תפ"י (תכנון, פיתוח, יצור) - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

לראשונה ב-7 שנות קיומו של הבלוג ולכבוד ראש השנה החדשה, ביקשתי מחברי קהילת הקוראים לשלוח את הטיפים שלהם לניהול מוצלח, ולהרכיב מהם פוסט ראשון מסוגו שיאגד טיפים מגוונים מנקודות מבט רבות ושונות, של מנהלים/ות בעלי ניסיון מגוון בתעשיות שונות ובתפקידים שונים. עשרות קוראים/ות נענו להזמנתי, אני מודה להם ומאחל להם ולכם הקוראים/ות, שנה טובה ומתוקה.

תארו לעצמכם שאתם מיצרים (או צורכים) אבקת מרק ובתוך התערובת מכניסים קורט מלח. אחד הלקוחות מתלונן שמצא בשקית המרק שרכש מכם, רסיס של זכוכית. בבדיקה מהירה גיליתם שמקור הזכוכית הוא המלח (במחסן של חברת המלח נשבר חלון, רסיסי זכוכית נפלו לתוך ערימת המלח שבמחסן והגיעו עד שקית המרק).

אנחנו יכולים לבוא בטענות לשערי המטבע, או לבוא בטענות לממשלה שלא עושה די בנוגע לפריון בעבודה או לא תומכת בתעשיינים, אבל עדיף לנו לעבוד במקום בו אנחנו יכולים להשפיע, לקחת אחריות ולהיות פרואקטיביים. הטמעה של מצוינות היא פעולה פרואקטיבית ומשמעותה שאנחנו לוקחים אחריות על ההצלחה שלנו.

לפני כמה שנים הזמין אותי גד, מנכ"ל ובעלים של חברה רווחית וביקש שאסייע לזהות הזדמנויות להגדיל את המכירות. החברה הייתה אמנם רווחית אבל צמיחתה נעצרה ולכן גד המנכ"ל חיפש הזדמנויות חדשות.
אני תמיד מאמין שבתוך כל חברה יש ידע רב מאד שרק נדרש להקשיב לו, ולכן התחלתי את עבודתי בסדרת שיחות עם מנהלים ועובדים בחברה.

ההוראה של דני, מנהל היצור, הייתה חד משמעית: הם לא עוברים למוצר הבא ובמידה והם מסיימים ליצר במהלך הלילה את הכמות שהוזמנה, הם ממשיכים לייצר למלאי עד הבוקר.
לכאורה זו החלטה מאד הגיונית שכמותה מחליטים במפעלים רבים מאד. המטרה מאחורי ההחלטה הזו היא להיות יעילים.

ג'ים קולינס והצוות שלו חיפשו חברות שהפכו מטובות למצוינות. הם קבעו קריטריון על פיו ציון מצוין יינתן לחברות ששמרו על תשואה גבוהה למשקיעים, מעל המדד הכללי של הבורסה בניו יורק, לאורך חמש עשרה שנים.

אלכס רוגו הבין שהרבי היה צוואר הבקבוק של הטיול. קצב ההתקדמות היה מותנה בקצב שלו ולא היה שום טעם שחלק מהילדים ירוצו קדימה ויחכו להרבי שידביק אותם. ברגע שקצב הטיול היה לפי הקצב של צוואר הבקבוק, של הרבי, הוא התאמץ פחות והתקדם יותר מהר. שיפור נוסף היה כאשר אלכס שיפר את הקצב של צוואר הבקבוק ע"י כך שהוריד משקל מהרבי.

מזה יותר משבעים שנה מפתחים ומאמצים בעולם שיטות וכלים ניהוליים שמסייעים להתייעל ולשפר כל הזמן. כלים אלו מקורם בעיקר ביפן ומשם התפשטו לעולם המערבי, אך בישראל, רבים מכלי הניהול ושיטות אלו עדין זרים וחסרים בחברות רבות. מטרת המאמר הנוכחי היא לסייע לך בבחירת הכלים המתאימים לחברה שלך בעדיפות ראשונה.

לפני כמה שנים עבדתי עם חברת מזון על הקטנה של עודפי המשקל בשקיות בהן הם מוכרים את המוצר שלהם. בשיחה עם המנכ"ל ציינתי כי התקן הישראלי מאפשר שאחוז קטן מהשקיות יהיה במשקל מעט נמוך מהרשום. המנכ"ל אמר שעבור הלקוח הבודד שירכוש רק שקית אחת והיא תהיה במשקל חסר, 100% מהשקיות שרכש הן במשקל חסר.

מבצעי מכירות, אמתיים או מדומים, משפיעים מאד על ההחלטות שלנו. פגשתי מנכ"לים שטסו לקצה העולם כדי לרכוש בהנחה מוצרים שכלל לא היה בהם צורך. נבחן כעת את הפרמטרים הרגילים שאמורים להשפיע על הכמות שנזמין בכל פעם (בסיום אתייחס למצבים מיוחדים. למשל, רשתות אופנה) ונתחיל באותם המשתנים הברורים והמוכרים.

