הצעות ייעול הן הדרך המורכבת ביותר ליצור ולנהל מעורבות של העובדים.
לכאורה מאד פשוט, שמים תיבה כותבים שלט ו... לא קורה כלום. לא פעם ראיתי, בחברות אתן עבדתי, תיבות מיותמות תלויות על הקיר ואיש לא מתייחס אליהן.
לכל אחד מאתנו יש תמיד רעיונות איך לעשות יותר טוב וכל אחד מאתנו אוהב שמקשיבים לו.
לקבוצה הזו (של "כל אחד מאתנו") שייכים, כמובן, גם העובדים בחברה. יתרה מזאת, העובדים נמצאים במקומות רבים ושונים ורואים תמונה שונה מזו שרואה ההנהלה. לכן, לרעיונות של העובדים בחברה יש ערך עצום. אך בכך לא די, כאשר ההנהלה מקשיבה לעובדים היא לא רק נהנית מהמידע והידע הייחודי שיש לכל אחד ואחד, אלא גם מעצימה אותם.
הקשבה והתייחסות לעובדים מחברת אותם למטרות של הארגון, הופכת אותם למשמעותיים ולכן מעלה מאד את המוטיבציה שלהם.
איך לעשות זאת?
בנושא הצעות ייעול, מילת המפתח היא התייחסות. במידה ואינכם בטוחים שתוכלו להקדיש את הזמן והמשאבים הנדרשים להתייחסות לכל הצעה או רעיון, עדיף שלא תתחילו. אם תתחילו ותאבדו את האמון של העובדים שיש לכם כוונה רצינית להקשיב להם, יהיה הרבה יותר קשה להתחיל בפעם הבאה.
ההתייחסות להצעות או לרעיונות של העובדים עוברת כמה שלבים:
- פרסום לעובדים על הדרך החדשה, מהם הכללים וכמובן לעודד אותם להעלות רעיונות והצעות.
- החלטה באיזה תדירות מוציאים את ההצעות מהתיבה.
- מהו פרק הזמן בו העובד מקבל התייחסות ראשונית להצעתו. התייחסות שתכלול לפחות תודה ומה אמור לקרות כעת עם הצעתו.
- מהו פרק הזמן בו פורום מקצועי דן בהצעה ומקבל החלטה האם ההצעה ישימה, האם ההשקעה ביישומה כדאית מבחינה כלכלית ומהו לוח הזמנים ליישומה במידה וכך הוחלט.
- עדכון העובד על תוצאות הדיון המקצועי.
- הוקרה ותגמול העובד.
לוח זמנים
חשוב מאד שלוח הזמנים יהיה ידוע ושפרקי הזמן יהיו קצרים ככל האפשר.
עובד שהכניס הצעה לתיבה, מחכה להתייחסות. תמיד תשימו את עצמכם במקומו של האיש מולכם וכך יהיה לכם קל להבין אותו ולפעול בהתאם. כך בכל נושא, וגם בנושא הזה. דמיינו אדם שכתב הצעה וכעת דממה, אין התייחסות. בהתחלה יש מתח ואחרי זמן עלולה להתפתח אכזבה ומכאן קצרה הדרך לא לתת יותר הצעות.
לכן כאשר אנחנו קובעים לוח זמנים, נפרסם אותו ונתמיד בקיומו.
אני ממליץ להוציא את ההצעות לפחות פעם בשבוע ובתוך שבוע נוסף לחזור לעובד, לפחות עם התייחסות ראשונית.
תיבה להצעות ותלונות עובדים במפעל של אחת החברות הגדולות במשק (שם החברה הוסתר)
הפורום המקצועי ופתיחות לרעיונות חדשים
הפורום המקצועי שדן בהצעה חייב שיהיה גם בעל אוטוריטה מקצועית וגם בעל סמכות לקבל החלטות. למשל, אם ההצעה היא טכנית, חשוב שמהנדס החברה או מהנדס בכיר אחר, ישתתף בדיון.
כעת מגיע מוקש, או אתגר לא פשוט, ככל שהרעיון יותר מהפכני, או "אחר", הוא מהווה, מחד, הזדמנות גדולה יותר לחדשנות. אך בה בעת, ככל שהרעיון יהיה יותר חדשני, כך הוא עלול לעורר יותר התנגדות. ואם לא די בכך, מהצד השני, ככל שאיש המקצוע בפורום המקצועי, יהיה יותר בכיר ובעל הצלחות בעבר, כך יקשה עליו לקבל רעיונות חדשים שמישהו אחר מעלה. בפרט רעיונות שעלו מקרב העובדים, שלכאורה "אינם מבינים" את הצד המקצועי (טכני, או טכנולוגי או אחר).
לכן אני ממליץ לכם לקבוע נוהל לשלילת ההצעה. כאשר הצוות המקצועי מחליט שהרעיון החדש אינו ישים או לא מתאים, כדאי להעביר את ההצעה ונימוקי הדחיה לגורם נוסף.
נכון, זה דורש זמן מאנשים שאין להם, אבל התמורה שווה.
יש הרבה מאד דוגמאות על החמצות כאלו. למשל, בעבר פיליפס דחתה את הרעיון של צרכן שלא אהב את השקיות בשואב האבק אצלו בבית. מהנדס בשם ג'יימס דייסון שהגיע עם רעיון לייצר שואב אבק ללא שקית. בעקבות הדחיה דייסון התחיל ליצר את השואבים בעצמו. ראו קישור לסרט קצר ומעורר השראה של ג'יימס דייסון.
אז נכון שלא כל רעיון הוא "דייסון", אבל חדשנות תגיע כמעט תמיד רק ממי שנמצא מחוץ למעגל החשיבה והניהול. מי ששרוי בתוך העשייה, ובפרט אם כבר הצליח, נע בדרך הסלולה והמוכרת ויהי לו קשה לראות דרכים חדשות. גדולתם של המנהלים היא הפתיחות לראות ולהקשיב לרעיונות "מוזרים", רעיונות "אחרים".
הוקרה ותגמול
בסוף מגיעים תמיד לנושא החשוב מאד, ההוקרה והתגמול. נכון, כתבתי למעלה שעצם ההקשבה וההתייחסות נותנים משמעות לעובד ומעלים את המוטיבציה שלו. אלא שההוקרה היא חלק משמעותי ביותר.
כתבתי כאן לפני שבועיים מאמר על החשיבות של ההוקרה ושהתגמול לא יהיה כספי. אני יודע שהדעות על כך חלוקות ומנהלים שאני מעריך מאד נוהגים אחרת. אני נאמן לדרכי וממליץ להוקיר את העובדים ולתת תגמול בשווה כסף, לא בכסף.
ראו קישור למאמר האחרון שכתבתי בנושא זה: מדוע אין זה נכון לתת לעובדים הוקרה בכסף מזומן, וקישור לדעה אחרת שכתב בתגובה דובי שור.
סיכום והמלצה
רעיונות והצעות ייעול של העובדים הם מקור מעולה למידע והצעות לפעולה באופן שונה, אופן שיכול להוביל אפילו למהפכה החדשה של החברה.
בנוסף זו דרך מצוינת לחבר את העובדים לחברה ולהעלות את המוטיבציה שלהם.
הטיפול בהצעות כאלו, דורש משאבים והתמדה ולא פחות מזה, פתיחות לרעיונות חדשים.
אני ממליץ לעודד הצעות ייעול של עובדים, אבל להיכנס לדרך זו רק לאחר שברורה לכם המשמעות של המשאבים הנדרשים ולאחר שבניתם נוהל עבודה ופרסמתם אותו לעובדים.
