מדוע כדאי לנו למדוד ואיך להטמיע תרבות של מדידה?

האם חשבת פעם לנהוג ברכב בלי שעונים, בלי לוח מחוונים?

למכונית הראשונה לא היה לוח מחוונים, מהירות הנסיעה הייתה 15 קמ"ש ולא היה מקובל ואולי גם לא נדרשה בקרה. אני מניח שעברו לא מעט שנים עד שהתחילו לייצר מכוניות עם לוח מחוונים. פשוט לא היה צורך.

ראו את המכונית הראשונה נוסעת בסרטון כאן:

בעולם של היום אף אחד לא יעלה על דעתו לנהוג ברכב בלי מידע על מהירות הנהיגה, כמה דלק יש במיכל, מה רמת החום של המנוע ועוד מידע חיוני נוסף שאנו מקבלים.

בעוד כמה שנים לא נרשה לעצמנו לנהוג ברכב בלי מובילאיי.

ובכל זאת אני פוגש חברות רבות בהן המנכ"ל נוהג את העסק בלי מדידה. לא מודדים כלום או שמודדים מעט מאד משתנים.

איך קורה שמי שלא ינהג ברכב שלו בלי שעון דלק או מד מהירות, ינהל את החברה שלו בלי שום מדד? בלי לוח המחוונים שיש לו ברכב

מדוע חברה שלא מצליחה לספק במועד את ההזמנות או דוחה הזמנות בשל קושי לייצר את התפוקה הנדרשת, אינה מודדת את הפיגור בהוצאת הזמנות, או התפוקה המיוצרת מול הנדרשת?

מדוע חברה שהיקף ההחזרות של הלקוחות מאיים על המשך קיומה, אינה מודדת את ההחזרות?

באותו אופן נדרשת מדידה של המכירות, או של החוב הלא משולם של הלקוחות, של יציבות העובדים ועוד מדדים רבים.

מדוע למדוד? מה זה ייתן לנו?

המדידה היא ראשית השיפור. כמעט לא ניתן לשפר בלי למדוד.

השיפור בחברה שרק מתחילה למדוד הוא כל כך מהיר שנדמה שאתם פשוט אוספים כסף מהרצפה.

מצד שני, בחברה שלא מודדת, אין שום בקרה האם לקחו סחורה בלי לשלם. בפרט אמורים הדברים במוצרים שקל מאד למסחר באופן פרטי. למשל, מוצרי מזון, מוצרי חשמל, הובלות דלק וכדומה.

התייחסתי לנושא לא מזמן במאמר נפרד (להתמודד עם מעילה בכספי החברה) ואני חייב להתייחס לכך גם בהקשר של המדידה. כל כך קל פשוט לקחת, כשאין שום מדידה ובקרה עד שנכון יהיה לומר לבעלים: "אל תשים מכשול בפני עיוור, אל תכשיל את העובדים".

האם הייתם מוכנים להשאיר ערימת שטרות בלי השגחה במקום ציבורי, רק משום שאתם סומכים על יושרם של העוברים ושבים?

כמובן שלא, אבל בכל זאת אתם עושים זאת לא עם הארנק שלכם אלא עם סחורות ששוות לא פעם אלפי שקלים ואפילו מיליונים.

הפן של מוצרים שנעלמים או פשוט נלקחים הוא הצד השלילי של היעדר המדידה, אבל הוא הבסיסי ביותר.

הפן החיובי הוא האפשרות לבצע תהליכי שיפור כאשר יש מדידה.

איך השיפור נוצר מהמדידה?

כאשר אנחנו מודדים, אנחנו מזהים שני דברים:

1. נקודות התורפה. המדידה מצביעה לנו על המקומות היותר חלשים. מציגה נקודות טובות ונקודות חלשות בתהליך הייצור, השירותים או המכירות. כך אנו יכולים לנתח נקודות חלשות במיוחד או טובות במיוחד ולהבין מה קרה שם שהיה שונה מנקודות אחרות. ההבנה תאפשר לנו ליצר פעולות מתקנות.
2. זיהוי מגמות. מעקב גרפי על תוצאות המדידה מאפשר לנו לזהות מגמות ולהגיב מבעוד מועד כאשר הכיוון שלילי. או דווקא להיערך אחרת כאשר יש כיוון חיובי מבורך.

נבחן כמה נושאים אפשריים למדידה ושיפור:

אובדן הכנסות בעודפי משקל

הגעתי לא מזמן לחברה שלא מדדה כלום. עצרנו ליד מכונה שמילאה אבקה בשקיות. בדקנו את המשקל של כמה שקיות עוקבות. מצאנו שבכל שקית שמשקל המטרה שלה היה 250 גרם, היו כעשרה גרם עודף משקל בממוצע. 4% עודף. תארו לעצמכם שהם היו מתייחסים למשקל העודף ומשפרים אותו בתהליך שנקרא בקרת איכות סטטיסטית (SPC). ניתן לחסוך את רוב עודף המשקל. כעת תארו לעצמכם שהם היו מוסיפים רק 2% מהמכירות לרווח. בחברות רבות ההתחלה הזו יכולה לאזן את התוצאה (לסגור הפסד) או להיות תרומה משמעותית לרווח הקטן שיש.

