כל המאמרים בנושא מדדי שיפור בניהול ובתעשייה

ג'ים קולינס והצוות שלו חיפשו חברות שהפכו מטובות למצוינות. הם קבעו קריטריון על פיו ציון מצוין יינתן לחברות ששמרו על תשואה גבוהה למשקיעים, מעל המדד הכללי של הבורסה בניו יורק, לאורך חמש עשרה שנים.

אלכס רוגו הבין שהרבי היה צוואר הבקבוק של הטיול. קצב ההתקדמות היה מותנה בקצב שלו ולא היה שום טעם שחלק מהילדים ירוצו קדימה ויחכו להרבי שידביק אותם. ברגע שקצב הטיול היה לפי הקצב של צוואר הבקבוק, של הרבי, הוא התאמץ פחות והתקדם יותר מהר. שיפור נוסף היה כאשר אלכס שיפר את הקצב של צוואר הבקבוק ע"י כך שהוריד משקל מהרבי.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

ילדים מגלים כל יום משהו חדש. ככל שאנו מתבגרים, יש לנו יותר ידע ואנו מחדשים פחות. כך גם חברות, ככל שהן מתבגרות הן עלולות להיתקע עם פחות חדשנות. במבט לטווח ארוך נחדש, במבט לטווח קצר נתמקד בשיפור הקיים. Haanaes מציין כי לעשות דבר אחד (חדשנות או שיפור הקיים) טוב זה קשה, לעשות את שניהם טוב – זו אומנות.

פגשתי לאחרונה בכמה חברות מודלים שונים של ניהול האיכות: המודל הראשון. אף אחד לא אחראי על האיכות: בחברה הראשונה אין מנהלת איכות ואיש לא לוקח אחריות על האיכות. המנכ"ל הסביר לי שאין לו יכולת כספית לממן מנהלת איכות. עשינו בדיקה קצרה של עלות הנזקים הכספיים של אי האיכות בשנה החולפת והממצאים לפניכם.

מיניתם מנהל חדש ואתם לא מקבלים את התוצאות להן ציפיתם. איך תנהגו? האם תנהגו באופן שונה כאשר המנהל החדש הגיע מבחוץ או צמח מבפנים? יש גם מצב שונה, החברה צומחת והמנהלים הטובים של אתמול כבר אינם עונים לדרישות החדשות או שלא יתמכו בצמיחה נוספת שתגיע מחר. מתי תחליטו להחליפם?

מחקר שוק מהווה כלי למימוש הקטנת העלות ביחס לתועלת, שבאה לידי ביטוי דרך ההתקשרות הישירה עם הלקוחות של החברה העסקית. על מנת לקדם תמונת מצב בפועל באופן אפקטיבי אזי מעבר לשאלת הצרכנים לגבי רמת שביעות רצונם מפרמטרים ספציפיים מומלץ לבדוק גם את רמת החשיבות המיוחסת בעיניהם לכל אחד מפרמטרים אלו.

האם אתם מודדים את ההוצאות או ההכנסות העיקריות שלכם, באופן אישי, או בעבודה, או בעסקים? מרבית האנשים שאני פוגש מעדיפים להימנע ממדידה, או אפילו רואים במדידה סוג של איום, למרות שהגדרת יעדים ומדידה רק ייטיבו עמם.

השבוע למדתי מבני את הדימוי היפה שעבודה ללא תכנית רב שנתית משולה לנהיגה ללא אורות גבוהים. חישבו כיצד אנחנו מרגישים במהלך נהיגה בלילה חשוך כשאין לנו אורות גבוהים ועד כמה זה דומה כאשר אנחנו פועלים בלי תכנית לשנה הבאה, לזו שאחריה ועוד. אם טרם סיימתם להכין את התכנית השנתית אני ממליץ להזדרז.

הגדלת התפוקה חשובה רק כאשר היא נדרשת למכירות. שיפור היעילות לעומת זאת נכון תמיד וגם כאשר נדרש ליצר כמות קטנה יותר, נמדוד ונשפר את יעילות היצור. אבל לא פעם אורבת לנו הסכנה לדבוק במדד מסוים בלי לראות את התמונה הכוללת וכך לפעול באופן שיפגע בחברה.

כל מי שרוכב עם אופניים בשטח, יודע שצריך להסתכל חמישה או עשרה מטרים קדימה. מי שמסתכל על האבן הקרובה בחשש, סופו שיתקע בה, כי האופניים הולכות אחרי העיניים. ומה שנכון לרכיבה בשטח נכון גם בחיים. בפרט כאשר אנחנו באים לתכנן את היצור.

