תרבות ארגונית בתעשייה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

בוריס, מנהל המשמרת, פעל בריש גלי בניגוד להנחיית המנכ"ל ובכך חתר תחת ניסיונו של המנכ"ל להשיג את אחת המטרות שהיו לו חשובות מאד. בוריס לא רק "השתין בבריכה" אלא "עשה זאת מהמקפצה" הוא האמין שהמנכ"ל לא יתמודד מולו ולא יאונה לו כל רע, גם אם יפר את המשמעת.

לראשונה ב-7 שנות קיומו של הבלוג ולכבוד ראש השנה החדשה, ביקשתי מחברי קהילת הקוראים לשלוח את הטיפים שלהם לניהול מוצלח, ולהרכיב מהם פוסט ראשון מסוגו שיאגד טיפים מגוונים מנקודות מבט רבות ושונות, של מנהלים/ות בעלי ניסיון מגוון בתעשיות שונות ובתפקידים שונים. עשרות קוראים/ות נענו להזמנתי, אני מודה להם ומאחל להם ולכם הקוראים/ות, שנה טובה ומתוקה.

מלחמות אגו בולטות במיוחד בהיעדר שיתוף פעולה בין המשמרות, היכן שיש כאלו. לפני כמה שנים חקרנו, באחת החברות, את גורמי השורש לביצועים נמוכים ביצור. אחת הסיבות שנמצאה הייתה: "היעדר שיתוף פעולה בין המשמרות". כאשר חקרנו, בשיטת "למה, למה" את הסיבות להיעדר שיתוף פעולה בין מנהלי המשמרות עלה הנושא של האגו, שמנע מהם ללמוד אחד מהשני ולפעול באופן אחיד.

תארו לעצמכם שאתם מיצרים (או צורכים) אבקת מרק ובתוך התערובת מכניסים קורט מלח. אחד הלקוחות מתלונן שמצא בשקית המרק שרכש מכם, רסיס של זכוכית. בבדיקה מהירה גיליתם שמקור הזכוכית הוא המלח (במחסן של חברת המלח נשבר חלון, רסיסי זכוכית נפלו לתוך ערימת המלח שבמחסן והגיעו עד שקית המרק).

שני טיפוסי המנהלים שתיארתי למעלה (זה שמשתף את העובדים במצב רוחו הרע וזה שמבקש למנות מנכ"ל בקבוצה שהוא מנהל בלי לחשוף בפניו את הנתונים העסקיים), אינם מאד נפוצים אם כי קיימים בגרסה כזו או אחרת. בהחלט נוכל לומר כי לא כל המנכ"לים מחפשים לאמץ שיטות ניהול חדשות ולשפר את שיטות הניהול שלהם. השאיפה לשדרג את עצמנו לרמה של מנהלים - מנהיגים צריכה להדריך ולכוון אותנו תמיד.

מידת ההיעדרות של עובד שאינו חולה, המדווחת כמחלה, משקפת את מידת המוטיבציה שלו והחיבור שלו למטרות החברה. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה חזקה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד עובדים וותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולדווח מחלה

אנחנו יכולים לבוא בטענות לשערי המטבע, או לבוא בטענות לממשלה שלא עושה די בנוגע לפריון בעבודה או לא תומכת בתעשיינים, אבל עדיף לנו לעבוד במקום בו אנחנו יכולים להשפיע, לקחת אחריות ולהיות פרואקטיביים. הטמעה של מצוינות היא פעולה פרואקטיבית ומשמעותה שאנחנו לוקחים אחריות על ההצלחה שלנו.

מבחינות רבות החברה שאביב הקים הייתה סיפור הצלחה. אבל לאביב הייתה חולשה: היה לו מאד קשה להיפרד ממנהלים ועובדים שלא התאימו לתפקידם. אביב ידע שהם לא מתאימים ומפריעים להמשך הצמיחה של החברה אבל לא קם בו העוז להיפרד מהם או להעביר אותם לתפקיד אחר. הוא קיווה שהם יעזבו בעצמם אלא שזה לא קרה.

לפני כמה שנים הזמין אותי גד, מנכ"ל ובעלים של חברה רווחית וביקש שאסייע לזהות הזדמנויות להגדיל את המכירות. החברה הייתה אמנם רווחית אבל צמיחתה נעצרה ולכן גד המנכ"ל חיפש הזדמנויות חדשות.
אני תמיד מאמין שבתוך כל חברה יש ידע רב מאד שרק נדרש להקשיב לו, ולכן התחלתי את עבודתי בסדרת שיחות עם מנהלים ועובדים בחברה.

