טכניקות ניהול זמנים למשימות חשובות (לא דחופות)

בסיום תמצאו רשימת מאמרים קודמים שפרסמתי בנושא ניהול הזמן ודחוף מול חשוב. 

במאמרים מהעבר שעסקו בנושא זהה או דומה, נקודת המבט הייתה שונה וכך גם התוכן.

המלצות מועילות למנהלים. והפעם: ״ אסטרטגיית האוקיינוס הכחול - התנגדויות ומכשולים״ : 

לחצו כאן כדי להגיע לערוץ היוטיוב שם תמצאו עוד עשרות סרטונים שיעניינו אתכם. 

הקדמה

במהלך הניהול השוטף, אחת ממלכודות הזמן המסוכנות ביותר היא הנטייה להגיב בעיקר לדחוף. לתקלה, לפנייה מיידית, ל"שריפה" האחרונה ולהשאיר את המשימות החשובות שעדיין לא דחופות להתמוסס, להידחות, ולבסוף להפוך לדחופות תחת לחץ או להיזנח.

מטריצת אייזנהאואר  מספקת מסגרת ברורה למי שמבקש לנתח את המשימות בהתאם לדחיפות ולחשיבות, ולהשקיע זמן במשימות שחשובות באמת, גם אם כרגע הן לא דחופות. אבל כדי שזה לא יישאר רק בגדר רעיון יפה, צריך לשלב אותה עם טכנולוגיה, הרגלים וניהול עצמי קפדני.

במאמר זה אני מציג טכניקות מעשיות המחברות בין שיטת אייזנהאואר לשיטות פעולה ולטכנולוגיה, כולל תובנות מחקריות, דוגמאות ויישום בתוך ארגונים.

שיטת אייזנהאואר: העיקרון והחשיבות שלה

המטריצה מחלקת משימות לפי שני ממדים:  חשוב ודחוף.

למטריצה יש ארבעה רביעים:

1. חשוב ודחוף – צריך לטפל מיד.
2. חשוב ולא דחוף – המשימות החשובות שלא דורשות תגובה מיידית. כאן טמון רוב הפוטנציאל להשפעה ארוכת טווח.
3. לא חשוב אבל דחוף – ניתן להאציל אחריות למישהו אחר או להפחית משאבים לטיפול.
4. לא חשוב ולא דחוף – הסחות דעת, פעילויות שאפשר לדלל או להסיר. 

מטריצת אייזנהאואר

הדרך הטובה ביותר להגיע לפעולה ברביע II

ברביע II נמצאות ההזדמנויות לטווח ארוך. מכאן החשיבות שלו. 

הדרך הטובה ביותר להגיע לפעולה ברביע II היא האצלת אחריות. 

תאצילו אחריות לאנשים אחרים. בעדיפות שאלו יהיו כפיפים שלכם וכך תאפשרו להם לצמוח.

האצלת אחריות מחייבת שתיקחו מרחק ותאפשרו למי שהאצלתם אליו אחריות חופש פעולה במסגרת של כללים, ערכים ועקרונות שהגדרתם.

תקבעו יעדים ותמדדו את ההתקדמות. 

המדידה היא הכלי שיאפשר לכם להיות במעקב תוך כדי מתן חופש פעולה כאמור למעלה.

(לחצו כאן למאמר על האצלת אחריות).

חשוב להאציל אחריות ולא סמכות. כפי שמגדיר זאת סטיבן קוביStephen R. Covey)  ) בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד": האצלה יכולה להיות משני סוגים: האצלת סמכויות של נער שליח והאצלת אחריות. הסוג הראשון משמעו תלך תביא, ותדווח לי בסיום המשימה".

"האצלת אחריות מתמקדת בתוצאות ולא בשיטות. היא מעניקה לאנשים בחירה חופשית של שיטות ועושה אותם אחראים לתוצאות" (שם בעמ' 193 ואילך). 

(לחצו כאן לפירוט רב יותר). 

