המדד של הלימת המלאי (רמת הדיוק בין מה שרשום במחשב ובין שקיים בפועל) הוא אחד המדדים היותר חשובים בכל חברה שמחזיקה במלאים. אי דיוק של המלאי נגרם כתוצאה של כשלים מהותיים בפעולה של החברה ולאו דווקא כאלו הקשורים לניהול של המחסן.
לא מזמן התחלנו לבדוק את הלימת המלאי, או הדיוק של ניהול המלאי, באחת החברות. דרך הפעולה היא לבחור אקראית חמישה פריטים ולבדוק האם הכמות שרשומה במחשב זהה לכמות שקיימת בפועל.
בדיקה וניתוח של הדוגמה
מבין החומרים שנדגמו בחרנו לנתח את הסיבות לחוסר הדיוק של החומר היקר ביותר. הפער בין הכמות הרשומה והכמות בפועל היה גדול מאד, ספירת המלאי האחרונה הייתה בסוף יוני והערך הכספי של החוסר היה 80,000 ₪. כלומר בארבעה חודשים "נעלמו" שמונים אלף ₪ ואם נעשה אקסטרפולציה על כל השנה מדובר בקרוב לרבע מיליון ₪. ההערכה של הצוות הייתה שחומר הגלם "נעלם" בעיקר בתוך הפחתים של המוצר הסופי. אם ההנחה של הצוות נכונה, הרי שהחוסר של אותו חומר משקף אובדן לא מבוקר של כמות הרבה יותר גדולה של המוצר השלם, עם ערך כספי גבוה מאד.
כדי לבחון את נכונות ההנחה בדקנו חומר גלם אחר שנמצא רק באותו מוצר סופי. הפער בין הכמות הרשומה והכמות בפועל הצביע על כמות דומה מאד של אובדן של המוצר הסופי.
מכאן הסקנו שההנחה של הצוות נכונה.
פעולה מתקנת
בחברה לא מודדים את פחת החומר בצורותיו השונות וגריעת חומרי הגלם (במערכת המחשב) מתבצעת במשיכה. כלומר, כאשר מוצר סופי נכנס למחסן או נמכר, חומרי הגלם והאריזה נגרעים מהמלאי על פי עץ המוצר.
לפי השיטה הזו, חומרים ששימשו ליצור מוצרים שלא הגיעו לקו הגמר (כתוצאה מפחת או מלאי בתהליך) לא נגרעו מהמלאי. כך נוצר שיבוש גדול בניהול של המלאי ובביצוע פעולות מתקנות ומיד אתייחס לכך.
ההמלצה של הצוות למנכ"ל הייתה לשנות את השיטה של ניהול החומרים ולעבור מגריעה במשיכה לניפוק חומרים בדחיפה (כלומר החומרים נגרעים מהמלאי ברגע שהם מנופקים מהמחסן).
לשיטת הניפוק בדחיפה יש יתרונות רבים ורק הקלות בבניה הראשונית של מערכת המידע של ניהול רצפת היצור גורמת למי שמקים את מערכות המידע לבחור שוב ושוב את השיטה של גריעת חומרים במשיכה.
בעבר התייחסתי כאן בפירוט לנושא זה ואני מזמין את מי שמבקש ללמוד את הנושא של הניפוק להיכנס לקישור כאן.
המנכ"ל לא נפל מהכיסא לשמע ההצעה. ההצעה הזו כבר הייתה על שולחנו מזה כמה חודשים אבל היה דרוש "גורם מניע" כדי לצאת לפעולה.
מה החברה תרוויח אם תשנה את השיטה של ניפוק החומרים?
הרווח הראשון יהיה ניהול הרבה יותר מדויק של המלאי. אחד ההיבטים של הניהול הלקוי של המלאי בא לביטוי בפעולה של מנהל הרכש. כיום הוא אינו סומך על מערכת המידע ועובר על המלאי שקיים במחסן כדי להחליט מה נדרש להזמין. התוצאה היא שלא פעם חסרים חומרים ולא ניתן ליצר את מה שתוכנן.
