כיצד לנהל נכון את השימוש בחומרי הגלם?

בתעשיות רבות, למשל, מזון, פלסטיק ומתכת, עלות חומרי הגלם יכולה להגיע ל- 40%, 50% ואפילו ל- 75% מהמכירות. לכן ניהול נכון של השימוש בחומרים יכול לקבוע בנקל אם החברה תרוויח או תפסיד.

אך פרט לכמויות יש עוד שני היבטים מאד חשובים והם העקיבות (Traceability) וההקפדה להשתמש קודם בחומר שהגיע קודם (FIFO: First In, First Out).

לכאורה ההיבט החשוב יותר הוא המעקב על הכמויות המדויקות, כי יש לו השפעה גדולה יותר על עלות המוצר, אבל דווקא העקיבות היא החשובה יותר.

מדוע העקיבות כל כך חשובה?

תארו לעצמכם שאתם מיצרים (או צורכים) אבקת מרק ובתוך התערובת מכניסים קורט מלח. אחד הלקוחות מתלונן שמצא בשקית המרק שרכש מכם, רסיס של זכוכית. בבדיקה מהירה גיליתם שמקור הזכוכית הוא המלח (במחסן של חברת המלח נשבר חלון, רסיסי זכוכית נפלו לתוך ערימת המלח שבמחסן והגיעו עד שקית המרק).

כעת נניח שאתם יודעים לזהות בדיוק את מנות המרק שביצורן השתמשו במלח מאותה מנה של מלח בה נמצאו רסיסי הזכוכית, אתם יכולים לאסוף מהחנויות את כל הפריטים ולפרסם לצרכנים להחזיר את כל שקיות המרק מתאריך זה וזה.

לעומת זאת נניח שאינכם יודעים באיזה מנות מרק השתמשתם במנת המלח החשודה, כיצד תנהגו?

אתם עלולים להידרש לאסוף את כל שקיות המרק שיצרתם בטווח תאריכים רחב ואף לאבד את אמון הצרכנים.

בדוגמה למעלה, אם אתם מייצרים אבקת מרק, אתם "פטורים" מההתלבטות, שכן תקנות "תנאי צור נאותים" (GMP: Good Manufacturing Practice) מחייבות אתכם לשמור על עקיבות מלאה על השימוש בחומרי הגלם, מהיצרן של חומרי הגלם ועד הלקוח או ההפצה לחנויות. 

תקנות ה- GMP מחייבות את תעשיות המזון, התרופות, המכשור הרפואי ואף תעשיות כימיה שמייצרות עבורן. התקנות נאכפות בארץ ע"י משרד הבריאות, בארה"ב ע"י מנהל המזון והתרופות האמריקאי (FDA) וכמובן גם באירופה ובמדינות אחרות, ע"י הרשויות הלאומיות. יצרן שייכשל במבדק או באירוע אמתי, עלול לאבד את היתר ה- GMP שלו, או את רישיון היצרן, או היתרי מכירה כאלה ואחרים.

אם כן, אנו מוצאים כי השמירה על העקיבות היא קריטית להמשך הפעילות העסקית הרגילה בתעשיות המזון, התרופות, המכשור הרפואי והכימיה (אם את מספקים חומרים לתעשיות הנ"ל).

האם נדרשת עקיבות גם בתעשיות פחות רגישות?

גם בתעשיות אחרות, ללא האיום של רשויות הבריאות השונות יש עניין רב בשמירה על העקיבות. תחשבו על יצרן זכוכית או יצרן של מוצרי פלסטיק. בתהליך היצור הם משתמשים בתערובות שונות. למינון המדויק של הרכיבים בתערובת ולדיוק של תהליך היצור יש חשיבות מאד גדולה לאיכות המוצר וההדירות שלו (תכונות זהות של המוצר בכל מנות היצור).

באחד הימים, היצרן מקבל תלונה או סדרת תלונות על איכות המוצר. כאשר היצרן יכול ללכת אחורה ולזהות מה בדיוק קרה, או מה היה שונה בתהליך היצור, ואילו חומרים הוכנסו לתערובת של הזכוכית או הפלסטיק (בדוגמה זו) – הוא יכול להתריע לשאר הלקוחות ואף לאסוף את סדרת המוצרים המסוימת מהשוק.

יצרן שינהג כך יזכה לאמון הלקוחות ורכישות חוזרות. בעוד יצרן שיטמון את ראשו בחול ולא יתריע ללקוחות, עלול לאבד אותם.

