ישיבות בוקר, למה זה טוב והמלצה

הנושא של ישיבה יומית בבוקר לובש צורות שונות בחברות שונות. החל בשלילה מוחלטת וכלה בעבודה לפי סדר יום מובנה וקשיח. אני אציג כאן מספר גישות עיקריות והמלצה.

המטרה של הישיבה יכולה להשתנות ובהתאם ישתנה הפורום ואופן הניהול שלה. המאמר להלן מציג את הנושא בהיבט של שיפור תהליך היצור, אך הדברים נכונים גם לאגפים אחרים.

בזבוז זמן.

בחברות לא מעטות הגישה היא שכל סוג של ישיבה יומית, ובוודאי ישיבה המערבת עובדים או מנהלים מרצפת היצור, היא בזבוז זמן.

בדרך כלל, בחברות כאלו, מנהל היצור או התפעול, יהיו פעילים מאד, יעברו בבוקר ברצפת היצור, יבדקו מה היה ביום הקודם, יתנו הוראות מיידיות או יחזרו למשרד, יעדכנו את תכנית היצור ויפיצו אותה.

ההנחה של המנהל, תהיה, במקרים כאלו, שהוא מכיל את כל התמונה, ישיבות או מפגשים מסודרים לא יתרמו לו ויהיו בזבוז זמן. במהלך היום הוא יקיים "מפגשי מסדרון" תוך כדי תנועה, או "בירור אישי" לעובד או מנהל שפישל.

עדכון, שיתוף ובקשת עזרה.

בקצה השני, של הסקלה, נמצאות החברות המקיימות ישיבות בוקר רבות משתתפים הנמשכות אפילו שעה.

המשתתפים יהיו מנהלי המחלקות ויחידות התמיכה.

המטרות תהינה עדכון הפורום במה שקרה אתמול, הצגה של בעיות מיוחדות ובקשת עזרה ממנהל אחר.

כל אחד מהמשתתפים יציג, בתורו את הנושאים העיקריים אצלו ומה הוא מבקש.

נקודות החולשה בדרך זו הן משך הישיבה אך בעיקר, חוסר המיקוד והיכולת להציף את הבעיות העיקריות.

כאשר כל מנהל מציג את הדברים באופן חופשי, קיים חשש שנושאים מהותיים לא יעלו וכן של אחד ייקח את הדיון למקום שנוח לו. לפעמים אפילו, ינצלו את הבמה לניגוח של עמיתים וחיסול חשבונות.

שביל הזהב: דיון ממוקד לפי המדדים היומיים ופעולות מתקנות.

בעבר היינו נפגשים בישיבת הבוקר עם נתוני הפעילות מהיום הקודם, כל מנהל התייחס למספרים הקשורים אליו והיינו מקיימים דיון בפעולות מונעות או מתקנות בנושאים העיקריים שעלו.

חיפשנו כל הזמן את הדרך היעילה ביותר.

המטרות היו לרתום את המנהלים למטרות הארגון, לשתף במידע, להתמקד במשימות העיקריות לאותו היום ולפתור בעיות.

הגענו למתכונת של דיון באורך חצי שעה, שהתקיים אחרי שמנהלי המחלקת ישבו אצלם במחלקה, אספו את הנתונים והתחקו אחרי המקור לבעיות שקרו.

היינו רושמים את הפעולות המתקנות על גבי לוח מחיק וכל ישיבה נפתחה במעבר על הפעולות שאמורות היו להסתיים באותו יום.

בשנים האחרונות ראיתי עבודה מאד מקצועית בחברה בינלאומית גדולה.

המטרות שם הן להתמקד ביעדים של המחלקה, לפתור בעיות ולרתום את כל העובדים. לכן הישיבות היומיות עברו למחלקות והמשתתפים הם דרג הניהול הכי קרוב לרצפת היצור (למשל, מנהלי משמרת, עובדי אחזקה ואיכות).

לוח הזמנים קשיח, הדיון מתמקד רק בתוצאות המדדים שלא עמדו ביעד היומי.

כאן יש שתי אפשרויות, או שהמנהל כבר בדק את הסיבה ומגיע עם הצעה לפעולה מתקנת או שמנהל הישיבה מטיל על אחד המשתתפים להגיע עם הצעה לפתרון באחד הימים הקרובים. במהלך הישיבה לא מקיימים דיון כיצד לפתור את הבעיה שעלתה.

כל המדדים מוצגים על גבי הלוחות. צבע ירוק ישמש להציג עמידה ביעד וצבע אדום יסמן שלא עמדו ביעד. "אבל", הדגיש לי אחד ממנהלי המפעלים בחברה זו, "אם כל המדדים יהיו תמיד ירוקים, זה סימן שנבחרו יעדים קלים מדי".

ראו להלן את לוח הזמנים שרשום באופן בולט על הקיר בחדר הישיבות, שיכול להיות מאד צנוע ברצפת היצור:

התוצרים המיידים, העיקריים של הישיבה יהיו פעולות מתקנות או צוותי משימה קצרי מועד שייצרו פעולות מתקנות לנושאים מורכבים יותר.

כמובן שיש נושאים שיעלו לרמת ההנהלה ויידונו על פי רוב בישיבה השבועית.

מטעמים מובנים לא אוכל להציג את לוח המשימות ולוחות המדדים שנמצאים על הקיר לצד לוח הזמנים.

הישיבה מתקיימת בעמידה, מאד ממוקדת והאופן בו היא משיגה את המטרות של האצלת האחריות, הרתימה והשיתוף של המנהלים בדרג הכי קרוב לרצפת היצור, מאד מרשימה.

בדרך זו, החברה מצליחה לקיים תהליך מרשים מאד של שיפור מתמיד.

סיכום והמלצה.

למרות שהישיבה היומית, או בשמה "ישיבת בוקר", לוקחת זמן יקר בבוקר, היא שווה כל דקה.

מיקוד המחלקה (כל מחלקה, לא רק מחלקות היצור) במטרות וביעדים העיקריים, עדכון של השוטף, הרתימה והחשיבה היצירתית על פתרון הבעיות יחד עם לוח זמנים לפתרון, יתרמו הרבה מעל ומעבר לשעות המושקעות.