עדכונים אישיים מהבלוג: הצטרפו ליותר מ-4,000 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים וקבלו מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.

מהגדרת תפקיד להגדרת אחריות: כיצד הגדרה נכונה פותרת בעיות בתוך הארגון

לעתים שואלים אותי האם אני נותן יעוץ ארגוני בפתרון סכסוכים בהנהלה. על כך אני משיב כי בדרך כלל מקור הבעיה בהגדרה חסרה של חלוקת האחריות, בתוך ההנהלה ומשם הדברים מקרינים לכל הארגון.

נטילת אחריות, Accountability

שורש הבעיה הינו הגדרת האחריות, אבל לא "אחריות" במובן למי אני נותן הוראות ("על מי אני אחראי"), אלא "נטילת אחריות" במובן של על מה אני נותן את הדין. או באנגלית Accountability.

אחרי שנגדיר לכל חבר הנהלה ובעלי תפקיד שמדווחים למנכ"ל את האחריות שלהם במובן שרשמנו כאן, נקבל תמונה ברורה של המציאות.

יהיה ברור היכן יש כפל בנטילת האחריות, או שטחים ריקים שאיש לא נוטל את האחריות לגביהם.

יעדים, מדדים וסמכות

הצעד הבא, יהיה להגדיר את היעדים לכל מי שהגדרנו את האחריות שלו.

לכל יעד נגדיר מדדים כמותיים שיאפשרו לנו לעקוב על ההתקדמות להשגת היעדים. ראוי להגדיר את היעדים לפי ראשי התיבות: SMART.

SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time constrained

ובעברית: יעדים ממוקדים, מדידים, ברי השגה, רלבנטיים (למטרות של הארגון) ותחומים בזמן. לצורך השגת היעדים, נדרש להגדיר מה הסמכות של כל מנהל.

ובשלב הזה, ראוי שוב לוודא שאין לאנשים שונים סמכות זהה באותו חלק של הארגון, שכן גם כאן יש מקור לסכסוכים פנימיים בין המנהלים.

התמונה המלאה

כעת יש לנו את התמונה המלאה ואני מציע שהגדרת התפקיד המלאה תהיה בנויה כך:

  1. מה התפקיד בשורה אחת. למשל, מנכ"ל, מנהל תפעול וכדומה.
  2.  כפיפות. למי מדווח.
  3. האחריות. במובן שרשמנו למעלה: "נטילת האחריות".
  4. יעדים כפי רשמנו למעלה.
  5. מה הן הסמכויות הנדרשות לצורך העמידה ביעדים.
  6. הגדרת המדדים. רק מדדים כמותיים, כפי שרשמנו למעלה.

דרך עבודה מומלצת

בשלב הראשון כל מנהל יגדיר את התפקיד שלו במתכונת זו.

בשלב השני, נקיים דיון בהנהלה על הגדרות תפקיד (של חברי ההנהלה ובעלי תפקיד שמדווחים למנכ"ל בלבד).

בשלב הזה, יעלו כל הבעיות והמקור למרבית הסכסוכים הפנימיים, או הכשלים שנובעים מאזורים אפורים שאיש לא לוקח אחריות לגביהם.

שלב זה בהחלט ראוי לעשות עם אדם חיצוני שיוביל את הדיון למקום מבטחים וידע לחתור להגדרות ברורות בלי להתפשר בדרך של הנצחת הבעיות והנצחה של שטחים אפורים.

מניסיוני, הדיונים האלו אינם פשוטים אך הם הכרחיים וברגע שסיכמנו אותם הדרך סלולה להתקדם.

בשלבים הבאים כל מנהל יעשה אותו תהליך עם הכפיפים שלו.

זה גם המקום של המנכ"ל לתפוס מנהיגות ולתפוס את המקום הנכון לו.

אם תרצו לקבל את עזרתי האישית בנושא זה, שלחו לי הודעה דרך האתר ונתאם שיחת היכרות, או רכשו שעות ייעוץ אישי דרך החנות המקוונת.