ההוראה של דני, מנהל היצור, הייתה חד משמעית: הם לא עוברים למוצר הבא ובמידה והם מסיימים ליצר במהלך הלילה את הכמות שהוזמנה, הם ממשיכים לייצר למלאי עד הבוקר.
לכאורה זו החלטה מאד הגיונית שכמותה מחליטים במפעלים רבים מאד. המטרה מאחורי ההחלטה הזו היא להיות יעילים.

המאמר הכי פופולרי פורסם במרץ לפני שנה והוא דן בשאלה כיצד להתמודד עם היעדרויות של עובדים. כמעט 19 אלף גולשים קראו את המאמר ומדי יום ממשיכים להיכנס אליו עשרות נוספים.
הנושא של שימור עובדים והתמודדות עם ההיעדרויות של העובדים הוא הנושא הכי "חם" שאני פוגש. הוא מטריד מנהלים רבים, אך מעט חברות מצליחות ליצור שינוי.

בסופו של דבר, חיים נבחר להכניס את נתוני היצור מדי בוקר למערכת המידע (עדין לא הייתה לנו אז מערכת לאיסוף נתונים אוטומטית). חיים היה רגיל להגיע לעבודה מוקדם בבוקר וזה היה יתרון חשוב, ועל חששו מעבודה עם מחשבים התגברנו בעזרת מערכת מקרו שהקלה עליו מאד את הכנסת הנתונים.

הוצאת המשלוחים היא אחת מנקודות התורפה שאני בודק בכל חברה אליה אני מגיע. אחת משיטות הבדיקה שלי היא לרשום, יחד עם העובדים המעורבים, את תרשים הזרימה מקבלת ההזמנה דרך הוצאת המשלוח ועד גביית התשלום. בעזרת התרשים ושאלת השאלות הנכונות, ניתן לאתר נקודות תורפה.

השתתפתי השבוע, לראשונה במידברן. עדין לא סיכמתי לעצמי את החוויה ובוודאי שאיני מתכוון לנתח את האירוע, או ההתרחשות הזו. אבל למדתי שם כמה דברים מדהימים ואני שואל את עצמי האם הם שייכים רק למסגרת הזו או שיש לנו סיכוי להנחיל את מה שקורה שם גם מחוץ לגדרות של אתר המידברן.

סטיבן קובי קורא לעצות כאלו "עצות אוטוביוגרפיות". הן באות מתוך הסיפור שלנו, החיים שלנו ולא קשורות בהכרח למה שמרגיש, או חושב בן שיחנו. "התקשורת היא המיומנות החשובה ביותר בחיים", הוא כותב.

ג'ים קולינס והצוות שלו חיפשו חברות שהפכו מטובות למצוינות. הם קבעו קריטריון על פיו ציון מצוין יינתן לחברות ששמרו על תשואה גבוהה למשקיעים, מעל המדד הכללי של הבורסה בניו יורק, לאורך חמש עשרה שנים.

כאשר אני כותב "מחשבה יוצרת מציאות", או "נבואה המגשימה את עצמה", איני מתכוון שאם נחשוב שירד גשם אז ירד גשם. אלא כאשר אני מאמין שאני יכול, אז אצליח, ולהיפך כמובן. כאשר מישהו מאמין שהוא אינו מסוגל לבצע משימה כלשהי, רבים הסיכויים שיכשל בביצוע המשימה.

בעבר, כאשר ניהלתי חברה בה עבדו בצורה מאומצת והעובדים התחילו לחוש כאבים בפרקי הידיים, בגב או ברגליים, הזמנו פיזיותרפיסטיות שהתמחו בארגונומיה מקופת חולים לבחינה וייעוץ. העלות הייתה שולית וקיבלנו עצות חשובות מאד לארגון טוב יותר של תחנות העבודה.

אלכס רוגו הבין שהרבי היה צוואר הבקבוק של הטיול. קצב ההתקדמות היה מותנה בקצב שלו ולא היה שום טעם שחלק מהילדים ירוצו קדימה ויחכו להרבי שידביק אותם. ברגע שקצב הטיול היה לפי הקצב של צוואר הבקבוק, של הרבי, הוא התאמץ פחות והתקדם יותר מהר. שיפור נוסף היה כאשר אלכס שיפר את הקצב של צוואר הבקבוק ע"י כך שהוריד משקל מהרבי.