השפעה חזקה על רווחה אישית 

מטה־אנליזה שפורסמה בשנת 2021 מצאה כי לניהול זמן יש השפעה חזקה יותר על הרווחה האישית, ובמיוחד על שביעות רצון מהחיים, מאשר על ביצועים תעסוקתיים. ממצא זה מערער את התפיסה הרווחת לפיה ניהול זמן מיועד בראש ובראשונה לשיפור ביצועים בעבודה, וכי תחושת הרווחה היא רק תוצר לוואי משני.

(לחצו כאן למקור ) 

השילוב של הטכנולוגיה ושיטות פעולה ככוח משלים

כדי שמי שמיישם את שיטת אייזנהאואר לא יישאר רק עם גיליונות אקסל, מעקב ומדידה בשילוב עם טכנולוגיה יכולים להפוך את הניהול למדויק, מדיד ואוטומטי יותר. הנה כמה אפשרויות וכלים:

יישום פרקטי בארגונים

אני ממליץ לפעול בשלבים:

1.מיפוי מצב נוכחי

קיימו פגישה קצרה עם הצוות, במהלכה כל חבר צוות ממפה את המשימות שלו בטבלת אייזנהאואר. 

אתם עלולים לגלות שלמשימות ברבע II פשוט לא שריינו זמן לביצוע.

2. בחירת כלי טכנולוגי מרכזי

תנסו לנהל משימות באפליקציה מתאימה, או פשוט בלוח מעקב. כמו לוח המחוונים של ה-KPI's. 

עדיף לבחור כלי טכנולוגי שמספק מעקב ותזכורות. אבל בסוף מה שקובע הוא לא הפירוטכניקה אלא תחושת המחויבות של המנהלים.

ניתן לסייע בביצוע המשימות אם אחד העובדים יהיה ממונה על המעקב באופן שוטף.

3. הגדרת מדיניות רביע II שבועית

קבעו ביומן מועד קבוע, למשל פעם בשבוע שעה או שעתיים שמוקדשות במיוחד לרביע II   וכל המשתתפים בארגון צריכים לחסום את הזמן הזה.

4. שקיפות ודיווח

יצירת לוח בקרה שמפורסם בתקשורת פנימית (או לפחות על מסך המנהלים) ומראה כמה משימות חשובות ולא דחופות מתקדמות, כמה נדחות, ומהן הסיבות.

התייחסו לנושא זה כאחד מה-KPI's החשובים.

5. הערכת ביצועים ושיפור מתמיד

כל חודש תמדדו: מה אחוז המשימות ברביע II שהושלמו, כמה זמן הוקדש להן, איזו השפעה היתה לביצוען על מדדי הארגון (יעילות, רכישת לקוחות, שיפור תהליכים וכו').

סיכום והמלצה

אם אתם רוצים לא רק “לשרוד את היום”, אלא לייצר שינוי מתמשך, לא מספיק לעבוד קשה, צריך לעבוד נכון. 

שיטת אייזנהאואר נותנת את הבסיס המבני והטכנולוגיה ומוסיפה את דרך הביצוע. המשמעת העצמית והארגונית עוזרת לממש את הפוטנציאל.

ביצוע עקבי של רישום ביומן, סימון "חשוב-דחוף", תזכורות, מיקוד ומדידה, יאפשר לכם ולצוות להשקיע זמן במשימות שיש להן השפעה ארוכת טווח. לא להיגרר כל הזמן לביצוע של המשימות הדחופות.

אם תתחיל להשקיע במשימות החשובות ביום-יום, בתוך זמן קצר כבר תרגיש את השינוי. פחות לחץ, יותר תחושת שליטה ותוצאות משמעותיות.

רשימת מאמרים בנושא ניהול הזמן ודחוף מול חשוב

1. מהגדרת תפקיד להגדרת אחריות: כיצד הגדרה נכונה פותרת בעיות בתוך הארגון. פורסם בשנת 2014.
2. כיצד לקבוע את סדר העדיפויות ולעסוק בחשוב במקום בדחוף? פורסם בשנת 2017.
3. האצלת סמכות היא תנאי הכרחי להתפתחות. פורסם בשנת 2024.