מתי אתם מחדשים את המלאי של משחת השיניים אצלכם בבית? האם גם אתם מחכים שתתרוקן השפופרת האחרונה ואז תהפכו את המגירה, שם אמורות להיות עוד שפופרות, אבל... בבלגן שנוצר, או שכבר היה קודם, אתם לא מוצאים כלום. לכל הרוחות, אתם בטוחים שראיתם שם משחה אתמול, אז איפה זה?

הגדלת התפוקה חשובה רק כאשר היא נדרשת למכירות. שיפור היעילות לעומת זאת נכון תמיד וגם כאשר נדרש ליצר כמות קטנה יותר, נמדוד ונשפר את יעילות היצור. אבל לא פעם אורבת לנו הסכנה לדבוק במדד מסוים בלי לראות את התמונה הכוללת וכך לפעול באופן שיפגע בחברה.

כל מי שרוכב עם אופניים בשטח, יודע שצריך להסתכל חמישה או עשרה מטרים קדימה. מי שמסתכל על האבן הקרובה בחשש, סופו שיתקע בה, כי האופניים הולכות אחרי העיניים. ומה שנכון לרכיבה בשטח נכון גם בחיים. בפרט כאשר אנחנו באים לתכנן את היצור.

מעורבות העובדים וצוותי שיפור בפרט, הם חלק משמעותי ביישום היצור הרזה. מכאן שהעובדים מרגישים שיש להם חלק משמעותי בפיתוח של החברה. ההרגשה הזו היא שנותנת לכל אחד מאתנו את המשמעות במעשיו ואת המוטיבציה. חשוב לציין כי תרבות של עבודה עם צוותי שיפור נפוצה גם ללא כניסה למכלול הרחב של היצור הרזה.

בעולם של היום אף אחד לא יעלה על דעתו לנהוג ברכב בלי מידע על מהירות הנהיגה, כמה דלק יש במיכל, מה רמת החום של המנוע ועוד מידע חיוני נוסף שאנו מקבלים. בעוד כמה שנים לא נרשה לעצמנו לנהוג ברכב בלי מובילאיי. ובכל זאת אני פוגש חברות רבות בהן המנכ"ל נוהג את העסק בלי מדידה. לא מודדים כלום או שמודדים מעט מאד משתנים.

נניח שאנחנו רוצים לשפר את הרווחיות של החברה ולשם כך בוחנים את התמחור של המוצרים. אם אנחנו מוכרים 100 סוגים שונים של מוצרים ונסדר אותם בטבלה בסדר יורד (מהמוצר שמיצר את הרווח הכי גבוה עד המוצר שמיצר את הרווח הכי נמוך), סביר להניח שנמצא כי 20 המוצרים הראשונים ברשימה מייצרים כ-80% מהרווח.

במפעל של חברה ציבורית מאד גדולה, כלל לא מדדו את התפוקה. תכנון הייצור נעשה על בסיס שעות עבודה של המכונות לכל מוצר ואפילו על כך לא בוצעה בקרה (כמה שעות יצרו בפועל כל מוצר בהשוואה לתכנון). מאחר והמטרה היא ליצר מוצר כלשהו, או לתת שירות, אנחנו צריכים למדוד תפוקה ולא את השעות בהן יצרנו או תכננו ליצר.

תמר, מנהלת האיכות, הסתכלה אליי ואמרה: "תאמר להם אתה, אולי לך הם יקשיבו, עליי הם לא שמים". האמירה הזו שיקפה את התסכול הרב שתמר חשה מכך שעובדי התפעול מתייחסים אליה בתור גורם מפריע ולא שועים להוראותיה.

החוק נועד להגן על העובדים ולאפשר להם לקיים חיים סבירים. במקרה הזה כמו במקרים רבים אחרים, קיימת שותפות גורל בין העובדים, הבעלים והלקוחות לטובת החברה. לא בכל החברות רואים את שותפות הגורל הזו ולכן החוק מטיל גם עיצומים ואמצעי ענישה נוספים.

אם אנחנו רוצים לעבוד ללא פחת או מוצרים פגומים, נדרש למקד את המאמץ ולא לתת תחושה "שזה לא כל כך נורא, בסוף הכל נמכר". אני כמעט לא פגשתי במצבים שניתן גם וגם - גם להילחם בפחת וגם למחזר את הפחת. לכל הפחות חובה למדוד כמה תוצרת טובה יצרנו בלי מחזור ו"הנצלות" ולפרסם את הערכים הכספיים.

