פעם התקשר אלי מישהו, סיפר שהוא עצמאי ושאל האם אוכל לעזור לו לגבות את הכסף שחייבים לו. היקף החוב עמד מיליון ₪. הוא פשוט עבד בלי לקבל תשלום.
אל תחשבו שהוא יחיד. היקף החוב שהוא אפשר ללקוחות שלו היה חריג, אבל רבים, עצמאים וחברות, שוכחים לקבל את הכסף.
חברה קרובה שמתפרנסת משירה, הופיעה בכמה מקומות ושלחה לכל גוף חשבונית עסקה מלווה בכל הניירת הנדרשת לרישום ספק ובכלל זה את פרטי חשבון הבנק שלה. תנאי התשלום היו חודש וחצי, היא סמכה על הלקוחות שיעבירו את התשלום ושכחה את מועד התשלום.
באיחור של חודש היא פנתה לגופים בפניהם שרה וביררה בנוגע לתשלום. ממקום אחד כתבו לה שאבדו את החשבונית וביקשו שתשלח העתק. מאז עבר עוד חודש והכסף עדין לא הגיע.
הגוף השני שנהנה משירתה כתב לה שהתשלום הועבר. בבדיקה חוזרת התברר שהתשלום אכן הועבר, אבל לחשבון של זמרת אחרת...
תישארו אדיבים אבל אסרטיביים
הם התנצלו והבטיחו שכבר במועד העברת התשלומים הבאה (בעוד קצת יותר מחודש) היא תקבל את התשלום. הפעם חברתי הייתה קצת פחות עדינה והתשלום הועבר אליה למחרת (ארבעה חודשים אחרי הקונצרט).
מנכ"ל של חברה קטנה שאל אותי פעם האם זה בסדר להתקשר ללקוח אחרי חודשיים שהוא מפגר בתשלום.
תשובתי הייתה שהכי נכון זה להתקשר למחרת שהתשלום היה אמור להיות משולם ולא בוצע.
תמיד תישארו אדיבים, אבל באותו הזמן תהיו אסרטיביים. אל תוותרו על התשלומים שחייבים לכם.
בסוף, גם בעסקים בין חברות, את העסקה מבצעים אנשים בשני הצדדים. אם אתם עצמאיים ואם אתם מנהלים חברה, או מנהלי החשבונות או הכספים, אתם באופן אישי עומדים מול אנשים כמוכם.
אתם סיפקתם להם מוצר או שירות לשביעות רצונם וכעת תורם לשלם לכם. אין שום סיבה לחוש את אי הנעימות שרבים חשים. גם אין שום סיבה שדרישה לקבל את התשלום במועד, תמנע מכם להמשיך ולעבוד עם אותו לקוח.
אולי זה נשמע טריוויאלי, אבל מי שצריך לשלם לכם, גם הוא בתורו גובה תשלומים מהלקוחות שלו. כך דרכו של עולם העסקים.
שמעון בן אבי, מורה היוגה שלי, אינו מנהל מעקב. הוא מניח מחברת ומעטפה ובסוף השיעור כל אחד שם את התשלום במעטפה ורושם את שמו במחברת. מי שלא משלם השבוע יחזיר את חובו בשיעור הבא. ומעולם לא שמעתי על אף אחד שלא שילם. אבל שמעון הוא יחיד בדורו, אל תנסו זאת.
איך לנהל מעקב על התשלומים שמגיעים לכם?
בעוד עצמאיים יכולים לנהל מעקב בדרך פשוטה יחסית (מיד אמליץ על כלי עזר), הרי לחברות המעקב יכול להיות מאתגר יותר. ככל שיש לכם יותר לקוחות ותנאי התשלום מגוונים, כך המעקב נעשה מורכב יותר.
מורכב אבל לא בלתי אפשרי. אני ממליץ לכם להוציא כל שבוע (אני מדגיש: כל שבוע!!) דוח גיול חובות. תעבדו בצוות קטן של הנהלת חשבונות ובדקו אילו לקוחות לא בצעו את התשלום שמועד פירעונו הגיע.
כעת התקשרו לכול מי שמופיע ברשימה. פעמים רבות תקבלו תשובות מאד מעניינות, החל ב"הצ'ק נשלח בדואר" (כדאי לעבור להעברות בנקאיות), דרך לא מוצאים את החשבונית ועד הסחורה שקבלנו (או השירות) אינה תקינה.
כל הסיבות, להוציא את האחרונה, דורשות המשך מעקב. בסיומו של כל דיון שבועי, תרשמו סיכום עם הפעולות הנדרשות ותנהלו מעקב על הפעולות ברשימה.
בחברות קטנות יש צוות קטן יותר לדיון כזה, ואולי רק איש אחד, אבל בחברות כאלו יהיו פחות לקוחות.
אל תוותרו על רשימת פעולות מסודרת ומעקב על הביצוע.
כאשר הלקוח טוען שהטובין שקיבל מכם אינו תקין, בדקו זאת מיד. במידת הצורך תערבו מיד את המנכ"ל. אל תתנו לחובות לטפוח.
