גם בעולם כאוטי שמשתנה ללא הרף נכון יותר לעבוד עם תכנית ולהגיב לשינויים.
אנחנו מתחילים את הרבעון האחרון של 2019. האם כבר הכנתם תכנית עבודה (תקציב) לשנה הבאה? אולי יש לכם תכנית שלש או חמש שנים קדימה?
אם לא – אתם כבר ברגע האחרון להכין תכנית כזו.
ואולי בכלל אתם חושבים שאין צורך בתכנית עבודה?
הדרך לחופשה הרפתקנית
נניח שאתם חיים בקרית שמונה בצפון ורוצים לנסוע דרומה. לא ברור לכם בדיוק לאן, אבל אתם רוצים לשנות, "להתקדם בחיים", לראות מקומות חדשים. המטרה שלכם לא ברורה לכם, וגם לא לאן אתם רוצים להגיע. אבל אתם רוצים להיות בתנועה. אתם יוצאים לתחנת האוטובוס הקרובה ועולים על האוטובוס הראשון שמגיע, או בכלל מנסים לעצור טרמפים וזורמים איתם.
קשה לצפות היכן תהיו בעוד שעה, מחר, בעוד שבוע או בעוד חודש. אתם תתנהלו בהתאם למזל ולנסיבות. יכולת ההשפעה שלכם לא תהיה גבוהה.
הדרך לחופשה ממוסדת
אפשרות אחרת היא שאתם מחליטים מה היעד. למשל, לנסוע לאילת. אתם בודקים מתי יש אוטובוסים, מזמינים מקום באוטובוס לאילת, אולי רכבת בחלק מהדרך, אולי תטוסו מנתב"ג.
הדרך הראשונה אולי תהיה מאד מעניינת, מלאת הרפתקאות, אולי תכירו חברים חדשים – אבל בטוח שהתוצאה תהיה פחות בשליטתכם. אתם תתנהלו עם מה שיגיע, עם מי שיגיע ולמעשה החיים שלכם בתקופה הזו ינוהלו ע"י אנשים ואירועים שיזדמנו בדרככם. אתם תגיבו להם.
התוצאה הסופית בדרך השנייה תהיה ברורה יותר. אתם מנהלים את האירועים ואת עצמכם. יקרו, מן הסתם, כל מיני דברים ואתם תגיבו להם בדרך להשגת המטרה שלכם.
מהי הדרך לניהול עסק?
הדרך הראשונה יכולה להתאים מאד כאשר בא לכם לעשות שינוי בחיים, או סתם ליצור עניין שאולי יעורר השראה.
אך לא הייתי ממליץ עליה כדרך לניהול עסקים. יש בה יותר מדי סיכונים. אתם עלולים להפסיד את ההשקעה שלכם, או להפסיד כסף בשוטף.
כיצד תקבלו החלטה האם השקעה מסוימת כדאית לעסק שלכם אם אין לכם מטרה?
כדי להשיג את המטרה העסקית שלכם, כדאי קודם כל שתהיה לכם מטרה עסקית.
האם יש לכם מטרה מדידה?
האם יש לכם מטרה? האם הגדרתם מטרה או מטרות מדידות לעסק שלכם או לעצמכם?
נסיעה מקרית שמונה לאילת יכולה לקחת בין חמש לעשר שעות, תלוי בדרך שתבחרו.
השגת מטרות עסקיות דורשת זמן רב יותר.
לכן כדאי להגדיר מטרות ולהכין תכנית עבודה, לפחות, שלש שנים קדימה, או חמש שנים. ככל שטווח התכנון שלכם רחוק יותר, כך תוכלו להגשים מטרות גדולות יותר. מטרות שנדרש יותר זמן להשיג אותן.
רק זכרו שעבודה ללא תכנית קדימה, משולה לאותו נוסע שיוצא לדרך מקרית שמונה ללא מטרה ותכנית פעולה. אתם עלולים להינגף ממכשולים רבים ולא להיות מוכנים להפתעות שיקרו בדרככם.
כיצד להכין תכנית עבודה לשנים הקרובות?
לפני שנתיים פרסמתי מאמר דומה, בשם "כיצד להכין תכנית עבודה לשנת 2018 צעד אחרי צעד". המאמר הפעם שונה ואני ממליץ לכם לקרא גם את המאמר הקודם.
ראשית נתחיל בתכנית המכירות ובהתאם נבנה את התכנית לביצוע התכנית של המכירות.
כאשר אנחנו מגדירים יעד מכירות לשנה הקרובה הוא יהיה יעד קרוב למה שהשגנו השנה. משהו כמו 5% או 10% למעלה. ההתפתחות שנקבע לשנים הבאות תהיה דומה. קרי: כל פעם קפיצה של 5% ואולי 10%. אבל אם נקבע יעד לעוד חמש שנים ואפילו שלוש שנים קדימה, הוא יהיה יעד שאפתני. אחרי כן נלך אחורה ונקבע רצף יעדים עד השנה הנוכחית, נזהה קפיצות מדרגה ונמצא את הדרך להשיג אותן.
