על יתרונות השימוש במערכת ERP

מהי מערכת ERP? לכאורה שאלה טריוויאלית בימינו, שכל מנהל אמור לדעת את התשובה עליה, במציאות של העשייה בארץ וברב המפעלים והחברות שבהם אני מבקר וגם במפעלים שיש בהם מערכותERP   המנהלים לא מכירים את התשובה.

בהגדרה מויקיפדיה וממקורותIT  שונים, זו מערכת לתכנון משאבי הארגון - אוEnterprise Resource Planning System. מערכת ERP היא בקצרה סוג של מערכת מידע המשמשת לעיבוד נתונים ומטפלת בכל צורכי עיבוד הנתונים בארגון כמקשה אחת.

במאמר זה אסקור את היתרונות הנובעים משימוש במערכתERP   מול שימוש בפתרונות תוכנה אחרים שאינםERP   ונותנים פתרון נקודתי לחלק מהמערכת האירגונית.

היתרונות למנהל/ת

אין ספק שהניהול של כל מערכת הוא הגורם הדומיננטי בה.

מנהל המערכת מקבל החלטות שמשפיעות באופן דרמטי על חייו של הארגון. על מנת שמנהל המערכת יוכל לקבל החלטות אלו עליו לראות באופן שוטף דוחות ניהוליים עם נתוני אמת בכל עת, עליו להיות מסוגל להגיע למידע בכוחות עצמו וללא מתווכים בכל נקודת זמן לאורך היום ובנקודות הזמן בהן הוא זקוק למידע.

המידע הזה הוא מגוון ורב וכולל מידע מכל תחומי החיים של החברה ובין השאר הנהלת חשבונות, כרטיסי לקוחות וספקים, תזרים מזומנים, מכירות/הזמנות, רכש , ייצור, מלאי, ציוד ושירות.

רק מערכת ERP  שאוספת ומעבדת את כל המידע בבסיס נתונים אחד, מסוגלת לתת למנהל נגישות כזו לנתונים.

יישום נכון של נהלי עבודה

מערכת ERP מאפשרת יישום של תהליכי עבודה מובנים ע"פ צרכי הארגון, יישום תהליך העבודה וההכרח לדווח ביצוע למערכת מאפשרת להגביר את האיכות של ביצוע התהליך.

בכך המערכת מפחיתה טעויות אנוש, הדיווח למערכת מונע מהעובדים לבצע את התהליך אחרת וכך גורם לחזרתיות של התהליך כמו גם מונע מהעובדים לבצע תהליכי עבודה חדשים ללא בקרה.

גמישות בהתאמת המערכת לסוג התעשייה

מערכות ERP בנויות באופן כזה שבו ניתן בקלות להתאים אותן לצרכים המשתנים של הארגון.

המערכת מאפשרת הוספה של שדות משתמש והתאמה לכל סוג של ארגון או תהליך. ניתן לעצב תהליכים, דיווחים למערכת ודו"חות מהמערכת לכל מטרה ולכל צורך. קיימת יכולת התממשקות מהירה לכל מערכת אחרת כגון מערכות סלולר, מערכות בקרה תעשייתיות ומערכות אחזקה. ייצוא וייבוא של נתונים לצורך השלמת נתונים או לצורך יצירת דוחות שונים. כמובן שהמערכת מאפשרת התחברות אליה מכל מקום ובכל זמן.

המערכת מאפשרת את התאמת התוכנה לסביבות עבודה שונות כמו מפעלי ייצור שונים, חברות הובלה, רשתות מסחר, חנויות, מפעלי בטון, מגרשי רכב, חברות להשכרת ומכירת ציוד משרדי ולכל נישה אחרת בשוק. בכל סוג של שוק הבסיס של המערכת נשאר זהה ומתבצעת התאמה של התהליכים לאותו שוק.

הגדלת רווחיות החברה בדרכים שונות

בכל ארגון קיימים הרבה מאוד תהליכים לא יעילים שגורמים לבזבוז ואובדן רווחים. מערכת ה-ERP, מהיותה כוללת וחוצת ארגון, גורמת לארגון להתייעל.

ארגון המלאי בצורה יעילה יותר ואמינה יותר יוצר חיסכון, היכולת לאסוף נתונים בקלות מאפשרת קיום תהליכי שיפור, היכולת הקלה לממש את תהליכי השיפור לתוך מערכת הדיווח ולעקוב אחרי הנתונים יוצרת את מעגל השיפור המתמיד ובאופן עקיב מאפשר להשתפר.

היכולת לעקוב אחרי הנתונים מאפשרת לשפר את תהליך אספקת המוצרים בזמן ללקוח וגורמת להעלאת שביעות רצון הלקוחות, על ידי ניהול טוב יותר של החומר ניתן להגדיל את כמות מחזורי השימוש בחומר ואת הרווחיות הכוללת.

הנגישות לכל העלויות במערכת מאפשרת ניתוח תמחירי מדויק בקלות ועל ידי כך לבצע התאמות במחירי המוצרים למעלה ולמטה על מנת להתאימם לדרישות השוק ולשמור על רווחיות המוצרים.

האפשרות למעקב שוטף של המנהל על ביצועי החברה והנתונים וכתוצאה מכך, קיצור זמן התגובה שלו לאירועים בשוק, כל אלו מגדילים את הרווחיות.

בקרת תהליכים בעזרת מערכת ה-ERP

כל מערכת עובדת זקוקה למערכת בקרה על מנת לוודא שאכן המערכת מבצעת את מה שהיא נדרשת לעשות. מערכת ה-ERP מאפשרת ביצוע בקרה אוטומטית על תהליכים והפקת דוחות חריגים על בסיס קבוע.

את הבקרה מיישמים על ידי חוקים מובנים במערכת, המותאמים לצורכי הארגון. ניתן לשלוט בהפצת המידע ב-3 רמות דיווח לכל שדה במערכת: כתיבה וקריאה, קריאה בלבד ושדה חסום.

על ידי שימוש נכון כל עובד נחשף בדיוק למידע שהוא זקוק לו על מנת לבצע את עבודתו ויש אפשרות גמישה לחשוף אותו למידע נוסף בהתאם לצורך.

ניתן לקשור בין ביצוע מסמכים שונים בתהליכי מכירה ורכש כך שלא יהיה צורך להקליד נתון יותר מפעם אחת במערכת.

ניתן להקפיץ הודעות למסך המשתמש להתרעה וחסימה ללקוחות על בסיס אי תשלום או חריגה מאובליגו וכמובן להפיק דוחות מסוגים שונים

הפקת דוח"ות

מגוון הדוחות שניתן להפיק ממערכת ה-ERP הוא למעשה אין סופי, החכמה היא להגדיר נכון לכל תחום את הדוחות הנדרשים ולהשתמש בהם, וצריך לזכור שניתן להפיק כל דוח נדרש.

אפשר להשוות את המערכת לדלי שמתוכו אני שולף נתונים לכל צורך ובכל מבנה. ניתן לשלוף נתונים מהמערכת לצורך הכנתDASHBORD   למנהלים ולהציג להם בטבלאות וגרפים את הנתונים אותם הם רוצים לראות כל בוקר.

סיכום

כל מנהל שרוצה להצליח צריך לשאוף שתהיה לו מערכת ERP  בעסק. מערכות מחשוב ייעודיות שנותנות תשובה מקומית לבעיה ארגונית ספציפית משרתות בעיקר את אנשי המקצוע ולא את המנהלים.

לחצו למאמר הבא בסדרה: יישום מערכת לניהול כולל (ERP).