עבדתי פעם עם חברה בה לא מדדו שם פרמטר. אני פוגש מצבים דומים מדי פעם, אך השוני בחברה הזו היה, שהמנכ"ל סרב למדוד. כלום. הדרישה הזו כמעט הייתה התנאי להמשך העבודה שלי אתם.
אלא שבלי מדידה אין שיפור והסיכוי להצליח בלי למדוד בעידן הנוכחי של התחרות הוא אפסי – וכך גם היה מצבה של החברה הזו. הלחץ של הבנק עשה את שלו. אחרי כמה שבועות, המנכ"ל התרכך ונאות למדוד את תזרים המזומנים. המדידה הזו הניבה פעילות לגביית החובות. גביית החובות דרשה קשר עם הלקוחות שהעלו דרישות לגבי איכות המוצרים ומכאן התחיל טיפול לא רק בדרישות של הלקוחות, אלא, בעיקר, חשיבה כיצד למנוע פגמים מהיום והלאה. כיצד לספק סחורה ללקוחות כך שיהיו מרוצים וישלמו במועד.
הצעד הבא היה לשכנע את המנכ"ל למדוד את המכירות. פשוטו כמשמעו: כמה מכרנו עד היום מתחילת השנה או מתחילת החודש, הצבת יעדים ופעולה להשגתם.
מנהלת החשבונות חזרה והתריעה שהמכירות נמוכות, ואחרי שייגבו החובות לא יהיה די כסף להביא כדי לשלם את ההוצאות.
רק אחרי כמה חודשים, אחרי שעברנו את חודש יוני, המנכ"ל נאות להסתכל על המדידה של המכירות ונדהם מהתוצאה הנמוכה.
דוח רווח והפסד
אני מניח שלחלקכם הסיפור למעלה נראה מוזר מאד והוא אכן כך, אלא שהוא לא חריג. מרבית המנכ"לים לא יסרבו למדוד את היקף המכירות, אבל בפועל הם לא מודדים. לא באופן שוטף ולא אחת לחודש. בנוסף לכך לחברות רבות אין יעדים, ובהיעדר יעדים נתקשה להכין תכנית פעולה. מדידה ותכנון של תזרים המזומנים גם הם קריטיים לעבודה השוטפת של החברה.
יש עוד כמה מדדים קריטיים לעבודה השוטפת וליצירה של רווח. למשל, במאמר האחרון התייחסתי לתחלופת העובדים שעולה לכם המון כסף.
הפעם אני מבקש להתייחס לדוח הרווח וההפסד, שהוא אחד הדוחות מבין הדוחות הכספיים, ומה אנחנו יכולים ללמוד ממנו.
הדוחות הכספיים יכולים להיות יצירתיים מאד. חברות יכולות להציג רווחים שלא באמת קיימים כדי לשלם דיווידנד לבעלים, או, למשל, כדי להשפיע על ערך החברה לפני מכירה. חברה שנמצאת בקשיי נזילות וזקוקה לאשראי מהבנקים תשאף להציג רווח ע"י מתן ערך גבוה למלאי ועוד פתרונות יצירתיים.
חברות תעשייתיות גדולות וותיקות מחזיקות במלאי ציוד שמזמן אבד עליו הכלח (לדוגמה, מנועים גדולים ומשאבות למתקנים שכבר לא עובדים מזה שנים רבות), רק כדי לא למחוק את ערכם מהמלאי ולהקטין את הרווח.
יש גם חברות שפחות זקוקות לבנקים ועלולות לרשום הוצאות מוגדלות כדי לשלם פחות מס הכנסה ועוד כהנה וכהנה מעשי אומנות יצירתיים.
הכל תלוי בעיני המתבונן. או יותר נכון, מה החברה רוצה להציג ולמי.
מה אני בוחן בדוחות הכספיים?
ההתייחסות שלי היא במטרה שונה. אני מחפש את מנופי הרווח. מה הם המשתנים שתהיה להם את ההשפעה הכי גדולה על הרווח. לשם כך אני בוחן בעיקר את דוח הרווח והפסד ובנוסף בוחן את מצבה של החברה מול הבנקים.
כדי להבין מה הם הסעיפים המשמעותיים אני מבקש את הדוחות בפורמט אקסל, או שאני מעלה את המספרים העיקריים על גיליון אקסל. ליד המספרים הגדולים אני מחשב את האחוז שלהם מהמכירות. במילים אחרות, מה השפעה של כל מספר על הרווח.
ייתכן ומה שרשמתי בשורות למעלה נראה לכם כל כך טריוויאלי שאתם עוזבים עכשיו את המאמר.
