
איך לבצע את התכנית?
יש לנו תכנית שעובדת טוב בתיאוריה וכעת נדרש לבצע.
שלב ראשון מדדים ויעדים:
לפני כמה שבועות כתבתי שבעה מאמרים על המדדים והיעדים החשובים לכל עסק.
בסיום של כל מאמר תמצאו קישור לשאר המאמרים.
תבחרו את המדדים החשובים לכם ביותר.
תגדירו יעדים לכל המדדים החשובים.
כמעט כל החברות חייבות למדוד ולהגדיר יעדי מכירות, גביה ושירות.
אחרי כן יש פיצול בין חברות יצרניות, חברות סחר, חברות שעובדות רק בשוק המקומי או גם ליצוא ועוד.
שלב שני מדידה ויעדים:
תמדדו את המדדים החשובים כל יום ואחרים כל שבוע.
בפרט בתקופה של חוסר יציבות חשוב למדוד בכל יום את המדדים הקריטיים. למשל, מכירות, גביה, שירות.
שלב שלישי האצלת אחריות לסמנכ"לים:
כל אחד מהסמנכ"לים אחראי להשיג את היעדים שלו.
תוודאו שלכל היעדים יש סמנכ"ל או מנהל, שלוקח עליהם אחריות.
באחריותו שתתבצע מדידה יומית ובחינה של התוצאות היומיות.
בכל מצב שאין עמידה ביעדים היומיים, השבועיים או החודשיים, עליו להציג תכנית פעולה לסגירת הפער.
שלב רביעי עמידה ביעדים:
המנכ"לית צריכה לוודא שכולם יושבים על המדדים שלהם ומחויבים ליעדים. בתקופה של חוסר יציבות ושינויים מהירים בסביבה העסקית, כל פער קטן עלול להתפתח למשבר.
לכן אתם חייבים להיות ערניים כל הזמן, לא לעגל פינות ולא לוותר על העמידה ביעדים.
ראש פתוח:
למרות כל מה שכתבתי למעלה, ההפתעה יכולה להגיע ממקום לא צפוי.
למרות שכולם עומדים ביעדים אתם עלולים לגלוש להפסד ואף פשיטת רגל.
לכן, לפחות פעם בחודש תקיימו דיון של ההנהלה ותבחנו את התוצאות בראש פתוח.
תתרחקו לרגע מההתבוננות על היעדים ותבחנו את הנתונים במבט אחר.
מה הכיוון שלהם.
מה עלול לקרות.
מה עלול לסכן אתכם.
זיהוי הזדמנויות חדשות
כפי שכתבתי לפני כמה שבועות: המלחמה היא דבר רע מאד, אבל מופיעות הזדמנויות חדשות וצריך לזהות אותן.
במאמר ההוא כתבתי על עבודה עם סיעור מוחות ולא אחזור על הדברים.
בנוסף אני ממליץ לעבוד בעזרת מודל אנסוף (Ansoff Matrix):
המודל פותח על ידי המתמטיקאי איגור אנסוף (Igor Ansoff) והוא מתאר ארבע אסטרטגיות צמיחה:
- רביע I - חדירה לשווקים: מתמקדים במכירה של מוצרים קיימים בשווקים קיימים.
- רביע II - פיתוח מוצרים: להתמקד בהחדרת מוצרים חדשים לשווקים קיימים.
- רביע III – פיתוח שווקים: אסטרטגיה שמתמקדת בכניסה לשווקים חדשים עם מוצרים קיימים.
- רביע IV – גיוון: האסטרטגיה מתמקדת בחדירה לשווקים חדשים עם מוצרים חדשים.
שימו לב שככל שאנחנו מתקדמים לכיוון רביע IV הסיכון גדל.
סיכום והמלצה
תקופת מלחמה מתבטאת, בין היתר בחוסר יציבות עסקית.
אנחנו מתקרבים לשנה חדשה והצורך בתכנית עבודה שנתית גדול אף יותר מהרגיל.
מה משתנה בתקופה זו:
- אי וודאות משמעותית לגבי מה יהיה מחר.
- המכירות נעצרות או שיש האטה משמעותית.
- לקוחות עלולים לא לשלם ותהיה פגיעה בתזרים.
- יש חברות שסובלות ממחסור בעובדים ואחרות מעודף.
- קשיים ברכש של חומרי גלם.
- חברות שעובדות מול לקוחות בעולם עלולות להתמודד עם חוסר אמון בהן כספק יציב.
מה לא משתנה בתקופה זו:
- החשיבות של תכנית עבודה שנתית.
- התכנית לא מקבעת אותנו אלא מתווה דרך.
התכנית שנכין תכלול מטרה, תכנון מפורט, בחינה לרגישות של התכנית לשינויים בסביבה העסקית, מדדים ויעדים.
הביצוע חייב להיות עם בקרה צמודה ותכופה מהרגיל.
כל פער קטן עלול להתרחב להפסד ואף לפשיטת רגל.
זכרו שתמיד נפתחות לנו הזדמנויות חדשות.
תעבדו עם ראש פתוח ותזהו את ההזדמנויות.
שאלת סקר חשובה
עבודה עם תכנית שנתית ואף רב שנתית תורמת לרווח ולחוסן של החברה.
למרות זאת חברות רבות שאני פוגש לא טורחות להכין תכנית כזו.
מה באמת קורה?
הסקר פורסם לראשונה לפני שש שנים, ושאלת הסקר היא:
האם בארגון שלכם עובדים עם תכנית עבודה?
תוצאות הסקר מאד מעניינות ומראות שההתרשמות שלי לגבי תדירות השימוש בתכניות קרובה למה שקורה במציאות.
מה המצב בחברה שלך?
אני ממליץ לך לראות את תוצאות ההצבעה ומזמין אותך להצביע בעצמך.
סקר
מאמרים קודמים שעוסקים בשאלות של תפקוד בתקופת המלחמה
- כיצד לנהל עסק בזמן מלחמה? פורסם בשנת 2023
- מהי הדרך הטובה לנהל עובדים בתקופת מלחמה? פורסם בשנת 2023
- מה אנחנו חייבים ללמוד מהמלחמה לטובת העסק שלנו? פורסם בשנת 2023
- ניהול עצמי בתקופת מלחמה – מקומו של המאמן לצידו של המנהל פורסם בשנת 2023
מאמרים קודמים בנושא של תכניות עבודה שנתיות ורב שנתיות
- בנית תכנית עבודה לחברה לשנת 2014 פורסם בשנת 2013
- חזון, אסטרטגיה ותכנית עבודה רב שנתית פורסם בשנת 2015
- כיצד להכין תכנית עבודה לשנה הבאה? פורסם בשנת 2016
- כיצד להכין תכנית עבודה לשנת 2018 צעד אחרי צעד? פורסם בשנת 2017
- בתקופה של משבר כלכלי חיוני לקבל החלטות עסקיות בעזרת ניתוח רגישות לשינויים פורסם בשנת 2020
- איך להכין תכנית עסקית והאם בכלל יש בה צורך? פורסם בשנת 2022
