קבלת החלטות ניהוליות - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

תמונה דומה אני מוצא בחברות נוספות. למשל, בחברה קטנה יחסית ההנהלה מספקת ארוחת צהרים מסודרת, העבודה נעצרת וכולם אוכלים יחד. אחרי הארוחה ראיתי שהעבודה לא מתחדשת. שאלתי את המנכ"ל לפשר הדבר. הוא הביט בי בפליאה ואמר שהפסקת הצהרים נמשכת 45 דקות. וכן, גם שם, כל זמן ההפסקה נחשב כחלק מיום העבודה והעובד מקבל שכר בגינו. 

במאמר הקודם הצגתי את ישיבת הבוקר ותרומתה המשמעותית לרווח של החברה. ישיבת הבוקר היא ישיבה יומית, בת חצי שעה, ממוקדת בהשגת היעדים, ותפקידה העיקרי הוא להבטיח שכל המשתתפים פועלים להשגתם. חשיבותה של ישיבת הבוקר הוא העיסוק בפרטים, בתוצאות היומיות, אך נעדר ממנה המבט הרחב והמגמות.

בוריס, מנהל המשמרת, פעל בריש גלי בניגוד להנחיית המנכ"ל ובכך חתר תחת ניסיונו של המנכ"ל להשיג את אחת המטרות שהיו לו חשובות מאד. בוריס לא רק "השתין בבריכה" אלא "עשה זאת מהמקפצה" הוא האמין שהמנכ"ל לא יתמודד מולו ולא יאונה לו כל רע, גם אם יפר את המשמעת.

לראשונה ב-7 שנות קיומו של הבלוג ולכבוד ראש השנה החדשה, ביקשתי מחברי קהילת הקוראים לשלוח את הטיפים שלהם לניהול מוצלח, ולהרכיב מהם פוסט ראשון מסוגו שיאגד טיפים מגוונים מנקודות מבט רבות ושונות, של מנהלים/ות בעלי ניסיון מגוון בתעשיות שונות ובתפקידים שונים. עשרות קוראים/ות נענו להזמנתי, אני מודה להם ומאחל להם ולכם הקוראים/ות, שנה טובה ומתוקה.

מלחמות אגו בולטות במיוחד בהיעדר שיתוף פעולה בין המשמרות, היכן שיש כאלו. לפני כמה שנים חקרנו, באחת החברות, את גורמי השורש לביצועים נמוכים ביצור. אחת הסיבות שנמצאה הייתה: "היעדר שיתוף פעולה בין המשמרות". כאשר חקרנו, בשיטת "למה, למה" את הסיבות להיעדר שיתוף פעולה בין מנהלי המשמרות עלה הנושא של האגו, שמנע מהם ללמוד אחד מהשני ולפעול באופן אחיד.

עובדיה היום בן 82 והאירוע המתואר קרה לפני יותר מארבעים שנה. עובדיה ניהל בעבר כמה מפעלים בחברת אסם והיה אחד המנהלים המצטיינים שם. הוא מספר שאחד מעיקרי הפעולה שלו היה להקשיב לעובדים שעבדו אתו וכך למד מהם רבות. דרכו של עובדיה לא הייתה נפוצה אז בין המנהלים ואינה נפוצה גם היום.

האם היה עולה על דעתכם לבנות בית בלי שתהיה תכנית מפורטת? אני משוכנע שאין ולו קורא אחד, שמעלה על דעתו לבנות בית בלי תכנית מפורטת עד הפרט האחרון. יתרה מזאת, כדי לקבל אישור בניה, התכנית צריכה לקבל אישור של קונסטרוקטור, צריכה לעמוד בתקנות שונים, לעמוד בחוקים שונים וכדומה. על כך אומר קובי שהכל נברא פעמיים. פעם אחת על הנייר ופעם שניה במציאות.

שני טיפוסי המנהלים שתיארתי למעלה (זה שמשתף את העובדים במצב רוחו הרע וזה שמבקש למנות מנכ"ל בקבוצה שהוא מנהל בלי לחשוף בפניו את הנתונים העסקיים), אינם מאד נפוצים אם כי קיימים בגרסה כזו או אחרת. בהחלט נוכל לומר כי לא כל המנכ"לים מחפשים לאמץ שיטות ניהול חדשות ולשפר את שיטות הניהול שלהם. השאיפה לשדרג את עצמנו לרמה של מנהלים - מנהיגים צריכה להדריך ולכוון אותנו תמיד.

מידת ההיעדרות של עובד שאינו חולה, המדווחת כמחלה, משקפת את מידת המוטיבציה שלו והחיבור שלו למטרות החברה. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה חזקה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד עובדים וותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולדווח מחלה

הבנו שאין שום אפשרות שנחתום על ההסכם כל עוד הסעיף המסוים הזה קיים. פנינו לאיש הקשר שלנו באותה חברה והבהרנו כי למרות שאנו בטוחים שסעיף זה מופרך, מיותר ולא יופעל לעולם – בהיותנו חברה קטנה, לא נוכל לקחת את הסיכון, ולו הקטן ביותר ולחתום על הסכם שכולל בתוכו את אותו סעיף.

מבחינות רבות החברה שאביב הקים הייתה סיפור הצלחה. אבל לאביב הייתה חולשה: היה לו מאד קשה להיפרד ממנהלים ועובדים שלא התאימו לתפקידם. אביב ידע שהם לא מתאימים ומפריעים להמשך הצמיחה של החברה אבל לא קם בו העוז להיפרד מהם או להעביר אותם לתפקיד אחר. הוא קיווה שהם יעזבו בעצמם אלא שזה לא קרה.

לפני כמה שנים הזמין אותי גד, מנכ"ל ובעלים של חברה רווחית וביקש שאסייע לזהות הזדמנויות להגדיל את המכירות. החברה הייתה אמנם רווחית אבל צמיחתה נעצרה ולכן גד המנכ"ל חיפש הזדמנויות חדשות.
אני תמיד מאמין שבתוך כל חברה יש ידע רב מאד שרק נדרש להקשיב לו, ולכן התחלתי את עבודתי בסדרת שיחות עם מנהלים ועובדים בחברה.

ההוראה של דני, מנהל היצור, הייתה חד משמעית: הם לא עוברים למוצר הבא ובמידה והם מסיימים ליצר במהלך הלילה את הכמות שהוזמנה, הם ממשיכים לייצר למלאי עד הבוקר.
לכאורה זו החלטה מאד הגיונית שכמותה מחליטים במפעלים רבים מאד. המטרה מאחורי ההחלטה הזו היא להיות יעילים.

המאמר הכי פופולרי פורסם במרץ לפני שנה והוא דן בשאלה כיצד להתמודד עם היעדרויות של עובדים. כמעט 19 אלף גולשים קראו את המאמר ומדי יום ממשיכים להיכנס אליו עשרות נוספים.
הנושא של שימור עובדים והתמודדות עם ההיעדרויות של העובדים הוא הנושא הכי "חם" שאני פוגש. הוא מטריד מנהלים רבים, אך מעט חברות מצליחות ליצור שינוי.

סטיבן קובי קורא לעצות כאלו "עצות אוטוביוגרפיות". הן באות מתוך הסיפור שלנו, החיים שלנו ולא קשורות בהכרח למה שמרגיש, או חושב בן שיחנו. "התקשורת היא המיומנות החשובה ביותר בחיים", הוא כותב.

ג'ים קולינס והצוות שלו חיפשו חברות שהפכו מטובות למצוינות. הם קבעו קריטריון על פיו ציון מצוין יינתן לחברות ששמרו על תשואה גבוהה למשקיעים, מעל המדד הכללי של הבורסה בניו יורק, לאורך חמש עשרה שנים.

לסיסמאות יש המון כוח כאשר ממנפים אותן. אם אינכם ממלאים את הסיסמאות בתוכן, אם אינכם משננים אותן ומשוחחים על המשמעות שלהן, עדיף לא לפרסמן. סיסמאות שתלויות ברחבי החברה ולא מתייחסים אליהן, מאבדות לא רק את המשמעות שלהן אלא יוצרות יחס שלילי לכל ניסיון למשוך את העובדים לחזון גבוה יותר.

לפני כשנה הגעתי לחברה בינונית בגודלה, כמאתיים עובדים, ומנהל משמרת רשם כמנכ"לית יועצת שהגיעה למקום פעם בשבוע. שאלתי אותו מה תפקידו של מי שבאמת היה המנכ"ל והוא ענה שאין לו מושג. כשהצגתי זאת בסיום פרק הלימוד הקצר שלי, פטרו אותי באמירה מזלזלת על מנהל המשמרת.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

אביבה היא מנהלת מצליחה ומוערכת במקום העבודה שלה. באחד הימים הוחלט לשלוח אותה לקורס יחד עם שני עובדים גברים. אביבה, שמגלה תמיד עצמאות ואסרטיביות אמרה שהיא צריכה לקבל אישור מבעלה. לפי דרישת הבעל הוסיפו אישה נוספת לקבוצה שנסעה לקורס.