זאב רונן

בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

בדקו אפשרויות ליצירת שיפור גם אצלכם

ספרו לי על האתגרים שעומדים בפניכם ונבחן יחד אם יש ביכולתי לסייע לכם ליצור שיפור משמעותי. מלאו את הטופס ונקבע שיחת היכרות.

אתר: business-excellence.co.il כתובת דוא"ל: zeev.ronen@business-excellence.co.il
6 תגובות

אהבתי את הדרך בה כרכת את כל העניינים האלה יחדיו ובהחלט נראה כמו מתכון טוב ל"עשיית סדר" (אפרופו החג המתקרב...).
מעניין אותי אם יש לך ניסיון בהפעלת החשיבה הזו בארגונים פרוייקטלים מטריציוניים, נדמה לי שקשה יותר לעשות בהם הבחנה באשר ל"נטילת האחריות" וכי כמה בעלי תפקידים "נוטלים את אותה האחריות" או לחליפין שומטים אותה.

תאור הפתרון מדויק קצר ומצויין,
יש קושי גדול ליישם כי לעשות סדר מסוג זה דורש מנכ"ל שרוצה סדר או מוכן להשקיע את הזמן,
אני בטוח שכל מנכ"ל שיאמץ את השיטה שהצעת יצליח למנוע את הבעיה.

ענת שלום ותודה על תגובתך,
גם בארגון מטריציוני, ברגע שאיננו יכולים לחדד ולאפיין את נטילת האחריות של כל אחד, אנחנו מזמנים מאבקים פנימיים או אזורים שאיש לא לוקח עליהם אחריות. שני היבטים שנשאף להימנע מהם. לכן מחובתנו לחדד את לקיחת האחריות. בהחלט יש לי ניסיון בארגון עם חלוקת אחריות מטריציונית. לארגון כזה יש את המורכבות שלו אך ניתן למצוא פתרון.

דובי שלום ותודה על תגובתך,
אכן הכל מתחיל במנכ"ל, מי שמבקש להתמודד עם ההיבטים השליליים של היעדר הגדרה מלאה של האחריות יאלץ להתמודד עם הנושא. בהחלט יש מקום לשלב עזרה חיצונית בשל הבעייתיות.

שלום זאב,
האם לדעתך יכול מנכ"ל לשמש גם כמנהל תפעול?

שלום רמי,
סליחה שלא ראיתי את השאלה ששאלת לפני שנה. כן, המנכ"ל יכול לשמש גם כמנהל תפעול. אך זאת בכמה תנאים: ראשית שהחברה קטנה מאד, שנית, שיש לו מנהל שיווק ומנהל כספים טובים שהוא סומך עליהם.
אם הוא יעשה הכל, החברה תיפגע ובעיקר תיפגע היכולת שלה לצמוח.

שתף/י את דעתך

מצוינות בעסקים - בפייסבוק

עוד לקריאה בבלוג

  • חדש
  • פופולרי
  • תגובות אחרונות

ספרי הראשון: Manage! Best Value Practices for Effective Management

קראו את ספרי הראשון "Manage!" - הספר מספק מבט חדשני על ניהול בימינו, מתמקד בניהול אנשים ומסביר איך לשפר את התוצאות העסקיות ע"י רתימה וחיבור העובדים למטרות החברה. הספר מתפרסם באנגלית בשלב זה.

השער הקדמי של הספר

קראו את הפרק הראשון מהספר בבלוג >>

רכשו את הספר בחנות המקוונת >>

זאב רונן, מנכ"ל 'מצוינות בעסקים'

זאב רונן

זאב רונן, B.Sc, בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

כיום, אני משמש כמוביל ומנחה פרויקטים להגדלת הרווח הנקי במספר רב של חברות ויועץ לחברות ויחידים בתחום העסקי והיזמות.

Essential SSL

קבל/י מאמר חדש ומקורי בכל שבוע

הצטרף/י ליותר מ-4,000 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים ומקבלים מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.
זאב רונן, מנכ"ל 'מצוינות בעסקים'

בלי ספאם - מכבדים את הזמן והפרטיות שלך.

זאב רונן, מייסד ומנכ"ל 'מצוינות בעסקים'