מנהלי ביניים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

מבנה מטריציוני יהיה יעיל ומועיל כאשר הארגון מטפל בפרויקטים או משימות מתחלפות, או בארגונים גדולים הבנויים ממספר יחידות עסקיות עם הפרדה בין הניהול של היחידות העסקיות והניהול המקצועי. מבנה מטריציוני הנו מורכב יותר מהמבנה הפשוט, בו זרימת הדיווחים וההוראות היא רק אנכית, ולכן נדרשות הגדרות ברורות מאד הן  של  המבנה והן של נטילת האחריות, יעדים וסמכויות.

בדיחה עממית ישנה וחבוטה, מספרת על שני ניצים שהלכו אל הרב שיישב את הסכסוך ביניהם. הקשיב הרב לראשון ואמר לו: "אתה צודק". הקשיב לשני ואמר לו: "אתה צודק". התערבה אשתו של הרב ושאלה : "איך יתכן ששניהם צודקים?", ענה לה הרב: "גם את צודקת".

 לא פעם אני מגיע לחברות ומוצא שאין הגדרה ברורה של המבנה הארגוני. מי מנהל את מי, זרימת המידע בארגון וגבולות האחריות של כל בעל תפקיד. כאשר אני מגיע לחברה חדשה, בשלב הלמידה, אני נפגש עם עובדים ומנהלים ומבקש שיציירו לי את המבנה הארגוני. כמעט תמיד אני מקבל ווריאציות שונות שממחישות עד כמה לא ברור מי מנהל את מי ומי נוטל אחריות על מה.

בחברה מסוימת, בחדר האוכל של העובדים ראיתי תיבה להצעות ייעול עליה רשום כי מי שהצעתו תתקבל, יתוגמל. כאשר שוחחתי עם ברוך, המנכ"ל (שהוא גם הבעלים) ועם חיים, מנהל המפעל, שאלתי את חיים האם השיטה עובדת והוא מקבל הצעות עובדים. חיים השיב כי אינו יודע, הוא לא פותח את התיבה. ברוך שם אותה, שברוך יפתח...

מכירים את המשפט הזה? באיזה צד אתם? בצד שארגן את הישיבה או בצד המתלונן? האם אתם זוכרים זמנים אחרים שלא היו ישיבות? היה יותר טוב? יותר יעיל? השאלות למעלה אינן רטוריות. אני מניח שיש תשובות רבות ושונות ובוודאי גם אין אמת "אובייקטיבית", אמת אחת ויחידה.

לעתים שואלים אותי האם אני נותן יעוץ ארגוני בפתרון סכסוכים בהנהלה. על כך אני משיב כי בדרך כלל מקור הבעיה בהגדרה חסרה של חלוקת האחריות, בתוך ההנהלה ומשם הדברים מקרינים לכל הארגון. שורש הבעיה הינו הגדרת האחריות, אבל לא "אחריות" במובן למי אני נותן הוראות, אלא "נטילת אחריות" במובן של על מה אני נותן את הדין. או באנגלית Accountability.

תהליך המיון היה חשוב לנו מאד כי רצינו להימנע מטעויות ולגייס את המנהל המתאים, השלב האחרון היה מרכז הערכה בו התמודדו ששת המועמדים שהגיעו לשלב הסופי. בסופו של דבר אחרי תהליך מיון ארוך ויסודי בחרנו מנהל לא מתאים... בדיעבד, כאשר עשיתי תחקיר על האירוע, מצאתי כי גייסתי את המועמד שהיה בעל הרקע הכי דומה לשלי.

לא מזמן שוחחתי עם אסף, קצין צעיר, שסיפר לי בהתלהבות כי כאשר הוא מחפש פתרון לבעיות מורכבות הוא משתף את החיילים, כיוון שהם מביאים את הרעיונות הכי מקוריים. עוד הוסיף כי כאשר הוא משתף את החיילים, המוטיבציה שלהם מאד עולה ואז הוא יכול לפנות אליהם עם משימות נוספות. כמובן שלחיילים יש רעיונות מקוריים.

לא מזמן, ארעה תקלה בחברה מסוימת, במהלך היצור. כתוצאה מהתקלה נפסלו כמה אלפי מוצרים, כיוון שהפגם התגלה רק בבדיקה הסופית של המוצרים. זה אירוע לא נעים, אבל לעתים זה קורה. בשיחה עם מנהל האיכות, שאלתי האם המנכ"ל מכיר את פרטי האירוע ונעניתי בשלילה. מנהל האיכות טען שהמנכ"ל אינו מדווח על כל אירוע איכות, אך הסיכום של כל אירועי האיכות יופיע בסקר הנהלה פעם בשנה.

