ניהול שרשרת האספקה: כמה חומרי גלם או מוצרים להזמין לקראת החגים ומתי לעשות זאת?

שאלות ותשובות על ניהול. והפעם: איך להתמודד עם היעדרויות של עובדים?

נושא ההיעדרויות של עובדים מהעבודה הוא אחד הנושאים שמעניינים את כולם בכל הארגונים.

בכל מקום אליו אני מגיע אני נחשף להתלבטויות ושאלות.

את המאמר הראשון שפרסמתי בבלוג בנושא זה תחת הכותרת" "כיצד להתמודד עם היעדרויות של עובדים" קראו כבר קרוב ל-38 אלף גולשים.

מוזמנים להיכנס לסרטון בקישור למעלה.

מתי להזמין חומרים?

שאול התקשר אלי וביקש להתייעץ איתי בנושא הזמנת סחורה.

שאול ציין שהוא עסק קטן יחסית, עם מגוון גדול של מוצרים שהוא מייבא ומוכר בארץ. הוא ביקש להתייעץ על תוכנה מתאימה שלא תהיה יקרה ותתאים לעסק שלו.

לדבריו, כל התוכנות שבדק היו יקרות מדי עבורו.

המלצתי לו לבצע הזמנות בשיטת קנבן (לחצו כאן למאמר שלום שמסביר את השיטה).

בשיטה זו, אמרתי לו, אתה פועל כך:

נניח שהזמן שעובר מרגע ההזמנה ועד שהסחורה אצלך במחסן הוא 4 שבועות בדרך כלל.
תוסיף זמן ביטחון ואתה מגיע ל-5 שבועות.
נניח שב-5 שבועות אתה מוכר 100 יחידות.
שמור 100 יחידות מהמוצר במיכל גדול ותסמן אותו באופן ברור כ"מיכל אחרון".
בכל פעם שאתה מגיע ל"מיכל האחרון", תזמין סחורה חדשה מהספק בחו"ל.
כעת נניח שיש לך 5 פריטים שונים במגוון עם קצב מכירות שונה כמפורט בטבלה להלן:

פריט	כמות מכירה ב-5 שבועות	כמות יחידות ב"מיכל האחרון"
A	100	100
B	200	20
C	72	72
D	150	150
E	30	30
F	100	100

7. בכל פעם שהמלאי של אחד הפריטים הגיע למיכל האחרון, תבדוק מה המצב בפריטים האחרים והאם כדאי לאחד הזמנות.

שים לב לא להחזיק מלאי מעבר לכמות הנדרשת.

שיטת קנבן עובדת גם בקידום מוצרים בתוך המפעל או המחסן

בשיטת קנבן עובדים גם לצורך תנועת מלאי בתוך המחסן או היצור.

למשל במחסן הקדמי מחזיקים חומרים לשימוש שוטף. ברגע שמשתמשים "במשטח האחרון", או "במיכל האחרון" מביאים עוד מלאי מהמחסן העורפי.

ראו את התמונה למטה, של ארון חומרים ברצפת היצור של חברה גדולה מאד ובעלת מערכת מידע טובה.

לשם הנוחיות והדיוק בעבודה, בכל פעם שהעובדים בתחנה מתחילים להשתמש בחומר שבמיכל האדום (ראו התמונה), הם מזמינים מהמחסן עוד חומר.

הצבע האדום מסמן לעובדים שזה "המיכל האחרון".

את שיטת הקנבן פיתח טאיצ'י אונו (Taiichi Ohno) מחברת טויוטה. הוא קרא לשיטה קנבן ופיתח אותה עבור שיטת היצור Just In Time (JIT).

השיטה מבוססת על מה שטאיצ'י אונו למד מהאופן בו בעל חנות המכולת בה קנה ניהל את מלאי החלב.

מודל שיני המסור

כאשר מגוון הפריטים גדל, והמערכת נעשית יותר מורכבת, נעבוד בעזרת מודל שיני המסור ונעזר גם בשיטת הקנבן.