לכן, תכנית המכירות צריכה להתחיל מהשנה הרחוקה יותר. למשל, אם אתם בונים עכשיו תכנית לשלש שנים, תתחילו בהגדרת המטרה של המכירות בשנת 2022. אחרי כן תלכו אחורה לשנת 2021 ולשנה קרובה 2020.
תבחנו את רצף ההתפתחות מהשנה הנוכחית (2019) אל שנת המטרה (2022), ובלי לשנות את המטרה בשנת היעד תבחנו איך ליצור את הרצף הטוב ביותר לצמיחה בין ההווה ובין שנת היעד. אילו יעדים יהיו בכל שנה בדרך אל שנת היעד.
לפני שנרד לפרטים של התכנון, בואו נבחן כיצד נגדיר את המטרה בשנת היעד. במקרה שלנו היא שנת 2022.
הגדרה של האסטרטגיה העסקית שלכם
המטרה של המכירות וההתפתחות העסקית בשנת היעד, טוב שתהיה חלק מתוכנית רחבה יותר. חלק מהאסטרטגיה העסקית שלכם.
בשנה האחרונה כתבתי כאן כמה מאמרים בנושא אסטרטגיה. בעיקר על אסטרטגיה של אוקיינוס כחול. מאחר ובניית אסטרטגיה עסקית אינה דבר של מה בכך, אני ממליץ לכם לקרא את המאמרים האלו ולעשות עבודת הכנה (אני מצרף קישור לכל המאמרים בסוף).
בקצרה אציין שאוקיינוסים כחולים הם כל הענפים שאינם קיימים כיום. זהו השוק הלא ידוע.
באוקיינוסים האדומים אתם נאבקים מול המתחרים שלכם כדי להגיע ליותר לקוחות, או, לפחות, לשמור על הלקוחות הקיימים. עם הזמן נכנסים לנישת השוק שלכם מתחרים שמציעים את המוצרים או את השירותים שלכם במחירים נמוכים יותר ויותר ונישת השוק שלכם נעשית צפופה יותר. "התחרות חסרת הרחמים הופכת את האוקיינוס האדום לעקוב מדם".
באוקיינוסים הכחולים "התחרות אינה רלוונטית מכיוון שכללי המשחק עדין לא נקבעו בהם".
כדי להגיע לחשיבה פורצת דרך, עליכם לאסוף רעיונות רבים ככל האפשר. לכן אני ממליץ לשתף בסדנה ייעודית כמה שיותר אנשים: עובדים, מנהלים ובעלי עניין מחוץ לחברה.
תכנית המכירות צעד אחר צעד
אחרי שהגדרתם את האסטרטגיה של החברה לשנים הקרובות אני ממליץ לעבוד לפי השלבים הבאים:
- תציבו יעד מכירות בשנת היעד (במקרה שלנו 2022).
- חלקו את יעד המכירות הזה בין מכירות השייכות לעולם שלכם היום, שיתכן והוא בתוך אוקיינוס אדום, ובין מכירות שהן חלק מהאסטרטגיה החדשה.
- לכו אחורה בשנים, לשנת 2021 ושנת 2020.
- בכל שנה חלקו את היעד למכירות שהן חלק מהעולם שלכם היום ולמכירות שהן חלק מהאסטרטגיה החדשה.
- בשנה הקרובה הגדירו יעדי מכירה לכל חודש. שימו לב לעונתיות, אם קיימת אצלכם, לחודשים של חגים וכדומה.
- תבחנו את התכנית לשנה הבאה (2020 במקרה שלנו) מול המכירות של השנה הנוכחית. אני ממליץ לבנות תכנית רציפה ולא בקפיצת מדרגה בין דצמבר השנה וינואר של השנה הבאה.
- כאשר אתם מתכננים קפיצת מדרגה (בהיבט השנתי) משנה לשנה, תחשבו כיצד להשיג אותה. ככל שקפיצת המדרגה תהיה רחוקה יותר בזמן – כך תוכלו לבנות טוב יותר את המשאבים להשגתה. זהו היתרון של תכנון ארוך טווח.
- אחרי שבניתם את תכנית הפעולה להשגת המכירות, הגיע הזמן לתקצב את התכנית ליצירת המכירות: תקצבו את פעילות השיווק, היצור, רכש החומרים, עלות העבודה ועלויות אחרות הקשורות ליצור.
- הכינו את תכנית ההשקעות הנדרשות.
- והרווח?
שתי דרכים לבחון את הרווח המתוכנן: הדרך המסורתית והדרך של האוקיינוס הכחול
הדרך הראשונה היא הדרך המסורתית: תכניסו את כל המספרים שקיבלתם (מכירות, עלות החומרים, העבודה, פעולות השיווק, הוצאות הנהלה וכלליות וכדומה) למודל הרווח הקיים שלכם. כלומר לדוח רווח והפסד שיהיה דומה מאד לדוח האחרון שלכם ותבחנו את התוצאה.
האם התכנית מותירה רווח?