בנוסף לפעולה כלפי חוץ, מול השוק, היצרן פועל גם פנימה. יש באפשרותו לזהות את חומרי הגלם שלא היו טובים ולהחליף את סוג החומר, או את מנת היצור או לקצר את חיי המדף של החומר המסוים. במקביל לבחון האם תהליך היצור היה מדויק ובמידת הצורך להכניס שינויים בתהליך היצור ולהשתפר.

יצרן שאינו שומר על עקיבות יתקשה להגיע לשיפור באותה מהירות ויעילות.

קל לשמור עקיבות

בעידן הברקודים והמסופונים קל ופשוט לתעד הכל, לשמור עקיבות, ללכת אחורה בעת הצורך ולזהות את הכשלים או החומרים שגרמו לבעיה.

מה הסיכוי ששומרים במחסנים שלכם על FIFO?

הצורך לשמור על סדר השימוש בחומרים או הוצאת מוצרים מהמחסן ("ראשון נכנס, ראשון יוצא"), נשמע טריוויאלי ולכאורה אין שום צורך להסביר. אלא שבשטח התמונה שונה לחלוטין.

בכל המחסנים שאינם אוטומטיים, או באלה שלא ניתן להכניס משטחים מצד אחד של שורת המשטחים ולהוציא מהצד השני, הסיכוי ששומרים על FIFO כל הזמן , או אפילו במרבית הזמן, הוא נמוך מאד.

ראשית, אסביר את המצב למי מכם שאינו נמצא במחסן מידי יום: דמיינו לעצמכם שורה של משטחים עם שקים, או כל מארז אחר. המשטחים נערמו בשלוש או ארבע קומות ויש שורה של מערומים כאלו. המלגזן פורק מכולה חדשה ונדרש להשלים את השורות שאינן מלאות במחסן תוך שהוא עורם משטח על גבי משטח.

כדי שיישמר עקרון ה- FIFO (ראשון נכנס, ראשון יוצא), הוא צריך להוציא את מערומי המשטחים שכבר קיימים בשורה, לבנות מערומים חדשים ורק אז להחזיר את המשטחים "הוותיקים".

הסיכוי שזה יקרה שואף לאפס!

המלגזן נדרש להספק גבוה. המנהל שלו דורש ממנו עבודה מהירה ויעלים עין מהיעדר ההקפדה על נוהל ה- FIFO.

העלמת עין וזיוף נתונים

העלמת העין תמשיך הלאה. אנשי האיכות יגיעו לדגום מדי פעם את העבודה במחסנים. הם יעלו על אי הסדר וידווחו למעלה. ומה יקרה? בדרך כלל לא יקרה כלום. יהיו כמה ניסיונות לכאורה לתקן את המעוות אך ללא הצלחה. העלמת העין תטפס למדרגה הניהולית הבאה.

העלמת העין מעבודה לא תקינה אינה הכל. חברות שמספקות חומרי גלם לחברות אחרות, מחויבות בדרך כלל, לספק אנליזות של החומרים. אבל אם עיקרון ה- FIFO לא נשמר, גם מספרי המנה שמדווחים ללקוח אינם מדויקים וגם האנליזות אינן מדויקות.

וככה זה תמיד?

כלל לא. תלוי בתשתית של המחסן. אני מזכיר את שרשמתי למעלה, כי בחברות שיש להן מחסנים אוטומטיים או מחסן שניתן להכניס משטחים מצד אחד של שורת המשטחים ולהוציא מהצד השני, קל יהיה לשמור את עיקרון ה- FIFO במלואו.

זיוף נתונים הוא בומרנג שפוגע בחברה

כאשר לא עובדים לפי FIFO עלולים להגיע למצב של שימוש בחומרים לא טריים ואז החברה נאלצת להשמיד חומרים שפג תוקפם. השמדה כזו, בפרט כאשר היא חוזרת על עצמה, עלולה לגרום נזק כספי משמעותי. יש חברות שלא עומדות בפיתוי ומזייפות נתונים. אלא שזיוף של תאריכי פגות התוקף (כמו זיופים אחרים) יהפוך מהר מאד לבומרנג שיפגע בחברה.

לזיוף שותפים לפחות כמה עובדים ומנהלים. מישהו מהם ידליף את המידע על הזיוף לרשויות או שהעובדים המעורבים יסחטו את החברה. למשל, הם ירשו לעצמם לגנוב מהחברה, תוך ידיעה שכאשר יתגלו, ינהגו אתם בכפפות של משי. במהלך השנים האחרונות היו כמה פרשיות של חברות מזון שנפלו בבור הזה (למשל פרשת רמדיה בשנת 2003, או פרשת הסיליקון בחלב בשנת 1995 (ראו קישור).