לסיסמאות יש המון כוח כאשר ממנפים אותן. אם אינכם ממלאים את הסיסמאות בתוכן, אם אינכם משננים אותן ומשוחחים על המשמעות שלהן, עדיף לא לפרסמן. סיסמאות שתלויות ברחבי החברה ולא מתייחסים אליהן, מאבדות לא רק את המשמעות שלהן אלא יוצרות יחס שלילי לכל ניסיון למשוך את העובדים לחזון גבוה יותר.

לפני כשנה הגעתי לחברה בינונית בגודלה, כמאתיים עובדים, ומנהל משמרת רשם כמנכ"לית יועצת שהגיעה למקום פעם בשבוע. שאלתי אותו מה תפקידו של מי שבאמת היה המנכ"ל והוא ענה שאין לו מושג. כשהצגתי זאת בסיום פרק הלימוד הקצר שלי, פטרו אותי באמירה מזלזלת על מנהל המשמרת.

מרקו עזב בנק השקעות אמריקאי (גולדמן זקס (Goldman Sachs ועבר לחברה האיטלקית לתשתיות גז ונפט, שהיא חברה ממשלתית. הוא בא מרקע בו מתגמלים את הטובים בשכר ובונוסים ומגיע לחברה בה יש שכר קבוע ומשרה לכל החיים. הוא מתאר את התסכול שלו מהמצב החדש, אלא שאז גילה שהביצועים של החברה האיטלקית היו מהטובים בעולם והם ידעו למצוא בארות נפט וגז טוב יותר מכל חברה אחרת.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

אביבה היא מנהלת מצליחה ומוערכת במקום העבודה שלה. באחד הימים הוחלט לשלוח אותה לקורס יחד עם שני עובדים גברים. אביבה, שמגלה תמיד עצמאות ואסרטיביות אמרה שהיא צריכה לקבל אישור מבעלה. לפי דרישת הבעל הוסיפו אישה נוספת לקבוצה שנסעה לקורס.

פגשתי לאחרונה בכמה חברות מודלים שונים של ניהול האיכות: המודל הראשון. אף אחד לא אחראי על האיכות: בחברה הראשונה אין מנהלת איכות ואיש לא לוקח אחריות על האיכות. המנכ"ל הסביר לי שאין לו יכולת כספית לממן מנהלת איכות. עשינו בדיקה קצרה של עלות הנזקים הכספיים של אי האיכות בשנה החולפת והממצאים לפניכם.

זה לא פשוט לגייס, לפטר, ושוב לגייס ולפטר מנהלים, וחוזר חלילה, עד שתהיו בטוחים שגייסתם את המנהל הנכון. בנוסף לכך מהלך כזה יוצר חוסר אמון בהנהלה של החברה וגורם לדמורליזציה בקרב העובדים והמנהלים בחברה. מצד שני הצורך לבנות צוות מנצח, מחייב אותנו להישאר רק עם מנהלים טובים, חזקים ומתאימים לתפקידם.

מיניתם מנהל חדש ואתם לא מקבלים את התוצאות להן ציפיתם. איך תנהגו? האם תנהגו באופן שונה כאשר המנהל החדש הגיע מבחוץ או צמח מבפנים? יש גם מצב שונה, החברה צומחת והמנהלים הטובים של אתמול כבר אינם עונים לדרישות החדשות או שלא יתמכו בצמיחה נוספת שתגיע מחר. מתי תחליטו להחליפם?

"אל להם לדברים החשובים ביותר להיות נתונים לחסדי הדברים החשובים פחות", גתה. מרבית המנהלים שאני פוגש, בעיקר המנכ"לים, שקועים בביצוע של המשימות הדחופות ואינם מגיעים למשימות החשובות להם. הם בתסכול מתמיד אבל אינם מצליחים להתעלות מעל הדחוף ולעבור לחשוב.

צפו במצגת כדי ללמוד על ניהול היתרון היחסי של החברה - העובדים והמנהלים שבה. מצגת מהרצאה של זאב רונן בפני פורום משאבי אנוש.

המדד של הלימת המלאי (רמת הדיוק בין מה שרשום במחשב ובין שקיים בפועל) הוא אחד המדדים היותר חשובים בכל חברה שמחזיקה במלאים. אי דיוק של המלאי נגרם כתוצאה של כשלים מהותיים בפעולה של החברה ולאו דווקא כאלו הקשורים לניהול של המחסן.