זה לא פשוט לגייס, לפטר, ושוב לגייס ולפטר מנהלים, וחוזר חלילה, עד שתהיו בטוחים שגייסתם את המנהל הנכון. בנוסף לכך מהלך כזה יוצר חוסר אמון בהנהלה של החברה וגורם לדמורליזציה בקרב העובדים והמנהלים בחברה. מצד שני הצורך לבנות צוות מנצח, מחייב אותנו להישאר רק עם מנהלים טובים, חזקים ומתאימים לתפקידם.

לפני כמה שנים עבדתי עם חברת מזון על הקטנה של עודפי המשקל בשקיות בהן הם מוכרים את המוצר שלהם. בשיחה עם המנכ"ל ציינתי כי התקן הישראלי מאפשר שאחוז קטן מהשקיות יהיה במשקל מעט נמוך מהרשום. המנכ"ל אמר שעבור הלקוח הבודד שירכוש רק שקית אחת והיא תהיה במשקל חסר, 100% מהשקיות שרכש הן במשקל חסר.

מחקר שוק מהווה כלי למימוש הקטנת העלות ביחס לתועלת, שבאה לידי ביטוי דרך ההתקשרות הישירה עם הלקוחות של החברה העסקית. על מנת לקדם תמונת מצב בפועל באופן אפקטיבי אזי מעבר לשאלת הצרכנים לגבי רמת שביעות רצונם מפרמטרים ספציפיים מומלץ לבדוק גם את רמת החשיבות המיוחסת בעיניהם לכל אחד מפרמטרים אלו.

האם העיסוק ביעדים הוא מותרות? "במצב הקיים עיסוק ביעדים קצרי טווח הוא מותרות", כך אמר לי לא מזמן מנכ"ל של חברה בינונית בגודלה.עבודה עם יעדים אינה חזון נפרץ בתרבות העסקית בישראל, לא בתעשייה ולא בעולם העסקים בכלל. גם בין החברות שכן קובעות לעצמן יעדים, לא כולן נצמדות ליעדים שקבעו ופועלות בנחישות להשגתם. כיצד מתמודדים?

איך אתם נוהגים כאשר העובדים שקועים בסמרטפון במהלך העבודה? או כאשר תדירות הפסקות העישון עוברת את הגבול? מי שקורא את המאמרים בבלוג הזה, מכיר את דעתי שהעובדים הם אלו שיוצרים, או יכולים ליצור, את היתרון היחסי של כל חברה. כדי להשיג זאת צריך לרתום את העובדים למטרות החברה. האם יש סתירה בין הרתימה של העובדים ובין אכיפה של נהלי משמעת?

לא מזמן ישבתי עם מנכ"ל שאני מאמן. הוא קרא לי דחוף כדי לקבל החלטה בדילמה לא פשוטה שיש לו. אבל כאשר רשם את המחירים והרווחים, היה ברור שהוא כבר קיבל החלטה ולמעשה מבקש את אישורי להחלטה שקיבל.

מילת המפתח היא התייחסות. במידה ואינכם בטוחים שתוכלו להקדיש את הזמן והמשאבים הנדרשים להתייחסות לכל הצעה או רעיון, עדיף שלא תתחילו. אם תתחילו ותאבדו את האמון של העובדים שיש לכם כוונה רצינית להקשיב להם, יהיה הרבה יותר קשה להתחיל בפעם הבאה.

הגדלת התפוקה חשובה רק כאשר היא נדרשת למכירות. שיפור היעילות לעומת זאת נכון תמיד וגם כאשר נדרש ליצר כמות קטנה יותר, נמדוד ונשפר את יעילות היצור. אבל לא פעם אורבת לנו הסכנה לדבוק במדד מסוים בלי לראות את התמונה הכוללת וכך לפעול באופן שיפגע בחברה.

ביקרתי בבתים רבים של עובדים שניהלתי וגם בבתים אחרים. לא פעם ראיתי תעודות הוקרה ממקום העבודה תלויות בסלון ביתם. אף פעם לא ראיתי תלוש שכר תלוי על הקיר ובו שורה המציינת כי העובד קיבל עוד 500 ₪ כתגמול מיוחד.

כל מי שרוכב עם אופניים בשטח, יודע שצריך להסתכל חמישה או עשרה מטרים קדימה. מי שמסתכל על האבן הקרובה בחשש, סופו שיתקע בה, כי האופניים הולכות אחרי העיניים. ומה שנכון לרכיבה בשטח נכון גם בחיים. בפרט כאשר אנחנו באים לתכנן את היצור.