אם זה מצבכם – אתם במקום טוב. אלא שמנכ"לים של חברות קטנות ואפילו חברות בינוניות (שמחזור המכירות שלהן מגיע לכמה עשרות מיליוני ₪ בשנה) כלל לא רואים באופן שוטף את דוחות הרווח וההפסד, ולכך אגיע בעוד רגע.
עלות המכר
בחברות יצרניות או חברות שמוכרות מוצרים, ההוצאה העיקרית תהיה, על פי רוב, בסעיף של עלות המכר ובתוכה נמצאים מנופי הרווח, שהם, בדרך כלל, עלות החומרים (חומרי גלם או המוצרים הקנויים) ועלות העבודה.
הוצאות הנהלה וכלליות
אלו הן כל ההוצאות שהחברה מוציאה כדי למכור את המוצרים. לעיתים נמצא שם שורה ארוכה של סעיפים קטנים שביחד הם מגיעים לערך משמעותי. אלא שכל אחד הוא קטן. ניתן וגם חשוב להגיע שם להתייעלות. חלק מההוצאות האלו הוא בגדר מותרות ולא הכרח.
חברות גדולות שמות שם דגש וגם לחברות קטנות כדאי לעשות זאת. אך לא הייתי עושה זאת בצעד הראשון. הוצאות כאלו אינן מנופי רווח. הן לא יביאו לנו שיפור גדול בזמן קצר.
הוצאות מימון
הוצאות מימון הן המחיר של הכסף, ההלוואות שאנחנו לוקחים, האשראי. כלומר, כמה ריבית אנחנו משלמים לבנקים וכמה עמלות לחברות כרטיסי האשראי. אלו נתונים חשובים. יש חברות שמצבן מצוין והן משלמות עשיריות אחוז, בעוד אחרות יכולות לשלם גם ארבעה אחוזים ויותר.
חשוב לבחון מה משפיע על הוצאות מימון גבוהות (למשל חובות שלא נגבים או תנאי תשלום מופרזים ללקוחות). גם אם, לכאורה, אין שם הרבה כסף לחסוך, אם אתם במצב שהבנקים לא מוכנים לתת לכם אשראי ואין לכם "חמצן" לפעילות. אתם עלולים להגיע לפשיטת רגל רק כי אין לכם אשראי לפעילות שוטפת.
חברות שמתקשות לגייס את הנזילות הנחוצה לפעילות השוטפת, ערות היטב למצב. ואין צורך לחפש זאת בדוח רווח והפסד או במאזן.
השוואה ובחינה של מגמות
אחרי שזיהינו את מנופי הרווח - נבחן איך הם מתנהגים במהלך השנה ולאורך כמה שנים. האם השנה הנוכחית או הקודמת היא שנה מיוחדת לטובה או לרעה? האם יש מגמה של שיפור? או של הרעה?
הנתונים האלו, של השינויים על ציר הזמן ישפיעו על קבלת ההחלטות שלנו לפעולה. ועל כך להלן.
המטרה היא ליצור שיפור. כיצד נעשה זאת?
לא נשכח שהמטרה היא ליצור שיפור, לא את גיליונות האקסל.
נבחן את הדוגמה להלן:
נניח שמחזור המכירות השנתי הוא 10 מיליון ₪.
ועלות החומרים (או הקניות) היא 50% מהמכירות. כלומר 5 מיליון ₪ בשנה.
אז אם נצליח לחסוך 10% מהחומרים, נחסוך 10% מ-5 מיליון ₪. כלומר 500 אלף ₪.
500 אלף ₪ הם 5% מהמכירות וזו תרומה ישירה לרווח. תרומה יפה וחשובה שלעיתים תהיה כל הרווח שלכם.
הערה: חיסכון של 10% מעלות החומרים לחברה שרק מתחילה את דרכה בכיוון הוא מהלך בר השגה.
כאשר מנוף הרווח העיקרי הוא עלויות העבודה, הייתי פועל באותו אופן, אלא שחיסכון של 10% בעלויות העבודה הוא הרבה יותר מאתגר פשוט. בכל מקרה גם בנושא של עלויות העבודה יש מקום לשיפור.
בכל מהלך של שיפור אני ממליץ לכם לשתף את העובדים, בעיקר בעזרת צוותי שיפור. שיתוף העובדים בחשיבה יחבר אותם לחברה ויגדיל באופן משמעותי כל מהלך של התייעלות.
מנוף רווח אינו רק הוצאה. מנוף כזה יכול להיות גם בתחום המכירות. כאשר המכירות שלכם הם בתחום תחרותי – "אוקיינוס אדום" – שיפור מנוף הרווח יהיה מעבר למכירות מחוץ לתחרות. יצירה של אוקיינוס כחול או כניסה לאוקיינוס כחול שכבר קיים ויש בו מעט שחקנים.
באיזו תדירות אתם בוחנים את דוח הרווח וההפסד שלכם?
