מה אתם יכולים ללמוד משאלות שאני שואל כשאני מגיע למקום חדש?

בסיום תמצאו קישור לרשימת מאמרים בנושאים שעלו כאן. ואפילו למאמר דומה אך שונה שפרסמתי לפני שבע שנים.

מדוע אני מתאר כאן מהן השאלות שאני שואל מנהלים ועובדים כשאני מגיע לחברה חדשה?

איך זה יכול לעזור לכם?

מה שאני לומד גם אתם יכולים ללמוד. בעזרת יועץ חיצוני או בעזרת מנהל או מנהלת משאבי אנוש.

כשאני מגיע ללקוח חדש אני מתחיל באבחון, או מיפוי של ההזדמנויות העיקריות והמצב הנוכחי.

אני נעזר בכמה כלים ואחד העיקריים שבהם לאבחון הוא שיחות עם עובדים ומנהלים.

המידע הכי מעניין מגיע מהשיחות עם העובדים. אבל אין ברירה ותמיד צריך להתחיל בשיחות עם המנהלים.

המידע שאני מקבל הוא ייחודי ומלמד ואני מעביר את התובנות העיקריות במסגרת ההמלצות של סיכום האבחון.

כדי להשיג פתיחות וכנות אני מבטיח לשמור על אנונימיות. למרות שתמיד יתפסו אותי כנציג של ההנהלה. לכן ההצלחה תלויה במידת יכולתי ליצור אמון שאשמור על אנונימיות.

זה לא מצליח בכל המקרים.

ככל שאשוחח עם יותר עובדים ומנהלים כך המידע יהיה יותר מייצג.

כיצד זה עוזר לכם?

אתם יכולים להיעזר באדם מבחוץ ובתנאים מסוימים, שמיד אפרט, גם לעשות תהליך דומה בעצמכם.

לאדם מבחוץ יענו תשובות יותר כנות ופתוחות מאשר למנהל בחברה.

מנהל או מנהלת משאבי אנוש שנתפסים על ידי העובדים כמנהלים הגונים יכולים להוביל תהליך דומה.

היכרות ומטרה

העובד אינו מכיר אותי ולא ברורה לו מטרת השיחה.

לכן אני מתחיל בהצגה עצמית ובהצגה של מטרת השיחה.

אחרי כן שואל לשם העובדת, כמה שנים היא בחברה ומה תפקידה.

לעיתים תתפתח מכאן שיחה קצרה על דברים שהוא או היא עשו קודם.

ככלל אני מפתח את התשובות לשיחה קצרה בכל נושא.

השאלות שאני שואל

מהם הדברים הטובים. השאלה הראשונה היא, מהם הדברים הטובים. במידת הצורך מדייק ל"מה טוב בעיניך. עבורך".
במרבית המקרים התשובות ינועו סביב: אנשים טובים, צוות מצוין, כמו משפחה, כמו בית או שממש יתייחסו ליחס המצוין שהמנכ"ל נותן.
בחברות משפחתיות קטנות, כאשר יש אווירה טובה, העובדים יצאו מגדרם בשבחים לבעלים, גם אם לאחר מכן תשמע ביקורת.
כאשר זה לא קורה – סימן שיש בעיה.
אני מתחיל בשאלה הזו כדי להכניס אווירה חיובית לשיחתנו וגם כדי למצוא את החריגים.
לא בקלות אנשים יביעו את כעסם כבר בשלב הראשון וכשזה קורה חשוב לשים לב. אפילו ראוי שתדלק נורה אדומה.
עובד שכועס מאד על החברה עלול לגרום נזק מורלי ואף נזק חומרי. כאשר אני מאתר עובד כזה אני בוחן עם ההנהלה כיצד להתמודד עם הכעסים של העובד או מהנהלת.
על מה את נמדדת. שאלה מאד פשוטה ובסיסית ובדרך כלל המנהלות או העובדים לא יודעים על מה הם נמדדים. אין מדידה.
תמיד המנהלת מעריכה את מי שמדווח לה. לכולנו יש הערכות כלפי מי שסביבנו. אבל להערכה שנשענת על תחושות בטן ותלויה במצב רוח רגעי ולא על מדידה מספרית יש מספר חסרונות גדולים.
כאשר הגדרתם לעובד מדד ויעד מספרי הוא יודע לכוון את התפוקות שלו בדיוק למה שחשוב לכם.
בכל מקרה אחר אינכם ממקדים את המאמצים לכיוון המטרה שחשובה לכם.
קורה לא פעם שהמנהל לא יהיה מרוצה מהתוצאות שהעובד שלא משיג. בו בזמן העובד יפעל בכל המרץ, ולדעתו גם בהצלחה להביא תוצאות שהוא חושב כראויות.
הסיבה תהיה שהמנהל לא הגדיר לעובד יעדים ולא מקיים שיחות משוב עם העובד.
יש עובדים שמודדים את עצמם אבל מעטים מאד הם המנהלים או העובדים שיש להם יעדים והם נמדדים על השגת היעדים באופן שוטף.
ידיעת המצב חשובה לכל מי שרוצה להוביל שיפור.
איך את יודעת שהמנהלת שלך מרוצה ממה שאת עושה. השאלה איך את יודעת שהמנהלת שלך מרוצה ממך היא במידה מסוימת קשורה לשאלה הקודמת אבל לא רק.
קודם כל היא קשורה לפירגון, הערכה והוקרה. יש מנכ"לים שמודדים את כפיפיהם אך לא יודעים להעריך ולהוקיר אותם על הצלחות. אפילו הצלחות קטנות.
יש עובדים שאומרים שהם יודעים שהמנהל שלהם מרוצה ממה שהם עושים כאשר אינו צועק עליהם.
התשובות לשאלה הזו, נותנות תמונת מצב מצוינת ומאפשרות להדריך את המנכ"ל או מנהלים אחרים על חשיבותה של ההוקרה וההערכה. על הצורך בפירגון שוטף לעובדים.
כאן המקום לציין שמנהלים רבים מתקשים מאד לפרגן לעובדיהם. למרות שזו הדרך היעילה ביותר להניע אותם לכיוון שהמנכ"ל מבקש.
המבנה הארגוני. בשלב הזה אני מבקש מבן או בת שיחי לצייר לי את המבנה הארגוני.
התוצאה דומה לג'אז. מלאה באלתורים. לא רק שכמעט כל ציור של המבנה הארגוני יהיה שונה ממשנהו, אלא שיש מקרים שבת שיחי, עובדת או מנהלת, אינה יודעת מי מנהל אותה.
לעמימות הארגונית שמתבטאת בשרטוטים שהעובדים מציירים לי, יש רגליים. היא צומחת ממציאות של מנהלים שמתערבים אחד בתחומו של חברו או של מנכ"ל ריכוזי שמחלק הוראות בשטח.
המידע שמתקבל הוא משעשע לעיתים ותמיד מניע פעולות משמעותיות שנדרש לעשות.
בדרך כלל ההמלצות שעולות מהאבחון הראשוני שאני עושה הן רבות ומשמעותיות מאד וכך קורה שההמלצה בנוגע למבנה הארגוני לא מטופלת.
ההמלצה אינה רק לפרסם את המבנה הארגוני בכל מקום אלא גם לטפל בלאקונות שנמצאו.
לו היית קוסמת. השאלה האחרונה בדרך כלל תהיה "לו היית קוסמת מה היית רוצה לשנות?".
לפעמים אני שואל את השאלה באופן שונה, אבל המטרה היא להניע את בן או בת שיחי להעלות נושאים שנראים בלתי אפשריים. למרות שלא פעם יהיו מאד פשוטים לתיקון.
בכל מקרה זו שאלה מאד חשובה ומקבלים בזכותה מידע משמעותי.
למשל, באחת החברות מצאתי ששיתוף פעולה בין מחלקת האיכות ובין העובדים והמנהלים ביצור בעייתי מאד.
מהנדסות האיכות אחרו לי שהם מרגישות שהן עצם בגרון של העובדים ביצור והגדרות דומות.
מערכת יחסים כזו נפוצה מאד אבל בחברה הזו לא עליתי עליה עד ששאלתי את השאלה למעלה.

