- פנו אליי מחברה עסקית מצליחה שנקלעה למשבר זמני וביקשו שאבוא לסייע לשנות כיוון ובמקביל להתייעל. "בשמחה", עניתי, "נתחיל בהתייעלות. לאסוף כסף מהרצפה תמיד אפשר וגם צריך, אבל מה הכיוון? האם יש מטרות, חזון, תכנית רב שנתית"? "וואו", השיבו לי, "זה רעיון טוב".
- פנו אליי מארגון חברתי גדול שאסייע להם להכין תכנית פעולה לשנה הבאה. הם ביקשו להמתין מעט זמן עד שיחליטו איך לעבוד עם מרכזי הנוער שלהם. "מרכזי הנוער שלכם", ציינתי, "הם אמצעי, כלי למימוש המטרות, החזון. מהו החזון שלכם?", "זה נשמע נכון", השיבו, "אבל אתה מבלבל אותנו. חכה, נחשוב".
- "בעוד יומיים יש לנו סדנה ברשות מוניציפלית. מעדכנים את התכנית והיעדים הרב-שנתיים ובוחנים את התכנית לשנה הקרובה". לפני שלוש שנים הם בנו תכנית לחמש השנים הקרובות. התכנית באה לשרת חזון שהוגדר קודם לכן. מאז, כל שנה בסתיו, בוחנים את התכנית הרב-שנתית לאור המטרות ומציגים תכנית מפורטת לשנה הקרובה. במהלך השנה אני בוחן יחד איתם את ההתקדמות לפי התכנית.
שלוש הדוגמאות למעלה (כולן אמתיות ומהזמן האחרון) ממחישות את ההתייחסות לנושא תכנית העבודה במקומות שונים.
אנחנו ברגע האחרון להכין תכנית לשנה הקרובה
אנחנו נמצאים שלושה חודשים לפני תחילת השנה הבאה וזה הזמן (למי שטרם עשה זאת) להכין את התכנית לשנה הבאה.
תכנית עבודה אמורה לשרת את המטרות של החברה. מטרות אינן משהו שממציאים מחדש כל שנה.
מעדכנים לפי הסביבה העסקית, אבל לא ממציאים כל שנה יש מאין.
אם אנחנו רוצים להתקדם בקו ישר נדרש כיוון. הכיוון מוגדר ע"י המטרות הרב שנתיות של החברה.
ברגע שהגדרנו את המטרות שלנו לעוד חמש שנים, אנחנו הולכים אחורה לשנה הקרובה. מהמטרות לשנה הקרובה, נגזור תכנית פעולה לאורך השנה.
קודם כל להגדיר מטרות רב שנתיות וחזון (מקווה שהמילה חזון לא גורמת לי לאבד אתכם)
המטרות העסקיות, הרב שנתיות נגזרות מהחזון של החברה.
אני מכיר ויודע שחברות רבות עובדות בלי יעדים שנתיים, בלי מטרות רב שנתיות ואני יודע שכאשר אני כותב כאן שצריך לנסח חזון, איבדתי חלק גדול מקוראיי.
החזון מגדיר את הכיוון ארוך הטווח של החברה. לאן רוצים להתפתח, איך רוצים לצמוח.
אני לא אכנס כאן, לכתיבת החזון (ראו מאמר שכתבתי כאן לפני שנתיים) אלא רק למטרות הרחוקות ומשם לשנה הקרובה.
אלי הורוביץ ז"ל, מייסד טבע, הטיף לקבוע את המטרות מהעתיד אחורה. כך, הוא אמר, אנחנו קובעים לעצמנו מטרות מאתגרות, חולמים קדימה. למשל, מהיום נקבע מטרות לשנת 2021, ואז נלך אחורה לשנת 2020, 2019, 2018 ו- 2017.
כאשר נסתכל על המטרה של המכירות או הרווחיות לאורך השנים נראה קפיצות מדריגה ונאלץ לתת פתרון לדרך, לא נשנה את המטרה.
התכנית ארוכת הטווח בחברות עסקיות מתחילה בשורת הרווח ובמכירות. בתכנית ארוכת הטווח נכניס דרישות מהפיתוח. התפעול יכין את התכנית שלו כדי לשרת את המכירות ומכאן יגזרו פעולות הכרחיות, כמו השקעה בתשתית, רכישה של פעילויות או חברות, או פעולות אחרות להן נדרש טווח פעולה ארוך.
כיצד להכין את תכנית העבודה לשנה הקרובה
המכירות מובילות את התכנית (עוד רגע אתייחס לרווח). אחרי שקבענו את יעד המכירות לשנה הקרובה, נקבע את היעדים החודשיים.
כמובן, צריך לזכור שאין קפיצת מדריגה בינואר רק כי זו שנה חדשה. ינואר הוא המשך כזה או אחר של דצמבר. יש חגים ויש חופשות קיץ. לכן צריך לחלק את המכירות באופן מושכל לאורך השנה.
במידה ונדרשת קפיצת מדרגה, נתכנן אותה כמה חודשים קדימה כדי שנוכל לבנות אותה. צוות המכירות יכין תכנית עבודה לעמידה בתכנית המכירות (בחברות קטנות, הפעולה תיעשה בפורום מצומצם יותר).
התפעול משרת את המכירות ולכן, נדרש להכין תכנית עבודה שתוכל לספק את תכנית המכירות.
הלוגיסטיקה או שרשרת האספקה יכינו את התכנית שלהם בהתאם.
אחרי שכל היחידות מכינות את התכניות שלהן, כולל העלויות הנדרשות, מרכזים את כל המספרים לתכנית אחת.
זה המקום להסתכל על שורת הרווח הצפויה ולהגיב. האם הרווח מספק? או חלילה, נראה שהתכנית מציגה הפסד?
דרכן של תכניות של הרווח והפסד שהן אופטימיות. לכן חשוב לקחת שולי ביטחון או "בלתי צפוי מראש".
בכל מקרה, במידה ושורת הרווח של התכנית אינה מספקת, הולכים אחורה ובוחנים שוב את כל חלקי התכנית. בוחנים היכן נדרש שיפור ואיך עושים אותו.
החלק הטוב של הסיפור
עבודה לפי תכנית עם מעקב ובקרה מאפשרת לנו לזהות מהר היכן יש סטיות מהתכנית ולטפל בהן.
כאשר אנחנו עובדים עם תכנית עבודה, עם יעדים מדודים לכל מחלקה, עם מעקב ובקרה, ומגייסים את עובדי החברה, נצליח להגיע לתוצאות טובות יותר מהיעדים.
