חברות מעטות נוהגות לפרסם את המבנה הארגוני שלהן על לוחות המודעות בחברה. כמעט לכל החברות היום יש תקן ISO-9001 או תקן דומה. התקן מחייב להציג מבנה ארגוני ולכן בתיקים של מנהלת האיכות יש שרטוט מתאים.
אלא שהשרטוט הזה נשאר ספון בדך כלל בקלסר ולא רואה אור.
מדוע? הכל למען העמימות.
בשבח העמימות
לפני כמה חודשים כתבתי כאן מאמר על הצורך בהגדרה ברורה של המבנה הארגוני.
האם אין די בכך שהגדרנו את המבנה ארגוני, כפיפות, אחריות וסמכות? מדוע כל כך חיוני לפרסם את האורגנוגרמה (תיאור של המבנה הארגוני)?
החברה היא מסגרת דינמית. כאשר החברה צומחת, נוספים תפקידים ומגיעים עוד מנהלים או בעלי תפקידים שונים. כאשר החברה מצטמצמת, מנהלים עוזבים ומאחדים תפקידים. גם במצב של שגרה, כביכול, קיימים שינויים.
המנכ"ל טרוד מדי בשביל להגדיר מחדש את המבנה על כל מה שנגזר ממנו (נטילת אחריות, יעדים, סמכות) על כל צעד של שינוי ובדרך כלל יעדיף להשאיר את העמימות.
המנהלים האחרים בחברה יעדיפו לא פעם את העמימות כי היא, לכאורה, משמרת את מעמדם. הגדרה ברורה תוחמת את מרחב הסמכות ומוטת השליטה (מנהלים רבים מפנטזים על מוטת שליטה רחבה מזו שבפועל) ומאידך היא גם מגדירה בבירור את נטילת האחריות (Accountability) עליה המנהל נמדד (ולכן מנהלים יעדיפו לצמצם).
ככל שהעמימות רבה יותר, מנהלים ינסו להשיג את סממני הכוח החיצוניים, שהם רכב יותר גדול, משרד עצמאי או משרד גדול יותר, ישיבה בסמיכות למשרד המנכ"ל או בקומה של משרדו וכדומה.
כמובן, עד שקורת תקלה. אז כל אחד ינסה להרחיק מעצמו את האחריות למה שקרה ולטיפול. גם במקרה הזה, ככל שהעמימות רבה יותר, כך יועצמו ההיבטים האחרונים של האחריות על נושא התקלות.
אם כך, לכאורה, לכולם יש אינטרס לשמר את העמימות, אלא שהחברה נפגעת.
העמימות פוגעת בחברה כי מעצימה את מאבקי הכוח, מחלישה את עבודת הצוות, פוגעת במחויבות של המנהלים למטרות החברה וליעדים שלהם וליעדי החברה, משאירה "חורים שחורים" של אזורים לא מנוהלים ואפילו עובדים ללא ניהול.
מנהלת משאבי אנוש
כאשר מנהלת משאבי האנוש עובדת בצמוד עם המנכ"ל מחד, ומאידך היא מחויבת לאחריות שלה, היא תשמור על החזית הזו עבור המנכ"ל.
היא תדאג לעדכן את המבנה הארגוני הפורמלי וכן לפרסום שלו בחברה (בהקשר הזה אני ממליץ לחזור למאמר שכתבתי בעבר ובו ציטטתי דברים שכתב ג'ק וולש בספרו "להוביל ולנצח"). כמובן, שהכוח של מנהלת משאבי אנוש מגיע בעיקר מהמעמד שמקנה לה המנכ"ל ומהאצלת הסמכות שלו.
סיכום
פרסום מעודכן של האורגנוגרמה מצמצם מאד את מאבקי הכוח, שכן המעמד, מוטת השיטה והאחריות בה כל מנהל מחויב ונמדד, מפורסמים, ידועים וברורים.
פרסום כזה מסייע "להאיר חורים שחורים" שאינם מנוהלים ומציג בבירור את ההיררכיה הניהולית, את "שרשרת הפיקוד" בחברה.
היא גם "מזכירה" למנכ"ל לא להתערב בעבודתם של כפיפיו.