סיכום והמלצה

אחד הכלים המשמעותיים בהם אני משתמש במהלך אבחון הוא שיחות עם עובדים ומנהלים.

המבנה הכמעט קבוע של השיחות מאפשר לי לא לפסוח על נושאים חשובים, יחד עם זאת, אין שיחה אחת שדומה לקודמתה.

בגדול אני מזהה מה אוכל ללמוד בכל שיחה ומעמיק שם.

הזמן הרגיל שאני מתזמן יהיה שעה. אבל יש מנהלים או עובדים מאד חשדניים לגבי תוצאות השיחה ואז השיחה תהיה עקרה ואקצר בה.

יש שיחות מאד מעניינות שימשכו יותר משעה.

השיחות מעלות נושאים מאד משמעותיים לשיפור.

יש לי יתרון כאדם שמגיע מבחוץ ולכן מרבית העובדים יהיו פתוחים אתי.

יחד עם זאת תמיד אתפס כנציג ההנהלה ויהיו עובדים שלא ינהלו אתי שיחה פתוחה.
מנהל או מנהלת משאבי אנוש שנתפסים על ידי העובדים כהוגנים יכולים להצליח בתהליך דומה.

רשימת השאלות שמובילה את השיחה שלי עם העובדים היא: מהם הדברים הטובים, על מה את נמדדת, איך את יודעת שהמנהלת שלך מרוצה ממך, לו היית קוסמת מה היית רוצה לשנות?

דרך זו של שיחה אישית עם אדם מבחוץ, לבחינה של עמדות העובדים, עדיפה בעיני, על שאלוני סקר. יש משמעות רבה מאד לשפת הגוף של מי שמדבר אתי, לטון הדיבור ולמיקוד השיחה בנושאים מיוחדים שחשובים לכל אחד.

הסקר הממוחשב נעדר את כל אלה.

אני ממליץ לכל חברה לבחון מדי פעם את המצב בעזרת מנהלת משאבי אנוש או יועץ חיצוני.

שאלת סקר חשובה

השיחות של עם מנהלים ועובדים מעלות מספר נושאים. אחד מהם או עד כמה העובדים מכירים את המבנה הארגוני ומי מנהל את מי. הפעם הסקר מתמקד בנושא זה.

ראו את שאלת הסקר שפרסמנו לראשונה לפני חמש שנים:

האם בחברה שלך מפורסם על גבי לוחות המודעות המבנה הארגוני?

התשובות מאד מעניינות ומראות עד כמה נושא זה לוקה בחסר.

אני ממליץ לכם לראות את תוצאות ההצבעה להצביע בעצמכם.

יעוץ וליווי אישי ממוקד ומהיר למנכ"לים

אם אתם מעוניינים בעזרה המקצועית שלנו, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לשלוח בקשה דרך הטופס ליצירת קשר באתר (לחצו כאן לקישור), או לפנות ישירות במייל או בטלפון.