לפני שנים רבות ניהלתי חברה שביצעה פרויקטים רבים. כאשר נכנסתי לבחון את הנושא ולסגור את רשימת החובות שחבו לנו, היו לא מעט טענות מוצדקות. על פי רוב היתה חסרה פעולה מאד קטנה כדי לקבל את התשלום. אני זוכר חוב של 300 אלף ₪ שחבה לנו אחת האוניברסיטאות הגדולות. בבדיקה התברר שמאז הסתיים הפרויקט לפני שלושה חודשים, היה חסר חלק קטן. עבודה של עשרים דקות אפשרה את התשלום הגדול.
ראו להלן גרף של ההצלחה המהירה שהייתה לנו בחברה אתה עבדתי לפני כמה שנים. בתוך זמן מאד קצר הם קבלו את הכסף וסגרו חוב גדול שחבו להם.
כיצד לנהל מעקב בעסקים קטנים ועצמאיים
לעצמאיים או לחברות קטנות, מומלץ לעבוד עם כלי שיקל עליכם לנהל את מועדי התשלום. הבן שלי הכיר לי אפליקציה באינטרנט שנקראת asana (https://app.asana.com) . קל מאד לעבוד אתה ולרשום לכם משימות ותזכורות לכל מועד עתידי. גם במחשב וגם בסמרטפון.
ומה מקומם של אנשי המכירות?
אנשי מכירות צריכים להיות מתוגמלים רק על עמלה (מעבר לשכר בסיס הנדרש ע"פ חוק) והעמלה חייבת להיות משולמת רק על כסף שהגיע ולא על חשבונית שיצאה.
הסבר מפורט תמצאו במאמר שכתבתי כאן לפני כמה שנים בשם: "מכשולים ואתגרים בניהול אנשי מכירות".
לא אחזור שוב על מה שכתבתי שם, רק אציין שבכל מקום בו נוהגים אחרת, פגשתי בעיות. אנשי מכירות שעובדים על שכר ולא על עמלות, מאבדים מהר מאד את המוטיבציה להביא עוד ועוד מכירות. כאשר אנשי מכירות מקבלים עמלות על חשבוניות ולא על תשלום שהגיע, לא רק שאנרגיה לשהם להביא תשלום תפחת אלא צפויות בעיות נוספות שלא אפרט כאן (מי שהנושא חשוב לו, אני ממליץ לקרוא את המאמר בקישור).
כיצד לנהוג עם מי שמפגר באופן קבוע או אינו משלם?
- ראשית תזכרו שאין סיבה לספק שירות או טובין למי שלא משלם. אל תחששו להפסיד מכירה, המכירה מסתיימת רק כאשר הגיע התשלום וכאשר מישהו לא משלם לכם, אין סיבה לספק לו טובין.
אבל, רגע לפני שמוחקים לקוח מהרשימה יש עוד כמה דרכים: - לקוחות שמפגרים באופן קבוע אבל משלמים, תנסו לבנות אתם תנאי תשלום מותנים. מחיר קצת יותר גבוה עם הנחות על תשלום במועד (כלומר, לחזור למחיר המקורי) או הנחה גדולה יותר על הקדמת התשלום. בכל מקרה, תהיו עם היד על הדופק ותעקבו על התשלומים שלהם, בהקפדה רבה יותר.
- במקרים הקיצוניים, תדאגו לקבל את התשלום מראש.
- או לקבל צ'ק עם אספקת הטובין (ובתנאי שלא היו לכם הוצאות גדולות על היצור. אחרת, תעברו לאפשרות הקודמת).
- כאשר יש חוב לא משולם, תקפידו שהלקוח לא יקבל סחורה כל עוד יש לו חוב פתוח. לא פעם, חברות שלא משלמות יזדקקו לכם בדחיפות עבור חלק שנשבר להם או משהו דומה. זה הרגע לגבות את כל החוב שהם חייבים לכם.
- כאשר לקוח לא משלם וכל הפניות לא עוזרות תתחילו בהליך גביה: מכתב פורמלי מהמנכ"ל, בצעד הבא מכתב מעו"ד, אחרי כן התראה לפני פניה לבית משפט ולבסוף תגישו תביעה לבית המשפט.
זה לא קורה הרבה, אבל לעיתים אין ברירה. כאשר החוב קטן, תפנו לבית הדין לתביעות קטנות.
סיכום והמלצות
סיכום והמלצות
- ראשית, אל תתביישו לקבל את הכסף במועד. כל מי שמשלם לכם, בתורו, גם הוא דואג לקבל תשלום במועד.
- תקפידו על מועד התשלום במועד. אם התשלום לא הגיע, תתקשרו למחרת המועד ותבדקו באדיבות רבה ואסרטיביות לא פחותה, מה קורה.
- לעצמאיים או חברות קטנות מאד אני ממליץ להיעזר בכלים שונים הזמינים באינטרנט. למשל האפליקציה asana.
- לחברות אני ממליץ להוציא כל שבוע דוח גיול חובות, לקיים דיון עם צוות קטן ולתת משימות ליצירת קשר ומעקב מול כל הלקוחות המפגרים בתשלום.
- אם לקוח מפגר בתשלום באופן קבוע, תעברו לעבוד עם מקדמות או צעדים אחרים שרשמתי למעלה.
- תקפידו לתגמל אנשי מכירות רק ע"י עמלה ושהעמלה תשולם רק כאשר הגיע התשלום בגין המכירה שביצעו.
