מהי שיטת Go-See-Think-DO ואיך היא יכולה לעזור לנו בפתרון בעיות?

כשהייתי ילד קראתי על לואי פסטר, על גילוייו ועל מאבקו בתיאוריית הבריאה הספונטנית (תיאוריה שאמרה שמיקרו אורגניזמים יכולים להיווצר יש מאין). הסיפור שנחרט בזיכרוני היה על עפצי התאנה שבקעו מהם צרעות "יש מאין". פסטר הוכיח שאם מבודדים את התאנה (בעזרת רשת, למשל) לא יהיו עפצים ולא יבקעו צרעות. בוויקיפדיה מתואר עיקר מאבקו של פסטר להפרכת התיאוריה בתחום של החיידקים. אבל הסיפור שהשאיר עלי את הרושם החזק ביותר היה על עפצי התאנה.

בסיפור תואר מאבקו של פסטר כמי שהולך לשטח וחוקר עם סימני שאלה. אלו שנאבקו על אמתותה של תיאוריית הבריאה הספונטנית כונו "מדעני כורסה". כאלו שממעטים לצאת לשטח ושאינם יוצאים ממשרדיהם.

Go to Gemba

נקפוץ לרגע כמאה שנים קדימה לטאיצ'י אונו (Taiichi Ohno) מחברת טויוטה, שטבע את האמרה: Go to Gemba, ask questions, show respect.

או בעברית: לך למקום האירוע, תשאל שאלות וכבד את העובדים.

אני שומע לא פעם אנשים אומרים Go to Gemba – כאילו בעזרת השימוש במונח היפני (Gemba) – הם יצליחו ליצור את השינוי בהתנהגות הרווחת שלנו להניח הנחות הרחק ממקום האירוע.

גם כיום, יותר ממאה שנים אחרי לואי פסטר, אנחנו נופלים יותר מדי פעמים למקום בו אנו מניחים הנחות לא בדוקות. כך אנו יוצרים פתרונות שלא פותרים את שורש הבעיות אתן אנו מבקשים להתמודד.

אני מודה, שלמרות שהסיפור על לואי פסטר חקוק בזיכרוני כבר כמה עשרות שנים, ולמרות שהאמירה של טאיצ'י אונו ללכת למקום האירוע מוכרת לי היטב – גם אצלי "הנטייה הטבעית" היא להניח הנחות ולהסיק מסקנות מרחוק. אני מזהה שנטייה זו רווחת מאד.

Go-See-Think-DO (GSTD)

השיטה הזו של "לך, ראה, חשוב ועשה", מקורה באותה חשיבה של הליכה למקום האירוע (Go to Gemba). זו שיטה יום-יומית לפתרון בעיות ולה שלושה שלבים:

1. "לך וראה". לכו למקום האירוע, המקום בו קרתה התקלה או הבעיה, עם קבוצה של אנשים שקשורים לנושא.
2. "חשוב". אחרי שהגדרתם את הבעיה, אתרו את מקור הבעיה, את גורם השורש, ומצאו את הפתרון הטוב ביותר בהיבט של עלות תועלת.
3. "עשה". בצעו את הפתרון עליו החלטתם והיעזרו במנגנון של מעקב ובקרה על הביצוע ועל התוצאות.

המלצה כיצד לבצע את שלושת השלבים

השלב הראשון: לך וראה.

רשמו תשובות לשאלות הבאות:

1. תאר את הבעיה, או מה קרה.
2. בדיקה עם עובדים לפי נוהל ומפרט:
   1. האם קיימת הוראת עבודה שקשורה לנושא? (כן או לא).
   2. האם היא זמינה? (כן או לא).
   3. האם האנשים המעורבים מכירים את הוראת העבודה והודרכו עליה? (כן או לא).
   4. האם הציוד והחומרים שבשימוש הם לפי המפרט? (כן או לא).
      
      
3. שרטטו תרשים זרימה של התהליך או המכונה בה קרתה, או אליה קשורה הבעיה.
4. מקדו את הבעיה בעזרת השאלות הבאות:
   1. מה התוצאה הלא טובה.
   2. איפה זה קורה.
   3. מתי הבעיה קורית ובאיזו תדירות.
   4. מי מבצע את הפעולה, או למי יש בעיה.
   5. כימות הבעיה ביחידות או בכסף.
      
      
5. בעזרת התשובות לחמש השאלות למעלה, הגדירו את הבעיה הממוקדת.
6. מהן התוצאות הרצויות: הגדירו קריטריון מספרי או כמותי להצלחה. עשו זאת בשיטת SMART
   (SMART = Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time constrained)

השלב השני: חשוב.

1. בעזרת עצם דג, בצעו סיעור מוחות קבוצתי.
   1. רשמו בראש התרשים, במשבצת של התוצאה, את הבעיה שהגדרתם בסעיף 5 למעלה.
      בגוף עצם הדג רשמו סיבות אפשריות שיכלו לגרום לבעיה.
2. למה, למה.
   כעת, בצעו העמקה ובעזרת שיטת למה, למה (שאף היא פותחה ע"י טאיצ'י אונו בטויוטה) מצאו את גורם השורש. או כמה גורמי שורש.

השלב השלישי: עשה.

1. תכנון יישום של פתרונות מונעים.
   1. לכל גורם שורש שמצאתם למעלה, מצאו פעולה מתקנת, מי האחראי על הביצוע ולוח זמנים לביצוע.
2. אחרי שיישמתם את הפתרון (הפעולה המתקנת) בדקו את התוצאות:
   1. האם הגעתם לתוצאות הרצויות כפי שהגדרתם למעלה? במידה ולא, בדקו שוב את גורמי השורש שמצאתם ואת הפעולות המתקנות שקבעתם.
   2. חזרו למעלה, לשלב של החשיבה ובחנו את התשובות שרשמתם לשאלות השונות. האם כעת התמונה שונה? האם יש שיפור הן בתוצאות והן באופן הפעולה של העובדים?

סיכום והמלצה

בסקר עומק שערכתי בבלוג בשנה האחרונה – ושאת תוצאותיו אפרסם כאן בשבועות הקרובים, על השימוש בכלים השונים - מצאנו כי הכלי החשוב הזה של Go-See-Think-Do הוא הכלי הפחות מוכר מכולם, וגם בין אלו שמכירים אותו, עוד פחות התנסו בו.

עובדה זו הייתה המניע העיקרי לפרסום המאמר הנוכחי.

כאמור, הסקר המעניין יתפרסם בקרוב ובין השאר מצאנו בו כי גם עצם דג ולמה, למה מוכרים פחות ונפתחים פחות. כלומר, מה שעולה מכך הוא שהכלים שמהותם היא עבודה מדוקדקת ומדויקת לאיתור גורמי שורש של בעיות והתמודדות אתן זרים לנו.

כלים אלו נמצאים בשימוש ברחבי עולם התעשייה והעסקים כבר עשרות שנים ומביאים תוצאות מצוינות.

לי אישית יש ניסיון מצוין אתם ואני ממליץ לכם ללמוד אותם ולהיעזר בהם באפון תדיר.

הערה: במאמר למעלה הסברתי במדויק את אופן השימוש בכלי המדובר. אבל אם אתם מעוניינים בטופס ייעודי מוכן, תוכלו לרכוש אותו בחנות המקוונת שבאתר.