תדירות הדיונים לניתוח ושיפור בצוותי העבודה

מהי התדירות הרצויה לדיונים בצוותי העבודה - יומית, שבועית או חודשית?

כאשר הצוות מטפל בפיתוח המכירות או בגביית חובות, כמעט ואין מידע שמתחדש מדי יום ולכן אין מקום לדיון יומי.

אבל קווי היצור פועלים ברצף ולפחות בכל יום. לכן יש אירועים חדשים בכל יום. האם נכון יהיה לנתח את התוצאות בכל יום? פעם בשבוע? ואולי רק פעם בחודש?

באחת החברות בהן עבדנו, לא התקיימו דיונים כלל. הקמנו צוותי שיפור שניתחו אחת לשבוע את הנתונים השונים על קווי היצור.

תוצר העבודה עם צוותי השיפור היה שיפור מרשים ועקבי בתוצאות. חלק מתהליך השיפור היה כניסה לניתוח מדי יום של התוצאות השונות בקווים.

הדיון היה קצר ותכליתי בפורום מצומצם של מנהלים ובעלי תפקידים. בכל יום נבחנו בעיות שקרו ביום הקודם וניתן מענה לבעיות העיקריות שאובחנו.

במקביל המשיכו צוותי השיפור בפגישות השבועיות והשיפור המשיך והתייצב.

אחרי כמה חודשים, נראה היה שניתן להסתפק בדיונים היומיים וסגרנו את צוותי השיפור.

אחרי עוד כמה חודשים ראינו כי חלה ירידה, אטית אבל יציבה, בביצועים של המשתנים העיקריים שנמדדו.

מדוע?

הדיון היומי הוא מאד חשוב. אך מאד קצר ותכליתי. בדיון היומי לא משתתפים עובדים, וכך העובדים בקו היצור אינם מחוברים למטרות של החברה ואינם חלק מהחשיבה ויצור הפעולות המתקנות והמונעות. לכן הם גם פחות מחויבים לביצוע הפעולות שיביאו לשיפור התוצאות.

הדיון השבועי, אם הוא נעשה בפורום אחר, פורום רחב יותר הכולל עובדים, מתקיים גם הוא על בסיס המדידה היומית והשבועית. בדיון השבועי משתתפים אנשים אחרים מאלו שלוקחים חלק בדיון היומי. עולים רעיונות אחרים והעובדים חיים את המטרות של החברה ופועלים להשגתן.

המלצה:

• דיון יומי: אנו ממליצים לקיים דיון קצר (כעשרים דקות) מדי יום על האירועים המהותיים בקווי היצור. הדיון מתקיים על בסיס נתונים שעולים ממדידה של המדדים העיקריים.
• דיון שבועי: ניתוח בצוותי עבודה או שיפור של כל המדדים מול המדידות בתחומי המכירות, גבית חובות וקווי היצור. בקווי היצור, מומלץ שהפורום השבועי יהיה שונה מהפורום היומי. הדיון השבועי ימשך כשעה (לא יותר) במהלכו יסקרו את נקודות השפל ויציעו פעולות מונעות או מתקנות. כל דיון יתחיל במעקב על המשימות שנקבעו בדיון הקודם. הפעולות המוצעות יהיו תמיד עם אחראי לביצוע ולוח זמנים.
• דיון חודשי: ההנהלה תשב אחת לחודש ותבחן את לוח המחוונים של החברה ואת התקדמות הצוותים להשגת היעדים.