חברות קטנות וגם בינוניות רבות, פועלות ללא מנהל/ת משאבי אנוש, ללא מנהל/ת איכות וגם ללא מנהל/ת כספים. הדרישות של מס הכנסה, מע"מ והבנק מחייבות לקיים מערכת של ניהול כספים. הדוחות למע"מ ולמס הכנסה ייעשו, בדרך כלל, ע"י רואה החשבון חיצוני, וניהול החשבון בבנק ייעשה ע"י המנכ"ל או מנהל/ת כספים. אך דוח רווח והפסד אינו מופק ואינו משמש כאחד מכלי הבקרה העיקריים למרות שהוא יכול למלא תפקיד חשוב מאד בקבלת ההחלטות.
תארו לעצמכם שיום אחרי ה-15 בחודש יש לכם דוח רווח והפסד באקסל ובו מוצגים, לפחות, המכירות וההוצאות לפי הקבוצות העיקריות (חומרים / קניות [ללא השינויים במלאי], חרושת, עלות העבודה, הנהלה וכלליות וכדומה). הן בפירוט לפי חודשים והן ברמה המצטברת עם נתוני השוואה לשנה שעברה.
במציאות כזו הייתם יכולים לבחון את מצבכם מול היעדים ולבנות תכנית פעולה לתיקון ושיפור.
ברשת בינלאומית של כמה מאות בתי מלון מופק דוח כזה יום אחרי תשלום המשכורת. מנכ"ל של בית מלון ברשת תיאר לי כיצד הדבר מחבר את כולם להשאת הרווח. במקביל, הוא מספר שהם נמדדים על מדדים נוספים שיוצרים איזון במיקודם, כגון שביעות רצון האורחים ושביעות רצון העובדים.
החיסרון העיקרי של דוח רווח והפסד
דוח רווח והפסד יופק, במקרה הטוב, באמצע החודש העוקב. עד שתנתחו אותו, אתם במרחק של שבועיים-שלושה מתום החודש שעבר וכבר לקראת תום החודש הנוכחי. לכן כל תכנית פעולה או פעולה מתקנת, תפעל רק מהחודש הבא.
כך שלמרות מה שניתן להפיק מהדוח הוא מגיע מעט באיחור, וגם זאת רק בחברות שיפיקו אותו מיד אחרי תשלום המע"מ ומקדמות מס הכנסה.
כאשר אני מגיע לחברה חדשה או כשאני יושב עם המנכ"ל הדוח יכול לשרת אותי נאמנה. אבל כל חברה זקוקה למדדים שוטפים ברמה יומית ושבועית. מדדים כאלו יאפשרו לה לזהות בעיות בשלב מוקדם ככל האפשר ולתקן.
אני ממליץ לכם לבנות מערכת של לוח מחוונים, המכילה את המדדים הכי משמעותיים עבורכם. חשוב שיהיו ביניהם גם מדדים שאתם יכולים למדוד כל שבוע וכל יום ולהיות עם היד על הדופק כל הזמן. (נושא המדידה והמדדים עולה הרבה בבלוג. לחצו כאן להגיע לרשימה של כמה עשרות מאמרים בתחום)
סיכום והמלצות
במאמר למעלה הצגתי את עוצמתו של דוח הרווח וההפסד ככלי ניהולי. אני נעזר בו לזיהוי מנופי הרווח כאשר אני מתחיל לעבוד עם חברה חדשה וגם במהלך העבודה כדי לבחון את ההתקדמות לעבר המטרות.
גם בחברות בהן המנכ"לים מקבלים את דוחות הרוו"ה, לא תמיד הם מציגים אותו להנהלה ובוודאי שלא לעובדים. זכרו שככל שהעובדים יהיו יותר חשופים למידע אודות החברה, כך הם יהיו יותר מחוברים ורתומים להשגת המטרות. חברות ציבוריות מציגות את הדוחות שלהם לכלל הציבור ואין בכך כדי למנוע מהן להצליח.
בוודאי שהדברים נכונים לגבי ההנהלה. סמנכ"לים שאינם מכירים את דוח הרוו"ה – יתקשו לפעול להשאת הרווח.
אני ממליץ לכם להפוך את הדוח הנ"ל לכלי לשיפור הרווח ולחבר אליו גם את ההנהלה וגם את העובדים.
לחברות קטנות שמנהלות את הנהלת החשבונות בחוץ, אני ממליץ לבקש מרואה החשבון שיישלח לכם דוח רווח והפסד בפורמט אקסל מדי חודש.
המאמר למעלה הציג את דוח הרווח והפסד כעוד כלי להשגת היעדים של החברה ובפרט הרווח. לפני כשלוש שנים פרסמתי סקר על ההתייחסות לנושא המדידה והיעדים בחברות. נחזור שוב לאותו הסקר:
