האצלת סמכות היא תנאי הכרחי להתפתחות

במאמר זה אני נעזר בספר "מדריך הרווארד למנהלים" (הוצאת מטר).
בסיום המאמר תמצאו רשימת מאמרים בנושא חלוקת תפקידים, מעבר מהדחוף לחשוב וניהול.

שאלות ותשובות על ניהול - והפעם השאלה היא מדוע חברות משפחתיות רבות לא מצליחות?

לחצו כאן לקישור לסרטון.

מדוע בחרתי במונח האצלת סמכות ולא האצלת אחריות?

מה שחשוב לנו הוא האחריות והמחויבות שהמנהל לוקח על עצמו.

אחריות במובן של Accountability, כפי שכתבתי כאן לפני כמה שנים.

כחלק מהגדרת התפקיד של כל מנהל שלוקח על עצמו אחריות, הוא מתחייב להביא תוצאות ונמדד על הגעתו ליעדים. בהגדרה זו כלולה גם הגדרת הסמכות הנדרשת.

אלא שיש לא מעט מקרים בהם נותנים למנהל אחריות בלי סמכות.

בלי סמכות לקבל החלטות ולבצע, במסגרת התקציב והיעדים, אף אחד לא יכול לממש את אחריותו, להגיע ליעדים ולהצליח בתפקיד.

האצלת סמכויות היא אחת המשימות החשובות ביותר שלכם כמנהלים

בספר מדריך הרווארד למנהלים (Harvard Business Review Manager's Handbook) המחברים כותבים:

"האצלת סמכויות היא אחת המשימות החשובות ביותר שלכם כמנהלים. תפקידכם הוא להבטיח שהאנשים הנכונים עושים את העבודה הנכונה בזמן הנכון ובדרך הנכונה [...] המנהלים האפקטיביים ביותר מקדישים פחות זמן ל"עשייה" ויותר זמן לתכנון חלוקת המשימות, ארגון המשאבים, ולקואוצ'ינג כך שישיגו את התוצאות הטובות ביותר שהם יכולים..." (שם עמ' 125).

בהמשך כותבים המחברים: "כשאתם מאצילים סמכויות, אתם מורידים מרשימת הפעולות שלכם משימות שגם אחרים מסוגלים לטפל בהן. הדבר מותיר לכם יותר זמן להתמקד בפעולות הדורשות את הכישורים הייחודיים שלכם ואת הסמכויות שבידיכם: ניתוח עסקי, תאום פעולות והשגת משאבים..." (שם עמ' 126).

ומה אני פוגש במציאות?

במציאות, כמעט כל המנכ"לים של חברות קטנות ובינוניות שאני פוגש מצהירים שהם עוסקים בכיבוי שריפות ועבודה שכפיפיהם יכלו לעשות בין 75% ל-95% מזמנם.

במצב דומה נמצאים גם מנהלים של מסגרות שונות בתוך חברות גדולות. הם עושים עבודה שמישהו אחר יכול לעשות ולא מגיעים לעסוק בתכנון, בקביעת יעדים ואסטרטגיה.

מנהלים אלו נמנעים מהאצלת סמכויות ובמקום זאת הם מתמקדים בעבודה המוכרת והפשוטה יותר.

לכאורה הם לא סומכים על כפיפיהם.

למעשה הם בורחים לאזור הנוחות שלהם. העשייה הקלה יותר. דברים שעשו כבר בעבר ובדרך כלל גם אינם דורשים התמודדות עם אתגרים חדשים.

במקרים רבים קיים החשש שאם אני אעזוב את כיבוי השריפות, לא יהיה לי מה לעשות. במה למלא את זמני.

איך החברה תוכל להתפתח?

מנהלים שבמרבית זמנם עסוקים בפתרון בעיות, בכיבוי שריפות ובניהול שוטף - לא יגיעו לרמה הניהולית הגבוהה יותר של הנושאים האסטרטגיים.

לא תהיה להם כל אפשרות להוביל את החברה להתפתחות.

לפני כמה שנים התייחסתי כאן בהרחבה לנושא של המעבר מהדחוף לחשוב ואני ממליץ לכם לקרא גם את המאמר ההוא (לחצו כאן לקישור).

מנכ"לים שאינם מאצילים סמכות לא יוכלו לפתח את החברה והיא תישאר חברה קטנה או בינונית-קטנה.

למנכ"ל של חברה גדולה אין זמן לעסוק בכיבוי שריפות ובפתרון בעיות שוטפות.

ולהיפך: מנכ"ל שמקדיש את מרבית זמנו לכיבוי שריפות ופתרון בעיות שוטפות, לא יוכל לפתח את החברה.

ואם הכפיפים אינם מתאימים לקבל ממני את הסמכות?

אם הכפיפים שלכם אינם מתאימים לקבל מכם אחריות וסמכות – זו האחריות שלכם.

או שלא הכשרתם אותם נכון, או שהרגלתם אותם שאתם פותרים להם את כל הבעיות. קיים גם סיכוי קטן שבחרתם אנשים שאינם מתאימים לתפקידם.

בכל מקרה אתם יכולים לבוא בטענות רק לעצמכם ובידכם הכלים לשנות.

להאציל סמכות ולפנות זמן להובלה ופיתוח של החברה

אני ממליץ על דרך הפעולה הבאה:

תגדירו לעצמכם מה אחוז הזמן שאתם עוסקים בכל רמת פעילות ומה אחוז הזמן בו אתם רוצים להיות בעתיד:
בפעילות השוטפת ובכיבוי שריפות.
ברמה הניהולית,
וברמה האסטרטגית.
(מוזמנים להיעזר במאמר אליו קישרתי למעלה שם תמצאו גם הסבר טוב על שלושת הרמות הניהוליות).
רשמו את הפעילויות שאתם כבר עושים או רוצים לעשות בכל רמה ניהולית.
תרגמו את אחוזי הזמן שרשמתם למעלה לשעות.
תרשמו ליד כל פעילות שאתם עושים כמה שעות ביום בממוצע אתם משקיעים בה.
כעת יש לכם רשימה של פעולות עם כמות השעות המושקעות וכמה שעות אתם רוצים להוריד או להוסיף בכל רמה.
תבחרו את הפעולות שאתם רוצים להעביר למישהו אחר (בשלב זה בלי שמות).
כעת תבחרו את האנשים אליהם תעבירו את הפעולות שאתם מורידים מעצמכם עם לוח זמנים.
תצבעו בצבע כל סוג של פעילויות (ראו את האיור להלן). כך המעקב שלכם יהיה קל יותר.
תבחרו את הפעולות ברמה הניהולית הגבוהה יותר שכעת אתם יכולים ורוצים לעשות.

בדרך הזו העברת הפעילויות והאצלת הסמכות תהיה הרבה יותר פשוטה וקלה.

דוגמה

ראו דוגמה מתוך הספר שכתבתי "ניהול ומנהיגות, ארגז כלים למנהלים מצליחים" (עמ' 41).

דוגמה זו מבוססת על מספר אירועים אמיתיים ששיניתי בהם פרטים מזהים.

14.1

סיכום והמלצה

מספר השעות ביום מוגבל ומנהל שעוסק בפעילויות שכפיפיו יכול לעשות – בהכרח לא יהיה לו זמן לעסוק בפעילויות שרק הוא יכול לעסוק בהן.

הדרך לפנות לעצמנו זמן, היא האצלה של אחריות וסמכות לכפיפים שלנו.

לפעמים נדמה לנו שאף אחד לא יצליח לפתור בעיות או להתמודד עם האתגרים כמונו: "הם פשוט לא מספיק טובים".

זכרו שגם אתם למדתם פעם את התפקיד שלכם.

ללא האצלת סמכות לא תוכלו לפנות לעצמכם זמן ולפתח את החברה. בהחלט יתכן שתידרש הכשרה של העובדים או המנהלים תחתכם – אז תעשו זאת.

ניקח עוד ציטטה אחת מהספר "מדריך הרווארד למנהלים": "האצלת סמכויות מפחיתה את המתח שלכם ומאפשרת לכם להתמקד במשימות החשובות והמשפיעות ביותר שרק אתם יכולים לבצע" (שם עמ' 135).

אני ממליץ לכם להיעזר בפירמידת הניהול (אותה הצגתי למעלה) ולהאציל סמכויות.

כך גם התפקיד שלכם יהיה מעניין יותר וגם תוכלו לפתח את החברה.