במידה ולא, צריך לפרק אותה למרכיבים ולבחון איך לייעל כל מרכיב.
הדרך השנייה לקוחה מהמודל ליישום של האוקיינוס הכחול מתוך הספר "אסטרטגיית האוקיינוס הכחול" (Blue Ocean Strategy) (הוצאת מטר), מאת פרופ' וו' צ'אן קים (W. Chan Kim), ופרופ' רנה מובורן (Renee Mauborgne) (בעמוד 114) וכבר הזכרתי אותה במאמר שפרסמתי בחודש יוני על הדרך לאוקיינוס כחול.
נתבונן בתרשים הבא (ההסבר בהמשך):
במודל הזה אתם קובעים את המחיר האסטרטגי למוצרים שהם בתוך האוקיינוס הכחול והמחיר האפשרי לשאר המוצרים. אתם קובעים גם את רווח המטרה.
החידוש המשמעותי הוא שהעלות אינה אילוץ אלא משתנה.
כלומר, אם בדרך כלל העלות היא סוג של אילוץ, ומחיר המטרה והרווח הם גורמים שמשתנים בהתאם לעלות - כאן זה הפוך: החברה מגדירה את מחיר המטרה, את הרווח הרצוי ובהתאם מוצאים את הדרכים היצירתיות לצמצם את העלויות.
המחברים מציינים כי כדי להשיג את עלות המטרה עומדות בפני החברה שלש דרכים:
- ייעול וחדשנות בתחום התמחיר. פירושו לייעל מאד את היצור בדרך יצירתית. המחברים מציגים בספר את הדוגמה של שעוני סווטש. היצרנית העבירה חלקים שהיו מיוצרים ממתכת ומעור לפלסטיק והפחיתה את מספר החלקים מ-150 ל-51.
- שותפות. הכוונה להיעזר בשותפים כמו קבלני משנה ביצור, יועצים או חברות אחרות בשלב המכירה או ההטמעה אצל הלקוח. להתמקד בליבה ולהעביר חלק משרשרת האספקה לגופים אחרים שזו התמחותם.
- חדשנות המחרה. כאשר לא ניתן להגיע לעלות הנדרשת ע"י שני המנופים למעלה, החברה צריכה ליצר חדשנות. למשל, ע"י שינוי הענף. כפי שעשתה חברת בלוקבסטר בזמנו עם ההשכרה של קלטות הווידאו.
סיכום והמלצה
בסקר שהתפרסם לפני שנתיים בבלוג רשמו 40% מהמשתתפים שהחברה שלהם לא עובדת עם תכנית עבודה קדימה ועוד 20% רשמו שמכינים אצלם תכנית עבודה אך היא נכנסת למגירה ולא מתייחסים אליה.
זו גם התמונה שאני פוגש. חברות רבות כלל לא עובדות עם תכנית עבודה אלא מתנהלות מול האתגרים וההפתעות שהחיים מזמנים להן.
במאמר הנוכחי הצגתי את היתרון לעבוד עם תכנית של כמה שנים קדימה.
- בצעד הראשון אני ממליץ לבנות אסטרטגיה עסקית. במידה וכבר יש לכם אסטרטגיה, תבחנו אותה לאור המציאות וההישגים שלכם ותרעננו אותה.
- בצעד השני, תציבו יעדי מכירה מספריים לכל שנה (תתחילו בשנה הרחוקה יותר).
- בצעד הבא, תבנו תכנית פעולה להשגת יעדי המכירות.
- תתקצבו את העלויות הנדרשות ליצור המכירות.
- לשם בחינת הרווח ניתן לפעול בשתי דרכים:
- הדרך המסורתית: להכניס את כל המספרים (מכירות ועלויות) למודל של דוח הרווח וההפסד האחרון שלכם, לבחון את התוצאה ובמידת הצורך להתייעל.
- הדרך של האוקיינוס הכחול כפי שהצגתי למעלה: בדרך זו עלות היצור אינה אילוץ אלא משתנה.
כך או אחרת, אל תוותרו על הכנת תכנית עבודה לשנים הקרובות.
קישורים למאמרים שאני ממליץ לקרא בנושא הכנת תכנית לשנה הבאה ובנושא של אסטרטגיית אוקיינוס כחול
- כיצד להכין תכנית עבודה לשנת 2018 צעד אחרי צעד.
- במאמר הראשון, שפורסם בינואר 2019 על אוקיינוס כחול, הצגתי את הדרך להגיע אל מי שלא קונה אתכם.
- במאמר השני שפורסם במרץ על אוקיינוס כחול, הצגתי את ששת הנתיבים להיחלץ מהאוקיינוס האדום ולהגיע לאוקיינוס כחול.
- במאמר השלישי שפורסם ביוני על אוקיינוס כחול, הצגתי את הדרך לבנות את האסטרטגיה של האוקיינוס הכחול.
- את המאמר הרביעי שפורסם באוגוסט על אוקיינוס כחול, הקדשתי לשאלה כיצד להתגבר על התנגדויות פנימיות בתוך הארגון.