בשנת 2001 פורסם כי חברת זוגלובק ארזה מחדש מאות טונות של בשר שפג תוקפו. בפרסום בגלובס מתאריך 11 ביולי 2001 נכתב כי ההנהלה החליטה להשעות את מנהל התפעול ועד 30 עובדים. האם יתכן שמנהל התפעול ושלושים עובדים זייפו את פגות התוקף וההנהלה לא ידעה מזה? אולי.

בכתבה בוואלה פורסם למחרת, כי משרד הבריאות שלל את היתר ה- GMP מהמפעל של זוגלובק בשלומי.

אנו רואים כי ערך היושר והאמינות הם ערכים מאד חשובים עבור כל חברה ובהיבט של FIFO כדאי מאד להקפיד על עבודה נכונה.

כיצד ליצור דיוק בשימוש בכמויות הנכונות?

בזבוז של חומרים יכול להגיע בכמה דרכים: פסולת, עודפי משקל, שימוש בחומרים לא נכונים, או הכנסת מרכיבים יקרים למנת היצור בכמויות גדולות ממה שנדרש.

הצעד הראשון לשיפור הוא מידע וכדי להשיג מידע צריך למדוד. המדידה תעשה בשני היבטים במקביל:

א. להסתכל על המפעל "כקופסה שחורה". מה נכנס ומה יצא, זו המדידה המדויקת ביותר. היא מודדת את סך כל בזבוז החומרים בכל האופנים. מדידה כזו תיידע אתכם כמה חומר בזבזתם. אבל ככל הסתכלות כללית, היא חסרה את הפרטים, וללא פרטים לא תוכלו לשפר.

ב. מדידה מפורטת של סדרות היצור וחקירה של מקורות הבזבוז פעם בשבוע, בסדרה אחת או שתיים בהן הבזבוז היה הכי גדול.

למשל, אם אתם מייצרים בעיבוד שבבי חלקים מצינורות טיטניום. תמדדו את האורך המדויק של הצינורות, תחשבו כמה חלקים אמורים להתקבל מכל צינור באופן תיאורטי, ותבדקו כמה קיבלתם בפועל.

או, אם אתם מייצרים מוצרי מאפה ומכינים בצק במיקסר. תחשבו כמה מוצרים ארוזים אתם אמורים לקבל (שוב, באופן תיאורטי) מכל מנת בצק ותשוו מול הכמות בפועל.

באופן דומה תפעלו בתעשיות אחרות. אחרי שהפער ידוע (בין מה שהייתם אמורים לקבל ומה שקיבלתם בפועל) תחקרו בעזרת צוותי שיפור ועובדים מהן הסיבות לפחת ותיצרו פעולות מתקנות או מונעות.

סיכום והמלצה

במאמר למעלה התייחסתי לשלושה היבטים של ניהול נכון של השימוש בחומרי הגלם: כמויות מדויקות, עקיבות ו- FIFO.

היבט הניהול המדויק של הכמויות עלה מספר פעמים בבלוג וגם דרך הבדיקה של דיוק המלאי, לכן במאמר זה הקדשתי יותר מקום לנושאים של העקיבות ושל עבודה על פי FIFO. נושאי העקיבות וה- FIFO פחות מוכרים ולכן ניתנת להם, בדרך כלל, פחות תשומת לב.

התייחסתי במאמר גם לנושא של זיוף נתונים וגניבות. הצגת נושאים אלו הסתמכה על דוגמאות אמתיות שנתקלתי בהן ובכלל המאמר נשען על ניסיון אישי ארוך. לאורך השנים למדתי מהטעויות ומההצלחות שלי ושל חברות אחרות אותן ליוויתי.

לדיוק השימוש בכמויות המדויקות יש השפעה ישירה וברורה על הרווח של המפעל. הדיוק הזה הוא בעיקר פנימי.

לשמירה מדויקת וקפדנית על העקיבות ועל ה- FIFO יש השפעה מהירה כלפי חוץ (הלקוחות) והשפעתה על הרווח אינה גלויה לעין, לכן יש נטייה לפעמים להתעלם מהם. אני ממליץ לכם לדייק בכל שלושת הנושאים. לכולם יש השפעה מהותית על הרווח.

בכל מקרה של תקלה, ככל שתהיו גלויים יותר ותשתפו את הציבור, כך תחזקו את אמון הלקוחות.