לעתים שואלים אותי האם אני נותן יעוץ ארגוני בפתרון סכסוכים בהנהלה. על כך אני משיב כי בדרך כלל מקור הבעיה בהגדרה חסרה של חלוקת האחריות, בתוך ההנהלה ומשם הדברים מקרינים לכל הארגון.
נטילת אחריות, Accountability
שורש הבעיה הינו הגדרת האחריות, אבל לא "אחריות" במובן למי אני נותן הוראות ("על מי אני אחראי"), אלא "נטילת אחריות" במובן של על מה אני נותן את הדין. או באנגלית Accountability.
אחרי שנגדיר לכל חבר הנהלה ובעלי תפקיד שמדווחים למנכ"ל את האחריות שלהם במובן שרשמנו כאן, נקבל תמונה ברורה של המציאות.
יהיה ברור היכן יש כפל בנטילת האחריות, או שטחים ריקים שאיש לא נוטל את האחריות לגביהם.
יעדים, מדדים וסמכות
הצעד הבא, יהיה להגדיר את היעדים לכל מי שהגדרנו את האחריות שלו.
לכל יעד נגדיר מדדים כמותיים שיאפשרו לנו לעקוב על ההתקדמות להשגת היעדים. ראוי להגדיר את היעדים לפי ראשי התיבות: SMART.
SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time constrained
ובעברית: יעדים ממוקדים, מדידים, ברי השגה, רלבנטיים (למטרות של הארגון) ותחומים בזמן. לצורך השגת היעדים, נדרש להגדיר מה הסמכות של כל מנהל.
ובשלב הזה, ראוי שוב לוודא שאין לאנשים שונים סמכות זהה באותו חלק של הארגון, שכן גם כאן יש מקור לסכסוכים פנימיים בין המנהלים.
התמונה המלאה
כעת יש לנו את התמונה המלאה ואני מציע שהגדרת התפקיד המלאה תהיה בנויה כך:
- מה התפקיד בשורה אחת. למשל, מנכ"ל, מנהל תפעול וכדומה.
- כפיפות. למי מדווח.
- האחריות. במובן שרשמנו למעלה: "נטילת האחריות".
- יעדים כפי רשמנו למעלה.
- מה הן הסמכויות הנדרשות לצורך העמידה ביעדים.
- הגדרת המדדים. רק מדדים כמותיים, כפי שרשמנו למעלה.
דרך עבודה מומלצת
בשלב הראשון כל מנהל יגדיר את התפקיד שלו במתכונת זו.
בשלב השני, נקיים דיון בהנהלה על הגדרות תפקיד (של חברי ההנהלה ובעלי תפקיד שמדווחים למנכ"ל בלבד).
בשלב הזה, יעלו כל הבעיות והמקור למרבית הסכסוכים הפנימיים, או הכשלים שנובעים מאזורים אפורים שאיש לא לוקח אחריות לגביהם.
שלב זה בהחלט ראוי לעשות עם אדם חיצוני שיוביל את הדיון למקום מבטחים וידע לחתור להגדרות ברורות בלי להתפשר בדרך של הנצחת הבעיות והנצחה של שטחים אפורים.
מניסיוני, הדיונים האלו אינם פשוטים אך הם הכרחיים וברגע שסיכמנו אותם הדרך סלולה להתקדם.
בשלבים הבאים כל מנהל יעשה אותו תהליך עם הכפיפים שלו.
זה גם המקום של המנכ"ל לתפוס מנהיגות ולתפוס את המקום הנכון לו.