"ה-TPM, אינו כלי להתייעלות אלא לחיבור ולמעורבות של העובדים. המעורבות נותנת סיפוק לכולם, כי מה בן אדם צריך יותר מלתת לו להשפיע? מכאן אנחנו משיגים את ההתייעלות בזכות העובדים". אני מכיר הרבה חברות ומנכ"לים בתעשייה הישראלית, אך רק מעטים מהם רואים כך את התרומה האפשרית של מעורבות העובדים לחברה.

מכירים את הסיפור על האיש שבא ליצרנית מובילה של משחת שיניים והציע לה להגדיל את הפתח? כך צריכת המשחה גדלה והיזם המבריק זכה לתמלוגים נאים. הסיפור הזה מתואר תמיד בתור רעיון מדהים ומסופר עם שמץ של קנאה או חלום ש"גם לי יהיה רעיון כזה". בואו נסתכל על הסיפור הזה מכיוון אחר.

לא מזמן הבן שלי לקח על עצמו לעשות סדר במטבח. הוא שפך שתי מגירות גדולות, זרק ערימה ענקית של דברים ישנים ללא שימוש, שפופרות של דבק שהתייבשו מזמן, גומיות קרועות, אריזות ריקות ועוד כהנה וכהנה. כאשר סידר חזרה את מה שנשאר, מצאנו שהיו בשתי המגירות 27 זוגות מספריים! איך זה שתמיד כשהיה צריך, לא מצאנו...

אני מעריך שכיום בכל מקום עבודה יש ממונה בטיחות במשרה מלאה או חלקית, שתולה מודעות על לוח מיוחד שספק אם מי מהעובדים קורא. בנוסף אני בטוח שממונה הבטיחות מסתובב באתר ומוציא דוחות ומכתבים לעובדים "סוררים". מהר מאד מתפתחת עוינות או לפחות ניכור בין ממונה הבטיחות ובין העובדים. ממונה הבטיחות נתפס כמטרד.

אנחנו נמצאים שלושה חודשים לפני תחילת השנה הבאה, וזה הזמן להכין את התכנית לשנה הבאה. תכנית עבודה אמורה לשרת את המטרות של החברה. מטרות אינן משהו שממציאים מחדש כל שנה, אולם יש לעקוב אחריהן, לחדד אותן ולעתים לחדש אותן לאורך הדרך.

בעבר, כאשר ניהלתי אתר יצור גדול, היו הרבה תקלות בקווי היצור והיו לכך, כמובן, השלכות לא טובות על יכולת היצור שלנו ועל העלויות. אינטואיטיבית, התחלנו למדוד את זמן העצירות של קווי היצור בשל תקלה, כאחוז מהזמן שנדרש ליצר.

בחברה מסוימת סמנכ"ל השיווק והמכירות הודיע בשנה הראשונה לכניסתו לתפקיד, כי אינו מחויב ליעדים מאחר והם נקבעו בלעדיו. המנכ"ל העדיף לא להתעמת אתו וסמנכ"ל השיווק הבין את יחסי הכוחות ומאז במשך שנים לא ראה את עצמו מחויב לתכנית המכירות שנקבעה. האם סמנכ"ל שמזלזל ביעדים שלו יכול לדרוש עמידה ביעדים של מנהלי הפעילויות מתחתיו?

ציינתי כאן בעבר את גביע הגלידה של מקדונלד. לדעתי הגביע הזה הוא דוגמה קלאסית לחוסר הבנה של ההשפעה ארוכת הטווח של זלזול בלקוחות. הגביע מוגש עם ערימה יפה של גלידה מעליו ולאחר שאוכלים את הגלידה מגלים שהגביע ריק. אגב, אני חובב גלידה ותמיד מבקש מהמוכרים שימלאו את הגביע. חלקם עושים זאת בחיוך ומיעוטם אומרים לי שהם יכולים לתת לי רק "שניים וחצי סיבובים".

מהי מערכת ERP? לכאורה שאלה טריוויאלית בימינו, אך במציאות של העשייה בארץ וברב המפעלים והחברות שבהם אני מבקר וגם במפעלים שיש בהם מערכותERP  המנהלים לא מכירים את התשובה. במאמר זה אסקור את היתרונות הנובעים משימוש במערכתERP  מול שימוש בפתרונות תוכנה אחרים שאינםERP  ונותנים פתרון נקודתי לחלק מהמערכת האירגונית.

אם הנהלת החברה תתייחס לרעיונות שהעובדים מעלים, תקדם את מה שניתן וחשוב או תחליט לא לקדם ותעדכן את העובדים מדוע הרעיון אינו מתאים, היא תזכה לעובדים עם מוטיבציה אשר נלהבים לתרום. אם הרעיונות לא יזכו להתייחסות, העובדים יחזרו לשתיקתם והחברה תפסיד הרבה ידע שנמצא בפנים.