לא פעם אני מגיע לחברות ומוצא שאין הגדרה ברורה של המבנה הארגוני. מי מנהל את מי, זרימת המידע בארגון וגבולות האחריות של כל בעל תפקיד.
כאשר אני מגיע לחברה חדשה, בשלב הלמידה, אני נפגש עם עובדים ומנהלים ומבקש שיציירו לי את המבנה הארגוני.
כמעט תמיד אני מקבל ווריאציות שונות שממחישות עד כמה לא ברור מי מנהל את מי ומי נוטל אחריות על מה.
לפני כמה שנים הגדיר לי סמנכ"ל בחברה מסוימת את המבנה הבא:
לדעתו, המנכ"ל מחלק הוראות לכולם באופן ישיר. תמונה דומה אני מקבל בעיקר בחברות שצמחו מחברות פרטיות וקטנות והמנכ"ל לא ידע לשחרר אחריות למנהלים בארגון.
התוצאה הנלווית, בד"כ, תהיה שהמנכ"ל שקוע כל היום במהלכים השוטפים של כולם, עושה את העבודה של הכפיפים שלו ואינו יכול להסתכל קדימה ולהוביל את החברה. לא פעם הוא יסביר לי שאין לו זמן בשביל עצמו ולצורך עבודתו כי הוא צריך להיות מעורב בכל דבר. המנכ"ל מודע למצבו, אבל מעביר את האחריות לכך לכפיפיו שלא לוקחים אחריות...
ציור מעניין אחר צייר בעל תפקיד בכיר בחברה אחרת. האיש שהקים את החברה יחד עם המנכ"ל ונחשב למספר שתים בחברה בעיני רבים מהמנהלים האחרים, לא ידע את מקומו ולא ידע מי מנהל את מי בחברה. וזה הציור שקיבלתי ממנו:
מדוע נחוץ להגדיר את המבנה הארגוני?
המבנה הארגוני מגדיר את שרשרת הניהול בארגון וחלוקת האחריות.
כאשר אין מבנה ארגוני ברור וידוע לכול הארגון, גם שרשרת הניהול אינה ברורה ופעמים רבות גם הגדרת התפקידים אינה ברורה. העובדים וגם מנהלים בדרגות הביניים, אינם בטוחים מי מנהל אותם וממי הם אמורים לקבל הוראות.
הגדרת שרשרת הניהול הינה באחריות המנכ"ל והיעדר הגדרה ברורה, מתחיל במנכ"ל. הדבר גורר מאבקי כוחות בדרגים הנמוכים יותר, עובדים שיהיו כפופים לשני מנהלים, או אזורים שאף מנהל לא לוקח עליהם אחריות והם "מתנהלים".
פעם הגעתי לחברה שהמבנה הארגוני כלל לא היה ברור. מנהלת בכירה, שהייתה חלק מהפורום המצומצם שהמנכ"ל נהג להתייעץ אתו מדי בוקר, אמרה לי שאין לה כרטיס ביקור, כי המנכ"ל לא מצליח להגדיר את תפקידה, אפילו בכותרת. למעשה, המנכ"ל הרגיש נוח לנייד אותה מתפקיד לתפקיד, אך לא היה ער למחיר הגבוה שהוא משלם, בכך שמנהלת שהוא כל כך סומך עליה, אינה נוטלת אחריות ומביאה לו רק חלק קטן ממה שהייתה יכולה לתרום לחברה, לו הייתה לה הגדרת אחריות ברורה עם יעדים ומדדים.
השלב הבא, הגדרת האחריות.
לפני כארבעה חודשים פרסמתי כאן מאמר על הגדרת האחריות והגדרת תפקידים בחברה. במאמר הזה אני מציג את הדרך להגדרת האחריות כחלק מהגדרת התפקיד, צעד זה הוא השלב הבא אחרי שמגדירים את המבנה הארגוני. זהו חלק חיוני, אך לא אכנס אליו כאן שוב ואני ממליץ לקרא שוב את המאמר אליו מפנה הקישור.
