מכירים את המשפט הזה? באיזה צד אתם? בצד שארגן את הישיבה או בצד המתלונן?
האם אתם זוכרים זמנים אחרים שלא היו ישיבות? היה יותר טוב? יותר יעיל?
השאלות למעלה אינן רטוריות. אני מניח שיש תשובות רבות ושונות ובוודאי גם אין אמת "אובייקטיבית", אמת אחת ויחידה.
כמה פעמים הייתה לי הזכות לשמוע את אלי הורוביץ ז"ל (היה מנכ"ל טבע במשך 26 שנים ועוד 8 שנים היו"ר, בנוסף לתפקידים אחרים). בכל נושא שאני שמעתי אותו, הוא תמיד מצא את הדרך וההקשר המתאים להדגיש את הצורך לדון ולהגיע להסכמה רחבה. בציטוט לא מדויק, הוא נהג לומר, תדונו, תתווכחו, עוד ועוד ותשאפו להחליט מתוך שכנוע והסכמה.
בבסיסה של תורת "הניהול הרזה",(Lean Production, or Lean Management) , אחת מתורות הניהול המצליחות, שצמחה בטיוטה וזכתה לתפוצה רחבה בעולם, בגרסאות ושמות שונים, יש כארבע אבני בנין עיקריות. אבני הבניין האלו עוסקות במחויבות ההנהלה, במעורבות העובדים ובפיתוח עובדים.
כל העקרונות האלו דורשים זמן בו העובדים וההנהלה מתכנסים בפורומים שונים ("ישיבות"...) למטרות שונות.
ובכל זאת, למרות "הישיבות" הרבות, התורה זכתה לשם "ניהול רזה" ונהוגה בחברות מצליחות רבות.
לעומת זאת, שמעתי פעם מנכ"ל של חברת היי טק מצליחה אומר שאצלם לא מבזבזים זמן על דיונים, ואם צריך לקיים ישיבה, יקיימו אותה בסוף היום.
מטרות וניהול נכון.
ראשית נכון יהיה להגדיר את מטרת הישיבה ואחרי כן לנהל אותה נכון. או יעיל, ולתת לכל המשתתפים תחושה שלא בזבזו את זמנם.
מטרות אפשריות יהיו:
- דיון לצורך קבלת החלטה בנושא מסוים. כאשר אנו מרחיבים את הפורום המחליט וזוכים לעוד דעות המגיעות מזוויות ראיה נוספות וניסיון שונה.
- רתימת המנהלים והעובדים בהשגת יעדים ע"י שתופם בקבלת החלטה. כאשר הדגש הוא על השיתוף בקבלת ההחלטה ומכאן תחושת השייכות וההירתמות.
- קבלת מידע חדש בצוות רחב יותר.
- הדרכה ופיתוח המנהלים והעובדים.
- שיתוף במידע ומעקב על ההתקדמות בנושאים המהותיים לחברה (מנופי הרווח של החברה).
עקרונות חיוניים בניהול הישיבה:
- נושא הישיבה חייב להיות ברור לכולם.
- להגדיר את מנהל את הישיבה ומי מסכם בכתב ומפיץ את הסיכום.
- הגדרת מסגרת הזמן ורצוי מאד לחלק את הזמן לשלבים השונים (למשל, 5 דקות מעקב על ביצוע ההחלטות מהישיבה הקודמת, 5 דקות הצגת הנושא, 40 דקות דיון, 10 דקות סיכום וחלוקת משימות לישיבה הבאה).
- נתונים. להגיע לישיבה עם העובדות והנתונים הדרושים.
- הקשבה ומיקוד בנושא.
- פתיחות לרעיונות חדשים. לא פעם, פריצת הדרך תגיע מרעיון חדש שנראה ברגע הראשון הזוי לחלוטין. חשוב שנהיה קשובים ופתוחים לאותן אמירות "הזויות". זכרו שהמונח "פריצת דרך" כבר מגדיר משהו אחר, שונה מהקיים והשגרתי.
איך לא.
בחברה מסוימת, המנכ"ל נהג לקבל החלטות בפורום מצומצם. מתוך הערכה להנהלה והמנהלים הבכירים, הוא קבע שיתקיים דיון שבועי (בלעדיו) של הפורום הבכיר. הדיון התקיים ללא סדר יום, ללא נושאים לדיון או סמכות לקבלת החלטות והמנכ"ל לא עקב אחרי התוצאות של הדיונים.
התוצאה הייתה, שכל המשתתפים הרגישו שהם מבזבזים את זמנם. אך איש לא רצה להפר את הוראת המנכ"ל, ולמרות שכולם היו חלק מהפורום הבכיר בחברה, איש לא מצא את העוז לגשת למנכ"ל ולהציג לו את המציאות.
הכוונה הייתה טובה, אבל ניהול לא נכון של הדיון הוביל לתוצאה שלילית.
המלצה וסיכום.
הרחבת המעגל של המשתתפים בחשיבה, בפתרון המכשולים והשגת היעדים מחזק מאד את החברה ומוביל לשיפור מתמיד.
אך יש לנהל נכון את הדיונים. אם יש תחושה של בזבוז זמן, תסתכלו בראי ותחקרו ביושר מה הסיבה. אל תהססו לקרא באינטרנט על שיטות לניהול דיונים או להזמין עזרה בנושא.