כדי להמחיש את האובדן בק"ג ולא באחוזים (לא פעם קשה לנו לחוש את המשמעות של האחוזים), נבחן שוב את עודף המשקל: עשרה גרם בכל שקית, המשקל המצטבר במשמרת אחת של עבודה הוא 70 ק"ג, שנזרקים לפח, ובחודש זה מגיע ל- 1.5 טון.

תפוקה אבודה

באותו אופן, חברה שלא מצליחה לספק את ההזמנות ומוותרת על מכירות, יכולה להפעיל כלי שנקרא OEE. ההפעלה שלו היא פשוטה יחסית, למרות שלכאורה (ורק לכאורה) השימוש בכלי הזה נראה מורכב.

טיפול בחובות לפני שיהפכו חובות אבודים

המדדים הכספיים (תזרים מזומנים, רווח והפסד תקופתי, בדיקה יומית של החשבון בבנק), נמדדים ומבוקרים בדרך כלל, גם בחברות שלא ימדדו שום מדד אחר, ובכל זאת אחד המדדים החשובים ביותר שנמצא בשימוש נדיר, הוא גיול חובות. האם אתם יודעים מי מהלקוחות משלם בזמן ומי לא? או כמה חייבים לכם?

אם לא תדעו, איך תטפלו בגביה לפני שחוב הופך לחוב אבוד?

מכירות מול היעדים, או המכירות שלא עשינו

הכסף שמגיע לחברה כתוצאה המכירות הוא החמצן של החברה. הצבת יעדים ומעקב רצוף על הביצוע הוא קריטי לקיומה של החברה. מעקב כזה ופרסום שלו תוך נקיטה של פעולות מתקנות, מאפשר לעמוד ביעדים.

לא פעם העמידה בתכנית המכירות תלויה גם בביצועי היצור ולכן אנשי היצור יהיו שותפים למידע החשוב הזה ולדיון כיצד לשפר.

נטישת עובדים

היציבות של העובדים היא המפתח למקצועיות ושימור ידע. המקצועיות של העובדים היא המפתח לאיכות ויעילות. מדידת התחלופה של העובדים (כמה עובדים עזבו או שפיטרנו מכל סיבה) במהלך שנה, יחסית למספר העובדים היא הצעד הראשון בטיפול ביציבות.

איך להתחיל? מה נמדוד קודם?

הצגתי כאן על קצה המזלג חמישה תחומים ויש עוד רבים. איך נדע במה לבחור?

תמיד תתחילו במנופי הרווח הכי משמעותיים שלכם.

כלומר, בדקו באיזה תחום השינוי יניב את השיפור הגדול ביותר ברווח. בהמשך תתקדמו ותוסיפו עוד תחום ועוד אחד.

בחברות רבות אני פוגש את הנושא של הוצאות הזמנות מלאות במועד כנושא שהמנכ"ל, או הבעלים, מעלה בראש וראשונה. אין ספק שזו בעיה כואבת, אך היא עולה לא פעם בראשית הדברים כי המנכ"ל נמצא בלחץ כבד של הלקוחות שלא מקבלים את ההזמנות שלהם ונאלצים לדחות את הוצאת ההזמנות ללקוחות שלהם.

אך העובדה שהמנכ"ל נמצא בלחץ יום יומי של הלקוחות עוד לא עושה את הנושא הזה למנוף הרווח הכי חשוב.

נדרשת בחינה יסודית והקריטריון כאמור, יהיה איזה שינוי יתרום הכי הרבה ומהר לרווח של החברה.

סיכום

הצגתי במאמר למעלה את החשיבות של המדידה. החל בשאלה איך מנכ"ל או בעלים של חברה לא יעלה על דעתו לנהוג ברכב ללא לוח מחוונים ובכל זאת מנהל עסק ללא מדידה ובקרה, בלי לוח מחוונים ובלי שום שעון מדידה.

על קצה המזלג, טעמנו חמישה נושאים שונים וחמישה מדדים אשר לכולם יש לפחות מאמר אחד בבלוג שמסביר בפירוט כיצד למדוד.

בבלוג תמצאו מאמר אחד או יותר שייתנו הסבר כמעט לכל מדד שיידרש לכם.

תודות

אני מבקש להודות לדובי שור, מהקוראים והכותבים היותר נאמנים בבלוג, שנתן לי את הרעיון לשני המאמרים האחרונים שפרסמתי.

הפעם אני שב ומעלה סקר בנושא מדדים ויעדים שפורסם לראשונה לפני כשנה: