לפני כמה שבועות פרסמתי כאן מאמר על הגדרת המבנה הארגוני בחברות, יש חברות בהן נדרש מבנה מטריציוני, כלומר זרימה צולבת של הוראות ודיווחים, מבנה כזה מגדיר מחדש את נטילת האחריות, היעדים והסמכות הנגזרת מהם.
מבנה מטריציוני יהיה יעיל ומועיל כאשר הארגון מטפל בפרויקטים או משימות מתחלפות, או בארגונים גדולים הבנויים ממספר יחידות עסקיות עם הפרדה בין הניהול של היחידות העסקיות והניהול המקצועי.
לפני שאכנס לעומק הדברים, אציין רק שמבנה מטריציוני הנו מורכב יותר מהמבנה הפשוט, בו זרימת הדיווחים וההוראות היא רק אנכית, ולכן נדרשות הגדרות ברורות מאד הן של המבנה והן של נטילת האחריות, יעדים וסמכויות.
אם בארגון "רגיל" ההגדרה של המבנה הארגוני היא חיונית לתפקוד נכון של ויעיל של הארגון, קל וחומר במקרה המורכב בו נדרש מבנה מטריציוני. בהיעדר הגדרה ברורה של המבנה הארגוני, הגדרת התפקידים, האחריות, היעדים והסמכויות, ישרור אי סדר גדול ותפגע מאד היעילות.
ניהול פרויקטים או משימות.
נתחיל במקרה הפשוט יותר, ניהול פרויקטים, או משימות. הארגון בנוי ממחלקות פונקציונליות (למשל מחלקות יצור, יחידות מכירה אזוריות) ומטפל בפרויקטים שונים.
מנהל המחלקה מנהל את העובדים ואחראי על ביצועי המחלקה. הוא נמדד על תפקוד המחלקה והישגיה.
מנהל הפרויקט, אחראי על ביצוע הפרויקט, מרגע קבלת ההזמנה ועד מסירת המוצר. במקרים רבים הוא נמצא בקשר ישיר עם נציג הלקוח. מנהל הפרויקט מקבל שירותים ממנהלי המחלקות. הוא נמצא אתם בקשר ובדרך כלל, אינו מחלק הוראות לעובדים.
למשל, מחלקה אחת תכיל את העיבוד השבבי, מחלקה שניה מבצעת עיבוד נוסף והמחלקה השלישית עוסקת בהרכבות של המוצר הגמור. חלק מהפרויקטים עוסקים במוצרים שעוברים את כל המחלקות ומוצרים אחרים עוברים ישר מהמחלקה הראשונה למחלקת ההרכבות.
זהו המקרה הפשוט יותר של המבנה המטריציוני משום שברור מי מנהל את העובדים ומי מנהל את המוצר, הפרויקט או המשימה.
ארגונים גדולים המונים מספר יחידות עסקים.
המקרה המורכב יותר הינו כאשר יש ארגון רחב המכיל מספר יחידות עסקיות. לכל יחידה עסקית יש מנהל ובמקביל, במטה, יש מנהלים מקצועיים. למשל, בארגון יצרני, יהיו במטה מנהל משאבי אנוש של הארגון, מנהל איכות, מהנדס ראשי ואחרים.
בכל יחידה עסקית יש מנהל יחידה, יש עובדים, מוצרים, ומערכת הירארכית. מנהל היחידה העסקית אחראי על ביצועי היחידה ובמקרים רבים הוא נמדד גם על הרווח ההפסד של היחידה. על פי רוב, יהיה לו מטה עם מנהל משאבי אנוש של היחידה, מנהל איכות, מנהל ההנדסה של היחידה ועוד.
מנהל היחידה מנהל אנכית את כל העובדים והמנהלים ביחידה. במקביל, החלטות מקצועיות רבות, יהיו כפופות להנחיות או החלטות של ההנהלה המקצועית במטה.
המורכבות במבנה המטריציוני במקרה הזה מגיעה משני כיוונים: זרימת הדיווחים וההוראות והגדרת האחריות, היעדים והסמכות.
המנהלים ביחידות העסקיות, כפופים לנהלים ולהגדרות שמגיעות מהסמנכ"לים המקצועיים במטה. במקרים חריגים יתכנו מצבים בהם גם החלטות שוטפות יהיו כפופת להחלטות במטה. בנוסף, במטה נמצאים סמנכ"לים, או מנהלים בכירים שמקבילים או מעל מנהל היחידה העסקית.
מצב זה דורש גם עבודה בשיתוף פעולה הדוק, זרימת מידע בשני הכיוונים והגדרות תפקיד חדות מאד וברורות. יש להגדיר בבהירות רבה איזה אחריות נוטלים במטה ואיזה ביחידה העסקית. מה הם היעדים של כל בעל תפקיד ואיך הוא נמדד.
סיכום.
המבנה המטריציוני מאפשר להתמודד ביעילות עם מצבים מורכבים ומשתנים, אבל מחייב הגדרות מדויקות של התפקיד ועבודה בשיתוף פעולה ושקיפות מידע.