לא מזמן ביקרתי את חברי הטוב, יעקב דגן, המנהל של האתר של נסטלה-אסם בשדרות. באסם שדרות (כמו במפעלי אסם אחרים בהם ביקרתי) תחלופת העובדים מאד נמוכה והם זוכים, לעובדים מקצועיים וידע נצבר. נסטלה (Nestle) הינה אחת החברות המצטיינות, ברמה בינלאומית, בחתירה למצוינות ושיפור מתמיד.

כאשר נכנס שלמה לתפקידו כסמנכ"ל תפעול הוא הקפיד לפתור את הבעיות שעלו במהלך העבודה ע"י צוותי חשיבה ושיפור של העובדים. באותו אופן, הוא העביר את תכנון היצור למנהל היצור ואחרי שמנהל היצור בנה תכנית כללית, מנהלי המחלקות היו בונים את תכנית העבודה של המחלקה שלהם לפי הדרישות שהגדיר מנהל היצור.

הניסיון מלמד אותנו כי כאשר במהלך שיחה בצוות שיפור כלשהו נשמע המשפט "כולם יודעים", הדבר מצביע על אחת משתיים: או שאף אחד לא יודע, או שהארגון מתנהג כאילו אף אחד לא  יודע והמידע שאכן קיים לא מוביל לשום פעולה ממשית (תיקון, מניעה, תגובה וכדומה). באחד הארגונים הגדולים בהם עבדנו פעם נהגו לבצע בדיקות קבלה לחומרי גלם בדייקנות רבה וראויה לציון. 

מהי התדירות הרצויה לדיונים בצוותי העבודה - יומית, שבועית או חודשית? כאשר הצוות מטפל בפיתוח המכירות או בגביית חובות, כמעט ואין מידע שמתחדש מדי יום ולכן אין מקום לדיון יומי. אבל קווי היצור פועלים ברצף ולפחות בכל יום. לכן יש אירועים חדשים בכל יום. האם נכון יהיה לנתח את התוצאות בכל יום, שבוע או חודש?

איך ניתן להשיג שיפור טוב יותר? תחרות פנימית בין הצוותים והמשמרות השונות, או חתירה לשיתוף פעולה? באחת החברות בהן עבדנו בעבר, העלתה המדידה כי יש הפרש משמעותי בתפוקות בין המשמרות. המנכ"ל ביקש לפרסם את תוצאות המדידה וליצור תחרות בין המשמרות.

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות האחרונים הקדשנו את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. את המאמר האחרון בנושא נקדיש לבחינת הנושא של הצעות הייעול. אנו מוצאים את הטיפול בהצעות הייעול כמורכב יותר משאר הנושאים בתחום ואפילו טריקי.

כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים? בשבועות האחרונים אנו מקדישים את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את הנושא של תגמול על ההשתתפות בצוות שיפור. באחת החברות עבדנו עם צוות מאד טוב. הצוות היה פעיל והוביל שינויים ושיפורים רבים. אך ההתלהבות שכחה והאנשים הגיעו לצוות בחוסר רצון.

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות האחרונים אנומקדישים את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את גישה של עידוד בעזרת צוותי שיפור וכן את הנושא של תגמול על ההשתתפות בצוות שיפור.

בחברה צומחת נהגו למדוד משתנים רבים בפעילות החברה. העובדים והמנהלים תוגמלו מדי חודש בבונוס מיוחד אם עמדו ביעד החודשי. לכאורה, מצב אידיאלי: יש יעדים ומדדים, יש מדידה ויש תגמול על העמידה ביעד. ואכן, כאשר התחלנו בתהליך הלמידה של הארגון והאבחון ע"י שיחות עם העובדים נראה היה לרגע שהכל מושלם.

באחד המפעלים בהם עבדתי, נהג לומר מנהל צוות לעובדים שלו כאשר היו באים עם רעיונות חדשים: "אתה שתוק, אותי הביאו לחשוב ואותך לעבוד". אמירה זו שהינה ללא ספק, קיצונית, חוזרת בצורות שונות ובלבוש שונה במקומות רבים. מדוע? התשובה לשאלה זו, אינה ברורה ובוודאי יש לה פרשנויות שונות.