בעולם של היום אף אחד לא יעלה על דעתו לנהוג ברכב בלי מידע על מהירות הנהיגה, כמה דלק יש במיכל, מה רמת החום של המנוע ועוד מידע חיוני נוסף שאנו מקבלים. בעוד כמה שנים לא נרשה לעצמנו לנהוג ברכב בלי מובילאיי. ובכל זאת אני פוגש חברות רבות בהן המנכ"ל נוהג את העסק בלי מדידה. לא מודדים כלום או שמודדים מעט מאד משתנים.

נניח שאנחנו רוצים לשפר את הרווחיות של החברה ולשם כך בוחנים את התמחור של המוצרים. אם אנחנו מוכרים 100 סוגים שונים של מוצרים ונסדר אותם בטבלה בסדר יורד (מהמוצר שמיצר את הרווח הכי גבוה עד המוצר שמיצר את הרווח הכי נמוך), סביר להניח שנמצא כי 20 המוצרים הראשונים ברשימה מייצרים כ-80% מהרווח.

במפעל של חברה ציבורית מאד גדולה, כלל לא מדדו את התפוקה. תכנון הייצור נעשה על בסיס שעות עבודה של המכונות לכל מוצר ואפילו על כך לא בוצעה בקרה (כמה שעות יצרו בפועל כל מוצר בהשוואה לתכנון). מאחר והמטרה היא ליצר מוצר כלשהו, או לתת שירות, אנחנו צריכים למדוד תפוקה ולא את השעות בהן יצרנו או תכננו ליצר.

אם אנחנו רוצים לעבוד ללא פחת או מוצרים פגומים, נדרש למקד את המאמץ ולא לתת תחושה "שזה לא כל כך נורא, בסוף הכל נמכר". אני כמעט לא פגשתי במצבים שניתן גם וגם - גם להילחם בפחת וגם למחזר את הפחת. לכל הפחות חובה למדוד כמה תוצרת טובה יצרנו בלי מחזור ו"הנצלות" ולפרסם את הערכים הכספיים.

ההצלחה האירה פנים לסמי, העסק שהקים שגשג ופרח. לסמי היו את השיטות שלו, הוא ידע היכן לרכוש חומרי גלם, מה ליצר ולמי למכור. היו לו קשרים טובים עם הלקוחות הגדולים, הוא השקיע בהם. האיכות לא תמיד הייתה משהו וגם האספקה לא תמיד הייתה במועד שהובטח, אבל איש לא התלונן. הלקוחות לא הכירו משהו אחר.

שני המדדים הטובים ביותר למוטיבציה של העובדים ומידת ההזדהות שלהם עם החברה הם תחלופת עובדים והיעדרות עובדים. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה רבה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד שעובדים ותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולקחת ימי מחלה.

לא מזמן אירחתי מנהלת בכירה בחברה בדנמרק שסיפרה, בשיחה שהייתה לנו על מוטיבציה, כי שיעור האבטלה שם נמוך מ-3.5% והם יודעים שאם לא יתנו לעובדים תנאים ויחס מכבדים והוגנים העובדים פשוט יעזבו והם יתקשו לגייס עובדים חדשים. גם בארץ יש קושי לגייס עובדים וגם אצלנו הניידות של עובדים חדשים גבוהה מאד, אלא אם כן אנחנו יודעים לחבר אותם לחברה.

לא פעם נדמה לנו שבמקום להסביר לאחרים מה עליהם לעשות, הכי קל וקצר יהיה לעשות בעצמנו. אלא שאז אנחנו מרגילים את הסביבה שנעשה את העבודה של האחרים, ניתן תשובות במקום לשאול שאלות ונכבה את השריפות שפורצות לנו בכל מקום.

בחברות היצרניות שאתן אני עובד או עבדתי, כאשר אנחנו מתחילים לייעל את היצור ולהקטין פחתים של החומר, העובדים תמיד מעלים את הנושא של החלפות המוצר הרבות כנטולות הגיון ייצורי אשר מגדילות את חוסר היעילות. לפעמים מחליפים באמצע ייצור של סדרה ואחרי ריצה קצרה, חוזרים שוב לסדרה הקודמת.

בעבר, כאשר ניהלתי אתר יצור גדול, היו הרבה תקלות בקווי היצור והיו לכך, כמובן, השלכות לא טובות על יכולת היצור שלנו ועל העלויות. אינטואיטיבית, התחלנו למדוד את זמן העצירות של קווי היצור בשל תקלה, כאחוז מהזמן שנדרש ליצר.