נתבונן באיור להלן:

הקו הירוק מציג לנו את תנועת המלאי. אנחנו רואים שקצב הירידה של המלאי אינו אחיד.
אבל תמיד כשנגיע (בהיבט של הכמות במלאי) לנקודת ההזמנה, שמסומנת באות B נוציא הזמנה.
בהיבט הזה, יש דמיון גדול לשיטת הקנבן ונוכל להיעזר בשיטת הקנבן וה"מיכל האחרון" כדי לזהות בקלות את נקודה B עבור כל אחד מהמגוון הגדול של הפריטים.
ההזמנה מתוכננת כך שתמיד נקבל את המוצרים, החלקים או חומרי הגלם, לפני שיגמר המלאי.
ליתר ביטחון, נחזיק "מלאי ביטחון".
רואים באיור שבנקודה C, ההזמנה קצת אחרה להגיע, והחברה צרכה מוצרים ממלאי הביטחון.

לא נורא, בשביל זה מיועד מלאי הביטחון.

חשוב ביותר, שנקפיד על ריענון המלאי כל הזמן בשיטת FIFO. שלא יקרה, חלילה, מצב שמלאי הביטחון יושב במחסן, לא משתמשים בו, הוא מגיע לפגות תוקף ומשמידים אותו.

או גרוע יותר, משתמשים בו למרות שהחומר פג תוקף.

נקודה D מציגה לנו את הנקודה בה הגיעה הסחורה שהזמינו לקראת החג.

דיוק המלאי

כל מה שתיארתי למעלה חייב להתבסס על ניהול מלאי מדויק ברמה גבוהה מאד.

לפחות 95% מהפריטים בשטח תואמים בדיוק מושלם !!! למה שרשום במערכת המידע.

אם זה לא המצב אצלכם, יש לכם רק שתי אפשרויות:

ללכת לשטח ולספור בכל פעם שאם עושים הזמנה,

או לשפר את ניהול המלאי לפי מה שכתבתי בעבר ותמצאו בקישורים למעלה.

למנוע עודף שיישאר לאחרי הפסח

יש מגזרים שלא ירכשו אחרי הפסח מוצרי מאפה שנאפו מקמח שנטחן לפני הפסח. מצב כזה דורש היערכות מיוחדת עם מלאי הקמח לפני הפסח (לא להפסיד מכירות כי אין קמח) והתארגנות מהירה מאד כבר במוצאי החג. כשכל החומרים קיימים או מתוזמנים בדיוק להגיע במוצאי החג.

אני זוכר את ההתארגנות המדויקת שעשינו בכל שנה לקראת הפסח, כשניהלתי את המפעל הגדול של נסטלה אסם ביקנעם.

יש חברות שמייצרות מזון כשר לפסח. סוג של מזון שאוכלים רק בפסח. למשל עוגיות קוקוס.

חשוב להן מאד לייצר כמות שתספיק לכל הביקוש. יש ביניהן כאלו שהמכירות לקראת פסח יכולת להגיע עד 40% מהמחזור השנתי.

אבל כל מה שיישאר אחרי הפסח לא יימכר.

חברות כאלו מתחילות לייצר לפסח אפילו חצי שנה לפני החג ומזמינות חומרים מיוחדים (כשרים לפסח) שנה מראש (!).

לקראת החגים יש גם עליה משמעותית של רכישת מתנות ונפילה אחרי החג.

עסקים בתחום המתנות רוצים להבטיח שתהיה להם כמות מספיקה מהמגוון העשיר שהם חוזים שימכרו, אבל לא להישאר עם מלאי גדול אחרי החג.

מצבו של שאול

כזכור, שאול התקשר אלי בנושא ניהול המלאי בכלל ובפרט לקראת החגים הקרובים (פורים ופסח).

שאול מוכר מגוון רחב של טובין והוא חייב להזמין כעת לקראת החגים.

אחרי שהצגתי בפניו את הקנבן ושיני המסור, הוא העלה את עניין המכירות הגדולות לקראת החגים והנפילה אחריהם.

אין בעיה אמרתי לו, אינך החברה היחידה שאני מכיר שמתמודדת עם האתגר הזה.

יש לך ניסיון מהשנים שעברו ואתה גם יכול לתכנן על מגמות צמיחה.

על כך השיב לי שאול שהמצב שלו מורכב מאד.

השינוי במכירות משנה לשנה, הן במגוון והן בכמויות, הוא אקראי ותלוי גם במה שמציעים המתחרים שלו.

אם כך, השבתי, אתה עובד כמו מוכר הבלונים.

המודל של מוכר הבלונים

מוכר הבלונים יוצא ליריד ומנפח בלוני הליום. אין לו אפשרות להצטייד במהלך היום בעוד בלונים והוא צריך להחליט מראש כמה בלונים לקחת אתו. אם ייקח מעט מדי הוא יפסיד מכירות, שכן הוא עלול להישאר כבר בתחילת היריד בלי בלונים. אם ייקח יותר מדי, יאלץ לזרוק חלק מהבלונים או לחלקם בחינם ושוב יפסיד כסף. כדי לחשב את מספר הבלונים האופטימלי שעליו לקחת כדאי לו להשתמש בנוסחאות שהוא יכול ללמוד בקורסים מתקדמים לסטטיסטיקה.

אלא שמוכר הבלונים מחליט ע"פ הניסיון והאינטואיציה כמה בלונים לקחת בכל יום וכך גם מוכר הארטיקים, או מוכר העיתונים. הם לא נזקקים למודלים סטטיסטיים או לתכנות חיזוי.

ומה הלקח שהצעתי לשאול

מוכר בלונים מנוסה לעיתים מפסיד קצת כי היו לו מעט מדי בלונים ולפעמים יפסיד קצת כי נשארו לו בלונים בסוף היריד.

אבל בסך הכל הוא מתפרנס יפה.

כך גם אתה, אמרתי לשאול.

יש לך מגוון מאד גדול של מוצרים. תכנן את המכירות לפי מיטב הניסיון והאינטואיציה שלך.

תחושת הבטן, או האינטואיציה שלך מאד חשובים.

בחלק מהפריטים תפסיד קצת כי לא הצטיידת בכמות מספיקה. בחלק מהפריטים תפסיד קצת כי תישאר עם מלאי לאחרי החג. בעצם, לא ממש תפסיד כי חלק תמכור גם אחרי החג.

תסתכל על התמונה הכוללת ותהנה מהרווח הכללי.

אל תאכל את הלב בגלל פריט כזה או אחר.

זו גם המלצתי לכם.

סיכום והמלצה

במערכות גדולות יעדיפו להיעזר בתוכנות חיזוי במכירות לשוק הקמעונאי, במידה רבה גם כדי לא לקחת סיכונים אישיים. כשיש טעות, תמיד קל יותר להעביר את האחריות לתוכנה ששגתה.

שיטת הקנבן משמשת גם חברות גדולות לניהול המלאי ותנועת המוצרים בתוך המחסנים ובאולמות היצור.

כך גם מודל שיני המסור משמש גם כשאתם נעזרים בטכנולוגיות חכמות.

בעבר כאשר עבדתי בנסטלה אסם וניהלתי את המפעל הגדול ביקנעם, צבי אמיר, מנהל התפ"י של החברה ("הפלנר" הראשי) היה מגיע מהמטה בכל יום רביעי ובונה תכנית עבודה לשבוע הבא יחד עם מנהל היצור שלנו. התכנית נבנתה בעיקר על סמך האינטואיציה והניסיון של אמיר שמילא את תפקידו הרבה מאד שנים, וגם בעזרת תוכנות שונות לחיזוי הביקוש.

בסוף, בכל חברה, יש מקום חשוב מאד לניסיון ולאינטואיציה של המתכננים.

מעל הכל, יש חשיבות גדולה מאד לניהול מדויק של המלאי.