הרווח השני יהיה זיהוי מידי של בעיות ביצור. המחסן מנפק בכל יום את הכמות שנדרשת ליצור לפי עץ המוצר. במידה ונוצר חוסר ונדרש ניפוק נוסף הסיבה נבדקת מיד. כך עולים באופן שוטף על בעיות ברצפת היצור וניתן לתקן ולשפר מידית כאשר הבעיה ידועה לכולם.
נחזור לבדיקה של הלימת המלאי
הדוגמה אליה התייחסתי למעלה הציגה פן אחד של הלימה נמוכה של ניהול המלאי. יכולות להיות סיבות נוספות למשל, עצי מוצר לא מדויקים, עבודה רשלנית במחסן, אחסון ללא כתובת במחשב שנשען על הזיכרון של עובדי המחסן, או גניבות. דרך המדידה היא פשוטה והתועלת רבה מאד.
שיטת הפעולה פשוטה מאד
מדידה. בכל שבוע תבחרו אקראית חמישה פריטי מלאי. אחרי שמצאתם את הכמות הרשומה במערכת המידע, תצאו לשטח לחפש כמה יש בפועל.
בדרך כלל כדאי לבדוק בנפרד הלימת מלאי של מוצרים ובנפרד חומרים (חומרי גלם ואריזה).
ככל שהמחסן פחות מסודר ואין מידע היכן מאוחסן כל חומר, החיפוש יותר מורכב. במאמר מוסגר אציין כי המורכבות של החיפוש לצורך המדידה, היא כאין וכאפס לעומת החיפוש של עובדי המחסן בבואם לנפק חומרים. התוצאה של קושי באיתור פריטים בניפוק תהיה לא פעם, ניפוק לא לפי FIFO ומכאן התיישנות חומרים.
ניתוח. אחרי שבדקתם חמישה חומרים, תנתחו את הפער של אחד החומרים. תרדו לגורמי השורש של הפער ואל תסתפקו בתשובות לאקוניות, שטחיות. תעזרו בכלים הייעודיים כמו סיעור מוחות, תרשים זרימה, עצם דג ו- 5Y's.
פעולות מתקנות. אחרי שהגעתם לגורמי השורש, תיצרו פעולות מונעות או מתקנות.
מעקב. תנהלו מעקב על השיפור משבוע לשבוע. במידה ולאורך זמן אין שיפור, ככל הנראה הפעולות המונעות שבחרתם אינן מטפלות בגורמי השורש. לאורך השנים הרבות שאני בודק את הלימת המלאי, רק פעם אחת לא הצלחנו ליצר שינוי. אחרי שבחנו שוב ושוב את שאנחנו עושים עבודה יסודית, הבאתי רואה חשבון לבצע חקירה מעמיקה ומצאנו כי מתבצעות גניבות בהיקף גדול מאד של חומרי גלם. זו הייתה הפעם היחידה לאורך כל השנים שמצאתי שהגניבות היו גורם משמעותי לחוסר הלימה של המלאי.
סיכום והמלצה
המדד של הלימת המלאי הוא אחד המדדים הבסיסיים והחשובים בכל חברה יצרנית. המדד הזה מושפע מגורמים הקשורים להתנהלות של התפעול והטכנולוגיה.
עדין אני מגיע לחברות שיש להן מלאי גדול ויקר וכלל אינן מנהלות אותו. אפילו לא מבצעים ספירות מלאי.
הגורמים שיכולים להשפיע על הלימת המלאי הם: שיטת הניפוק (משיכה או דחיפה), עצי מוצר לא מדויקים, עבודה רשלנית במחסן, אחסון ללא כתובת במחשב (איתורים), או גניבות.
אני ממליץ לנהל את המלאי באופן ממוחשב, לנפק חומרים אך ורק בדחיפה ולמדוד כל הזמן את הלימת המלאי. למדוד, לנתח את הסיבות לפערים ולשפר.
בכל ספירת מלאי יש לנו הזדמנות למדדו את השיעור של הלימת המלאי על כלל המוצרים ולאמת שהדגימות השבועיות נותנות לנו תמונה נכונה של המצב בפועל.