בחברה מסוימת סמנכ"ל השיווק והמכירות הודיע בשנה הראשונה לכניסתו לתפקיד, כי אינו מחויב ליעדים מאחר והם נקבעו בלעדיו. המנכ"ל העדיף לא להתעמת אתו וסמנכ"ל השיווק הבין את יחסי הכוחות ומאז במשך שנים לא ראה את עצמו מחויב לתכנית המכירות שנקבעה. האם סמנכ"ל שמזלזל ביעדים שלו יכול לדרוש עמידה ביעדים של מנהלי הפעילויות מתחתיו?

יורם ביקש את תובל לטפל בתאום בין העובדים. אבל מבדיקה ראשונית שתובל ערך עם העובדים נראה שלחברה יש שני מנופי רווח משמעותיים: עמידה במועדי אספקה והמעורבות של יורם בכל בורג שזז בחברה, עד כדי סירוס של כל הדרגים מתחתיו. חוסר התאום בין בעלי התפקידים בחברה היה אחד הסימפטומים לכך שחששו לעשות צעד בלי המנכ"ל.

נכנסתי למחסן להיכרות ראשונה. עמי, מנהל המחסן קיבל את פני בהכרזה שזמנו מאד קצר, הוא מאד עמוס היום. השבתי שלא אגזול הרבה מזמנו וביקשתי להכיר את פועלו. למרות שהמוצרים היו דליקים, הרצפה הייתה זרועה בדלי סיגריות. עמי אמר שהעובדים צריכים לעשן ויעקב, שעבד במחסן הסביר שהוא מכבה את הסיגריות בכף היד ולא יכול לקרות כלום.

כלים לחקירה ואיתור סיבת השורש לבעיות בתהליך היצור: כיצד להשתמש בעצם דג, שיטת "5 הלמה" וסיעור מוחות - כדי לאתר את סיבת השורש ולהביא לפתרון. הרצאה במסגרת קורס לתואר שני בנושא ניהול פרויקטים של ד"ר גיל לוריא, באוניברסיטת חיפה. 

באשר לאיכות אחידה ביצור עם אוטומציה, מי שמכיר מקרוב, יודע שאין ניסים. תהליך היצור משתנה כל הזמן מסיבות שונות ומגוונות. נדרשת בקרה על התהליך, גם הבקרה יכולה להיות חלק מהאוטומציה או ידנית, ובכל מקרה היא בקרה שנבצע לאורך התהליך אחת לחצי שעה או אחת לשעה כאשר התהליך יציב. בקרה זו נשענת על עקרונות סטטיסטיים.

העימותים החוזרים ונשנים בין מנהל התפעול של האגף והמהנדס, מנעו כל אפשרות של שיתוף פעולה בין התפעול והמערך הטכני והאחזקה. מערכת היחסים הגיעה להאשמות וחוסר הערכה הדדיים. כל ניסיון ליצור עבודה משותפת נתקל במהמורות וקשיים רבים. החלטנו לכנס את הדרג הבכיר של החברה: סמנכ"ל התפעול והמהנדס הראשי לדיון משותף ושיפור של שיתוף הפעולה.

מנהלת התפעול אחראית על האיכות במערך שלה אבל האחריות על בניית הכלים ליישום מדיניות האיכות, הגדרת האיכות ובסוף, להבטיח שהלקוח מקבל רק מוצרים איכותיים היא של מנהלת האיכות. כמובן, שנדרש שיתוף פעולה מלא בין הגופים ובפרט המנהלות. מנהלת האיכות היא האחראית על הגדרת הגבולות והבקרה ברמה הגבוהה.

המנכ"ל בחר את מנהלי הפעילות בחו"ל והם דיווחו לו ישירות מעל ראשה של מנהלת המכירות. מנהלי הפעילות במדינות השונות שנבחרו ע"י המנכ"ל והיו רגילים לדווח לו ישירות העדיפו להמשיך כך והבלגן הלך וגדל. המנכ"ל מדד את מנהלת המכירות על העמידה ביעדים אבל היא השיבה לו שאין לה שליטה על המנהלים בחו"ל כיוון שהוא פעל לבדו וכעת אין לה מילה מול מנהלי הפעילויות שם.

Cash-to-Cash Cycle= ימי המלאי + ימי חייבים (לקוחות) - ימי זכאים (ספקים). המדד הזה כמעט ואינו נמדד ונדיר למצוא תהליך שיפור מובנה. בפרט הנושא של המלאים יטופל בעדיפות אחרונה. זאת למרות שהמלאים נמצאים בשליטה מלאה שלנו ואילו תנאי התשלום של הספקים והלקוחות תלויים במו"מ שלנו מולם ויחסי העבודה או יחסי הכוחות.