איך ליצור מחויבות לביצוע משימות?

בסיום תמצאו קישור לרשימת מאמרים בנושא ישיבות פרודוקטיביות.

כתבתי כאן מספר מאמרים בנושא ישיבות פרודוקטיביות. ישיבות שמביאות תועלת חשובה. כאלו שאינן בזבוז זמן ומשאבים.
במאמר הזה אני מתמודד עם האתגר של ביצוע המשימות שמנהלים מתחייבים לבצע אך לא עומדים בהתחייבותם.

ישיבות שתורמות להשגת המטרות ושיפור הרווח

באחת החברות הישיבות היו מאד לא יעילות. ממש בזבוז זמן. לכן הייתה התנגדות לעצם קיומן.

אלא שהצורך בהן היה קיים במטרה לקדם את מטרות החברה.

בסדנה שקיימנו במקום חשבנו איך להפוך את הישיבות ליעילות.

בסיום הסדנה, המנכ"לית שלחה לכל המשתתפים את הסיכום אליו הם הגיעו.

עיקרי הסיכום היו:

לכל ישיבה יוגדר בזימון הישיבה – מנהל ישיבה.
חשוב שבכל ישיבה, מלבד עדכון ושיתוף מידע, יהיו מסקנות ופעולות לשיפור.
סיכום הישיבה יכלול את התובנות וההחלטות, ויתמקד במשימות. הבטיחו שלכל משימה יש אחראי, לוח זמנים ומחויבות של האחראי לביצועה.

פעולות לשיפור, אחראי ולוח זמנים

אכן, מה שכתבה אותה מנכ"לית, אלו הם הדברים החשובים ביותר: פעולות לשיפור או תיקון, מי אחראי על כל משימה ולוח זמנים לביצוע.

בכל המאמרים שעסקו בנושא זה, סיכמתי בכך שהתנאי להפוך ישיבה מבזבוז זמן לישיבה פרודוקטיבית, כזו שתורמת להשגת המטרות – הוא סיכום ממוקד במעשים וביצוע המשימות עליהן הוחלט.

אלא שהדברים החשובים ביותר רק כמעט קורים.

ישיבות טובות מנוהלות בצורה ממוקדת במטרה, יש החלטות מעשיות, נקבע אחראי לביצוע ולוח זמנים.

דוחים את המטלות מפעם לפעם

רק דבר אחד נשאר אתגר בלתי מושג: המטלות לא מבוצעות.

באחד המאמרים אפילו ציטטתי בנושא זה כמה מובילי דעה חשובים:

יובל נוח הררי כותב בספרו 21 מחשבות על המאה ה-21 "מילים זולות ממעשים" (שם עמ' 93).

פרד קאופמן (Fred Kofman) כותב (כאן בתרגום חופשי שלי): "הדיבור הוא זול, לכן קל לקבל החלטות. הפעולה היא יקרה. לכן נדרשת מחויבות [...] מחויבות מגדירה באופן ברור מי הבטיח לעשות מה ומתי. ולמי הסמכות להבטיח שמי שלקח את המחויבות יבצע אותה" (לחצו כאן למאמר בנושא זה).

אליזבת האאס אדרסהיים (Elizabeth Haas Edersheim) כותבת בשמו של פיטר דרוקר (Peter Drucker), שנחשב לאבי הניהול המודרני: "כל זמן שההחלטה אינה מתורגמת לעבודה ומגיעה לשלב של ביצוע בפועל, פירוש הדבר הוא שמשום בחינה אין החלטה".

דרוקר מעלה גם את עניין המשאבים לביצוע ההחלטה:

"כשהחלטות מתקבלות, האם מוקצים משאבים כדי להכניס אותן לעבודה?

האם קיבלתם את המחויבות של המיישמים ואת כמויות המשאבים שימירו את ההחלטות לפעולה?

האם יש לכם מנגנונים שיספקו מעקב מאורגן ומשוב?".

בחברות שאני מלווה אני שב ונתקל בתופעה שהמשימות אינן מבוצעות. המנהלים שלקחו על עצמם מחויבות – לא עומדים בה.

אז מה עושים? איך הופכים את המילים למעשים?

כל הדברים החכמים שציטטתי למעלה, גם הם רק מילים. מילים שצריך להפוך למעשים.

ישיבות שיכולות וצריכות להיות פרודוקטיביות מסתיימות במשימות, יש לוח זמנים ויש אחראי שלקח על עצמו לבצע את המשימה. ו... הוא לא מבצע.

בפגישה הבאה הוא ידחה את הביצוע בשבוע או שבועיים ושוב לא יבצע.

מדוע?

כאן אנחנו מגיעים למנכ"לית או למנכ"ל. הכישלון הוא שלהם.

על פי רוב מדובר במנהלים שלא מבצעים את ההתחייבות שלהם.

נניח, שאחד המנהלים לוקח על עצמו התחייבות לבצע משימה ואינו עומד בהתחייבות שלו. מה קורה?

האם בכלל יש התייחסות או תגובה לזלזול בהתחייבות האישית שלקח על עצמו?

כעת נבחן סיטואציה שונה.

למשל, מנהל האחזקה, אינו דואג לכך שהציוד יהיה זמין ליצור. כלומר אינו דואג לכך שהוא יהיה תקין.

או מנהלת המכירות לא דואגת שיהיו מכירות.

כיצד תנהג המנכ"לית?

האם היא תשאיר מנהלים כאלו בתפקידם?

מרבית המנכ"ליות והמנכ"לים – יחליפו את בעלי התפקידים שאינם מבצעים את תפקידם. אבל כאשר הוא "רק" לא עומד בהתחייבויות שלקח על עצמו – הן ממשיכות הלאה ולא מגיבות.

איך כן, דוגמה חיובית

אם בעל תפקיד מזהה שאין תגובה לכך שהוא לא עומד בהתחייבויות שלקח – הוא ימשיך בכך.

תמיד יהיו תירוצים. אך אלו הם תירוצי סרק.

ליאור לוין, סמנכ"ל התפעול בחברת דולב מוצרי פלסטיק, מתחיל כל בוקר את ישיבת הביצועים היומית, במעבר על המשימות שהיו אמורות להתבצע עד אותו יום. מרבית המשימות הן מיום האתמול.

רק משימות בודדות לא הושלמו במועד.

כל מנהל באגף התפעול מגיע מוכן לישיבת הבוקר בה עוברים על הביצועים והיעדים היומיים.

לא ראיתי שם מצב בו משימות נדחו שוב ושוב. זה פשוט לא קרה.

המנהלים עמדו בהתחייבויות שלקחו על עצמם.

הישיבות התנהלו ברוח טובה, באווירה נעימה, היו קצרות וממוקדות. הן נמשכו לכל היותר חצי שעה והתוצאות היו מדהימות.

כל מנהל ידע שהעמידה שלו ביעדים התפעוליים והעמידה בהתחייבויות שלקח על עצמו, הן חלק אינטגרלי מתפקידו.

שם המילים תורגמו למעשים.

אין דרך אחרת.

האחריות מתחילה ונגמרת במנכ"ל, או במנהל של הפורום שמתכנס.